Co to jest rozproszony personel?

Jakie znaczenie ma rozproszony personel?

Chociaż pandemia COVID-19 zdecydowanie zwróciła uwagę świata na modele rozproszonego personelu, sama koncepcja pracy zdalnej od pewnego czasu zyskiwała na popularności. Potrzeby pracujących ulegały zmianie, nawet przed pandemią. Pracownicy pragną mieć więcej możliwości elastycznych wyborów i zachowania równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym. Pracodawcy muszą się dostosować, inaczej ryzykują utratę utalentowanych osób na rzecz bardziej progresywnych organizacji.

W rzeczywistości wiele firm przyjęło już rozproszony model zatrudnienia. Sprawdza się on wybitnie dobrze w wielkich organizacjach o globalnej skali, z wieloma biurami zatrudniającymi tysiące osób. Zamiast ograniczać się do tradycyjnej struktury organizacyjnej, firmy te koczystają ze znacznych oszczędności na powierzchni biurowej i związanych z nią wydatkach. Inne korzyści wynikającego z tego modelu to również lepszy wskaźnik utrzymania pracowników i ich większe zadowolenie, zainteresowanie pracą ze strony różnorodnych i utalentowanych osób oraz zwiększone skupienie i produktywność pracowników.

Różnica między pracą zdalną a rozproszonym personelem

Praca zdalna opiera się na indywidualnym pracowniku, a praca rozproszona na całej organizacji. Praca zdalna to nowa koncepcja, która w ciągu ostatnich dziesięciu lat zyskiwała na popularności. Polega na pracy z domu lub z dowolnego innego miejsca, z którego pracownicy chcą pracować dla centralnego biura. Istnieją jednak pewne różnice między pracą zdalną a pracą rozproszoną. Mogą one przekładać się na lepsze dopasowanie jednego z tych modeli do sytuacji organizacji.

Pracownik musi pracować dla centralnego biura, by mógł być uznany za zdalnego. Praca rozproszona nie jest związana z centralnym biurem, co oznacza, że lokalizacja nie powinna być czynnikiem wydajności ani udziału w pracy.

Istnieje wiele powodów, aby wdrożyć rozproszony personel: wiele osób lubi mieć większą elastyczność podczas pracy, inne po prostu lubią podróżować. Bardzo często może chodzić również o chęć zmiany czegoś w środowisku pracy. Niezależnie od powodów, przed podjęciem decyzji o wdrożeniu tego modelu należy rozważyć potencjalne korzyści.

Praca rozproszona ma miejsce wtedy, gdy firmy zatrudniają pracowników pracujących w różnych lokalizacjach. Pracownicy są nie tylko rozproszeni geograficznie, ale także są częścią różnych stref czasowych, kultury i ras. Czynniki te są korzystne dla firm, które pragną działać i korzystać z lokalnej obecności.

Wskazówki dotyczące zarządzania rozproszonym personelem

Popularność rozproszonego personelu z czasem stała się jednym z największych trendów w biznesie. Branże dostrzegają korzyści wynikające z wdrożenia modelu rozproszonego personelu. Znajomość technik i sposobów skutecznego zarządzania rozproszonym personelem jest więc bardzo ważna. Oto kilka wskazówek na początek.

• Stwórz kulturę zaufania w firmie
  Praca z rozproszonym personelem może się znacznie różnić od pracy ze scentralizowanymi pracownikami. Nie ma jednak znaczenia, czy pracujesz na poziomie kierowniczym, czy też przewodzisz zespołowi – wszyscy pracownicy powinni zawsze dążyć do stworzenia kultury relacji opartych na zaufaniu. Zaufanie jest podstawą pracy i jest niezbędnym czynnikiem produktywności. Bez zaufania, praca staje się wyzwaniem.
• Jasno określaj oczekiwania
  Łatwo jest zapomnieć, że pracownicy pracują razem na różne sposoby. Określenie jasnych instrukcji i poleceń dla każdej zaangażowanej w pracę osoby jest bardzo ważne.
• Upewnij się, że się komunikujesz
  W przypadku pracy z rozproszonym zespołem należy komunikować się regularnie. Bez względu na to, czy do komunikacji wykorzystawane są e-maile, połączenia wideo, wiadomości tekstowe czy też komunikatory (takie jak Slack), należy regularnie kontaktować się z zespołem.
• Ustalenie granic
  Podczas pracy z zespołem rozproszonym ważne jest wyznaczenie jasnych granic między życiem osobistym a zawodowym. Pddzielenie pracy i spraw prywatnych podczas pracy z domu obarczone jest wyzwaniami. Kiedy wszystko dzieje się pod jednym dachem, może się wydawać, że życie nie oferuje żadnych przerw. Ustalenie i dotrzymanie regularnego harmonogramu pomaga skupić się w godzinach pracy i zrelaksować się poza nimi.
• Wykorzystaj technologię jako narzędzie przewagi
  Pracodawcy mogą stwierdzić, że zastosowanie narzędzi spersonalizowanych wskazówek pomaga zespołom wykonywać zadania. Liderzy mogą odnosić sukcesy, dostarczając spersonalizowane porady i wsparcie dla pracowników. Jeśli to potrzebne, rozpoczynaj podróże pracownicze z pomocą zautomatyzowanego i spersonalizowanego wsparcia.
• Zachęcaj do wyrażania opinii
  Jeśli przywódcy chcą budować silne relacje pracownicze z personelem, zachęcaj personel do wyrażania opinii. Zadawaj pytania. Na przykład: jak mi idzie? Co można by zmienić? Pracownicy chcą być wysłuchani. Ważne jest zapewnienie platformy, która pozwala im wyrażać swoje myśli. Słuchanie i reagowanie na opinie buduje zaufanie, zwiększa współczynnik utrzymania i sprzyja wzrostowi.
• Postaw na kreatywność
  Myślenie poza utartymi schematami może być bardzo przydatne. Poproś również członków zespołu o zaproponowanie nowych projektów.

Korzyści z rozproszonego zespołu

Rozproszone zespoły oferują wiele zalet. Rozproszony zespół może się lepiej dostosować do zmian warunków biznesowych niż zespół scentralizowany. Rozproszone zespoły, korzystające z odpowiednich narzędzi, mogą być bardziej elastyczne, sprawne i responsywne.

Ten model oferuje również następujące korzyści:

• Elastyczność
  W przeciwieństwie do tradycyjnego modelu, rozproszony personel nie jest ograniczony przez zwykłe godziny pracy. Pracownicy mogą pracować w godzinach, które im najbardziej odpowiadają. To często przekłada się na ich większą produktywność i lepszą zdolność zarządzania czasem. Dzięki spersonalizowanym szkoleniom i braku konieczności podróżowania do i z pracy, pracownicy zyskują więcej czasu na poznanie nowych umiejętności.
• Zwinność
  Rozproszone zespoły pozwalają szybko reagować na zmiany sytuacji biznesowej. Firmy mogą zmieniać skalę i rozwijać się szybciej, ponieważ nie muszą się martwić o dodatkową przestrzeń biurową. Mogą również zatrudnić najbardziej utalentowane osoby z całego świata.
• Innowacyjność
  Rozproszone zespoły zapewniają pracownikom swobodę eksperymentowania i wypróbowywania nowych sposobów pracy. Takie zespoły mogą również opracować innowacyjne rozwiązania problemów.
• Współpraca
  Praca z domu poprawia komunikację, co zostało udowodnione. Bardziej zróżnicowane, globalne środowisko owocuje nowymi pomysłami. Nowoczesna technologia, na przykład wideokonferencje, aplikacje do komunikacji i programy korzystające ze sztucznej inteligencji, promują produktywną współpracę między zespołami.
• Wydajność
  Rozproszony personel zazwyczaj wykonuje więcej zadań niż osoby w tradycyjnym środowisku biurowym.

Wyzwania związane z rozproszonym personelem

Nasze sposoby pracy i życia dramatycznie się zmieniły. Możemy teraz w każdej chwili komunikować się ze sobą pomiędzy praktycznie dowolnymi miejscami na świecie. Korzystając z smartfonów, tabletów, laptopów i komputerów stacjonarnych, rozproszeni pracownicy mogą aktywnie brać udział w pracy.

Nie oznacza to jednak, że rozproszona praca jest łatwa. Niesie ona ze sobą pewne wyzwania. Oto niektóre z nich:

• Brak bezpośredniej komunikacji
  Komunikacja ma kluczowe znaczenie w odnoszeniu sukcesów, lecz praca zdalna może oznaczać odizolowanie. Trudno może być budować dobre stosunki pracownicze z osobami, które nie znajdują się w tej samej lokalizacji.
• Produktywność
  Praca z domu może mieć wpływ na wydajność. Środowisko domowe pełne jest przeszkadzajek. Uwagę od pracy odwracać mogą dzieci lub domowe zwierzaki. Można równiez ulec pokusie i zająć się graniem w gry wideo lub oglądaniem telewizji zamiast pracą w skupieniu.
• Różnice pomiędzy strefami czasowymi
  Praca z domu często oznacza inne położenie geograficznym od większości współpracowników. Może to utrudnić koordynację wirtualnych spotkań i efektywną współpracę.
• Technologia
  Technologia może także być wyzwaniem. Niektóre rzeczy po prostu nie działają równie dobrze w przypadku pracy z domu. Wysyłanie wiadomości e-mail może być wolniejsze, a połączenia internetowe mogą być narażone na niestabilność.

Zagadnienia dotyczące wdrażania modelu rozproszonego personelu

Model rozproszonego personlu można uznać za połączenie dwóch oddzielnych modeli: scentralizowanego i zdecentralizowanego. Pierwsza część – scentralizowana – to sposób, w jaki firma zarządza swoimi pracownikami. Druga część – zdecentralizowana – to sposób, w jaki pracownicy zarządzają sobą.

Model rozproszonego personlu można rozważyć, jeśli organizację można opisać za pomocą następujących sformułowań:

• Pracownicy są rozproszeni w wielu różnych lokalizacjach.
• Pracownicy są rozproszeni geograficznie.
• Pracownicy wolą pracować z domu.
• Pracownicy zgadzają się na pracę z domu.
• Pracownicy komfortowo radzą sobie z pracą w modelu rozproszonym.

Jeśli te sformułowania określają sytuację firmy, wdrożenie modelu rozproszonego personelu może przynieść korzyści. Jeśli pracodawcy oferują narzędzia wykraczające poza tradycyjne modele, zespoły zarządzania kadrami mogą zyskać bardziej strategiczne znaczenie w procesie podejmowania decyzji. Daj pracownikom powód do pozostania w firmie, oferując spersonalizowane doświadczenia. Wydajne zarządzanie personelem i zapewnienie mu wyjątkowej obsługi i wsparcia pozwala pokonać przeszkody i skutecznie rozwinąć rozproszony model pracy.

Dowiedz się, w jaki sposób najlepsze w branży rozwiązanie HCM może pomóc w zarządzaniu rozproszonym personelem.