طريقة تتبع نفقات الأعمال في 6 خطوات سهلة

إعداد الموازنة

يجب على كل شركة أن تضع في اعتبارها موازنتها، كما أن تتبع مصروفات الأعمال عن كثب يساعد في إنشاء الموازنات والالتزام بها. في الوقت الحاضر، تتم محاسبة معظم قادة الفِرق والأقسام على الالتزام بموازناتهم، ومع التتبع المنتظم للمصروفات يمكنهم منع أي إنفاق زائد في مهده. مع مرور كل دورة موازنة، يمكن لفِرق التخطيط والتحليل المالي (FP&A) اكتساب رؤية حول أنماط الإنفاق وتعديل الموازنات المستقبلية لتعكسها بشكل أدق. إذا أصبح من الواضح ومن خلال تتبع المصروفات، أن المصروفات أصبحت كبيرة للغاية، يمكن للشركة التحقيق في خيارات الموردين منخفضة التكلفة، أو التغييرات في السياسة. على سبيل المثال، إذا ارتفعت تكاليف سفر الموظفين بشكل كبير، فستضع الشركة سياسة تتطلب موافقة مُسبقة من مدير الموظف—أو حتى مدير المدير—قبل أن يتمكن الموظف من حجز السفر.

الاستقطاعات الضريبية

إن السبب الرئيس الآخر الذي يجعل الشركات بحاجة إلى الانتباه بحرص إلى مصروفات الأعمال الضرورية والعادية هو أن معظمها قابل للخصم الضريبي—أي أنه يمكن للشركات طرح هذه المصروفات من دخلها الإجمالي، مما يقلل من مبلغ الضرائب المحلية والإقليمية والفيدرالية التي تدفعها على هذا الدخل. تشمل عادةً الخصومات الضريبية الأجور والرواتب، ومزايا الموظفين القياسية، والمواد الخام وغيرها من مدخلات المنتجات، وإيجار الممتلكات التجارية، واستهلاك الأصول التجارية، والإعلان، وتكاليف النقل، ونفقات السفر، والتدريب، واللوازم المكتبية، والبرامج، وأقساط التأمين، ومصروفات الفائدة، والديون المعدومة، وحتى مجموعة متنوعة من الضرائب نفسها.

التدفق النقدي

نظرًا إلى أن التدفق النقدي ضروري للسلامة المالية للشركة، تحتاج فِرق الإدارة المالية المسؤولة عن إدارة النقدية إلى تتبع مصروفات الأعمال بدقة وفي الوقت المناسب. تتمثل مهمتهم في مراقبة الأموال الواردة من السلع والخدمات التي تبيعها شركاتهم عن كثب—والأهم لهذه المناقشة—ما الأموال التي تخرج. يمكن أن تؤدي نفقات مثل السفر والترفيه—أو T&E—للموظفين للتفاعل مع العملاء والتجمع مع زملاء العمل إلى زيادة النفقات النقدية الكبيرة والمُتغيرة للغاية إذا لم تكن السياسات والتوقعات المناسبة قائمة. طالما يتم تتبع هذه المصروفات بدقة، وطرحها من تدفقات دقيقة مماثلة، يمكن للمدير المالي أن يكون على ثقة من أن الشركة لن تحتاج إلى النقدية اللازمة لدفع فواتيرها وأن توقعاتها للتدفق النقدي هي انعكاس حقيقي للوضع المالي الحالي للشركة. من خلال تتبع مصروفات الأعمال عند حدوثها، يمكن للمؤسسات المالية اتخاذ إجراءات فورية—سواء من خلال خفض التكاليف أو زيادة الاقتراض أو خطوات أخرى—لتحسين التدفق النقدي، إذا لزم الأمر، بدلاً من الانتظار حتى يتم دمج الأرقام لأسابيع أو أشهر في المستقبل عندما يكون الوقت قد فات.

توفير المال

فيما يتعلق بما سبق، إذا كانت الشركة تعرف بالضبط ما تنفقه في وقت قريب من الوقت الفعلي، فيمكنها تبني المزيد من الممارسات المالية المرنة، واغتنام الفٌرص للبحث عن خيارات أقل تكلفة، أو إعادة التفاوض على العقود للحصول على خصومات على الحجم، أو تأخير عمليات الشراء عند ارتفاع أسعار معينة. كما أن تتبع مصروفات الأعمال بدقة عند حدوثها يجعل من السهل تقليل التكرار، سواء كان غير مقصود أو احتيالي. على سبيل المثال، قد يكون المديرون في وحدات التسويق المُختلفة قد اشتركوا في خدمات صور المخزون المختلفة، عندما يحصلون على صفقة أفضل بدمج استخدامها مع مزود واحد.

1. إنشاء حسابات الأعمال والعلاقات المصرفية

توفر العلاقات المصرفية، بما في ذلك مع موفري بطاقات الائتمان للأعمال أساسًا لجهود تتبع مصروفات الأعمال. يعني دمج بطاقات ائتمان الأعمال مع أنظمة إدارة المصروفات أن مصروفات الموظفين المحملة على هذه البطاقات يمكنها ملء النظام تلقائيًا وتقليل الأخطاء وتوفير وقت الموظفين والفِرق الإدارة المالية. حتى أن بعض أنظمة ERP تدمج الخدمات المصرفية في التطبيق، بحيث يمكن لفِرق الشراء الوصول إلى التمويل والمدفوعات مباشرةً في تطبيق معاملات B2B. توفر هذه الشركات المصرفية أيضًا صناديق رأس المال المتداول اللازمة لإدارة المدفوعات والمقبوضات. نظرًا إلى أن النقد والبيانات اللازمة لإدارة مصروفات الأعمال تتدفق جميعها من خلال موفري الخدمات المالية هؤلاء، فيمكن أن يدفع التعاون القوي والمتكامل جيدًا أرباحًا كبيرة. من خلال إقامة مثل هذه العلاقات المصرفية، قد تجد الشركات أيضًا أنه من الأسهل الحصول على قروض للمشتريات الأكبر لتوسيع الأعمال التجارية، وشراء المعدات المُتخصصة، أو تمويل حملة تسويقية.

2. تتبع الإيصالات والفواتير

يجب على الشركات تتبع إيصالات الأعمال والفواتير عند صدورها. من خلال مراقبة الإيصالات والفواتير، يمكنها التنبؤ بالاحتياجات النقدية وتعديل إنفاقها حسب الحاجة، ومراقبة الامتثال لسياسة المصروفات، والاستجابة لعمليات التدقيق، والامتثال للوائح إعداد التقارير المالية، وإبقاء الأمور بسيطة نسبيًا عند إعداد الإقرارات الضريبية.

يجب على الشركات تتبع إيصالات الأعمال والفواتير عند صدورها. من خلال مراقبة الإيصالات والفواتير، يمكنها التنبؤ بالاحتياجات النقدية وتعديل إنفاقها حسب الحاجة، ومراقبة الامتثال لسياسة المصروفات، والاستجابة لعمليات التدقيق، والامتثال للوائح إعداد التقارير المالية، وإبقاء الأمور بسيطة نسبيًا عند إعداد الإقرارات الضريبية.

3. اختيار نظام محاسبي

تختلف أنظمة برامج المحاسبة من ناحية الحجم والنطاق، بدءًا من جداول البيانات وبرامج مسك الدفاتر والضرائب البدائية إلى مجموعات تطبيقات المؤسسات المتطورة. بشكل عام، تحتاج الشركات الكبيرة والمتعددة الجنسيات وسريعة النمو إلى تطبيقات مالية مُضمنة في ميزات إعداد تقارير البيانات والتحليلات المُتقدمة التي تغطي بعض من الأسباب التالية أو أكثرها: إدارة الحسابات المدفوعات والمقبوضات، ودمج التخطيط المالي وإعداد الموازنة، والتحكم في النفقات النقدية، وأتمتة المهام المالية الروتينية، ودعم التنبؤ النقدي—كل ذلك مع التعامل مع عملات متعددة، والقضاء على التكرار والاحتيال، ومساعدة الشركات على إدارة المخاطر المالية. على نحو متزايد، تدمج أنظمة إدارة المصروفات هذه الذكاء الاصطناعي في التطبيق، مما يدعم العمل مثل إدخال الفواتير والمدفوعات وتسويتها لتحسين الدقة. يكون النظام المالي المستند إلى السحابة عادةً أكثر قابلية للتوسع من النظام المحلي، مما يعني أنه يمكنه الاستجابة للزيادات في الطلب مثل الإغلاق ربع السنوي أو الإقرارات الضريبية. كما أنه من الأسهل عمومًا التنفيذ والتحديث بالميزات الجديدة والتكامل مع المخزون وسلسلة التوريد والمشتريات والتطبيقات الأخرى (خاصةً عندما تكون جزءًا من مجموعة).

4. دمج البرامج مع الحسابات

يشبه استخدام برامج المحاسبة دون ربطها بالحسابات المصرفية للشركة امتلاك سيارة رياضية لكن دون إخراجها على الطريق المفتوح: بالتأكيد، تكون الحياة اليومية أفضل من ذي قبل، لكنك لن تحصل على الإمكانات الكاملة من الاستثمار. كلما زادت الأنظمة والمؤسسات المرتبطة، زادت قوة البرامج. تشمل معظم التطبيقات المالية ضمانات لمنع الاستخدام المخل. لماذا يتم إدخال البيانات يدويًا عندما يمكن تحميلها تلقائيًا على فترات زمنية محددة؟ لماذا تُسجل الدخول بشكل مُنفصل إلى حساب بنك الأعمال عندما يمكن للنظام تنفيذ المعاملات؟

5. الاختيار بين محاسبة النقدية أو الاستحقاق

هذا ليس في الواقع الكثير من الخيارات، لأن الشركات الكبيرة—بما في ذلك جميع الشركات المتداولة علنًا—يجب أن تستخدم محاسبة الاستحقاق للمصروفات (والإيرادات). لكن من الجدير أن يوجد فهم واضح للنهجين المحاسبيين لأنه ينطبق على المصروفات. يمكن تسجيلها إما عند حدوثها (طريقة محاسبة الاستحقاق) أو عند دفعها (طريقة محاسبة النقدية). يمكن أن تحدث هذه التسجيلات في نفس الوقت، مثل عندما تدفع الشركة نقدًا لمواد الإنتاج من تاجر الجملة. لكن عندما يتعلق الأمر ببطاقات الائتمان والفواتير وطلبات الشراء، فتوجد فجوة بين وقت تقديم البضائع والخدمات ودفع ثمنها.

يكون أبسط تنوع للمحاسبة النقدية، في وقت انتقال مصروفات الأعمال إلى الدفاتر فحسب عندما تم دفع المال إلى المورِّد. هذا النوع من نظام المحاسبة من السهل الحفاظ عليه ويعطي مؤشرًا واضحًا جدًا على مقدار المال في البنك في أي وقت من الأوقات، لذلك؛ الشركات الناشئة والشركات الصغيرة تعتمد في بعض الأحيان على ذلك. مع ذلك، قد لا تقدم صورة حقيقية للوضع المالي للشركة—وقد تجمع الشركة الكثير من المصروفات على الائتمان مع الحصول على أموال نقدية للمبيعات، لذلك تبدو مندفعة عندما لا تكون كذلك. لهذا السبب تستخدم مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) محاسبة الاستحقاق.

تسجل محاسبة الاستحقاق المعاملات عند حدوثها لكن قبل تغيير في أي أموال. لذلك، يسجل المطعم تكلفة شراء المكونات (الحسابات المستحقة الدفع) على الفور حتى لو تم شراؤها بالائتمان. تساعد هذه الطريقة المحاسبية على تجنب الزيادات والعقبات المالية المفاجئة، مما يؤدي إلى عرض أدق للسلامة المالية للشركة.

6. مراجعة مصروفات الأعمال بانتظام

يمكن لبرامج المحاسبة إنتاج تقارير شهرية وربع سنوية توفر رؤى حول ما يتم إنفاقه وأين، لكن يمكنها أيضًا تقديم المزيد من معلومات المصروفات في الوقت الفعلي. توفر كل مجموعة من هذه المجموعات من التحليلات الفرصة لرصد المصروفات عند حدوثها والبدء في وضع خطة الموازنة للسنة التالية. على سبيل المثال، يلاحظ المدير المالي لشركة أدوية أن المبلغ الذي تنفقه الشركة على نفقات السفر والترفيه لقوة المبيعات الخاصة بها قد ارتفع لعدد من الأشهر. يمكن للشركة الرد من خلال إعادة التفاوض على علاقاتها المُفضلة مع شركات الطيران والفنادق، أو نقل المزيد من اجتماعات المبيعات إلى التداول بالفيديو، أو إنشاء عمليات اعتماد مُسبق جديدة لمصروفات الترفيه الكبيرة.