ما المقصود بمساحة عمل الموظف؟
تُعدّ مساحة عمل الموظف مركزًا ماديًا ورقميًا مركزيًا حيث يصل الموظفون إلى الأدوات والخدمات التي يحتاجون إليها، بغض النظر عن مكان عملهم. في حين أن بعض الموظفين يرفعون تقاريرهم إلى رؤسائهم كل يوم في مكان عمل شركتهم، فهناك آخرين يعملون من المنزل أو المقهي أو حتى المنازل المتنقلة أثناء السفر واستكشاف العالم. يجب على المؤسسات ضمان قدرة القوى العاملة لديها على التعاون والتواصل بسلاسة من أي مكان، خاصة وأن الفِرق المنتشرة على نطاق واسع هي الوضع الطبيعي الجديد.
لماذا تُعدّ مساحة عمل الموظف مهمة؟
هناك سبب يجعل الناس يميلون إلى تزيين مساحات العمل المادية الخاصة بهم بالصور والاكسسوارات والنباتات، إذ يرغب الموظفون في الشعور بأنهم ينتمون إليها. بالإضافة إلى ذلك، فإن الحصول على الأدوات التي يحتاجونها للقيام بوظائفهم بشكل جيد يجعل العمال يشعرون بالتقدير والإشادة. عندما تلبي مساحات العمل الخاصة بهم احتياجاتهم، يكون الموظفون أكثر سعادة، وأكثر إنتاجية، وأكثر عرضة للرضا. ولأن المتطلبات التي يجب أن تتسم بالفعالية والكفاءة في الوظيفة تختلف من شخص لآخر، يجب على المؤسسات التفكير في كيفية استيعاب جميع أنواع العمال والتفضيلات المختلفة كي يتمكن الموظفون من أداء أعمالهم على أفضل نحو يوميًا.
على سبيل المثال، توجد في بيئة المكاتب عدة ضغوط محتملة قد تعيق بعض العمال من أداء عملهم. قد تساعد الخطط ذات التصميم المفتوح في سيناريوهات العمل التعاوني للفرق، ولكن قد يواجه الأفراد صعوبة في التركيز نظرًا للأحاديث الصاخبة والموسيقى وضوضاء المكاتب الأخرى. يساعد إنشاء منطقة هادئة أو توفير سماعات إلغاء الضوضاء هؤلاء العمال في التركيز على الوظيفة التي يقومون بها، وكذلك تشجيع الفرق على استخدام غرف الاجتماعات عند إجراء مناقشات مطولة بشأن المشاريع. يمكن للمؤسسات أيضًا نقل الموظفين الذين يستخدمون الهاتف بشكل متكرر إلى مناطق محددة، أو منحهم مكتبًا به باب، أو حثهم على استخدام غرف اجتماعات فارغة عندما يكون ذلك ممكنًا.
التكنولوجيا هي جزء حيوي آخر من مساحة عمل الموظف لكل عامل، بغض النظر عن الموقع ونوع الوظيفة. يؤدي الوصول إلى الأدوات والخدمات المناسبة إلى إكمال المهام بشكل مدروس وفي الوقت المحدد. العمال ذوو الأدوات المناسبة أكثر تفاعلية وأكثر قدرة على دعم منتجك وعملائك. كمؤسسة، إذا تأخرت عن المنافسة في تبني التكنولوجيا لمساعدة الموظفين على العمل بشكل أكثر ذكاءً وفعالية، فإن أرباحك النهائية ستتأثر سلبًا بذلك.
تساعد روبوتات الدردشة الموظفين في العثور على المعلومات ذات الصلة بسرعة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ما يعني أنهم يقضون وقتًا أقل في البحث عن الإجابات ووقتًا أكبر لإحراز تقدّم. بالطريقة نفسها، يمكن لمسارات التعلّم الموجهة التفاعلية تسريع وتبسيط عملية الإعداد وبرامج الامتثال من خلال تقديم إرشادات تفصيلية للموظفين لضمان إكمالهم لكل مرحلة بشكل صحيح. تعمل كل من روبوتات المحادثة والتعلّم الموجه على تقليل مكالمات الدعم والسماح للأشخاص الذين سيجيبون على هذه الأسئلة بالتركيز على مبادرات الموارد البشرية الأكثر أهمية.
يمكن أن تساعد الحلول الأخرى المستندة إلى الذكاء الاصطناعي الأكثر تعقيدًا المؤسسة على توقّع زيادة أعباء العمل من خلال تحليل البيانات والاتجاهات، بحيث يمكن لمؤسستك التخطيط مسبقًا وتقديم الدعم المناسب عندما تكون في أمسّ الحاجة إليه. يتيح لك ذلك أن تكون استباقيًا بدلًا من اتخاذ رد فعل ومنع المشكلات، مثل العوائق الناتجة عن نقص الموظفين أو استنزاف قواهم. عندما يتم دمج تحليلات الموارد البشرية مع البيانات من الإدارات الأخرى، يتم الكشف عن رؤى تنظيمية أعمق تسمح لأصحاب المصلحة في شركتك بوضع الاستراتيجيات والابتكار. وهذا يحسِّن من مكانة مؤسستك بشكل إيجابي في السوق ويجعل من الممكن التفوق في المنافسة. تشكِّل هذه الأدوات وأي أدوات وخدمات أخرى يحتاجها الموظفون لأداء دورهم الجزء الرقمي من مساحة عمل الموظف.
تعزيز الاتصال والتعاون في مكان العمل
مع ازدياد شعبية العمل عن بُعد وتكرارتعاون الموظفين بانتظام مع أعضاء الفريق في جميع أنحاء المدينة والعالم، فإن الجانب الرقمي لمساحة عمل الموظف أمر بالغ الأهمية لتعزيز الاتصال وتيسير المشاركة في المشاريع على الزملاء. الأدوات التي تتيح للفرق إدارة المهام، والعمل في المساحات الرقمية نفسها، والتواصل باستخدام تطبيقات الفيديو والمراسلة ضرورية للنجاح، حتى بالنسبة إلى الفرق في المتواجدة في المكتب نفسه. تعمل مساحة عمل الموظف الرقمية القوية على تعزيز مشاركة الفريق والموظفين، والتي يمكن أن تؤثر بدورها بشكل إيجابي على ثقافة الشركة وأخلاقها.
كل شخص في مؤسستك يُعدّ جزءًا من مجتمع يُعرّف باسم القوى العاملة لديك. تصبح المجتمعات أقوى عندما يمكن للأشخاص الاعتماد على بعضهم، إذ يبنون علاقات قوية بمرور الوقت. تحتاج المؤسسات والقادة إلى تشجيع موظفيهم على الاهتمام بالجزء الاجتماعي من التواجد في هذا وإنشاء روابط مهمة من خلال الاستفادة من الأدوات في مساحة عمل الموظف، خاصة عندما يكون بعض الأعضاء أو جميعهم يعملون عن بُعد. يمكن أن تُقام احتفالات الفريق وغيرها من الفعاليات تقريبًا أو يمكن أن تستوعب فرقًا مختلطة مع عمال يعملون شخصيًا وعن بُعد. إن مثل هذه الفعاليات مهم لبناء العلاقات، ولا يجب الاستغناء عن أي أحدٍ أبدًا. كما يمكن أن تؤدي إلى أفكار جديدة وشيقة.
كما يمكن أن تؤدي الاجتماعات القصيرة غير الرسمية إلى الابتكار. على سبيل المثال، يمكن للقادة من فرق مختلفة الاجتماع شهريًا للدردشة عبر الفيديو أثناء تناول القهوة ومشاركة الملاحظات بشأن ما يفعله الآخرون. وقد ينشأ عن ذلك وجهات نظر جديدة تنقل المشاريع إلى مستوى جديد أو تكشف عن فرص للتعاون بين الإدارات. يمكن للموظفين من جميع المستويات إعادة إنشاء مناقشات تبريد المياه في المساحة الرقمية.
على الرغم من أنّ كل تفاعل لن يؤدي إلى رؤية معجزة، إلا إن هذه المناقشات تديم تدفق المعلومات، وهو أمر ضروري لمكان عمل يتسم بالحيوية والإنتاجية. ولهذا السبب، يجب على المؤسسات عقد اجتماعات ربع سنوية على مستوى الشركة ومشاركة المراسلات من كبار القادة لتقديم معلومات لا غنى عنها، مع قدرة الموظفين على تقديم الملاحظات. يساعد القيام بذلك على تعزيز هذا الشعور بالمجتمع من خلال التأكد من أن الجميع يفهمون أهداف الشركة ذات الأولوية العليا ولديهم فرصة لطرح الأسئلة وإبداء آرائهم.
ومع مساحات العمل المجهزة تجهيزًا كافيًا، يشعر الموظفون بأنهم أكثر صلة بزملائهم وأرباب عملهم. وأنهم أكثر ثقة، واحتمالية نجاحهم في أدوارهم أكبر، ولديهم تجربة محسنة للموظفين.
كيف تؤثر مساحة عمل الموظف على الرفاهية
إن عدم إمكانية الوصول إلى الأدوات والخدمات التي تحتاج إليها لأداء مهمتك أمر محبط. يؤدي ذلك إلى التوتر والقلق ويجعل الموظفين يتساءلون عن مدى اهتمام مؤسستهم بهم ووظيفتهم. وإذا طال هذا الأمر دون علاج، فإن هذا الإجهاد والقلق قد يكون كافيًا لاستقالة الشخص. يُعدّ ضمان امتلاك القوى العاملة مساحة العمل الفعلية والرقمية المناسبة أمرًا أساسيًا لتجربة الموظف. وكذلك الأمر بالنسبة إلى ثقافة مكان العمل التي تعترف بالمخاطر المحتملة في مكان عمل الموظف وتتصدى لها.
ونحن نرى أدلة على ذلك بانتظام، بدءًا من الزجاج الشبكي الذي يحمي الصرافين وممثلي خدمة العملاء من الفيروسات وحتى المعدات المكتبية المصمّمة هندسيًا وكذلك المناطق التي يتم ارتداء الخوذات الصلبة فيها في مرافق التصنيع. تتميز مجموعات الموظفين المختلفة باحتياجات فريدة، ويستحق الجميع مساحة عمل للموظفين تهدف إلى الحفاظ على سلامتهم ومساعدتهم على العمل بكفاءة. ومع ظهور ثقافة العمل عن بُعد والمختلطة، يواجه هؤلاء الموظفون مخاطر قد لا تواجهها مجموعات أخرى.
وبجانب جميع جوانبه الإيجابية، إلا إن العمل عن بُعد له بعض العيوب. ومن عيوبه الأكثر شيوعًا هو الشعور بالوحدة. يجب على الشركات دعم القوى العاملة لديها من خلال تحديد المعالم وإنشاء ثقافة بشكل استباقي يتم فيها تشجيع التعاون، واحتفال الفرق معًا، وحصول الجميع على فرصة المشاركة، وقيام المديرين بتفقّد أحوال موظفيهم خلال الاجتماعات الأسبوعية، وليس فقط طلب تحديثات المشروع.
وينبغي أيضًا أن يكون إنشاء الحدود ضرورة تنظيمية. يزيد العمل الزائد من إنهاك القوى، ما يؤدي إلى الاكتئاب والإجهاد والقلق وغيرها من الآثار الضارة على الموظفين، سواء كانوا يعملون عن بُعد أو في المكتب. شجِّع القوى العاملة لديك على الفصل والابتعاد عن مساحات العمل الخاصة بهم عن طريق تأجيل الإشعارات بعد ساعات العمل، وأخذ أيام العطلات، واستخدام وقت التوقف عن العمل للتركيز على حياتهم الشخصية. هذه هي السمات المميزة لثقافات العمل الصحية التي يتم فيها تقدير الموظفين. إن الأشخاص الذين يعملون في هذه الأنواع من المؤسسات أكثر مرونة وأكثر قدرة على التكيف مع ما هو غير متوقع، والذي يمكن أن يحدث غالبًا في العمل وفي الحياة على حد سواء.
تدعم مساحات عمل الموظفين الرفاهية الكلية للقوى العاملة وتتضمن أدوات، مثل تطبيقات المراسلة والخدمات والمواقع الفعلية التي يعمل فيها الموظفون - سواء كان مكتبهم في المقر أو منزله أو جهازه المحمول. تدرك المؤسسات الأكثر ذكاءً وتنافسية أن تجربة الموظفين تتأثر بشكل كبير بمساحات عمل الموظفين. يريد الأشخاص أن تكون التطبيقات والأجهزة والمعلومات التي يحتاجون إليها للنجاح في أدوارهم في متناول أيديهم. ويريدون من صاحب العمل أن يهتم بهم، وبوقتهم، وأدائهم. ووجود مساحة عمل تفي باحتياجاتهم يُحدث فرقًا كبيرًا.
اطّلع على أفضل منصة أساسية في القطاع توفِّر بيئة عمل مخصّصة وتجربة مخصّصة للموظفين يمكن الوصول إليها من أي مكان.