ما هي عملية تأهيل الموظفين؟

قد تكون على دراية بالفعل بالتوظيف وتوجيه الموظفين، ولكن ماذا عن عملية تأهيل الموظفين؟ في كثير من الأحيان، تلاحظ المؤسسات أنه من غير الضروري التركيز على تحسين عملية تأهيل الموظفين إذا تمّت عملية التوجيه لنجاح. ولكن هذه الخطوة تستحق الجهد، خاصة إذا كنت مهتمًا بالاحتفاظ بموظفيك، مما يجعلهم جزءًا من قيم شركتك ويحثهم على العمل كمنظمة منتجة.

كُتب الكثير عن فوائد عملية تأهيل الموظف-الحد من الجهد اليدوي، وتقليل وقت الإنتاجية، وزيادة الاحتفاظ بالموظفين. توضح البيانات المنشورة مسألة العائد عند الاستثمار القوي أيضًا: تشير تقديرات UrbanBound إلى أن الشركات في المملكة المتحدة والولايات المتحدة تنفق 37 مليار دولار سنويًا للاحتفاظ بالموظفين غير المنتجين الذين لا يفهمون وظائفهم، في حين أن 35٪ من تلك الشركات لا تنفق أدنى تكلفة على عملية تأهيل الموظفين.

توضح هذه الإحصاءات مدى هدر عملية التأهيل السيئة أو غير الموجودة، ولكن ما هي بعض الأسباب للاستثمار في عمليات التأهيل الأكثر تطوّرًا؟ من خلال ممارسات التأهيل الأفضل، من المرجح ملاحظة الموظفين فائدة العمل لصالح شركتك. ويؤدي ذلك في نهاية المطاف إلى رغبة الموظفين في المشاركة والمساهمة بشكل أكبر في عملهم.

ما الفرق بين التوجيه وتهيئة الموظفين؟

قد تبدو الاختلافات بين توجيه الموظف وتأهيله غير مهمة ولكن الأمر على العكس من ذلك. يقدم معظم أرباب العمل توجهًا أساسًا وموحدًا للموظفين الجدد، إلا أن ذلك غير كافٍ وحده لتحسين معدلات الاحتفاظ المنخفضة.

يتضمن التوجيه التأكد من أن الموظف الجديد صريح بشأن تواريخ وأوقات البداية، وتعيين محطة عمل، ومراجعة سياسات الموارد البشرية، وفرز الأوراق اللازمة. لا تستمر جلسة التوجيه عادة لأكثر من بضع ساعات، أو في بعض الحالات، بضعة أيام. يعد التوجيه هو الحد الأدنى من العمليات، ويطرح ما هو ضروري للموظف الجديد فحسب فيما يتعلق بمهامه.

كم من الوقت تستغرق عملية تأهيل الموظفين؟

تعد عملية تأهيل الموظفين الأكثر شمولاً ويمكن أن تستغرق 12 شهرًا. قد تبدو هذه العملية مستغرقة للوقت بشكل كبير للموظفين الجدد، إلا أنها قد يكون ذا قيمة على المدى الطويل. يسمح قضاء هذا الوقت مع الموظفين الجدد لهم بالتعايش مع سير عمل الشركة. ينتج هذا الانخراط الكامل عن التدريب والتعامل مع الموارد التي تتيح للموظفين فهم وظيفتهم داخل الشركة وليس مجرد سياسات الموارد البشرية.

من خلال التدريب المكثف، يصبح الموظفون أفضل في أدوارهم، مما يساعد بدوره على تحسين الاحتفاظ بالموظفين واكتساب رضاهم.. إذًا، كيف يمكن الانتقال من مرحلة التوجيه إلى تأهيل الموظفين أن يحدث مثل هذا الفرق؟ دعونا نلقي نظرة ثاقبة على عملية تأهيل الموظفين.

تهدف أفضل عملية تأهيل للموظفين إلى إنخراط الموظف في ثقافة الشركة

يترك الكثير من الموظفين عملهم بسبب عدم الرضا والشعور بعدم التقدير من قبل رؤسائهم. إذا كان البحث عن أفضل المواهب، وتحقيق معدلات الاحتفاظ بالموظفين وإشراكهم من الأمور المهمة لمؤسستك، فمن المحتمل أن تكون عملية تأهيل الموظفين فعالة حسب الترتيب.

من خلال حلول تأهيل الموظفين، من المهم أن ينظر أصحاب العمل للموظفين من الناحية الإنسانية وليس كعمال فحسب. ويشمل ذلك الاستماع إلى موظفيك الجدد، وأخذ مخاوفهم في عين الاعتبار، وتقديرهم.

من خلال الاهتمام بقصص موظفيك ، فلا بد من اهتمام هؤلاء الموظفين بقصة شركتك وأهدافها في المقابل. يشجع ذلك الموظفين على الاهتمام يشؤون الشركة التي يعملون لصالحها ويمكّنهم من زيادة مشاركتهم أثناء العمل.

تعد عملية التأهيل أيضًا خطوة جوهرية لبناء الثقة مع الموظفين وتوضيح ما هو متوقع منهم. يعد إعلام الشركة بمهامها تجاه الموظفين أمرًا مفيدًا أيضا. يشمل ذلك ذكر فرص التقدم، أو الحوافز، أو أحداث الشركات، أو مزايا الشركة.

يساعد تقدير الموظفين على تجنّب خطر شعورهم بعدم الاهتمام بهم أو تقديرهم. على المدى الطويل، ستلاحظ أن ذلك قد يكون مفيدًا لشركتك.

فوائد برنامج التأهيل

تعود فائدة الموظفين المندمجين على أنفسهم، بما في ذلك جودة وكمية إنتاج عمل أعلى. لا يساعد اندماج الموظفين عبر عملية التأهيل في تحسين عمل موظفيك فحسب، بل يحسين أيضًا سمعة شركتك وكشوف ميزانيتها. تشمل مزايا تأهيل الموظفين على وجه التحديد ما يلي:

• انخفاض الوقت المستغرق في المهام اليدوية:
  لا تزال العديد من الشركات تقضي وقتًا طويلاً في تنفيذ مهام التأهيل يدويًا (جمع الأوراق المكتملة، وإرسالها وتتبعها، وإنشاء ملفات الموظفين، وما إلى ذلك). تساعد أتمتة عملية التأهيل وتبسيطها باستخدام برامج تأهيل الموظفين السحابية على تقليل هذا الجهد اليدوي وخفض التكاليف.

  على سبيل المثال، قرر أحد عملائنا، وهو نظام صحي يتألف من 60,000 موظفًا، قياس الوقت الذي استغرقه فريق تأهيل الموظفين في إتمام المهام التي كانت يدوية بعد تنفيذ مكوّن تأهيل الموظفين باستخدام Oracle Human Capital Management. ساعد استخدام Oracle HCM في عملية تأهيل الموظفين في تقليل وقت استقبال كل موظف بأكثر من 45 دقيقة. وبعد تقسيم هذا الوقت المقدّر من حيث التوفير عند تأهيل كل موظف إلى دولارات بالاستناد إلى متوسط راتب قدره 60,000 دولار سنويًا، إلى جانب متوسط الشركة الذي يبلغ 7,000 موظف سنويًا، بلغت المدخرات أكثر من 150,000 دولار سنويًا. ولم يساهم هذا الأمر في عائد الاستثمار للشركة فحسب، بل إن انخفاض الوقت المستغرق في تأهيل الموظفين يتيح استغراق 4,000 ساعة على أنشطة الموارد البشرية الأكثر hستراتيجية.

• الإنتاجية في وقت أقل
  مع تعدد المتغيرات المرتبطة في هذا القياس، سنركز على متغيرين فقط لا غير. الأول هو المشار إليه بحسب عميل الرعاية الصحية لدينا على أنه "احان وقت الوصول". وبعبارة أخرى، ما مدى سرعة انتقال المؤسسة من مرحلة "قبول العرض" إلى "اليوم الأول" لبدء التدريب وإرشاد الموظف الجديد نحو مسار الإنتاجية؟

  من خلال تبسيط الأنشطة وأتمتتها بين قبول العرض واليوم الأول من العمل، تمكّنت الشركة من الحصول على موظفين جدد قبل أسبوع كامل من دون Oracle HCM Cloud. كيف سيبدو أسبوع إضافي من الإنتاجية بالنسبة إلى مؤسستك، وكيف سيساهم ذلك في المحصلة النهائية؟

  يكمن المتغير الآخر في الوقت المناسب للإنتاجية في الانتقال من مرحلة "أنشطة ما قبل اليوم الأول" أو لإتمام تلك الأنشطة غير المتعلقة بالعمل (مثل إكمال النموذج) بعيداً عن الموظفين الجدد في أول يوم لهم، وبدلاً من ذلك التعامل مع هذه المهام على أنها إكمال نماذج غير ورقية قبل يومهم الأول. بهذه الطريقة، يمكن للموظف الجديد التركيز على التدريب والأنشطة الأخرى الأكثر أهمية في اليوم الأول بدلاً من ملء النماذج. إذا أجرينا تقييمًا لساعة واحدة للمدخرات لكل موظف وأكثر من 7,000 موظف جديد في السنة، نكون قد حولنا أكثر من 7,000 ساعة من الأنشطة الأقل أهمية إلى العمل الذي يساهم في المحصلة النهائية.

• تخفيض معدل الدوران
  يُعد معدل الدوران تكلفة واضحة تؤثر سلبًا على المحصلة النهائية. وبالعودة إلى عميل الرعاية الصحية لدينا، كانت بيانات الاحتفاظ لكل من الأيام التسعين الأولى والسنة الأولى متاحة لفترات ما قبل التنفيذ Oracle HCM Cloud وبعده. انخفض معدل الدوران للموظفين الجدد خلال الأيام التسعين الأولى من 10.3% إلى 8.2%، وانخفض في السنة الأولى من 26.1% إلى 22.5%. إذا حددنا حجم تحسينات العام الأول باستخدام تقدير متحفّظ بقيمة 5000 دولار كتكلفة استبدال موظف (تتضمن الكثير من الدراسات هذا الرقم كمؤشر عال بنسبة 1.5 إلى ضعفين من الراتب السنوي لكل موظف) وأجرينا توظيف 7000 شخص في السنة، يُترجم ذلك إلى توفير مدخرات أكثر من 1،260،000 دولار.

• تجربة موظف جديد محسّنة
  وأخيرًا، عند إتمام عملية التأهيل بشكل صحيح، يمكن أن تكون ديناميكية وجذابة، وتوفر تجربة إيجابية للموظفين الجدد. تتضمن بعض الأسباب الأكثر إلحاحًا لاعتماد نظام Oracle HCM Cloud Onboarding القدرة على إكمال النماذج المستهلكة للوقت إلكترونيًا قبل أول يوم عمل؛ والانتقال السلس إلى أنشطة الإلحاق؛ والقضاء على حالات التكرار في إدخال البيانات؛ وتقديم المحتوى الذي يعزز ثقافة مؤسستك. ووفقًا للأرقام المذكورة أعلاه، تؤثر هذه المزايا على عائد الاستثمار (ROI) على المدى البعيد.

عواقب ارتفاع معدل الدوران

يعد ارتفاع معدّل دوران الموظفين في الشركة علامة سيئة. غالبًا ما يكون معدل دوران الموظفين المرتفع مكلفًا للغاية بالنسبة إلى المؤسسات بسبب الوقت والمال اللذين يجب إنفاقهما للعثور على موظفين جدد. تكلف استقالة المديرين والموظفين القدامة الشركة مئات الآلاف من الدولارات - وهو أمر لا ترغب أي مؤسسة بإنفاق المال عليه.

ومع مرور الوقت، تلحق هذه النفقات الضرر بمخرجات عمل الشركة بسبب دورة لا متناهية من تدريب الموظفين الجدد. ومع ذلك ، بعد فترة وجيزة من التدريب ، إذا كان الموظف غير راض، قد يترك الشركة أيضًا. ومع القوى العاملة المؤلّفة معظمها من الموظفين الجدد وغير الراضين، تصبح سمعة الشركة وجودتها في خطر.

لذلك، قد تساعد عملية تهيئة موظفين الجدد في حل هذه المشكلة.

بدلاً من إنفاق المال على توظيف الموظفين باستمرار، يمكن للشركة استثمار أموالها في تهيئة الموظفين. تعد عملية تهيئة الموظفين الجدد أقل تكلفة على المدى الطويل، مما يساعد في توفير مال الشركة.

أفضل ممارسات تهيئة الموظفين

من المهم إدراك أن كل موظف يتمتع بالإمكانات. وإذا تم تجاهل هذه الإمكانات ، قد تعاني شركتك من خسائر باهظة وغير ضرورية. ولكن، من خلال تقييم هذه الإمكانات، يمكن لشركتك وموظفيك أن يحققوا نجاحًا كبيرًا.

يبدأ الأمر كله في استقبال الموظفين. يساعد استقبال موظف جديد في الفريق في التقليل من توتّره وشعوره بعدم الراحة. وكذلك، يتشجعون لطرح الأسئلة والاستفسار.

بعد تدريب الموظف الجديد لبعض من الوقت، من الضروري إجراء مقابلات معه من قبل المشرف وجهًا لوجه. وتعد هذه فرصة للمشرف لمراجعة العمل الذي قام به الموظف بالفعل وتقديم ملاحظات بنّاءة.

تعد الملاحظات مهمة بالنسبة إلى الموظفين الجدد لأنها تساعدهم على فهم ما يفعلونه بشكل صحيح أو خاطئ. وكذلك، تمنحهم هدف تحقيق التحسينات.

ومن المهم أن تعقد اجتماعات بشأن التعليقات على مدار فترات منتظمة، على سبيل المثال مرة في الشهر. توضح هذه الاجتماعات للموظف أنه يستطيع الحصول على الدعم في أي وقت ولن يترك بمفرده. تُعد اجتماعات الملاحظات هذه مهمة أيضًا بالنسبة إلى الشركة نظرًا إلى أنها تُقيس مدى جودة أداء الموظفين الجدد في العمل.

استقبال الموظفين: التطوير الوظيفي والفرص

حتى إذا اتبعت جميع ممارسات استقبال الموظفين السابقة الذكر، فقد يبقى موظفوك غير راضين بعد بضعة أشهر من العمل. ما السبب الكامن وراء حصول ذلك؟ غالبًا ما ينتج ذلك عن شعور الموظفين بالجمود في عملهم وعدم القدرة على تطوير حياتهم المهنية.

من خلال مناقشة الفرص الوظيفية المحتملة مع موظفين جدد، تكون قد منحتهم فرصة التطلّع نحو التقدم في حياتهم المهنية. فعندما يكون لدى الموظفين أهدافًا متوقعة، يسعون دائمًا لتحقيقها. وبشكل عام، تعد هذه فرصة رائعة بالنسبة إلى أداء الموظفين ومشاركتهم.