Principalele 15 beneficii și motive pentru a trece la Cloud ERP
Michael Hickins | Strateg de conținut | 21 martie 2024
Pe măsură ce rolul directorului financiar devine mai strategic și mai influent, aplicațiile ERP în cloud oferă directorilor financiari un instrument vital pentru centralizarea și analizarea datelor din diverse sisteme financiare și operaționale. De exemplu, aplicațiile pot declanșa răspunsuri automate la evenimente predefinite (cum ar fi reaprovizionarea stocurilor atunci când acestea ajung la un nivel predeterminat) și pot genera rapoarte cu date oportune pentru a ajuta liderii de business să ia decizii.
Având în vedere ritmul accelerat al schimbării și timpul extrem de scurt de care au nevoie evenimentele dintr-o parte a lumii pentru a avea impact asupra alteia, liderii financiari și alți lideri se bazează pe aplicațiile ERP în cloud pentru a-i ajuta să identifice și să ia măsuri cu privire la problemele critice care le afectează afacerile.
Ce este Cloud ERP?
Cloud ERP reprezintă un software ca serviciu care ajută liderii de business să își gestioneze organizațiile prin centralizarea datelor din sisteme operaționale și financiare interconectate. Sistemele ERP în cloud cuprind, de obicei, capabilități legate de finanțe și contabilitate, bugetare și planificare, achiziții, inventar, producție, lanțul de aprovizionare și multe altele. De asemenea, acestea se pot integra cu aplicații cloud pentru resurse umane, vânzări și marketing, precum și servicii și asistență pentru clienți, făcând datele accesibile prin intermediul unui singur dashboard. Aceste date pot fi puse în aplicare printr-o combinație de triggere automate și reacții la date realizate de oameni în diferitele lor roluri.
Deoarece aplicațiile ERP în cloud sunt servite prin internet, acestea sunt accesibile utilizatorilor de oriunde s-ar afla, pe aproape orice dispozitiv ales de aceștia. În plus, furnizorul de aplicații este responsabil de furnizarea periodică de actualizări ale funcțiilor și de patch-uri de securitate, de asemenea prin internet, fără întreruperea serviciului.
Concluzii cheie
- Aplicațiile ERP în cloud sunt sistemele financiare și operaționale pe care întreprinderile le utilizează pentru a funcționa zi de zi.
- ERP în cloud oferă o flexibilitate mai mare decât ERP la sediu, deoarece permite întreprinderilor să crească și să scadă utilizarea în funcție de vârfurile sezoniere, fără a se îngrijora de încetinirea performanței. Și pentru că este furnizat ca un serviciu pe bază de abonament („software as a service”), el eliberează numerar care altfel ar fi blocat în cheltuieli de capital.
- Cu un ERP în cloud, responsabilitatea pentru patch-uri de securitate, întreținere și actualizări revine furnizorului de cloud și nu clientului.
- Majoritatea aplicațiilor ERP în cloud sunt mai ușor de integrat cu alte sisteme de back-office decât aplicațiile la sediu, în special atunci când fac parte dintr-o suită unificată. Această integrare simplifică raportarea, analiza și acțiunea întreprinderilor cu privire la datele care reflectă condițiile și operațiunile curente ale business-ului.
Cloud ERP vs. ERP tradiţional
ERP în cloud este, în general, mai ușor de implementat, accesat, întreținut, securizat și actualizat cu funcții noi, soluțiile bazate pe cloud oferind o abordare mai agilă și mai ușor de utilizat în comparație cu omologii lor la sediu. De exemplu, ERP în cloud poate fi implementat în câteva luni, în loc de ani, în timp ce întreținerea, actualizările de funcționalitate, patch-urile de securitate și infrastructura sunt toate gestionate de furnizorul de cloud – în cazul ERP-ului la sediu, toate acestea sunt responsabilitatea companiei. Sistemele ERP în cloud pot fi accesate din afara locului de muncă prin intermediul unui browser sau al unui dispozitiv mobil, în timp ce această funcționalitate este puțin probabilă sau chiar imposibilă în cazul sistemelor la fața locului.
În general, sistemele ERP în cloud oferă flexibilitate, scalabilitate și accesibilitate sporite în comparație cu soluțiile tradiționale la sediu. Acestea reduc cererea de resurse IT interne, oferă economii de costuri pentru infrastructură și furnizează date actualizate și funcții care susțin mediile de lucru moderne, bazate pe mobilitate.
| ERP la sediu | ERP în cloud | |
|---|---|---|
| Viteza de implementare | Poate dura un an sau mai mult | Măsurată în luni |
| Acces din afara biroului | Dificil spre imposibil | Accesibil cu o conexiune la internet, un browser și o parolă |
| Întreținere | Responsabilitate internă | Responsabilitatea furnizorului de cloud |
| Patch-uri de securitate | Responsabilitate internă | Responsabilitatea furnizorului de cloud |
| Actualizări de funcții/funcționalități | Trebuie să fie prioritizate de către departamentul IT | Automate și periodice |
| Cerințe privind infrastructura | Necesitatea de a fi susținută intern | Gestionată de furnizorul cloud |
| Adaptarea la factorii de formă mobili | Puțin probabil | Condiție fundamentală |
| Relevanța/promptitudinea datelor | Depinde de momentul procesării batch | Datele sunt actualizate frecvent, adesea în timp real |
15 avantaje Cloud ERP
Termenul „enterprise resource planning” (planificarea resurselor companiei) a apărut în anii 1990, însă categoria de software datează de la sistemele de planificare a cerințelor materiale din anii 1960. Aplicațiile ERP bazate pe cloud îmbunătățesc generațiile anterioare de sisteme ERP la sediu în mai multe moduri. Acestea sunt mai ușor de implementat de către companii, sunt actualizate mai frecvent, sunt accesibile în afara biroului și dispun de interfețe utilizator care seamănă mai mult cu aplicațiile pentru consumatori.
1. Implementare mai rapidă
Nu este neobișnuit ca implementările cloud ERP să dureze doar între câteva săptămâni și câteva luni, în timp ce implementările tradiționale la sediu durează în general cel puțin un an și, pentru cele mai mari, pot presupune milioane de dolari în taxe de consultanță. Deoarece sistemele ERP în cloud sunt mai modulare și mai ușor de implementat decât sistemele la sediu, întreprinderile pot începe să utilizeze aplicațiile mai rapid.
2. Securitate mai puternică
Furnizorii majori de cloud computing au echipe de securitate mai mari decât numărul total de angajați IT ai multora dintre clienții lor, iar aceste echipe se concentrează exclusiv pe protejarea sistemelor lor și a datelor clienților lor. Companiile care își administrează sistemele ERP la nivel intern întârzie adesea aplicarea de patch-uri de securitate critice pentru vulnerabilitățile recent descoperite, deoarece nu dispun de resursele IT necesare pentru a testa și apoi implementa aceste actualizări în timp util. De asemenea, furnizorii de cloud facilitează în general implementarea de către clienți a controalelor de acces bazate pe roluri.
3. Mai multă flexibilitate
Cu ERP în cloud, este mai ușor pentru companii să adopte o abordare treptată a implementării de noi capabilități IT. De exemplu, o organizație ar putea începe cu servicii financiare în cloud, adăugând ulterior funcții de gestionare a riscurilor, achiziții, analiză, lanț de aprovizionare și altele.
4. Date în timp real
Aplicațiile ERP în cloud sunt concepute pentru a se integra cu diverse surse de date, permițând ca datele să ajungă în dashboard-urile utilizatorilor imediat ce devin disponibile, mai degrabă decât prin actualizări zilnice batch, așa cum se întâmplă în cazul sistemelor tradiționale la sediu. De exemplu, dacă o echipă de achiziții poate primi actualizări în timp util cu privire la nevoia companiei de a crește producția din cauza cererii crescute din partea clienților, aceasta poate comanda mai repede materialele necesare.
5. Scalabilitate mai simplă
În cazul în care utilizarea unui sistem ERP în cloud variază pe parcursul unui trimestru sau al unui an – în jurul închiderii trimestriale, de exemplu – furnizorul de cloud este responsabil pentru gestionarea acestor fluctuații. Organizația IT a clientului nu trebuie să își facă griji cu privire la alocarea de capacitate suplimentară a serverului sau de stocare pentru a face față creșterii. Clienții pot, de asemenea, să adauge sau să reducă abonamentele de locuri dacă numărul de utilizatori se modifică în timp. În schimb, implementările ERP la sediu necesită resurse IT dedicate pentru a extinde sau reduce capacitatea software și hardware, chiar și atunci când se deschid noi birouri sau se achiziționează firme.
6. Suport mai bun
Din cauza ușurinței relative cu care clienții se pot muta de la un furnizor de aplicații cloud la altul, furnizorii lor sunt stimulați să ofere asistență serioasă, 24/7 și un timp de funcționare de 99,999 %. Și pentru că furnizorii își cunosc aplicațiile mai bine decât oricine altcineva, ei sunt mai bine plasați pentru a oferi asistență decât personalul IT intern al clienților, care este responsabil pentru gestionarea unei combinații de aplicații și tipuri de infrastructură diferite.
7. Costuri de operare mai mici
Calculul în cloud permite întreprinderilor să plătească doar pentru numărul de angajați care utilizează efectiv aplicațiile ERP și pot ajusta acest număr în funcție de necesități. În plus, serviciile cloud transferă sarcina instalării și întreținerii aplicațiilor și hardware-ului de bază către furnizori. După cum am menționat anterior, serviciile ERP în cloud reduc nevoia de consultanți și integratori, precum și nevoia de centre de date interne și de personal IT pentru a gestiona întreținerea, securitatea și actualizările sistemului.
8. Vizibilitate îmbunătățită
Spre deosebire de sistemele la sediu care tind să stocheze datele în silozuri, inaccesibile pentru mulți utilizatori și analiști, aplicațiile ERP în cloud facilitează agregarea, raportarea și analiza datelor din diferite sisteme, cum ar fi cele de marketing, de gestionare a capitalului uman, de gestionare a lanțului de aprovizionare și de gestionare a stocurilor. De exemplu, datele integrate din aplicațiile de planificare a vânzărilor, de gestionare a campaniilor de marketing și de inventariere pot ajuta echipele financiare să îmbunătățească acuratețea prognozelor privind veniturile și să gestioneze mai eficient numerarul. Sistemele ERP în cloud îmbunătățesc, de asemenea, vizibilitatea, oferind utilizatorilor acces, prin intermediul oricărui dispozitiv mobil, atunci când nu sunt la birou.
9. Colaborare mai simplă
În legătură cu cele de mai sus, sistemele ERP în cloud permit părților interesate să se conecteze la sistem din orice locație, precum și să raporteze și să analizeze datele dintr-un singur set de date. Acest lucru nu numai că permite persoanelor din diferite departamente să vadă aceleași date în aceleași formate, dar face posibilă și introducerea de actualizări care pot fi partajate și reflectate în dashboard-urile operaționale în timp real. De exemplu, datele dintr-un sistem sau modul de gestionare a depozitului pot fi reflectate în același dashboard ca și datele dintr-un sistem de gestionare a comenzilor, ceea ce facilitează verificarea existenței unui stoc suficient în stoc pentru onorarea comenzilor noi. În plus, aplicațiile cloud au fost dezvoltate cu interfețe ușor de utilizat de tip „point-and-click”, care sunt mai potrivite pentru mileniali și alți lucrători recent intrați pe piața forței de muncă decât aplicațiile bazate pe comenzi ale aplicațiilor tradiționale de la fața locului.
10. Actualizări mai rapide
Spre deosebire de aplicațiile tradiționale la sediu, care de obicei primesc o actualizare majoră o dată la trei ani, aplicațiile ERP în cloud sunt actualizate frecvent cu cele mai recente funcționalități, de obicei la fiecare trimestru, fără a fi necesară oprirea sistemelor. De exemplu, sistemele ERP în cloud sunt actualizate periodic pentru a se alinia la GAAP, Sarbanes-Oxley și alte standarde financiare, facilitând conformitatea.
11. Accesibilitate mobilă
Aplicațiile ERP și alte aplicații cloud nu numai că sunt disponibile pe orice browser web și pe orice dispozitiv mobil, dar au și aplicații mobile asociate care facilitează îndeplinirea sarcinilor de bază și generarea de rapoarte. De exemplu, managerii pot aproba rapid cheltuielile angajaților din aplicația de cheltuieli a unui sistem ERP în cloud de pe un dispozitiv mobil. Funcționalitatea mobilă este esențială pentru întreprinderile ai căror angajați călătoresc frecvent, lucrează pe teren sau au nevoie de informații actualizate din atelier.
12. Reducerea amprentei de dioxid de carbon
Centrele de date utilizate de furnizorii de servicii cloud pentru furnizarea de servicii ERP utilizează mai puțină energie pentru răcire, calcul și stocare decât miile de companii individuale care fac același lucru în centrele lor de date separate. Furnizorii de cloud au un stimulent financiar pentru a-și reduce costurile cu energia prin utilizarea unor tehnici de echilibrare a sarcinii și a altor tehnici de economisire a energiei, care reduc amprenta de carbon a acestor aplicații. De asemenea, acestea pot reduce puterea totală utilizată pentru a rula aceste aplicații, deoarece acestea sunt partajate între toți utilizatorii lor.
13. Agnostic față de industrie
Multe sisteme ERP în cloud sunt dezvoltate pentru industrii specifice, cum ar fi construcțiile și comerțul retail. Dar când vine vorba de procesele de business, majoritatea industriilor au mai multe asemănări decât diferențe. Cele mai utile aplicații ERP în cloud sunt cele care valorifică cele mai bune practici din toate industriile, oferind module sau extensii pentru a răspunde nevoilor specifice ale industriei, cum ar fi modulele de gestionare a camerelor în industria ospitalității. Acest lucru oferă utilizatorilor ce este mai bun din ambele lumi – funcționalitate care reflectă cele mai bune practici din toate industriile și o bază de cod fiabilă care nu este plină de personalizări (ale căror costuri de întreținere și patch-uri sunt considerabile). Unele suite ERP în cloud includ module care gestionează cerințele și practicile de raportare specifice industriei.
14. Eficienţă îmbunătăţită
Mutarea aplicațiilor ERP în cloud permite companiilor să aloce resurse IT altor domenii ale companiei, cu valoare mai mare. Acest lucru îmbunătățește, de asemenea, eficiența prin furnizarea unei singure surse de date pentru toate rapoartele interne și externe și permite tuturor părților interesate să acceseze datele și rapoartele de oriunde lucrează. Automatizarea sporită și partajarea pe scară largă a datelor minimizează timpul alocat proceselor manuale, conectând și cuantificând în același timp procesele.
15. Integrare mai simplă
Aplicațiile ERP moderne în cloud sunt construite pentru a integra date din surse diferite, menținând în același timp niveluri adecvate de securitate și restricții de acces. Integrarea unei aplicații ERP cu una de resurse umane, de exemplu, ar putea permite departamentului financiar să vadă raportul dintre numărul de angajați și vânzările preconizate.
Argumente pentru Cloud ERP
După cum s-a menționat anterior în acest articol, ERP în cloud ajută companiile în mai multe moduri, inclusiv prin facilitarea implementării, accesului, întreținerii, securizării, extinderii și actualizării acestor aplicații esențiale, reducând în același timp cheltuielile de capital și amprenta de CO2. Echipele și persoanele însărcinate cu elaborarea unui scenariu de business pentru ERP în cloud vor trebui în continuare să ofere factorilor de decizie din cadrul companiei un context detaliat cu privire la aceste beneficii și la motivul pentru care investiția în timp și resurse va fi rentabilă. Aceasta ar trebui să includă corelarea sistemului ERP în cloud cu strategia de business a companiei; stabilirea costurilor și a termenelor de implementare; și cuantificarea valorii noilor capacități, cum ar fi inteligența artificială (arătând cum poate îmbunătăți prognoza veniturilor și alte funcții de business).
Treceți la cloud cu Oracle Fusion Cloud ERP
Întreprinderile care utilizează Oracle Fusion Cloud ERP beneficiază de cele mai moderne funcționalități pentru finanțe, producție, achiziții și altele, în aplicații care rulează pe infrastructura cloud performantă a Oracle. Oracle Cloud ERP este o suită integrată de aplicații care pune datele financiare, lanțul de aprovizionare, gestionarea riscurilor, gestionarea performanței și alte date de business într-un singur model comun. Acesta a fost dezvoltat pentru a facilita integrarea cu alte aplicații – de la Oracle și de la furnizori terți.
Întrebări frecvente despre beneficiile Cloud ERP
Cât durează implementarea Cloud ERP?
În funcție de integrările necesare, de amploarea amprentei ERP tradiționale și de cantitatea de date care trebuie migrate, implementarea unui sistem ERP în cloud poate dura de la câteva săptămâni la câteva luni.
De ce este ERP-ul în cloud mai sigur?
Furnizorii de cloud au echipe mari de experți dedicate securizării aplicațiilor și datelor clienților, aplicând cele mai recente tehnologii și practici, în timp ce companiile care rulează aplicații din propriile centre de date nu au, în general, acest lucru.
Cum economisește ERP în cloud timp?
Sistemele ERP în cloud oferă un timp mai scurt de valorificare deoarece sunt livrate ca serviciu, permițând clienților să înceapă să obțină beneficii mai repede decât dacă ar implementa ei înșiși sistemele ERP (cu ajutorul consultanților) în propriile centre de date.