19 funcții cheie ale ERP explicate
Natalie Gagliordi | Strateg de conținut | 13 mai 2024
Software-ul de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) este una dintre pietrele de temelie ale stivei tehnologice a unei companii, susținând funcții critice pentru contabilitate, gestionarea fluxurilor de numerar, raportarea financiară, gestionarea riscurilor, achiziții, operațiuni, analiza datelor și alte elemente esențiale ale desfășurării activității. Sistemele ERP au fost de obicei concepute pentru a gestiona procesele de bază ale business-ului în diferite departamente, cum ar fi finanțe, resurse umane, lanțul de aprovizionare și producție. Funcțiile exacte incluse într-o suită software ERP vor varia într-o oarecare măsură în funcție de furnizor, dar există puncte comune generale și capacități principale care tind să existe în majoritatea versiunilor de software ERP.
Care sunt funcțiile ERP?
Funcțiile ERP sunt capacitățile și funcționalitățile incluse într-o suită software ERP, cum ar fi achizițiile, finanțele și contabilitatea, gestionarea comenzilor, gestionarea lanțului de aprovizionare, precum și analiza și raportarea. Gestionarea relațiilor cu clienții și resursele umane sunt uneori incluse într-un pachet software ERP. Aceste funcții sunt menite să ajute business-urile să automatizeze sarcinile, să îmbunătățească informațiile, să reducă costurile operaționale, să crească eficiența, să reducă riscurile și să îmbunătățească fluxurile de lucru, printre o multitudine de alte beneficii.
Concluzii cheie
- Software-ul ERP este conceput pentru a rula și automatiza procesele de bază ale business-ului în mai multe departamente, permițând operațiuni mai eficiente, oferind oamenilor informații mai complete și în timp util și ajutând liderii să ia decizii mai bine fundamentate.
- Sistemele ERP includ funcții care acoperă multe domenii ale unui business, inclusiv finanțele, contabilitatea, achizițiile, gestionarea proiectelor și resursele umane.
- Deși sistemele ERP acoperă o gamă largă de capabilități, acestea necesită adesea integrarea cu software specializat pentru funcționalități mai avansate în materie de analiză, marketing, vânzări, gestionarea relațiilor cu clienții și alte procese de business importante.
19 funcții principale ale sistemelor ERP
Funcțiile ERP variază de la un sistem la altul, dar, în general, acestea includ o gamă largă de capacități financiare și operaționale care sprijină sarcinile comune de care business-urile au nevoie pentru a funcționa. Iată câteva funcții ERP comune de care trebuie să țineți cont atunci când selectați sistemul potrivit pentru business-ul dvs.
1. Management financiar
Managementul financiar este un termen generic pentru toate funcțiile care fac ca o platformă software să se califice drept sistem ERP. Aceasta include toate funcțiile standard de contabilitate, cum ar fi creanțe și cheltuieli, creanțe și gestionarea numerarului, recunoașterea veniturilor și, uneori, funcționalități mai specializate, inclusiv bugetarea și prognoza sau gestionarea activelor și a contractelor de leasing. Combinate, aceste funcții ajută business-urile să își gestioneze în mod centralizat toate procesele și activitățile financiare.
2. Contabilizare
Funcțiile de contabilitate ale unui sistem ERP sunt similare cu cele ale unui software de contabilitate independent, de exemplu, cu instrumente pentru registrul general, fluxuri de numerar, obligații de plată și creanțe, precum și pentru gestionarea cheltuielilor și a facturilor. Avantajul utilizării unui sistem ERP pentru procesele contabile este că acesta poate prelua date din diferite sisteme sursă, le poate sintetiza și apoi le poate stoca într-un depozit central, unde pot fi utilizate pentru raportare, analiză și alte funcții financiare importante. Aceasta facilitează conectarea informațiilor financiare la procesele operaționale pentru a îmbunătăți procesul decizional.
3. Procesare comandă
Procesarea comenzilor este un flux de lucru pentru preluarea comenzilor de la clienți și îndeplinirea acestora, permițând business-urilor să gestioneze ciclul de viață al comenzilor de cumpărare, de la capturarea comenzii inițiale până la facturare, livrare și plată. Funcțiile de procesare a comenzilor din sistemele ERP facilitează gestionarea informațiilor din diferite departamente, extragând informații din mai multe sisteme, după cum este necesar, pentru a le introduce într-un singur flux de date. Acest lucru permite automatizarea și ajută la o procesare mai ușoară și mai eficientă a comenzilor.
4. Managementul de proiect
Sistemele ERP includ adesea funcții robuste de gestionare a proiectelor care ajută business-urile să planifice, să evalueze, să execute și să monitorizeze proiectele de la concepție până la finalizare. Aceste funcții pot include capacitatea de a crea planuri de proiect detaliate, inclusiv sarcini, etape importante și dependențe. Alte elemente cheie ale managementului de proiect includ funcționalități pentru elaborarea bugetului și controlul costurilor, colaborare și gestionarea riscurilor, precum și instrumente de analiză pentru evaluarea progresului, identificarea blocajelor și luarea de decizii bazate pe date.
5. AI integrată
Sistemele ERP de vârf integrează din ce în ce mai mult capacități de inteligență artificială în software, astfel încât AI poate fi aplicată pentru a automatiza sau accelera anumite sarcini financiare și operaționale. De exemplu, un chatbot alimentat cu AI ar putea ghida angajații prin procesul de depunere a unui raport de cheltuieli prin intermediul unui smartphone, permițându-le să facă o fotografie chitanței sau să trimită detaliile într-un mesaj de chat. Capacitățile AI generative pot fi aplicate în cadrul ERP, pentru a face lucruri precum crearea de descrieri narative pentru a ajuta la rezumarea rapoartelor financiare.
6. Date în timp real
Datele în timp real dintr-un sistem ERP reprezintă un element cheie pentru a detecta schimbarea condițiilor de business, a reevalua strategiile și a lua decizii mai bine informate pentru a răspunde rapid la nevoile pieței. Atunci când companiile operează cu sisteme disparate mai vechi, este nevoie de multă muncă manuală pentru a extrage datele din fiecare sistem și pentru a le face utilizabile în întregul business. Acest lucru aduce îngrijorări cu privire la integritatea și încrederea în date, deoarece în momentul în care datele ajung într-un raport, liderii de business ar putea lua decizii foarte importante pe baza unor date neactualizate sau inexacte. Sistemele ERP care susțin și facilitează datele în timp real permit întreprinderilor să aibă acces la informații actuale din întregul business, cum ar fi nivelul stocurilor, deficitul de numerar, performanța vânzărilor, costurile de intrare și alte informații financiare.
7. Automatizare
Sistemele ERP automatizează multe procese de business de rutină, astfel încât acestea necesită mai puțin efort manual din partea angajaților sau chiar deloc, permițându-le acestora să își concentreze timpul pe activități mai strategice, cu valoare adăugată. Automatizarea poate fi facilitată de tehnologiile de învățare automată și inteligență artificială, care sunt încorporate în software pentru a ajuta funcțiile de bază din cadrul sistemului să funcționeze cu intervenție umană redusă. Procesele automatizate obișnuite într-un sistem ERP includ îndeplinirea comenzilor, gestionarea stocurilor și procesele financiare, cum ar fi generarea facturilor, urmărirea cheltuielilor și raportarea. Prin utilizarea automatizării în aceste procese, business-urile pot reduce munca manuală, pot minimiza erorile umane, pot îmbunătăți eficiența proceselor și pot crește productivitatea generală.
8. Analiza datelor
Multe sisteme ERP includ capabilități de bază de raportare și analiză pentru a colecta și analiza date privind operațiunile unui business. Funcțiile de analiză a datelor cel mai adesea asociate cu sistemele ERP includ generarea de rapoarte, instrumente de interogare, dashboard-uri și vizualizări care ajută la digerarea mai ușoară a datelor pentru a sprijini procesul decizional. De obicei, sistemele ERP necesită software suplimentar care să permită analize mai ample și mai sofisticate.
9. Controlul proceselor de business
Sistemele ERP includ controale ale proceselor de business menite să optimizeze și să automatizeze sarcinile și procesele de rutină pentru a îmbunătăți eficiența operațională, acuratețea datelor, gestionarea riscurilor și conformitatea în cadrul unei organizații. Aceste controale pot include instrumente pentru definirea și gestionarea fluxurilor de lucru, crearea de procese de aprobare predefinite și stabilirea de controale ale accesului utilizatorilor bazate pe roluri, pentru o mai bună securitate a datelor și respectarea reglementărilor. În timp ce funcțiile specifice variază de la un furnizor de ERP la altul, includerea controlului proceselor de business este un aspect fundamental al software-ului ERP.
10. Raportare
Raportarea este un termen amplu în contextul sistemelor ERP, deoarece se poate aplica la diferite funcții, cum ar fi raportarea financiară, raportarea operațională, raportarea externă către părțile interesate și raportarea de reglementare și conformitate. Rapoartele financiare sunt cele mai frecvent asociate cu un sistem ERP, oferind business-urilor o imagine de ansamblu a performanței lor prin intermediul indicatorilor cheie. În general, aceste capacități de raportare ajută business-urile să funcționeze cu mai multă transparență și eficiență și să ia decizii mai bune în domenii critice precum vânzările, stocurile, finanțele și producția. Orice software care se autointitulează sistem ERP ar trebui să includă o anumită funcționalitate de raportare.
11. Integrări
Integrările sunt utilizate pentru a conecta o aplicație software sau o sursă de date cu alta. Aceste integrări permit partajarea datelor de business între sisteme pentru o înțelegere mai rapidă, un proces decizional mai bun, o colaborare mai agilă și o mai mare coerență a datelor, fără a fi nevoie de transferuri manuale de date. Un sistem ERP se bazează pe integrări pentru a facilita procesele de business end-to-end între departamente și unități de business. De exemplu, în cadrul funcției ERP comune de achiziție-plată, integrările permit ca acțiuni precum solicitarea, achiziționarea, facturarea și plata furnizorilor să devină un proces de la un capăt la altul, care se desfășoară sistematic.
12. Bază de date unică
Sistemele ERP cu o singură bază de date permit datelor de business să existe într-o locație centralizată, utilizând un model comun de date. Cu toate sistemele și procesele care funcționează pe baza aceluiași model de date, departamentele și unitățile de business ale organizației pot lucra în cadrul aceluiași sistem integrat. Datele sunt disponibile și accesibile angajaților din întreaga organizație, fără a fi nevoie să navigheze prin mai multe sisteme sau să aștepte ca datele să fie transferate manual între aplicații, ceea ce implică riscul erorilor umane și al pierderii informațiilor. Un alt avantaj al unei baze de date unice ERP este că simplifică gestionarea infrastructurii IT, reducând complexitatea gestionării datelor, a backup-urilor și a întreținerii sistemului.
13. Producție
Istoria sistemelor ERP poate fi urmărită până în anii 1960, în industria producției, cu sistemele de planificare a necesarului de materiale. Aceste rădăcini sunt încă evidente în software-ul ERP, cu funcții legate de producție, planificare și gestionarea resurselor considerate acum standard. Software-ul ERP este conceput pentru a integra aceste tipuri de procese, astfel încât business-urile de producție să înțeleagă cum să adapteze producția la cerere și ofertă pentru a gestiona costurile, optimizând în același timp nivelul stocurilor. Planificarea materialelor, menită să eficientizeze procesul de achiziție, continuă să fie un element cheie al capacităților de producție ale unui sistem ERP, permițând business-urilor să realizeze scenarii ipotetice pentru a se asigura că dispun de cantitatea potrivită de materiale pentru fabricarea produselor.
14. CRM
Gestionarea relațiilor cu clienții (CRM) este termenul industrial utilizat pentru software-ul care stochează datele clienților, urmărește interacțiunile cu clienții și potențialele vânzări și gestionează campaniile de marketing. Nu este o funcție comună sau standard a unui sistem ERP și, adesea, business-urile vor utiliza sisteme ERP și CRM de la furnizori diferiți și le vor conecta prin integrare. Utilizarea funcționalităților CRM în cadrul software-ului ERP poate contribui la îmbunătățirea identificării clienților potențiali, la facilitarea și eficientizarea vânzărilor ulterioare și la minimizarea cheltuielilor asociate cu gestionarea datelor clienților. Secretul unui modul CRM util în cadrul unui sistem ERP este de a permite ambelor sisteme să stocheze și să extragă date dintr-un singur loc, ceea ce se mai numește și operarea pe o singură bază de date.
15. Managementul vânzărilor
În mod similar cu CRM, funcțiile de gestionare a vânzărilor sunt menite să ajute business-urile să gestioneze relațiile cu clienții, să optimizeze fluxurile de vânzări și să îmbunătățească performanța generală a vânzărilor. Aceste funcții ar putea include funcționalități specializate pentru operațiunile de venituri, prognoza vânzărilor, generarea de oferte și propuneri, analiza și raportarea vânzărilor, precum și segmentarea teritoriilor de vânzări și a conturilor. În timp ce gestionarea vânzărilor de bază poate fi mai degrabă un sistem CRM decât un sistem ERP, toate aceste funcții sunt concepute pentru a îmbunătăți fluxurile de lucru ale vânzărilor și, în cele din urmă, pentru a stimula creșterea veniturilor.
16. Marketing
Este din ce în ce mai des întâlnită o oarecare încrucișare între funcționalitatea sistemelor ERP și a software-ului de marketing independent. Unele sisteme ERP vor oferi instrumente de bază de marketing prin e-mail pentru urmărirea campaniilor, inclusiv indicatori precum ratele de acoperire, de implicare și de conversie. Instrumentele de segmentare a clienților pot fi, de asemenea, incluse pentru a clasifica clienții pe baza anumitor criterii, permițând astfel eforturi de marketing mai bine direcționate. În funcție de business, software-ul de marketing specializat poate funcționa cu un sistem ERP, care poate fi necesar pentru a susține cerințe de marketing mai cuprinzătoare și avansate.
17. Gestionarea resurselor umane
Gestionarea resurselor umane este o funcție care este de obicei gestionată în cadrul unei soluții dedicate de resurse umane sau gestionare a capitalului uman (HCM), dar poate fi, de asemenea, inclusă ca un modul pentru un sistem ERP. Cele mai comune funcții de resurse umane includ instrumente pentru gestionarea informațiilor despre angajați, administrarea beneficiilor, salarizarea și planificarea forței de muncă. Programele de formare și dezvoltare pot fi, de asemenea, incluse aici, precum și recrutarea și urmărirea candidaților și integrarea angajaților. Avantajul de a avea funcționalitatea de resurse umane strâns legată de un sistem ERP este capacitatea de a eficientiza procesele de resurse umane și de a conecta strâns planificarea resurselor umane și bugetarea financiară. Personalul reprezintă cel mai mare cost în multe business-uri, astfel încât datele privind resursele umane sunt un factor cheie pentru planificarea financiară.
18. Lanțul de aprovizionare și achizițiile
Planificarea lanțului de aprovizionare și capacitățile de cumpărare ajută business-urile să optimizeze și să alinieze achizițiile, simplificând sarcini precum gestionarea comenzilor de achiziție și a furnizorilor, planificarea și prognoza cererii și gestionarea stocurilor și a logisticii. Pentru persoanele cu putere de decizie, integrarea funcțiilor lanțului de aprovizionare într-un sistem ERP le permite să detecteze, să decidă și să execute prioritățile strategice și să utilizeze informații în timp real pentru a lua cele mai bune decizii informate la momentul potrivit.
19. Business intelligence
Business Intelligence este un termen utilizat de mult timp în lumea tehnologiei informației și se referă, în general, la instrumentele din cadrul unui software (sau al unei suite software independente) care pot fi utilizate pentru analiza datelor, vizualizarea datelor, raportare, planificare strategică și luarea deciziilor. În esența sa, business intelligence este un mijloc de a extrage informații din date. Când sunt integrate într-un sistem ERP, instrumentele de business intelligence pot fi utilizate pentru a crea rapoarte personalizate, tablouri de bord și vizualizări care ajută companiile să ia decizii în cunoștință de cauză pe baza celor mai fiabile și actualizate date.
Toate funcțiile de care aveți nevoie. Toate la un loc. Oracle Cloud ERP.
Cu un set atât de amplu de funcții, sistemele ERP sunt într-adevăr una dintre vedetele software-ului pentru întreprinderi. Implementarea unui sistem ERP poate îmbunătăți în mod semnificativ eficiența organizațională și poate oferi o platformă centralizată pentru gestionarea datelor și optimizarea proceselor – ceea ce poate aduce beneficii importante pentru business-urile din orice industrie. Cu toate acestea, selectarea și implementarea unui sistem ERP necesită o analiză atentă, nevoile unice ale organizației dictând ce software se potrivește în cele din urmă.
Cu instrumente pentru gestionarea financiară și a proiectelor, achiziții, gestionarea riscurilor, gestionarea performanței întreprinderii, conformitate și analiză, Oracle Fusion Cloud ERP este plin de funcții create special pentru a răspunde provocărilor cu care se confruntă business-urile de astăzi. Oracle Cloud ERP este o suită ERP cuprinzătoare care integrează complet HCM, lanțul de aprovizionare, vânzările și marketingul într-un singur model comun de date, permițând o perspectivă în timp real pentru a ajuta business-urile să îndeplinească cele mai complexe sarcini și să ia decizii. Funcțiile AI încorporate în sistem sunt concepute pentru a automatiza procesele manuale și pentru a simplifica și optimiza munca de zi cu zi – iar business-urile pot opta, de asemenea, pentru utilizarea Oracle Fusion ERP Analytics pentru a amplifica funcțiile analitice deja încorporate în sistem.
Fiind un serviciu bazat pe cloud, Oracle Fusion Cloud ERP ajută, de asemenea, business-urile să rămână la curent cu cele mai recente inovații tehnologice, cu versiuni trimestriale care oferă noi funcții, funcții și bune practici. Oracle Fusion Cloud ERP face parte suita Fusion Applications care include HCM, gestionarea lanțului de aprovizionare, marketing, vânzări și servicii. Toate aplicațiile Oracle Fusion Cloud Applications rulează pe Oracle Cloud Infrastructure (OCI), care oferă performanță, fiabilitate, scalabilitate, securitate și inovație AI.
Întrebări frecvente despre funcțiile ERP
Care este cea mai importantă funcție ERP?
Determinarea celei mai semnificative funcții a unui sistem ERP este subiectivă, însă capacitatea de a funcționa pe baza unui model de date unificat și de a integra procesele de afaceri este una dintre cele mai esențiale funcții, deoarece asigură coerența și acuratețea datelor și permite partajarea datelor între diferite procese de business.
Ce ar trebui să cuprindă o soluție ERP?
Funcțiile incluse într-o soluție ERP variază în funcție de furnizor, dar capacitățile de bază care ar trebui să facă parte din toate sistemele ERP includ instrumente pentru finanțe și contabilitate, gestionarea proiectelor, gestionarea achizițiilor și a furnizorilor, gestionarea riscurilor și a conformității, gestionarea performanței și analiză.
Care sunt principalele avantaje ale ERP?
Unul dintre principalele beneficii ale planificării resurselor întreprinderii este optimizarea proceselor de business, care poate contribui la îmbunătățirea eficienței operaționale, la creșterea productivității, la creșterea preciziei și integrității datelor și la sprijinirea procesului decizional bazat pe date.
Vedeți exemple reale de strategii de planificare ale companiilor în ceea ce privește finanțele, marketingul, forța de muncă și multe altele.
Această pagină a fost tradusă automat.