HRIS vs. HRMS vs. HCM – care este diferența?

HRIS este sinonim cu managementul conectat al datelor diverselor procese HR, precum beneficiile, administrarea forței de muncă, statul de plată și operațiunile HR de bază. Pe măsură ce echipele de resurse umane au început să-și asume responsabilități suplimentare, cum ar fi achiziția și recrutarea talentelor, HRIS a ajutat la întreținerea, gestionarea și procesarea informațiilor detaliate despre angajați și a politicilor și procedurilor legate de resursele umane. Cele mai sofisticate HRIS sunt sisteme interactive de management al informațiilor, standardizare a sarcinilor și proceselor HR, facilitând în același timp evidența și raportarea precisă. HRIS oferă interacțiuni mai eficiente între angajați și companiile pentru care lucrează și eliberează timpul profesioniștilor din domeniul HR pentru a desfășura activități mai strategice, de mare valoare. Mulți oameni încă mai folosesc termenul HRIS astăzi.

HRMS extins la HRIS pentru a oferi o suită mai completă de software pe care organizațiile o pot utiliza pentru a gestiona funcțiile HR interne. HRMS a fost utilizat de analiști ca termen pentru descrierea suitelor software HR la începutul anilor 2000, când sistemele on-premises erau tipul principal de software utilizat. De la managementul datelor angajaților la statele de plată, recrutare, beneficii, training, managementul talentelor, interacțiunile cu angajații și prezența angajaților, un sistem de management al resurselor umane a ajutat profesioniștii din HR să administreze o forță de muncă mai modernă și să ofere informații despre cele mai valoroase active ale companiei, persoanelor care au avut nevoie de acestea. Deși oamenii încă mai utilizează termenul HRMS pentru a descrie sistemele găzduite acum în cloud, acest termen nu este utilizat atât de general atunci când se referă la aplicațiile cloud create nativ. Termenii HRMS și HCM sunt încă interschimbabili și veți găsi informații despre amândoi dacă efectuați o căutare pe web.

HCM este acum utilizat de obicei pentru a descrie o suită completă de aplicații HR, construite în cloud, care sunt proiectate pentru a îmbunătăți experiența angajaților. A fost utilizat și în epoca pre-cloud, dar o tranziție clară a analiștilor care se referă la spațiu, deoarece HCM continuă să ajute acest termen să câștige amploare față de clienți și furnizori. În prezent, o soluție HCM include asistenți digitali, inteligență artificială și alte instrumente care permit utilizatorilor să colaboreze și să partajeze informații între echipe. Funcționalitățile suplimentare includ sarcini avansate de management al talentelor, cum ar fi managementul performanței, învățarea, planificarea succesiunii și planificarea compensațiilor. În plus, sunt incluse capacitățile de planificare a activității, cum ar fi planificarea strategică a forței de muncă și modelarea forței de muncă. HCM acoperă gama funcțiilor HR, indiferent dacă sunt bazate pe date, tranzacționale sau strategice. Human Capital Management (HCM) transformă funcțiile administrative tradiționale ale departamentelor de resurse umane (HR) – gestionarea recrutărilor, instruirilor, statelor de plată, compensațiilor și performanțelor – în oportunități pentru stimularea implicării, productivității și valorii de afaceri. HCM consideră forța de muncă ca fiind mai mult decât un cost în afaceri; aceasta reprezintă un activ de bază pentru afaceri, a cărui valoare poate fi maximizată prin investiții și gestionări strategice – la fel ca orice alt activ.

Provocările HR în era transformării digitale

Noile inovații tehnologice schimbă fiecare aspect al modului în care trăim și lucrăm, ceea ce face ca forța de muncă să fie mai mobilă, mai globală și mai diversă ca niciodată. Pentru a ține pasul cu schimbările și a reuși în cele din urmă în era digitală, companiile au nevoie de un departament HR care să joace un rol esențial în organizațiile lor.

În prezent, se așteaptă ca echipele HR să-și asume un rol mai strategic în afaceri. Acestea trebuie să găsească moduri de a optimiza forța de muncă și de a planifica modificările organizaționale viitoare, cum ar fi fuziunile și achizițiile, extinderile de afaceri și reorganizările. De asemenea, este de așteptat ca experiența angajaților să fie interesantă și interactivă, să ajute directorii și contributorii individuali să ia decizii mai rapide și mai inteligente, și să sporească implicarea angajaților și performanțele de afaceri.

Pentru a face față provocărilor cu care se confruntă, organizațiile HR au nevoie de o soluție HCM flexibilă, cu securitate ridicată și scalabilă. Totuși, multe organizații se bazează în continuare pe sisteme on-premises care nu sunt flexibile și sunt costisitoare și consumatoare de timp.

Avantajele unui sistem HCM bazat pe cloud

Implementarea unui sistem HCM în cloud are numeroase beneficii față de un sistem on-premises, inclusiv următoarele:

• Scalabilitate simplă. În cloud, puteți scala cu ușurință în sus sau în jos, pe măsură ce nevoile afacerii se schimbă. Extindeți sau reduceți operațiunile, dacă este cazul, cu ajutorul unui sistem HCM în cloud, pentru implementarea rapidă a unei soluții moderne, menținând în același timp flexibilitatea financiară și controlând costurile.
• Un control mai mare asupra cheltuielilor operaționale versus a cheltuielilor de capital. În cloud, plătiți doar pentru ceea ce utilizați și nu trebuie să investiți în infrastructura costisitoare. Cheltuielile dvs. sunt OpEx în loc de CapEx.
• Acces rapid și ușor la inovare. Deoarece dezvoltarea și implementarea au loc foarte rapid în cloud, aveți acces mult mai devreme la upgrade-uri și la inovații, accelerând viteza acestora. Actualizările au loc automat – fără a fi nevoie de efort uman.
• Securitate îmbunătățită a datelor. Cloudul are standarde integrate de securitate riguroase, împreună cu controale bazate pe AI pentru a vă asigura că securitatea rămâne cu un pas înaintea amenințărilor în continuă evoluție.
• Utilizare mai bună. Adoptarea unui sistem HR de către personalul HR și angajați poate fi o provocare. Atunci când este vorba despre ergonomie, sistemele bazate pe cloud sunt mai ușor de utilizat, pot fi accesate pe orice dispozitiv și includ adesea asistenți digitali și controale vocale pentru a oferi o experiență simplă, coerentă.
• Configurare îmbunătățită. Cu ajutorul unui HRMS, personalizarea a însemnat solicitarea unui inginer sau a unei echipe IT pentru modificările hard-code. Cu ajutorul HCM în cloud, puteți să configurați singur sistemul, utilizând instrumente pentru utilizatorii finali.
• Flexibilitate. Trecerea la o forță de muncă la distanță este un exemplu excelent pentru nevoia de flexibilitate. Cu un sistem HCM bazat pe cloud, vă puteți adapta din mers la necesitățile unei forțe de muncă de la distanță sau hibride, fără a fi nevoie de asistență de la un integrator de sistem sau de la departamentul IT.
• Mobilitate. Un sistem bazat pe cloud înseamnă că dvs. și angajații dvs. puteți accesa informațiile HR de care aveți nevoie pe orice dispozitiv, de oriunde.

Ce vă poate ajuta să realizați un sistem HCM bazat pe cloud?

Studiile realizate despre companiile care au utilizat un sistem HCM bazat pe cloud timp de peste șase luni au raportat beneficii semnificative, inclusiv posibilitatea de a:

• Transformați operațiunile de afaceri. Pe măsură ce businessul evoluează, HR evoluează odată cu ea. Echipele HR moderne devin parteneri de afaceri în organizațiile lor, extinzându-și rolul, de la identificarea atragerea și reținerea talentelor la contribuția importantă la creșterea veniturilor și reducerea costurilor. Utilizatorii HCM bazați pe cloud au raportat economii de costuri și productivitate îmbunătățită datorită reducerii timpului de raportare, implementării mai rapide, upgrade-urilor mai simple, mentenanței reduse și personalizărilor mai puține. Această productivitate îmbunătățită eliberează timpul angajaților, ajutându-i să abordeze activități mai strategice, ceea ce poate duce la transformarea afacerii.
• Obțineți flexibilitate în afaceri. Ritmul schimbărilor din afaceri devine din ce în ce mai rapid pe măsură ce companiile fuzionează, obțin și cesionează la niveluri record. Posibilitatea de a înțelege, reacționa și adapta rapid la schimbările pieței devine un imperativ. Echipele HR cu sisteme HCM bazate pe cloud avansează cu managementul îmbunătățit al performanțelor, managementul beneficiilor și procesele privind statele de plată. Aceste avantaje au permis organizațiilor să îmbunătățească flexibilitatea companiei și să îndeplinească cerințele actuale și viitoare de afaceri.
• Îmbunătățiți experiența forței de muncă. Pe lângă sporirea productivității forței de muncă, este de așteptat ca echipele HR de astăzi să sprijine cerințele de afaceri în schimbare în ceea ce privește managementul și achiziția talentelor. Echipele HR cu sisteme HCM bazate pe cloud au putut profita de tehnologiile digitale pentru a oferi experiențe superioare angajaților. Echipele au simplificat procesele și tranzacțiile de rutină, au oferit procese ghidate individual cu conținut relevant și au redus durata angajărilor. Drept rezultat, echipele au sporit satisfacția angajaților și au accelerat inovația la locul de muncă.

Ce să căutați la un sistem HCM

Pe măsură ce software-ul HR a evoluat, mulți furnizori de software și-au asamblat aplicațiile existente pentru a oferi o soluție intermediară. Dar aceste soluții nu se vor putea integra cu ușurință cu inovațiile tehnologice viitoare, cum ar fi interfețele bazate pe chat și AI. Căutați o soluție creată de la zero pentru a profita de cele mai recente inovații și integrați cu ușurință cu alte soluții, pe măsură ce alte responsabilități HR se extind.

Următoarele lucruri importante trebuie să le căutați la un sistem HCM:

• Posibilitatea de integrare a soluțiilor pentru lanțul de aprovizionare, vânzări și marketing cu soluția HCM. Integrarea software-ului devine esențială în toate domeniile de afaceri, iar HR nu face excepție. Soluția dvs. HCM trebuie să se poată integra cu tehnologia de business, pentru stimularea analizei și raportării la nivel de companie și trebuie să poată funcționa optim cu experiența clienților și cu instrumentele de planificare a resurselor din companie.
• Posibilitatea de integrare cu alte aplicații care nu sunt pe platforma furnizorului. Atunci când tehnologia HR este integrată cu alte aplicații de afaceri, puteți obține informații care vor susține decizii mai bune cu privire la viitorul afacerii dvs. Dar această integrare depinde de capacitatea sistemului dvs. HCM de a accesa datele și procesele de care are nevoie. Atunci când luați în considerare un sistem HCM, întrebați furnizorul cum și unde își stochează datele. Unii furnizori sunt surprinzător de închiși în această privință.
• Dezvăluirea transparentă a costurilor. Furnizorul dvs. are costuri mari de tip „rip-and-replace”, care sunt ascunse? Un marcaj roșu este atunci când un furnizor vă spune că nu aveți nevoie de un consultant terț sau de integratori de sistem. Dacă se întâmplă acest lucru, solicitați furnizorului o comparație a ratelor de erori de implementare cu și fără consultanți – care vă pot oferi câteva informații despre costurile totale reale.
• O foaie de parcurs solidă pentru roboți de chat, AI și alte inovații. Împreună, soluțiile integrate nu pot integra tehnologii avansate în produsele lor, iar aceste inovații devin esențiale pentru o experiență superioară a utilizatorilor. Aflați dacă furnizorul utilizează în prezent inteligența artificială sau algoritmii de machine learning, dacă acționează activ pentru ca experiența utilizatorilor HR să fie mai plăcută pentru experiența consumatorilor și dacă acceptă tehnologiile Internet of Things (IoT) sau blockchain.
• Posibilitatea de a vă extinde brandingul în întreaga aplicație. Deși acest lucru pare un aspect minor, un deficit în această privință vă poate avertiza cu privire la lipsa unei integrări adevărate la nivel de cod. Această complexitate ascunsă poate duce la probleme cu calitatea, integrarea și securitatea datelor. Dacă brandingul dvs. nu poate fi extins prin soluția HCM, este probabil ca furnizorul să fi combinat sisteme disparate.
• Soluții HR Help Desk și Work-Life incluse. Furnizorii de soluții pentru talente părăsesc adesea onorarea funcțiilor HR Help Desk și Work-life, cum ar fi voluntariatul, bunăstarea și mentoratul pentru partenerii terți. Acest lucru poate duce la probleme de scalabilitate și profunzime, lăsându-vă vulnerabili în cazul în care relațiile de parteneriat se schimbă sau se încheie.
• Un furnizor angajat să investească în cercetare și dezvoltare. Succesul echipei HR moderne depinde de noile inovații care îmbunătățesc productivitatea și experiența utilizatorilor. Un furnizor care și-a redus activitatea de cercetare și dezvoltare pentru a se concentra asupra investitorilor, în loc să se axeze pe inovație, nu va oferi soluția HCM modernă de care aveți nevoie.

Răspunsurile la următoarele întrebări vă pot ajuta, de asemenea, să găsiți soluția HCM potrivită pentru cerințele dvs.:

• Furnizorul este un partener de încredere, cunoscut în acest domeniu, cu experiență și referințe de la clienți?
• Pot să-mi gestionez toate procesele HR într-un singur loc cu un singur sistem?
• Voi avea instrumente moderne de recrutare cu funcționalități CRM?
• Funcționalitățile pentru talente și HR sunt create pentru a colabora perfect cu integrările sau sunt separate, iar produsele achiziționate nu pot partaja date?
• Analizele sunt ușor de configurat? Sistemul permite datele terților?
• Cum se ocupă de detectarea amenințărilor și de confidențialitatea datelor angajaților?
• Care este ritmul inovației și cât de des sunt lansate noile funcționalități?
• Există o comunitate de utilizatori la care pot apela pentru asistență dacă am întrebări sau am nevoie de ajutor?

Detectarea amenințărilor și confidențialitatea datelor angajaților

Protejarea datelor angajaților este o funcționalitate esențială pentru orice sistem HCM. Asigurați-vă că sistemul pe care-l alegeți este proiectat pe baza principiilor de design și securitate, inclusiv virtualizarea izolată a rețelei și implementarea fizică pe bază de gazdă, care oferă izolarea superioară a clienților și riscuri reduse față de amenințările avansate existente. Căutați o soluție cu protecție pe niveluri și operațiuni extrem de sigure, care include hardware-ul fizic din centrele de date până la nivelul web, în plus față de protecțiile și controalele disponibile în cloud. Asigurați-vă că acele protecții funcționează și în cloudurile de la terți, dar și cu soluțiile on-premises, pentru a securiza fluxurile de lucru și datele moderne, acolo unde se află.

Pe măsură ce evaluați soluțiile, confirmați dacă sistemul poate recunoaște sau nu o amenințare, cum ar fi un angajat care primește suma de bani greșită sau un acces neautorizat la sistem. Utilizarea AI poate ajuta organizațiile să marcheze instantaneu astfel de scenarii și să detecteze amenințările și anomaliile, înainte ca acestea să devină probleme de securitate.

Care este viitorul HCM?

Forța de muncă se transformă în rețele de echipe mai plate și mai flexibile și devine mai mobilă, globală și diversă. HCM evoluează rapid, pentru a ține pasul. Așteptați-vă să vedeți adoptarea accelerată și să vă concentrați asupra următoarelor tehnologii și domenii:

• Tehnologiile mobile. Echipele HR de mâine vor putea să crească interacțiunile și productivitatea, oferind departamentului HR, angajaților și managerilor aplicații mobile cu servicii automate, la nivel de consumator, proiectate să funcționeze pe orice dispozitiv într-un mod conversațional.
• Boți de chat. Programele HR vor putea deservi mai rapid și mai eficient membrii organizației cu roboții de chat digitali. Utilizatorii vor discuta pur și simplu cu robotul pentru efectuarea unor tranzacții simple, transformând HCM într-o componentă perfectă și fără fricțiuni a experienței de lucru.
• IA. Machine learning și AI vor îmbunătăți ceea ce nu este posibil din punct de vedere uman, cum ar fi extragerea rapidă a mii de CV-uri și puncte de date, pentru a găsi cei mai potriviți candidați sau pentru a recomanda cursurile de instruire potrivite angajaților, pe baza profilurilor lor.
• Un accent tot mai mare pe experiența angajaților. Angajații iubesc locul de muncă? Se simt sprijiniți? Cu cât experiența angajaților este mai bună, cu atât compania va avea mai mult succes.
• Construirea abilităților. Sprijinirea angajaților să-și dezvolte noi competențe va avea o pondere tot mai mare pentru companiile de succes. Tehnologiile precum asistenții pentru abilități pot ajuta angajații să identifice lacunele de cunoaștere și să le direcționeze către resurse care îi pot ajuta să umple aceste goluri.
• Diversitate și deschidere. Pentru a avea succes, companiile au nevoie de oameni cu diverse medii, perspective și abilități. De exemplu, astăzi există cinci generații de angajați în forța de muncă. Companiile trebuie să răspundă cerințelor fiecărei generații. Cea mai tânără generație (generația Z) a crescut cu AI și dispozitive mobile. Pentru ei, aceste tehnologii sunt obligatorii atunci când aleg un loc de muncă.