Ce este bugetarea cu bază zero (ZBB)?

Bugetarea cu bază zero (ZBB) este o tehnică de bugetare în care toate cheltuielile trebuie justificate pentru o perioadă nouă sau un an nou pornind de la zero, în loc să se pornească de la bugetul anterior și să se ajusteze în funcție de necesități.

ZBB este un instrument foarte eficient de planificare a afacerii, care ajută o companie să identifice și să elimine costurile inutile, să țină sub control cheltuielile și să se concentreze asupra inițiativelor cu profit ridicat.

Bugetarea, inclusiv ZBB, reprezintă implementarea tactică a planului strategic al unei companii. Pentru a realiza obiectivele financiare și operaționale din planul strategic, o organizație trebuie să transpună planul său pe termen lung într-un set detaliat de venituri și cheltuieli preconizate, care pot fi măsurate pentru a urmări performanța. Acestea pot fi rafinate și ajustate pe parcurs pentru a menține compania pe drumul cel bun în ceea ce privește obiectivele sale și pentru a obține rezultatele comerciale dorite.

În primul rând, bugetele impun asumarea responsabilității și implicarea, astfel încât deciziile financiare să fie luate în mod rațional. Ajută companiile să previzioneze profiturile, să identifice problemele potențiale și să identifice noi oportunități, astfel încât liderii financiari să poată face ajustările necesare.

Procesul obișnuit de elaborare a bugetului constă în transpunerea unei strategii pe termen lung în planuri operaționale anuale, care sunt transferate către finanțe, sectoare de activitate și operațiuni. În acest mod se comunică obiectivele financiare în întreaga organizație, în fiecare sector de activitate. Obiectivele pot fi aliniate din punct de vedere financiar și operațional. Câteva exemple sunt bugetele de venituri și cheltuieli, costurile de cercetare și dezvoltare, cheltuielile de marketing, costurile și veniturile proiectelor și cheltuielile de capital.

Procesul de bugetare necesită analiza și compararea performanțelor financiare reale cu cele preconizate pentru a stabili modul de alocare a cheltuielilor, astfel încât organizația să atingă obiectivele bugetare stabilite.

În cazul bugetării tradiționale, procesul de proiectare a veniturilor și cheltuielilor afacerii dvs. pentru anul următor se bazează, de obicei, pe bugetul anterior, care este utilizat pentru a vă ajuta să previzionați, să analizați și să urmăriți veniturile, cheltuielile, profiturile și fluxurile de numerar. Bugetarea tradițională prevede creșteri graduale față de bugetele anterioare, cum ar fi o creștere de 2% a cheltuielilor, spre deosebire de o justificare atât a cheltuielilor vechi, cât și a celor noi, așa cum se cere în cazul bugetării cu bază zero. Bugetarea tradițională analizează doar cheltuielile noi, în timp ce ZBB pornește de la zero și solicită o justificare a cheltuielilor vechi, recurente, precum și a cheltuielilor noi.

Bugetarea cu bază zero a fost dezvoltată în anii '70 de către Pete Pyhrr, fost director de contabilitate la Texas Instruments. Scopul inițial al ZBB a fost de a ajuta organizațiile să micșoreze costurile și să promoveze responsabilitatea fiscală.

În cazul bugetării cu bază zero, bugetul pornește de la zero sau de la o „bază zero” în fiecare an. Folosind această abordare, fiecare sector de activitate din cadrul unei organizații este analizat în funcție de nevoile și costurile sale, ignorând cheltuielile istorice. Diferența esențială este justificarea: Bugetele cu bază zero trebuie să revizuiască fiecare cheltuială la începutul ciclului bugetar, iar sectoarele de activitate trebuie să justifice necesitatea și impactul fiecărei rubrici bugetare înainte de a se aproba finanțarea.

Fiecare articol bugetar este analizat fără a se ține cont de rezultatele efective din ultima perioadă ca bază de referință. Fiecare element este evaluat cu atenție pentru a se stabili dacă anumite programe, servicii sau activități vor fi intensificate, menținute, reduse sau eliminate. Managerii trebuie să țină cont de toate elementele bugetului și să identifice domeniile eficiente din punct de vedere al costurilor, relevante și cu costuri reduse.

ZBB poate fi aplicată oricărui tip de cost: cheltuieli de capital, cheltuieli de exploatare, cheltuieli de cercetare și dezvoltare (R&D) sau chiar costurile bunurilor vândute (COGS).

Avantajele bugetării cu bază zero

ZBB are multe avantaje în comparație cu bugetarea tradițională. Are reputația proastă de a fi exclusiv un exercițiu de reducere a costurilor, dar ZBB vă ajută să aliniați cheltuielile la oportunități care generează mai multe venituri. ZBB oferă o serie de avantaje, inclusiv costuri mai mici, flexibilitate bugetară și execuție strategică. Atunci când fiecare cheltuială este analizată cu atenție, sunt prioritizate activitățile care generează cele mai mari venituri. Cheltuielile sunt adesea reduse, deoarece ZBB contribuie la prevenirea alocării greșite a resurselor, care se întâmplă atunci când un buget crește progresiv în timp.

Provocări privind bugetarea cu bază zero

Deși ZBB poate constitui o strategie eficientă de bugetare, poate fi, de asemenea, destul de dificil de pus în aplicare. Având în vedere că bugetele sunt create de la zero, acest lucru necesită mult mai mult timp decât bugetarea tradițională. Consecința neintenționată a ZBB este că poate promova economiile de costuri pe termen scurt, în detrimentul beneficiilor pe termen lung. În efortul de a minimiza costurile, unele cheltuieli cheie, cum ar fi cercetarea și dezvoltarea sau proiectele strategice pe termen lung, pot fi trecute cu vederea.

Cele mai bune practici pentru bugetarea cu bază zero

Beneficiile de afaceri ale ZBB

Bugetarea cu bază zero poate genera economii semnificative și eficiență, dar înseamnă mult mai mult decât simpla creare a unui buget de la zero. ZBB are ca scop crearea și promovarea unei culturi a managementului costurilor și a responsabilității. Cu profitabilitate și managementul costurilor, raportare narativă și modelarea scenariului, ZBB permite companiei dvs. să ia în considerare cele mai importante priorități, spre deosebire de ceea ce s-a făcut până acum. Datorită economiilor de costuri descoperite, liderii de afaceri se pot concentra asupra schimbărilor necesare pentru a ține pasul cu nevoile clienților, cu concurenții noi și cu schimbările economice.

Mai presus de toate, ZBB permite întreprinderilor să identifice economiile de costuri, să realoce aceste economii către o utilizare strategică a lor și să susțină evoluția constantă.