Что такое ERP?

Определение планирования ресурсов предприятия (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) переводится как «планирование ресурсов предприятия». Этот термин относится к типу программного обеспечения, которое используется организациями для управления такими повседневными бизнес-операциями, как бухгалтерский учет, закупки, управление проектами, управление рисками и обеспечение нормативно-правового соответствия, а также управление цепями поставок. Пакет ERP также включает решение по управлению эффективностью предприятия, которое помогает планировать операции, составлять бюджет и прогнозы и создавать отчеты о финансовых результатах компании.

Системы ERP объединяют многочисленные бизнес-процессы и обеспечивают передачу данных между ними. Собирая общие операционные данные компании из множества источников, ERP-системы устраняют дублирование и обеспечивают целостность данных с помощью «единого источника достоверных данных».

Сегодня системы ERP играют решающую роль в управлении тысячами компаний любых размеров во всех отраслях. Для этих компаний системы ERP так же необходимы, как электричество для работы освещения.

Что такое ERP-система?

Как с помощью этих решений управлять повседневной коммерческой деятельностью компаний, такой как бухгалтерский учет, финансы, закупки, управление проектами, цепочки поставок и производство.

Системы планирования ресурсов предприятия представляют собой комплексные, интегрированные платформы, работающие локально или в облаке, управляющие всеми аспектами производственного или дистрибуционного бизнеса. Более того, ERP-системы поддерживают все аспекты финансового управления, работы с кадрами, управления цепочками поставок и производства с помощью базовой функции бухгалтерского учета.

К тому же, ERP-системы обеспечивают прозрачность всего бизнес-процесса, отслеживая все аспекты производства, логистики и финансов. Эти интегрированные системы выступают центральным узлом компании, обеспечивающим ведение комплексных рабочих процессов и данных, доступ к которым предоставляется различным компании.

Системы и программное обеспечение ERP поддерживают множество функций в корпорации, компании малого или среднего бизнеса, включая адаптацию под потребности конкретной отрасли.

В чем разница между ERP и финансами?

Несмотря на то что при описании программного обеспечения ERP зачастую используется термин «финансы», финансы и ERP ― это не одно и то же. Финансы – это часть модулей в системе ERP.

Финансы ― это бизнес-функции, относящиеся к финансовому отделу компании, в число которых входят модули для финансового учета, учета на основе субкниг, центра учета, кредиторской и дебиторской задолженности, управления доходами, выставления счетов, грантов, управления расходами, управления проектами, управление активами, учета совместных предприятий и сборов.

В программном обеспечении для финансов возможности по составлению отчетов и ведения аналитики применяются для соблюдения требований в отношении отчетности, налагаемых руководящими органами, такими как International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS), Financial Accounting Standards Board (FASB) и Generally Accepted Accounting Principles in the United States (GAAP), а также национальными органами разных стран (например, HGB в Германии и PCG во Франции).

В госкомпаниях программное обеспечение для ведения финансов должно быть способно формировать периодические финансовые отчеты для регуляторов, таких как Комиссия по ценным бумагам и биржам США (SEC) (такие отчеты, как ежеквартальный 10-Q и годовой 10-K), Европейское управление по ценным бумагам и рынкам (ESMA) и др. Для составления подобных финансовых отчетов используется инструмент описательной отчетности. Лицом, несущим ответственность за все аспекты финансовой деятельности компании, является финансовый директор.

И хотя финансы ― это лишь одна сфера бизнеса, ERP охватывает широкий спектр бизнес-процессов, в том числе и финансы. В программном обеспечении ERP имеются возможности дляснабжения, управления цепочками поставок, запасов, производства, технического обслуживания, управления заказами, управления проектами, логистики, управления жизненным циклом продукции, управления рисками, управления производительностью предприятия (EPM), управления кадрами.

Кроме того, ERP интегрирует клиентские приложения, образуя целостное представление о заказчиках, включая решения по управлению взаимоотношениями с ними(CRM). В дополнение, облачные ERP-приложения зачастую снабжаются такими технологиями следующего поколения, как Интернет вещей (IoT), блокчейн, ИИ, машинное обучение и цифровые помощники. Эти передовые технологии предоставляют данные и возможности, которые не только расширяют многие традиционные функции ERP; они создают новые возможности для повышения эффективности и углубленного анализа на всем предприятии. Поскольку ERP-системы являются комплексными и могут применяться на всем предприятии, к их управлению часто привлекаются финансовый директор, а также начальник ИТ-отдела, главный операционный директор и другие ключевые руководители.

Облачные ERP-приложения зачастую снабжаются такими технологиями следующего поколения, как Интернет вещей (IoT), блокчейн, ИИ, машинное обучение и цифровые помощники.

Основы ERP

Системы ERP основаны на определенной структуре данных («схеме»), которая, как правило, использует общую базу данных. Это позволяет гарантировать, что информация, используемая на предприятии, стандартизирована и основана на общих определениях, а также опыте пользователей. Затем эти ключевые элементы встраиваются в бизнес-процессы, основанные на рабочих операциях в различных отделах предприятия (например, финансах, управлении персоналом, инженерном отделе, маркетинге и производственном отделе). За счет этого обеспечивается взаимодействие между системами и людьми, которые этими системами пользуются. Простыми словами, ERP — это средство для интеграции людей, процессов и технологий вокруг современного предприятия.

Например, возьмем компанию, которая производит автомобили, а детали и компоненты закупает у нескольких поставщиков. В этом случае можно использовать ERP-систему, которая не только отслеживает заявки и приобретения, но и гарантирует, что каждый компонент цикла «от закупки до оплаты» использует единообразные и достоверные данные, связанные с рабочими операциями, бизнес-процессами, отчетностью и аналитикой предприятия.

Так, если ERP-система соответствующим образом внедрена на автомобильном производстве, то такая деталь, как, например, тормозные колодки переднего колеса, будет единообразно идентифицироваться по имени, размеру, материалу, источнику, номеру партии, номеру детали у поставщика, серийному номеру, цене и спецификации, а также ряду других признаков.

Поскольку данные — это основа любой современной компании, ERP-система облегчает сбор, организацию, анализ и предоставление данных любому человеку и системе, которые нуждаются в них для работы.

ERP также сводит эти данные и атрибуты в соответствующие статьи учета в бухгалтерской книге, благодаря чему все расходы отслеживаются и отображаются надлежащим образом. Если бы передние тормозные колодки назывались «передние тормоза» в одной программной системе (или наборе электронных таблиц), «тормозные колодки» в другой и «передние колодки» в третьей, этому автопроизводителю было бы проблематично определить ежегодные затраты на передние тормозные колодки и принять решение о возможной смене поставщика или переговорах по снижению цены.

Основной принцип ERP — это централизованный сбор данных для их широкого распространения. Там, где традиционно использовалось несколько автономных баз данных с огромным числом разрозненных электронных таблиц, системы ERP устраняют хаос и дают возможность всем пользователям — от генерального директора до бухгалтеров — создавать, хранить и использовать одни и те же данные, полученные с помощью одних и тех же процессов. Благодаря безопасному и централизованному хранилищу данных каждый в организации может быть уверен, что данные точны, актуальны и полны. Целостность данных гарантирована для каждой задачи, выполняемой в организации, — от квартального баланса до отчета по дебиторской задолженности, причем для этого не используются электронные таблицы, порождающие большое количество ошибок.

Значение ERP для бизнеса

Игнорировать значимость систем ERP в современном деловом мире невозможно. Когда данные и процессы группируются в единых ERP-системах, предприятия могут координировать работу отдельных подразделений и улучшить рабочие процессы, обеспечивая существенный рост прибыли. Преимущества для бизнеса включают следующее.

• Лучший обзор бизнеса благодаря информации в реальном времени из отчетов
• Сокращение операционных издержек за счет оптимизированных бизнес-процессов и применения лучших практик
• Улучшение совместной работы благодаря совместному использованию данных для контрактов, заявок и заказов на покупку
• Рост эффективности благодаря унифицированному интерфейсу взаимодействия с пользователями для различных операций и четко определенным бизнес-процессам
• Единообразная инфраструктура от внутренних систем до взаимодействия с клиентами — все бизнес-операции реализованы с одним и тем же интерфейсом.
• Хорошее восприятие пользователями благодаря унифицированному интерфейсу и дизайну
• Снижение риска за счет лучшего обеспечения целостности данных и средств финансового контроля
• Сокращение управленческих и операционных издержек благодаря унифицированным, интегрированным системам

Краткая история ERP

От перфокарт к мобильным устройствам.
История ERP началась более 100 лет назад. В 1913 г. инженер Форд Уитмен Харрис (Ford Whitman Harris) разработал то, что впоследствии назвали моделью оптимального размера заказа (economic order quantity, EOQ). Это система производства на основе бумажных документов, используемая для составления производственных графиков. В течение десятилетий модель EOQ была стандартом для производства. Производитель инструментов Black+Decker изменил правила игры в 1964 г., став первой компанией, внедрившей решение для планирования потребности в материалах (material requirements planning, MRP), в котором концепции EOQ сочетались с возможностями использования больших ЭВМ.

Решение MRP оставалось стандартом для производителей, пока в 1983 г. не была разработана система планирования производственных ресурсов (manufacturing resource planning, MRP II). Система MRP II включала модули как основной архитектурный компонент программного обеспечения, а также интегрированные базовые производственные компоненты, такие как закупки, нормирование расхода материалов, составление графиков и управление контрактами. Впервые в истории различные производственные задачи были объединены в единой системе. Система MRP II обеспечивала организациям возможность совместного использования и интеграции данных, а также повышения эксплуатационной эффективности благодаря лучшему планированию производства, снижению необходимых запасов и доли отходов. По мере развития компьютерных технологий в 1970–1980 гг. разрабатывались концепции, подобные MRP II, для таких аспектов бизнеса, не связанных непосредственно с производством, как финансы, управление взаимоотношениями с клиентами и данные для управления персоналом. К 1990 г. технические аналитики придумали название этой новой категории ПО для управления бизнесом — «планирование ресурсов предприятия» (ERP).

Модели развертывания ERP — от локальных систем до облака

Прошлое ERP: с 1990-х годов до нового тысячелетия
С 1990-х годов и до начала XXI века популярность корпоративных ERP-систем быстро росла. Одновременно начала расти и стоимость внедрения ERP-системы. Требуемое оборудование, как правило, располагалось на объекте компании — это были большие машины в серверной. Оборудование и программные лицензии не только требовали солидных капиталовложений, но и устаревали в течение 5–10 лет. Кроме того, компании почти всегда стремились индивидуализировать свои ERP-системы под свои потребности, что означало дополнительные расходы на ИТ-консультантов и тренинги.

Тем временем ERP-технология освоила Интернет и приобрела новые возможности и функции, такие как встроенная аналитика. Со временем многие компании обнаружили, что их локальные ERP-системы не поспевают за современными требованиями безопасности и такими новыми технологиями, как смартфоны.

Облачные ERP — новая модель поставки ERP

Программное обеспечение как услуга (SaaS)
На сцену выходит облако, или модель «ПО как услуга» (SaaS) для ERP. Если ПО для ERP предоставляется «как услуга» в облаке, это означает, что оно работает в сети удаленных серверов, а не в серверной компании. Поставщик облачных услуг вносит исправления, управляет ПО и обновляет его несколько раз в год — в отличие от дорогостоящих обновлений каждые 5–10 лет, осуществляемых ранее локально. Облако позволяет сократить как эксплуатационные, так и капитальные издержки, так как компаниям больше не нужно приобретать ПО и оборудование или нанимать дополнительный ИТ-персонал. Высвободившиеся ресурсы можно инвестировать в новые направления развития, при этом организации всегда имеют обновленную версию ERP-приложений. Сотрудники могут перенести основное внимание с управления сервисами ИТ на решение задач, создающих добавленную стоимость, например инновации и рост.

Семь причин перейти на облачное ERP-решение

Мгновенный уход от локальных систем и полный переход в облако невозможен для организаций любого размера, включая корпорации и компании малого и среднего бизнеса. Или, по крайней мере, они чувствуют себя довольно некомфортно, если такой переход нужно выполнить в короткие сроки. В то же время оставаться в локальной ERP-системе, игнорируя все преимущества облачного решения для планирования ресурсов предприятия, больше не является идеальным вариантом. Почему следует рассмотреть возможность использования облачных приложений вместо локальной системы или вместе с ней?

Начало работы с Oracle ERP

Компании всегда стремились найти баланс между высокой стоимостью и сложностью традиционных ERP-систем и потребностью в специализированном гибком функционале, удовлетворяя при этом бизнес-требованиям. Узнайте, как облако Oracle ERP Cloud обеспечивает связь между сотрудниками, унификацию данных и предоставление информации в реальном времени, чтобы помогать Вам и Вашим финансовым специалистам принимать наилучшие бизнес-решения. Развернув в облаке ERP-систему как услугу, Вы подготовите свою компанию к задачам завтрашнего дня и заложите фундамент для будущего успеха.

Одно из достоинств модели SaaS заключается в том, что ПО поддерживается на актуальном уровне за счет новых функций и лучших практик. Облачные поставщики ERP-систем регулярно выпускают обновления (например, ежемесячно, как Oracle). Это означает, что новейшие, прорывные технологии — в частности, ИИ, виртуальные ассистенты, машинное обучение, блокчейн, дополненная реальность и Интернет вещей — становятся доступны подписчикам на регулярной основе.

Имея доступ к этим технологиям, организации могут быстро развивать свои лучшие практики по мере развития ERP. Можно автоматизировать процессы, которые раньше требовали трудоемких ручных операций, например сверку финансовых отчетов. Помимо того, пользователи получают в реальном времени комплексные данные о бизнес-операциях компании не только в точках взаимодействия с заказчиками, но и на складах, в производственных цехах — в любом отделе. Эти данные легкодоступны для авторизованных сотрудников на мобильных устройствах, включая смартфоны и планшеты.

Современное ERP-облако, созданное для цифрового века, охватывает мобильные устройства, социальные сети, инструменты аналитики и новейшие технологии. При отсутствии любого из элементов организация не сможет развиваться.

Вопросы и ответы по ERP

Что такое ERP простыми словами?
ERP (Enterprise Resource Planning) означает планирование ресурсов предприятия. Это программный комплекс, включающий все инструменты и процессы, необходимые для успешного управления компанией, в том числе управление персоналом, производство, цепочки поставок, финансы, бухгалтерский учет и многое другое.

Какие 3 основных типа ERP?
Три наиболее распространенных типа ERP – это локальные, облачные и гибридные ERP-системы. Локальная ERP-система работает на локальных серверах компании, а облачная ERP-система реализована на стороннем удаленном сервере. Гибридная ERP-система представляет собой сочетание этих вариантов, часто с локальной ERP в головном офисе и облачными ERP-системами в дочерних компаниях.

Какие можно привести примеры ERP?
Одним из примеров ERP являются отраслевые ERP-системы, которые отвечают конкретным требованиям этих видов бизнеса и предлагают такие специализированные возможности, как планирование запасов материалов и управление производственными документами. Поскольку эти системы обладают такими специальными функциями, компаниям не приходится слишком долго настраивать их или интегрировать со многими другими внешними инструментами.