تؤتمت COAM عملياتها المالية باستخدام Oracle Cloud

COAM (Colegio Oficial de Arqu Architectos de Madrid)، كلية المهندسين المعماريين في مدريد، التي تمثل المصالح المهنية لأكثر من 10000 مهندس معماري تابع في العاصمة الإسبانية وتحافظ على القيم الثقافية والبيئية للهندسة المعمارية الإسبانية. تدرب المهندسين المعماريين في جميع جوانب انضباطهم، بما في ذلك التقنية والقانونية، وتطبق معايير المهنة.

تستمد COAM الدخل من رسوم العضوية والأختام المعمارية للموافقة والدورات التدريبية والأنشطة الثقافية التي تنظم على ممتلكات الكلية أو تستضيفها المنظمات العامة.

كانت الكلية تدير عملياتها المالية من خلال مزيج من العمليات اليدوية ونظام تخطيط موارد المؤسسات المحلي (ERP) الذي تم تخصيصه بشكل كبير وقديم. كانت COAM في حاجة ماسة إلى زيادة المرونة في قسم الشؤون المالية لديها وأرادت إعادة بناء العمليات المالية والمشتريات في الكلية.

اختارت COAM شركة أنظمة Oracle لإنشاء بنية مستندة إلى السحابة بسبب سجل مسار Oracle كشركة مبتكرة. قررت COAM أيضًا، كعميل Oracle Database على مدار عقود، البقاء مع موفر الخدمة الذي تعرفه بشكل أفضل، بالإضافة إلى توفير المال على الأجهزة والتحديثات.

"Oracle Cloud دائمًا مُحدَّثة. يقول هوغو غوميز-كاريلو رويز، المدير المالي لشركة COAM، أن الوصول إلى عمليات ERP الحديثة هو عامل تميز حقيقي".

قامت COAM بتطبيق Oracle Fusion Cloud ERP. بعد التحول من نظام يدوي محلي، تكتسب إدارة تمويل COAM كفاءات كبيرة بعد أتمتة عملياتها. بالنسبة لمؤسسة تتعامل مع الآلاف من معاملات الفئة المنخفضة على مدار الشهر، أدت خطوات التحديث، مثل التحميل المجمع للفواتير الشهرية المتكررة، إلى تقليل حمل العمل بشكل كبير.

على سبيل المثال، تم تسريع الإغلاق الشهري للشركة لمدة سبعة أيام، مما أدى إلى تحرير الموظفين للتركيز على تخطيط الأعمال. توفر COAM أيضًا الوقت والجهد من خلال إنشاء خطابات إخطار التحويل النقدي آليًا التي يتم إرسالها عند دفع الفواتير الواردة.

باستخدام Oracle Fusion Cloud Procurement، تتمتع COAM الآن بإمكانية تتبع لا يمكن تحقيقها سابقًا، وتتبع عمر أمر الشراء في تطبيق واحد. "إنها تمنحنا تحكم شامل في التكاليف. صرح غوميز-كاريلو: "إن هدفنا التالي هو أتمتة معالجة الفواتير لتحسين كفاءات الحسابات الدائنة".

يمكن أن تتخذ COAM الآن أيضًا قرارات مالية أسرع. من خلال الوصول إلى لوحات المعلومات والتقارير القياسية داخل Oracle Cloud ERP، يمكن تحليل تقادم الفواتير والديون المتكبدة ومدفوعات ضريبة القيمة المضافة (VAT) بنقرة زر. "لم نتمكن من إعداد التقارير بشكل أفضل من قبل. كان كل ذلك مخصصًا وفي Excel، لكن الآن يمكننا تزويد الأشخاص خارج نطاق التمويل بتقارير تحليلية تساعد في اتخاذ قراراتهم"، حسبما صرح غوميز-كاريلو.

بالإضافة إلى ذلك، تتيح Oracle Cloud Infrastructure لـ COAM تكوين بوابة اتصالات مع وكالة الضرائب الإسبانية AEAT (Agencia Estatal de Administrationración Tributaria) لإرسال مرتجعات ضريبة القيمة المضافة إلكترونيًا وتلقي الردود.

لتعزيز الممارسات التجارية المشتركة، أنشأ الفريق المالي في COAM بطاقة تسجيل نقاط لقياس الكفاءات وتعديلها وكذلك لتحقيق الشفافية. تتمثل الخطة في توسيع Oracle Cloud ERP عبر المؤسسة وإنشاء عمليات عمل مشتركة.

تدمج COAM التطبيقات المستندة إلى Oracle المستخدمة للموافقات المعمارية الرسمية ورسوم العضوية وإدارة الأحداث والتدريب من خلال تطبيقات Oracle Fusion Cloud حتى يتم استنساخ أي تغييرات تم إجراؤها في Oracle Cloud ERP. صرح غوميز-كاريلو: "إن وجود مصدر واحد للبيانات يمكن التحقق منه عبر المؤسسة أمر بالغ الأهمية لاتخاذ القرارات ودفع الابتكار". "إنه يجلب قيمة هائلة من ناحية السرعة والكفاءة".

تمتلك COAM العديد من المشروعات تستند إلى Oracle Cloud Infrastructure. على سبيل المثال، تتضمن مبادرة البيانات الضخمة دمج أكثر من 100 عام من خطط البناء ومواصفات الإسكان في Oracle Cloud.