ما المقصود بإدارة المخزون؟

التحديات التي توجه إدارة المخزون

تتضمن إدارة المخزون إجراء عمليات مفاضلة بين الإيرادات والتكلفة والمخاطر. يمكن أن يقدم هذا مجموعة من التحديات المالية واللوجستية للشركات التي تهدف إلى البقاء على رأس مستويات أسهمها.

• لأنها يتم تصنيفها في الميزانية العمومية بصفتها أصل حالي، إذ يستهلك المخزون نقدية الشركة. على هذا النحو، يجب على الشركات الانتباه بعناية إلى طول دورة التحويل النقدي—أي الوقت بين شراء المواد الخام (للشركة المصنعة) أو البضائع (للبائع بالجملة أو بائع التجزئة) والبيع النهائي للمنتجات النهائية.
• كما تتطلب إدارة المخزون تحديد تكاليف صارمة لدعم التقارير الإدارية الداخلية والتقارير المالية القانونية. يجب أن تتوافق تكاليف المخزون المستخدمة في الإنتاج مع طرق تحديد تكلفة الاستيعاب لتخصيص كل من العمالة المباشرة وغير المباشرة وكذلك المصروفات الإضافية للمنتجات عندما تتشكل في خط الإنتاج. تتطلب السلع تامة الصنع—التي يشار إليها أيضًا بمخزون البضائع—تخصيص أي تكاليف مستحقة لإعدادها للبيع.
• بجانب العمالة والنقل وغيرها من أوجه إنفاق المناولة التي تحتاج إلى النظر، كما يتم استخدام مجموع كل المخزون عبر الشركة لتحديد بند سطر المخزون في الميزانية العمومية وتكلفة السلع المباعة في بيان الدخل.
• يجعل تتبع المخزون يدويًا من المستحيل تقريبًا رؤية مستويات المخزون في الوقت الفعلي، وهو أمر بالغ الأهمية لتنفيذ خطط الإنتاج والمبيعات. من دون رؤية مُتسقة لمستويات المخزون، من الصعب أيضًا اتخاذ قرارات استراتيجية للمستقبل، مثل مكان تخزين المخزون بين مستودعات مُتعددة لتقليل تكاليف النقل وخدمة العملاء بشكل أفضل.
• يمكن أن يكون الطلب الاستهلاكي المتغير كابوسًا بالنسبة إلى مديري المخزون، إذ يمكن أن يؤدي الارتفاع المفاجئ أو الركود إلى الكشف عن عملية إدارة المخزون السلسة سابقًا. يمكن أن يتفاقم الضرر إذا لم يتم دمج أنظمة التكنولوجيا—على سبيل المثال، إذا لم يكن الإنتاج في حلقة حول المخزون الذي تم بيعه، فقد لا تتمكن من تجديده بشكل استباقي وتتجنب نفاد المخزون. تكافح الشركات هذا من خلال تحديد كمية النظام الاقتصادي، أو حجم النظام المثالي المطلوب لتلبية الطلب دون الإفراط في الإنفاق. كما تحسب المستوى اللازم من مخزون الأمان، وتضع مهلة الطلب، وتحدد نقطة إعادة الطلب الخاصة بها.
• يضيف المخزون القابل للتلف طبقة أخرى من التعقيد إلى إدارة المخزون، إذ تقدم إطارًا زمنيًا محدودًا للتخزين. بالإضافة إلى وضع العلامات والتتبع الدقيقين، يمكن أن يتطلب المخزون القابل للتلف أيضًا حركة مادية متكررة لضمان وجوده في الموقع الأنسب للاستخدام عند الحاجة.
• أخيرًا، تتطلب إدارة المخزون خفض النفايات إلى الحد الأدنى في شكل مخزون تنتهي صلاحيته أو يصبح قديمًا قبل بيعه. يمكن أن يترتب على الإنتاج أيضًا نفايات—على سبيل المثال، القطع الناتجة أثناء صنع الأثاث—كما يمكن أن يؤدي إلى الإفراط في الإنتاج وسوء إدارة المخزون أثناء النقل.

أمثلة على إدارة المخزون

في حين أن إدارة المخزون شائعة في معظم الصناعات، إلا أنه توجد صناعات فريدة ذات متطلبات فريدة تستدعي أنظمة مُتخصصة. من الأمثلة البارزة على ذلك تجارة التجزئة وخدمة الأطعمة (أي المطاعم).

إدارة مخزون البيع بالتجزئة

اليوم، يجب على تجار التجزئة تقديم خيارات شراء مرنة للعملاء للبضائع التي يتم بيعها من خلال قنوات مختلفة. أجبرت المنافسة الضخمة من بائعي التجارة الإلكترونية الكبار والعملاء المطالبين بشكل متزايد بائعي التجزئة على تشغيل نموذج عمل مختلط، يجمع بين متاجر بمواقع فعلية وتجارب الشراء عبر الإنترنت. يشار إلى هذا باسم البيع بالتجزئة متعدد القنوات.

توفر قنوات التسويق المتعددة للمشترين خيارات مرنة، مثل الطلب في المتجر أو الشحن إلى المنزل أو الشراء عبر الإنترنت أو الإرجاع في المتجر والشحن من موزع إلى متجر للاستلام. يتمثل الهدف في تقديم تجربة عملاء شاملة ممتازة يمكن أن تعني الفِرق بين النجاح والخروج من العمل.

لتوفير أفضل تجربة للعملاء من خلال نهج متعدد القنوات، يحتاج بائعو التجزئة إلى رؤية في الوقت الفعلي للمخزون المتوافر لديهم لضمان أن ينتج عن تجربة تسوق العملاء طلبات. يمنع نفاد المخزون من ملء طلبات محددة ويمكن أن يدفع العملاء المحبطين للبحث عن أصناف مماثلة في متجر المنافس أو موقع الويب. إن الولاء اليوم زائل كما أن تحويل العلامة التجارية شائع. قد لا يعود هؤلاء العملاء المفقودين أبدًا، مما يؤثر على المبيعات المستقبلية المحتملة.

في ضوء ذلك، يجب على تجار التجزئة تخزين ما يكفي من المخزون لملء أعلى نسبة ممكنة من طلبات العملاء، لكن ليس إلى حد أن يضغط على التدفق النقدي ويؤدي إلى مخزون متبقي لا يمكن بيعه في نهاية موسم الشراء. برامج إدارة المخزون بالتجزئة؜ المقترنة بأنظمة إدارة الطلبات؜ تتيح لبائعي التجزئة التفاعل بسرعة مع التغييرات في سلوك الشراء وتعديل استراتيجيات القنوات ومستويات المخزون لديهم.

إدارة مخزون المطاعم

تتطلب إدارة مخزون المطاعم مراقبة المكونات في الوقت الفعلي، إذ أن العديد من المكونات طازجة ولديها حياة قصيرة على الرف ويجب تتبعها بعناية للاستهلاك. يجب على النظام أيضًا مراقبة مستويات المخزون بعناية، وتشغيل طلبات إعادة التخزين، وتسجيل إيصالات المخزون الجديدة، والمساعدة في إدارة تكاليف القائمة.

تشكل إدارة المكونات الطازجة تحديات متأصلة. في أحسن الأحوال، يؤدي ذلك التلف إلى إهدار المال. في أسوأ الحالات، يمكن أن يسبب في التسمم الغذائي، مما يؤدي إلى إجراءات من السلطات الصحية وربما أضرار خطيرة على السمعة.

يمكن أن تساعد برامج إدارة المخزون المطاعم في إدارة التحديات الفريدة التي تواجهها. من خلال ربط المبيعات تلقائيًا بمستويات المخزون، يمكن للمطاعم أن يكون لديها رؤية كاملة للطلبات والاستهلاك والرؤى المتعلقة بمستويات مخزون المكونات، مما يساعدها في تجنب التلف وإدارة هوامشها. يمكن أن تساعد برامج إدارة المخزون أيضًا في تقليل الوقت المستغرق في المهام الإدارية من خلال إرسال تنبيهات إلى المديرين حول حالات انتهاء الصلاحية المحتملة للعمر الافتراضي وأتمتة عمليات إعادة الطلب عندما تتجاوز الأصناف تواريخ التلف أو تقل عن مستويات الاستعواض المحددة.

أنواع أنظمة إدارة المخزون

تستخدم الشركات مجموعة متنوعة من أنظمة إدارة المخزون، حسب عملياتها أو تعقيداتها أو احتياجاتها. تأتي أنظمة إدارة المخزون الأساسية الثلاثة يدوية ودورية ودائمة. الأنظمة الدائمة هي أنظمة إدارة المخزون الأكثر تقدما ودقة، في حين أن الطريقة اليدوية هي الطريقة الأقل تطورا للإشراف على عمليات المخزون.

مستقبل إدارة المخزون

لا ينتهي تطوير إدارة المخزون بعلامات RFID. لن تصبح الرقمنة والأتمتة سوى عاملين أهم في هذا المجال، مما يفيد الشركات التي تستثمر فيها.

تشمل التطورات الأخرى التي تشكل مستقبل إدارة المخزون ما يلي:

• الذكاء الاصطناعي. يمكن لأنظمة إدارة المخزون القائمة على الذكاء الاصطناعي تحليل كميات البيانات في الوقت الفعلي للمساعدة في تحديد مستويات المخزون المثلى والمساعدة في ضمان دقة أرقام المخزون وتخصيص الموارد بكفاءة استنادًا إلى الطلبات الحالية وتوقعات الطلب. كما يمكنها تقديم توصيات لمساعدة المديرين على اتخاذ قرارات أكثر استنارة وأسرع.
• إنترنت الأشياء. توفر تقنية إنترنت الأشياء (IoT) شبكات من أجهزة الاستشعار والبرامج وغيرها من التقنيات لتحسين إدارة المخزون. على سبيل المثال، يمكن تجهيز المخزون بأجهزة استشعار تراقب الموقع وتتبع درجة الحرارة في الوقت الفعلي، وتسجيل النتائج في نظام إدارة المخزون وتنبيه الفِرق إذا كانت درجات الحرارة تهدد بالتلف.
• قاعدة البيانات المتسلسلة. يمكن لمديري المخزون استخدام حلول البلوك تشين لتتبع البضائع في كل خطوة من خطوات عملية الإنتاج—من المواد الخام حتى المنتجات النهائية—من خلال إنشاء دفتر أستاذ ثابت للمعاملات بين الشركات. تساعد قابلية التتبع هذه شركاء الأعمال على التحقق من الأصالة والجودة والامتثال لمنع مشكلات مثل المواد الخام الملوثة أو المكونات الاحتيالية. يمكن لتقنية البلوك تشين أيضًا مساعدة الشركات في تجنب الموردين الذين ينتهكون المتطلبات التنظيمية أو الأخلاقية أو متطلبات الاستدامة—على سبيل المثال، الشركات التي توظف عمالة الأطفال أو تفشل في الامتثال إلى تشريعات التجارة العالمية.
• الإدارة الذكية للطلبات. تستخدم حلول التكنولوجيا هذه الذكاء الاصطناعي للمساعدة في تنسيق الطلبات عبر أنظمة مُتعددة وتبسيط تكوين المنتج وتحسين التسعير الديناميكي والوعد بالطلبات العالمية. يمكن لمديري المخزون أيضًا الاستفادة من الذكاء الاصطناعي لتحليل الاتجاهات الحالية والمتوقعة للمساعدة في أتمتة طلبات المواد وتخصيص الموارد لمواكبة الطلبات بشكل استباقي.

إدارة جميع أنواع المخزون في مكان واحد باستخدام أنظمة Oracle

بصفته نظام حديث لإدارة المخزون قائم على السحابة، توفر Oracle Fusion Cloud Inventory Management إمكانات شاملة لتتبع المخزون والتنظيم لإدارة تدفق البضائع عبر الشركات وشبكات التوريد العالمية بفعالية.

بالاقتران مع أنظمة إدارة المستودعات، توفر Oracle Inventory Management رؤية دقيقة وفي الوقت المناسب بشأن مستويات المخزون، وخطط إعادة التخزين، ومعدلات تلبية الطلبات—وتؤثر كلها في تجربة العملاء. بجانب أنظمة تخطيط سلسلة التوريد، تزيل Oracle Inventory Management أوجه عدم اليقين من إدارة المخزون من خلال مطابقة الطلب بالعرض. يساعد النظام في تحسين مستويات التخزين، وزيادة معدلات تلبية الطلبات، وتسهيل عمليات الإنتاج في الموعد المحدد، وتحسين التدفق النقدي التشغيلي. تدعم لوحات المعلومات والتقارير والذكاء الاصطناعي المتكامل اتخاذ القرارات الاستباقية حتى تتمكن المؤسسات من البقاء في صدارة الاضطرابات وصياغة خطط مبيعات وشراء مُفصَّلة للأشهر والسنوات القادمة. يمكن للنظام التوسع إلى جانب الشركات، إذ يصبح قادرًا على الحفاظ على مبيعات سليمة ورضا العملاء وسط أي مستوى من النمو.

الأسئلة الشائعة حول إدارة المخزون

ما معنى إدارة المخزون؟
تمثل إدارة المخزون ممارسة تتبع المبلغ والموقع والجودة والسمات الأخرى لمخزون الشركة من الشراء الأولي إلى بيع السلع تامة الصنع. تستخدم الشركات إدارة المخزون لمساعدة عمليات الإنتاج على العمل بكفاءة، والحفاظ على مخزون كافٍ لتلبية طلبات العملاء، وتقليل التكاليف.

ما أنواع أنظمة إدارة المخزون الثلاثة؟
تأتي أنظمة إدارة المخزون الثلاثة يدوية ودورية ودائمة. في النظام اليدوي، تجرد الفِرق المخزون يدويًا وتحدِّث السجلات في الورق أو في جداول البيانات. في النظام الدوري، يسجل الموظفون المخزون في نقطة زمنية واحدة—على سبيل المثال، شهريًا أو ربع سنويًا—عادةً باستخدام ماسحات الرموز الشريطية وبرامج المخزون. في النظام الدائم، تمسح الآلات باستمرار بمسح أرقام تتبع الشحن أو الرموز الشريطية أو علامات RFID لتتبع حركة المخزون، ويتم تحديث نظام إدارة المخزون تلقائيًا عند استلام البضائع وطلبها واختيارها وشحنها.

ما الخطوات الخمس الرئيسة في إدارة المخزون؟
يمكن تلخيص الخطوات الرئيسة الخمس في إدارة المخزون في طلب المخزون وتخزين المخزون وبدء الإنتاج وبيع السلع تامة الصنع وإعادة طلب المخزون. يعتمد كيف يتم بالضبط تنفيذ كل مرحلة على متطلبات وسياسات الصناعة أو المنظمة.

ما الغرض الرئيس في إدارة المخزون؟
يتمثل الغرض الرئيس من إدارة المخزون في ضمان وجود كميات مثالية من المواد الخام، والأعمال قيد التنفيذ، والسلع تامة الصنع في المواقع السليمة في الوقت المناسب لتحقيق أقصى قدر من الأرباح والحفاظ على رضا العملاء من خلال الطلبات المستوفاة.