De 10 främsta ERP-modulerna och deras funktioner

1. Ekonomisk förvaltning

Modulen för ekonomisk förvaltning är grunden till ett ERP-system. Den här modulen sätter fokus på din aktuella ekonomiska situation och prognos genom att spåra leverantörsreskontra och kundreskontra samt hjälpa till att hantera huvudboken. Den genererar och lagrar också balansräkningar, kvitton och andra viktiga ekonomiska dokument.

Automatisering spelar en avgörande roll. I den ekonomimodulen automatiseras bland annat uppgifter som rör fakturering, leverantörsbetalning, kostnadshantering, tillgångsförvaltning och redovisning för joint venture. Automatiserad likviditetsförvaltning gör det till exempel enklare att analysera kontanttransaktioner och förbättra prognoser för kassaflödet. Redovisningsteamet kan avsluta räkenskapsåret snabbare – ibland en vecka snabbare eller mer – och samtidigt följa stränga riktlinjer för intäktsredovisning. Dessutom kan de med hjälp av balansräkningsautomatiseringen se data i nära realtid för att få den mest exakta ögonblicksbilden av företagets ekonomiska ställning.

2. Inköp

Inköpsmodulen gör det lättare för dig att köpa de produkter och material som du behöver för att tillverka eller sälja varor. Den automatiserar, spårar och analyserar offerter och hjälper till att förbereda och skicka inköpsorder. Med hjälp av en lista över godkända leverantörer kan modulen automatisera inköp av särskilda artiklar, vilket snabbar upp processen, ser till att utgifterna är berättigade, förbättrar leverantörsrelationerna och ökar lönsamheten.

Rätt modul kan dessutom förenkla och effektivisera hela inköpsprocessen men även sättet du hanterar direkt material och inköp av tjänster. Med realtidsdata som används i leverantörsförhandlingar och avtalsförfaranden kan företaget även identifiera olika sätt att konsolidera sin köpkraft. På så sätt kan du säkerställa att du får den lägsta kostnaden samtidigt som du minskar risken för försörjningsavbrott.

3. Riskhantering

En modul för riskhantering och regelefterlevnad använder artificiell intelligens (AI) och maskininlärning för att förbättra den finansiella styrningen. Detta innebär att ekonomiavdelningen kan förhindra kontantläckor, genomföra revisioner och skydda mot framväxande risker – samtidigt som de slipper flera timmars manuellt arbete.

Med riskhanteringsfunktioner kan du garantera regelefterlevnad genom att automatisera processer, till exempel rapportering av ansvarsfördelning (separation of duties, SoD) samt beviljande och styrning av användaråtkomst. Automatiseringen påskyndar dessutom kontrolltransaktioner så att du snabbt kan identifiera bedrägerier, fel och policybrott. Du kan också förenkla arbetsflöden för revisioner och regelefterlevnad av Sarbanes-Oxley-lagen (SOX), riskhantering samt planering för verksamhetskontinuitet.

4. Hantering av försörjningskedjan

Med moduler för hantering av försörjningskedjan (SCM) kan du följa hur tillgångar och varor flyttas genom försörjningskedjan – från leverantörer och underleverantörer till tillverkare och sedan hela vägen till distributörer, återförsäljare och konsumenter. Du kan effektivt planera utifrån efterfrågan, tillgångar, orderexpediering och produktion i hela företaget för att minska avbrotten, minimera kostnaderna och se till att rätt lager är tillgängligt vid rätt tidpunkt och på rätt plats.

Hanteringssystem för försörjningskedjan hjälper även till att fastställa optimala lagernivåer och lagerpåfyllnad för varje artikelplats baserat på efterfrågeprognoser så att du kan undvika överskottslager och lagerbrist. Dessutom sparar du både tid och pengar när olika logistikprocesser, till exempel orderhantering, automatiseras, vilket förenklar ordermottagning, orderavstämning och kundtjänst efter försäljning.

En modul för försörjningskedjan kan också erbjuda funktioner som hjälper dig att förutse efterfrågan, till exempel segmentering och maskininlärning, så att du lättare kan hantera variationer. Sådana funktioner skapar en mer motståndskraftig försörjningskedja som klarar av förändringar på marknaden och globala chocker.

5. Verksamhetsutveckling

Moduler för verksamhetsutveckling (enterprise performance management, EPM) förbättrar de processer som används för affärsplanen, budgeten, prognoser och prestationsrapporter. De möjliggör en mer samordnad planering (till skillnad från traditionell separerad planering) genom att skapa en enhetlig vy över den ekonomiska, operativa och affärsområdesrelaterade planeringen. Dessa moduler använder också automatisering för att påskynda rapporteringen av ekonomiska resultat.

Genom att använda scenariomodellering, långsiktig planering och andra funktioner ger EPM-moduler dig en djupare förståelse för kostnader och lönsamhet, hjälper dig att nå intäktsmål samt effektiviserar kontoavstämning och skatterapportering. Med EPM kan dina team modellera och planera viktiga verksamhetsområden, såsom ekonomi, HR, logistik och försäljning.

6. Tillverkningsprocess

Med en modul för tillverkning blir det enklare för företaget att planera och hantera produktionskörningar. Detta inbegriper att se till att din anläggning har de råvaror som behövs för att tillgodose efterfrågan, klarar av att effektivt driva produktionen och kan hålla kostnaderna nere – samtidigt som kvaliteten på slutprodukterna säkerställs.

Med dagens moduler kan tillverkningen drivas på olika sätt så att du kan använda en kombination av tillverkningsprocesser, till exempel diskret tillverkning och processtillverkning, i stället för bara en typ. Detta hjälper dig att diversifiera din verksamhet och locka nya kunder. Du kan till exempel använda processtillverkning för att framställa en serie drycker och använda diskret tillverkning, som fokuserar på delar och montering, för att snabbt tillverka flaskorna och burkarna. Du kan även övervaka kostnader och avvikelser per produktionsenhet, följa utflödet jämfört med prognoser och jämföra tillgångar med det prognostiserade behovet efter att ha beräknat den genomsnittliga tid det tar att producera en artikel.

7. Kundrelationshantering

Moduler för kundrelationshantering (CRM) hjälper dig att hantera kunder genom att förbättra försäljnings- och marknadsföringsprocesser, särskilt de som stöder försäljningsleads. Dessa moduler lagrar all information om kunder och prospekt, inklusive varje kundinteraktion och inköpshistorik, och tillhandahåller segmenteringsdata och riktade korsförsäljningsrekommendationer.

Viktiga funktioner i CRM-moduler inkluderar kontakthantering, kommunikationsspårning, spårning av affärsmöjligheter och leads, orderhistorik, ärendehantering, skapande av offerter och säljarproduktivitet. Framför allt måste modulen hjälpa till att spåra kunder från det första marknadsföringssteget, genom offert- eller försäljningsprocessen och fram till själva försäljningen och sedan kundtjänst.

Obs! Vissa organisationer eller ERP-leverantörer anser inte att CRM är en ERP-modul. Vissa inkluderar endast moduler som är nära förknippade med ekonomisk förvaltning och administrativt arbete, medan andra har en bredare syn och inkluderar kundinriktade arbetsområden, exempelvis hantering av kundrelationer.

8. Personaladministration

En modul för humankapitalhantering (human capital management, HCM), som ibland kallas för personalstyrning (human resources management, HRM), innehåller detaljerad information om all personal, inklusive medarbetarutvärderingar, arbetsbeskrivningar, förmånsval och information om närvaro/ledighet. Precis som andra ERP-moduler genererar den årliga kalkylblad med hjälp av automatisering som kontinuerligt samlar in data från hela företaget, vilket minskar dubblerade data och ökar noggrannheten. Detta är en viktig fördel med tanke på den stora mängden HR-data som de flesta företag har.

En personaladministrationsmodul automatiserar ett flertal uppgifter, exempelvis schemaläggning för anställda, rekrytering och lönehantering. Tack vare enkelt samarbete mellan interna arbetsflöden kan en HR-modul få tillgång till CRM-data för att fastställa bonusar till säljare, vilket är mycket enklare och ger mer exakta resultat än om det gjordes manuellt.

9. Projekthantering

Den här modulen förbättrar projekthantering med delade visualiseringsverktyg för att spåra scheman, budgetar och resurser. Du kan till exempel visa flera projektplaner i en enda vy, vilket gör att du enkelt kan allokera (och omallokera) resurser. Du kan även sätta ihop rätt projektteam genom att använda sökfilter för roller, kompetens och plats. Dessutom kan du hantera budgetarna på ett bättre sätt genom att standardisera hur du identifierar kostnader i företaget. Avancerade verktyg för projekthantering hjälper dig också att maximera kassaflödet genom att automatisera kundfakturor och projektfakturering.

Därför är det inte förvånande att projekthanteringsmoduler är vanliga i projektintensiva branscher, till exempel bygg- och tillverkningsindustrin. Projekthanteringsmoduler som distribueras korrekt kan se till att fler projekt slutförs i tid, övervaka och kontrollera kostnader, förbättra noggrannheten i tjänstebaserade beräkningar och kostnader samt optimera användningen av personal och utrustning.

10. ERP-analyser

En modul för ERP-analyser hjälper personal som arbetar med ekonomi, inköp och projekthantering att förstå vilka faktorer som ökar lönsamheten, förbättrar användningen av rörelsekapital och kontrollerar affärsutgifterna.

ERP-analyser ger insikter om huvudboken gällande lönsamhet och snabbar på inkasseringsprocessen, vilket i sin tur förbättrar kassaflödet. De förbättrar även hanteringen av leverantörsreskontra genom att hjälpa ekonomiavdelningen att spåra leverantörsbetalningar som gjorts i tid men även försenade betalningar för att fastställa hur brådskande betalningarna är. Den här modulen kontrollerar dessutom företagets utgifter genom att identifiera kostnadsbesparingar och ekonomiska risker. Ekonomiavdelningen kan exempelvis övervaka personalkostnader mer exakt än vad de kan med hjälp av traditionella manuella processer, och på så sätt snabbt identifiera bedrägerier och säkerställa att utläggspolicyerna följs.