Sju utmaningar att lösa med medarbetarupplevelsen

Alex Chan | Content Strategist | 26 juli 2023

Nya arbetssätt har förändrat hur arbetsgivare interagerar med och hanterar sina anställda. Många aktiviteter som tidigare skedde öga mot öga sker nu på distans. Faktum är att på dagens arbetsplats kanske du aldrig träffar din chef personligen och kanske bara interagerar med dina medarbetare virtuellt.

Utöver skiftet till distansarbete eller hybridarbete har vi också sett en förändring av vad anställda förväntar sig av sin arbetsgivare. I en undersökning från 2021 fann Pew Research Center att låg lön, brist på möjligheter att avancera och att inte känna sig respekterad på jobbet var de främsta anledningarna till att arbetstagare lämnade sina jobb. Det här är dock inte de enda anledningarna till att personal slutar. Andra orsaker återspeglar de senaste förändringarna på arbetsplatsen, till exempel att man inte har flexibilitet att välja sin arbetstid eller möjlighet att flytta.

För att ta itu med det föränderliga förhållandet mellan anställda och arbetsgivare investerar fler personalavdelningar i medarbetarupplevelsen, med fokus på kultur, feedback, utveckling och välbefinnande på arbetsplatsen.

Vad är medarbetarupplevelsen?

Medarbetarupplevelsen (EX) är summan av varje interaktion och kontaktpunkt en anställd har med sin arbetsgivare, från det ögonblick denne väljer att ansöka om ett jobb hela vägen fram till sin sista dag på företaget. Det finns många komponenter som bidrar till medarbetarupplevelsen, inklusive ett företags fysiska eller virtuella arbetsyta, dess kultur, teknik och processer samt en anställds relationer med andra. Även faktorer som påverkar de anställdas privatliv, till exempel de förmåner ett företag erbjuder, är en del av medarbetarupplevelsen.

Eftersom medarbetarupplevelsen omfattar alla aspekter av en medarbetares yrkesliv måste ansvaret för att skapa en positiv medarbetarupplevelse ligga på hela organisationen. Genom att ha en gemensam vision om en perfekt medarbetarupplevelse – och arbeta tillsammans för att göra den till verklighet – kan varje del av organisationen skörda dess frukterna. Däribland minskad naturlig avgång, ökad produktivitet, en starkare företagskultur och nöjdare anställda.

Varför är medarbetarupplevelsen en utmaning?

Enligt US Bureau of Labor Statistics sade fyra miljoner människor upp sig från sina jobb under 2021 – vilket slår det tidigare rekordet på 3,5 miljoner från 2019. Anställda vill ha arbetens som är tillfredsställande, meningsfulla och i linje med deras värderingar.

Samtidigt ökar den konkurrensutsatta arbetsmarknaden efterfrågan på bättre ersättning, förmåner och balans mellan arbete och privatliv. Bureau of Labor Statistics rapporterade också en arbetslöshet på 3,4 % i januari 2023 samt att över 500 000 nya jobb tillförts ekonomin. Det innebär att konkurrensen om att tillsätta de nyöppnade tjänsterna fortsätter att vara hård, med rekordmånga anställda som lämnar sina jobb.

Om de upplevelser som anställda stöter på i sina jobb inte stämmer överens med deras förväntningar kommer det att orsaka en mängd problem för arbetsgivarna, till exempel att man får svårt att locka till sig personal, produktivitetsförlust och lägre vinster. Arbetsgivarna måste ta itu med dessa utmaningar och skapa en medarbetarupplevelse som attraherar (och behåller) de talanger som krävs för att driva ett framgångsrikt företag.

Sju utmaningar för medarbetarupplevelsen (och lösningar)

För att ett företag ska kunna dra nytta av en positiv medarbetarupplevelse måste ledarskapet övervinna några vanliga utmaningar som företag ställs inför. Här är sju hinder som kan hindra din organisation från att leverera den upplevelse som personalen förväntar sig.

Utmaning 1: att välja rätt företagsteknik

Ny teknik kan ge betydande affärsfördelar. Men vad händer om anställda avvisar de nya verktygen eller känner att det extra arbetet som en ny process kräver inte är värd den potentiella fördelen? Om medarbetarna avvisar ny teknik kan det leda till bortkastade pengar och att moralen påverkas negativt.

För att undvika detta måste företag implementera teknik som faktiskt hjälper de anställda att göra sitt jobb, interagera med varandra och sitt arbete, vara produktiva och samarbeta på ett effektivt sätt. Sådana verktyg måste vara lätta att använda och ge uppenbara produktivitetsfördelar. Tekniken måste också kunna integreras med andra interna system. Det gör att medarbetarna slipper navigera på flera frånkopplade plattformar och ger cheferna en komplett bild av arbetsstyrkans produktivitet.

För att uppnå dessa mål måste chefer vara uppmärksamma på anställdas behov och beslutsfattare måste lyssna på de anställdas feedback samtidigt som de tar hänsyn till affärskraven. Enkäter kan användas för att samla in information om de verktyg som anställda behöver för att kunna göra sitt jobb och mäta vad de förväntar sig av de verktyg de för närvarande använder. Rätt HCM-plattform (Human Capital Management) kan underlätta en organisations datainsamlingsaktiviteter och samtidigt erbjuda en mängd andra fördelar som kan påverka medarbetarupplevelsen positivt. Till exempel använder staden Memphis en molnbaserad HCM-plattform för att samla alla personaldata i ett system. Det gör det enklare för HR-teamet att analysera medarbetarnas behov och trender. Dessutom kan de använda enkäter för att bedöma medarbetarnas åsikter. Systemet ger också HR-ledningen ett centraliserat sätt att främja utbildningsmöjligheter och justera löner och förmåner. Sedan implementeringen av systemet har staden Memphis rapporterat en ökning av medarbetarengagemang med 14 %.

Slutligen kan prioritering av verktyg som gör det lättare för anställda att ta kontakt och kommunicera hjälpa dem att se den omedelbara fördelen med ny teknik. Teknik för kommunikation kan omfatta gruppchattverktyg, videokonferensplattformar och molnbaserade fildelnings- och redigeringsverktyg. Genom att använda en personalcentrerad syn på ny teknik kan teamen förbättra kommunikationen, samarbetet och moralen, samtidigt som det hjälper organisationer att få bra avkastning på sina teknikinvesteringar.

Utmaning 2: skapa en medarbetarupplevelse för distansarbetare och hybridarbetare

Personalen vill känna sig uppskattade och hörda. Det kan vara mer utmanande för distans- och hybridarbetare, som förståeligt nog kan känna sig mer isolerade jämfört med personal på plats.

Utöver bristen på personlig interaktion med kollegor visar data att distansarbetare känner att de har mindre chans att bli befordrade. Efter att ha skickat ut enkäter till över 2 000 amerikanska vuxna fann American Staffing Association att 56 % av anställda som arbetar på plats, hybridanställda och distansanställda tror att anställda som arbetar uteslutande på kontoret har en konkurrensmässig fördel jämfört med kollegor som arbetar helt på distans när det gäller att få löneförhöjningar och befordringar.

För att stödja distans- och hybridarbetare som känner att de inte riktigt har samma möjligheter som deras kollegor på plats är det viktigt att främja öppen och regelbunden kommunikation med ledningen. Rätt teknik kan hjälpa ledare att nå ut till sin personal och bygga upp det förtroende som anställda behöver för att känna sig engagerade i en distans- eller hybridarbetsmiljö.

Chefer har också en viktig roll att spela. De måste hålla kommunikationslinjerna med sina teammedlemmar öppna med hjälp av verktyg som e-post och video- och webbkonferensplattformar. De bör också kommunicera till sin personal att de är tillgängliga och främja användningen av snabbmeddelandeteknik som ett sätt för att snabbt och enkelt ta kontakt. Regelbunden kontakt kan bidra till att förtroendet mellan personal och ledning ökar samtidigt som risken för missförstånd minskar. Chefer bör också ha för vana att uppmärksamma distansarbetarnas ansträngningar och prestationer, hålla personalen uppdaterad om skiftande initiativ och främja ett frekvent utbyte av feedback bland anställda.

Chefer kan också skapa tid för sina teammedlemmar att kommunicera med varandra och erbjuda känslomässigt stöd för att hjälpa sina anställda att känna sig mindre isolerade. Möjligheter till social interaktion under arbetstid kan hjälpa teammedlemmar att känna en starkare känsla av tillhörighet. Dessa informella interaktioner och konversationer om ej arbetsrelaterade ämnen kan äga rum under de första minuterna av ett teamsamtal, under en informell teamsammankomst eller på en virtuell kontorsfest. Chefer kan också ställa frågor till anställda om stress eller oro som de upplever och försöka hjälpa dem med detta. Dessa konversationer kan avslöja viktiga insikter som kan förbättra medarbetarupplevelsen.

Utmaning 3: anpassa anställdas resor och utveckling

De anställdas resa inom en organisation ser olika ut för alla. En och samma medarbetarupplevelse för alla får folk att känna sig osedda och undervärderade, vilket kan sänka produktiviteten och göra att personal slutar. Genom att förstå de anställdas resor från rekrytering till pensionering (och hjälpa dem att utvecklas och avancera längs vägen) kan du ge dem det stöd de behöver för att förbli produktiva och uppnå sina mål.

För att få värdefull information om varje medarbetares livscykel, och hur man bäst främjar deras utveckling i varje fas, behöver företagen tekniker som kan spåra varje medarbetares kontaktpunkt och koppla personaldata till en central lagringsplats. Med avancerade HR-plattformar kan medarbetare skapa personliga arbetsprofiler som förklarar deras färdigheter och kompetenser. Med denna fullständiga vy över varje anställd kan arbetsgivare erbjuda personlig vägledning och en optimerad resa för den anställde, som främjar utveckling, framsteg och gör att man får behålla personalen.

Att samla in och svara på medarbetarnas feedback är också nyckeln till en arbetsgivares förmåga att stödja sina teammedlemmar under deras individuella resor. Även om det är viktigt att fånga upp alla kontaktpunkter som anställda har med sina arbetsgivare, kan vissa specifika kontaktpunkter erbjuda HR-avdelningar värdefull feedback som kan påverka anpassningen av de anställdas resor. Dessa innefattar

  • Introduktionsprocessen: Introduktionen utgör inte bara startpunkten för en nyanställds anställning, utan ger också medarbetarna ett varaktigt intryck av sitt nya företag. Processen bör göra det enkelt för alla anställda att komma igång snabbt. Detta inkluderar att hjälpa dem att slutföra uppgifter som att aktivera sina arbetskonton, underteckna och skicka in nödvändiga dokument och konfigurera sin arbetsstation snabbt och effektivt. Att få feedback från medarbetare om introduktionsupplevelsen kan hjälpa organisationer att fortsätta finjustera processen och se till att de har rätt stöd på plats (från både människor och teknik) för att göra ett bra första intryck.
  • Utbildning som hjälper anställda att tillgodose behoven för dagens arbete: HR-chefer och chefer måste identifiera vilka nya färdigheter företaget behöver och utarbeta utbildningsplaner för att fylla dessa luckor. Det ska alltid finnas möjligheter för de anställda att ge feedback på de utbildningar de får.
  • Utvärderingar av anställda: Genom att utöka utvärderingar av anställda så att de innefattat möjligheter för anställda att ge feedback om företaget och dess chefer kan organisationer samla in information om vad som motiverar och engagerar personal och får dem att stanna kvar på arbetet – samt identifiera områden som behöver förbättras. Medarbetarnas självutvärderingar kan också hjälpa cheferna att identifiera vad deras individuella mål är när det gäller kompetens- och karriärutveckling inom företaget, så att de kan ge bättre och mer riktat stöd.

Medarbetarna bör ges de rätta plattformarna för att dela med sig av sin feedback om dessa kontaktpunkter – antingen genom enkäter, samtal med sina chefer eller andra kanaler – och för att utveckla en medarbetarresa som passar deras behov.

Utmaning 4: förbättra medarbetarnöjdheten

Konkurrensen om arbetskraft förblir hård och personalförmåner är inte tillräckligt för att folk ska vara tillfredsställda med sitt jobb. Anställda och potentiella nyanställda är mer benägna att börja på (och stanna kvar hos) organisationer som ...

  • engagerar dem i tillfredsställande arbete
  • främjar balansen mellan arbete och privatliv
  • skapar en tydlig väg för karriärutveckling
  • uppmärksamma yrkesrelaterade prestationer
  • tillgodoser deras individuella yrkesmässiga behov

Chefer har en unik position för att förbättra medarbetarnöjdheten. För att hjälpa chefer att utveckla relationen med sina anställda måste organisationer ge dem bättre insyn i nuvarande nivåer av medarbetarnöjdhet.

De kan åstadkomma detta genom att implementera rätt verktyg och policyer. Enkäter om medarbetarnöjdhet kan ge chefer ett referensmått för engagemang och information om vad deras personal gillar och ogillar med sitt arbete. Enkäter kan också samla in information om medarbetarnöjdhet inom olika områden, till exempel förväntningar på ledningen, relationer med kollegor och karriärutveckling. Programvara för personalengagemang har ofta verktyg för att skapa enkäter som regelbundet kan spåra medarbetarnöjdhet, analysera feedback från de anställda och hjälpa till att avgöra vad de verkligen vill ha från sin arbetsplats.

HR-avdelningen kan också skapa en eNPS-process (Net Promoter Score) för anställda för att regelbundet fråga hur troligt det är att de rekommenderar sin arbetsgivare till andra. Svaren är på en skala från 0 till 10, så resultaten är enkla att mäta och kan ge ledningen en tydlig bedömning av medarbetarnas lojalitet, engagemang och nöjdhet vid en viss tidpunkt. Och eftersom eNPS-undersökningar vanligtvis bara ställer en enkel fråga är de ett effektivt sätt att mäta medarbetarnöjdhet regelbundet och följa trender över tid.

Utmaning 5: öka de anställdas produktivitet

En medarbetarupplevelse utöver det vanliga säkerställer att de anställda trivs med sina jobb, sina chefer, sina kollegor och företaget som de arbetar för. Detta uppmuntrar de anställda att engagera sig och investera i sitt arbete, vilket kan öka produktiviteten. Ledningen ansvarar för medarbetarnas produktivitet, och effekten medarbetarnas engagemang har på produktiviteten bör inte underskattas. En analys från Harvard Business Review 2021 visade att anställda som är glada och nöjda på jobbet i genomsnitt var 31 % mer produktiva.

Men de anställdas produktivitet beror också på de verktyg en arbetsgivare tillhandahåller. Arbetsgivare bör tillhandahålla kommunikations- och projekthanteringsverktyg som hjälper anställda att få ut det mesta av sin tid. Dessa verktyg ska vara enkla att använda och komma åt, så att anställda snabbt kan ta dem till sig och börja använda dem fullt ut i sitt arbete. Verktyg för videokonferenser som är tillgängliga på både datorer och mobila enheter kan göra det lättare för distansanställda att träffas och samarbeta i realtid. Appar för snabbmeddelanden mellan anställda kan också främja snabb kommunikation och öka produktiviteten. Molnbaserade lagrings- och fildelningsverktyg kan öka produktiviteten genom att minska hindren för tillgång till delade dokument och främja samarbete.

Produktiviteten hos din personal kan vara utmanande att mäta eftersom anställda arbetar med olika uppgifter och produktivitetsnivåer under de tidsperioder som mäts kan påverkas av andra faktorer, till exempel semester och högtider. Men genom att fokusera på vissa viktiga mått, till exempel om målen uppfylls för varje uppgift, mängden arbete som produceras per timme, dag eller månad och mängden intäkter som produceras, blir det lättare att bedöma arbetskraftens produktivitet.

Utmaning 6: att mäta hur framgångsrik strategin för medarbetarupplevelsen är

Att mäta effekten av strategin för medarbetarupplevelsen är avgörande för att förstå dess effektivitet. Mätningspolicyer kan variera från företag till företag, men nyckeltal används konsekvent för att övervaka hur strategier för medarbetarupplevelser utvecklas och förbättrar deras effektivitet över tid.

Den bästa tidpunkten att fastställa nyckeltal för medarbetarupplevelsen är innan ett initiativ startas. Det är viktigt att ha referensnyckeltal för att kunna mäta förloppet över tid. Det innebär att man samlar in data om aktuella prestationer, engagemang och nöjdhet för att fastställa en korrekt baslinje. Sedan måste du bestämma hur ofta du ska samla in nya data framledes och vilken teknik du behöver för att följa utvecklingen mot uppsatta mål för medarbetarupplevelsen och tillhörande mätvärden.

När ett långsiktigt mål sätts upp kan det vara bra att skapa delmål att försöka uppnå längs vägen. Ett femårigt tillväxtmål kan till exempel innehålla specifika milstolpar som ska uppfyllas varje år. Det kan också vara fördelaktigt att vara flexibel när det gäller dessa mål, eftersom nya nyckeltal samlas in och beräknas. Det kan också vara värdefullt att justera mätvärdesmål eller till och med skapa fler referensvärden i takt med att ett företag växer och förändras.

Några vanliga nyckeltal är den anställdes NPS-poäng (Net Promoter Score), antalet interna rekommendationer som tagits emot, andelen medarbetare som stannar kvar på företaget och mängden frånvaro för anställda. Organisationer kan mäta dessa nyckeltal via ett personalhanteringssystem som kan lagra information om mätvärden relaterade till andelen medarbetare som stannar kvar på företaget, prestationer, utveckling med mera. Mer detaljerade undersökningar än eNPS kan ge viktig information om medarbetarnöjdheten. Dessutom kan fokusgrupper vara värdefulla verktyg, då dessa utgör en säker plats för anställda att dela med sig av feedback och ställa frågor.

Om du inte mäter effekterna finns det en risk att du lägger mycket tid och ansträngning på områden som inte hjälper ditt företag att förbättras. Genom att mäta viktiga nyckeltal för medarbetarupplevelsen – till exempel medarbetarnöjdhet, engagemang och hur många som stannar kvar på företaget – kan du avgöra vilka strategier som är bäst för företaget.

Utmaning 7: välkomna ny teknik

HR-team har ett rykte om sig att vara långsamma på att anpassa sig till förändringar, vilket ofta inte stämmer. Medarbetare som känner att HR-avdelningens processer och system är daterade eller långsamma kan underminera HR-chefer som verkligen försöker förbättra medarbetarupplevelsen. Så hur kan HR-avdelningar ändra denna uppfattning?

Det finns många nya verktyg och metoder som HR-personal kan använda för att hantera sin organisation bättre. Chattrobotar kan till exempel hjälpa anställda att snabbt få svar på viktiga HR-frågor, vilket förhindrar frustration och främjar efterlevnad av HR-avdelningens policyer och metoder. Avancerade analyser kan hjälpa HR-personal att identifiera trender, utveckla nya strategier och till och med lösa problem innan de blir tillräckligt stora för att påverka företaget.

I framtiden kommer tillämpning av artificiell intelligens på data från enkäter om medarbetarengagemang att vara avgörande för att hjälpa HR-chefer att förstå sina anställdas behov och problem. Information från enkäter hjälper HR-personal att identifiera missnöjda anställda, analysera trender, identifiera faktorer som påverkar engagemanget och utforma effektiva strategier som garanterar en bättre medarbetarupplevelse.

Utmaningarna med en positiv medarbetarupplevelse innefattar att öka personalens produktivitet, välja rätt teknik för ditt företag och hålla distansarbetare engagerade.

Så löser du de största utmaningarna med medarbetarupplevelsen

Det finns utmaningar med medarbetarupplevelsen hos alla organisationer. Dessa sju är några av de vanligaste, och de kan alla lösas med rätt strategier och teknik. Att förbättra medarbetarupplevelsen är en brådskande nödvändighet och inget man bör vänta med. En positiv medarbetarupplevelse är en viktig del av en framgångsrik organisation och måste prioriteras för att säkerställa att teamet presterar som bäst.

Oracle Fusion Cloud HCM är en komplett, molnbaserad HR-lösning som kan hjälpa dig att hantera dessa vanliga utmaningar med medarbetarupplevelser och hantera personalen på ett effektivt sätt. Det ger till exempel tillgång till kommunikationskanaler så att chefer och anställda kan utbyta regelbunden feedback, verktyg för att genomföra enkäter för att samla in de anställdas åsikter, anpassa medarbetarupplevelser med resor och erbjuda färdigheter och utvecklingsmöjligheter samt analyser som ger information om personalen. Med dessa resurser kan din organisation lösa de problem som hindrar personalen från att ha en medarbetarupplevelse utöver det vanliga och främja högre produktivitet och medarbetarnöjdhet.

Som mästare på medarbetarupplevelsen har HR-personal en viktig roll att spela när det gäller att lösa dessa utmaningar. Att skapa en bättre och mer positiv medarbetarupplevelse gynnar inte bara de anställda, utan verksamheten som helhet: produktiviteten ökar, kostnaderna går ner och de anställda är lyckligare och mer tillfredsställda på jobbet.

Frågor och svar om medarbetarupplevelsen

Vilka utmaningar finns med att skapa en bra medarbetarupplevelse?
Utmaningarna med att skapa en medarbetarupplevelse utöver det vanliga innefattar att använda rätt teknik för att hålla medarbetarna engagerade, att aktivt hantera de anställdas resor, att förbättra medarbetarnas nöjdhet och produktivitet samt att mäta effekten av strategier för medarbetarupplevelser.

Vilka tekniker kan förbättra medarbetarupplevelsen?
Medarbetarupplevelsen kan förbättras med verktyg som främjar kommunikation och samarbete, till exempel videokonferenser, gruppchattplattformar och molnbaserade fildelnings- och redigeringsverktyg.

Hur kan vi definiera och mäta medarbetarupplevelsen?
Medarbetarupplevelsen kan analyseras genom att samla in viktig information om företagets personal med hjälp av automatiserade enkäter, personalanalyser och nyckeltal.

Se hur Oracle Cloud HCM ger dig den mest kompletta och enhetliga HCM-molnlösningen.

Oracle Chatbot
Disconnected