HR inom hälso- och sjukvården: 9 stora utmaningar att lösa
Mark Jackley | Content Strategist | 17 mars 2023
Hälso- och sjukvården upplevde redan stora förändringar före covid-19, och förändringstakten har bara ökat sedan 2020. Talang- och personalbristen är stor, utbrändheten bland anställda är omfattande och personalomsättningen ökar, vilket ibland äventyrar patientvården. Dessa problem har medfört stora utmaningar för HR-chefer inom hälso- och sjukvården, som nu måste investera djupare i de anställda och hitta effektivare sätt att motivera dem att stanna och säkerställa bästa möjliga resultat.
Vad är HR inom hälso- och sjukvårdsbranschen?
Personaladministration – eller humankapitalhantering – har en viktig roll i varje hälso- och sjukvårdssystem. HR-team hjälper till att förbättra hälsoresultaten genom att stödja läkare, sjuksköterskor och andra som tillhandahåller patientvård. HR påverkar och förfinar verksamhetsprocesser, från inskrivning av patienter och journalhantering till säkerhetsrutiner och mycket mer, så att sjukhus och vårdinrättningar kan bedriva sin verksamhet på ett smidigt sätt. HR arbetar också med ledningen för att utarbeta organisationsstrategier som gynnar medarbetare, patienter och verksamheten.
Medarbetarupplevelsen på ett sjukhus eller en vårdinrättning påverkar arbetsprestationen, effektiviteten och patientvården, och HR-team har möjligheten att göra varje medarbetares upplevelse så bra som möjligt. Utöver att rekrytera, anställa och introducera nya medarbetare ansvarar HR för att skapa en kultur som uppmuntrar befintliga medarbetare att stanna. Detta görs genom att till exempel lyssna på medarbetarnas feedback och vidta åtgärder, upprätthålla flexibla schemaläggningsrutiner och hantera talangutveckling.
HR företräder också medarbetarna och fungerar som en förbindelselänk mellan ledningen och medarbetare på alla nivåer. HR-team måste få alla medarbetarnas förtroende för att hitta en balans mellan medicinska intressen och affärsintressen samt enskilda personers och avdelningars intressen inom organisationen.
Viktiga lärdomar
- HR hjälper till att balansera ett hälso- och sjukvårdsystems affärsmål med medarbetarnas intressen.
- Även om HR-team inom hälso- och sjukvården har många ansvarsområden är deras främsta uppgift att se till att lämplig personal finns på plats genom att anställa, utveckla och behålla de bästa talangerna.
- På grund av personalbrist lägger HR mer tid på program som lockar och behåller personer samtidigt som de utför andra arbetsuppgifter, såsom att säkerställa regelefterlevnad.
Varför är HR inom hälso- och sjukvården viktigt?
HR inom hälso- och sjukvården spelar en avgörande roll eftersom patienternas liv är beroende av läkarna och personalen som HR stöder. HR-team ansvarar för det viktiga arbetet med att rekrytera kvalificerade talanger när det råder arbetskraftsbrist i branschen och gör allt vad de kan för att behålla de bästa medarbetarna – från att uppdatera ersättningspaket till att tillhandahålla teknik som gör utbildning mer tillgänglig.
HR övervakar också organisationens prestationsstyrningsprocess och ser till att medarbetarna får den feedback de behöver för att utmärka sig i sina roller och leverera högkvalitativ patientvård.
I hälso- och sjukvårdsbranschen, liksom i många andra sektorer, bidrar HR med viktigt underlag som påverkar organisationsstrategin och beslutsfattandet, vilket hjälper vårdgivare att lösa problem mer målmedvetet. I stället för att till exempel snabbt försöka åtgärda personalbrist genom att anställa externt kan HR rekommendera ändringar av intern utbildnings- och befordringspraxis, vilket kan hjälpa organisationer att snabbare tillsätta tjänster och samtidigt ta itu med utmaningen att expandera karriärvägar.
HR hjälper även till att utforma organisationens affärsstrategier, vilket är viktigt eftersom HR måste vara involverad för att HR ska kunna stödja ledningens mål på ett effektivt sätt. Om ledningen till exempel beslutar att fokusera mer på specialiserade medicinska tjänster men HR fortfarande rekryterar generalister kommer en kompetensbrist att uppstå.
Tillsammans med den juridiska avdelningen ansvarar HR också för etiska frågor (både medicinska och sociala), och HR-chefer har en viktig roll när det gäller att säkerställa att organisationen och de anställda upprätthåller efterlevnad av interna policyer och externa lagar och bestämmelser.
HR:s nya roll inom hälso- och sjukvården
Vissa aspekter av HR:s roll inom hälso- och sjukvården har inte förändrats sedan början av convid-19-pandemin: HR-team ansvarar fortfarande för att anställa och introducera nya medarbetare, hjälpa till att garantera säkerheten på arbetsplatsen och de spelar en viktig roll när det gäller att upprätthålla efterlevnad av lagar och bestämmelser. Däremot kan vi notera att HR investerar mer i medarbetarnas välbefinnande som en del av en bredare strategi för att förstärka personalbesättningen och anpassa sig till förändringarna i branschen som orsakats av pandemin.
HR-team på sjukhus ägnade mycket av 2020 och 2021 åt att arbeta i krisläge och försöka se till att varje skift var bemannat och att alla team hade vad de behövde för att leverera bästa möjliga patientvård. Dessutom såg de till att personalen hade tillgång till det psykologiska stöd som många behövde. I en rapport från 2018 rankade branschorganisationen American College of Healthcare Executives ekonomiska utmaningar som branschens främsta utmaning, följt av patientsäkerhet och statliga uppdrag. År 2021 var det största problemet personalbrist.
När bemanningen blev en större prioritet fick chefer inom hälso- och sjukvården en större förståelse för värdet av att göra mer för de anställda och den positiva inverkan som HR kan ha med rätt stöd. HR-team har till exempel inte glömt bort sin roll när det gäller att främja och säkerställa regelefterlevnad på arbetsplatsen, men nu har de ledningens godkännande att investera i program för personalengagemang (inklusive tävlingar och roliga evenemang), klargöra och utöka karriärvägar, omarbeta schemaläggningspolicyer för att förhindra utbrändhet samt höja löner och förbättra förmåner.
9 utmaningar för HR inom hälso- och sjukvården
När HR-teamens prioriteringar förändras för att fokusera mer på de anställda måste de ta itu med följande utmaningar.
1. Anställning och personalintroduktion
År 2030 kan det råda brist på 120 000 läkare i USA. Om personalbehovet ska kunna tillgodoses måste HR utforska nya metoder för att anställa och introducera personal. Enligt tidningen Hospital & Health Networks använder endast 29 % av millenniegenerationen jobbsajter online. I ett försök att nå yngre yrkesutövare samarbetar vissa HR-team med sina marknadsföringsavdelningar för att använda sökmotoroptimering och leadspårning för att bättre locka och rekrytera kandidater. Andra erbjuder ingångsbonusar och hjälper till att betala flyttkostnader. Automatiserade system kan förbättra introduktionsprocessen genom att mer effektivt schemalägga genomgångar för nyanställda, relaterad utbildning och förmånsregistrering. Tilldelade mentorer kan sedan hjälpa till att påskynda och anpassa introduktionsprocessen och ge nyanställda värdefull vägledning och en känsla av stöd och samhörighet. En annan bästa praxis är att se till att nyanställda har tillgång till den teknik som de behöver men även förstå hur de ska använda den.
2. Utbildning
Hälso- och sjukvården behöver medarbetare mer än någon annan bransch för att hålla sin utbildning aktuell eftersom föråldrad kompetens försämrar den kliniska vården. Vissa HR-team samarbetar med utbildningsinstitut medan andra erbjuder egna utbildningar på plats eller på distans. Ett stort fokusområde är att se till att läkare och stödpersonal är informerade om de licenser och certifieringar som krävs. En molnbaserad utbildningsplattform spårar automatiskt regelefterlevnad, informerar anställda om deras skyldigheter och visar dem vilka kurser de behöver. Utbildning är också en viktig del i talangutveckling – ett område som många arbetsgivare bör försöka förbättra om de vill hjälpa till att förbättra arbetstillfredsställelsen och behålla fler anställda. Enligt ny forskning är 85 % av anställda inte nöjda med arbetsgivarens karriärstöd.
3. Hantera scheman och löner
De flesta människor tänker inte på logistik när de tänker på personaladministration, men schemaläggning av sjukhusskift är en komplex logistisk utmaning, särskilt vid ständig personalbrist. En stor vårdanläggning kan hantera hundratals olika rotationer av läkare, sjuksköterskor, kontraktsanställda, besökande läkare och annan personal. Att schemalägga på rätt sätt är viktigt: en studie visade att 33 % av intensivvårdssjuksköterskor och 45 % av intensivvårdsläkare har upplevt allvarlig utbrändhet. HR bör bidra till att skapa flexibla scheman som är lätta att distribuera, komma åt och ändra när det behövs.
Löner innebär en annan logistisk utmaning för HR. Vissa hälso- och sjukvårdsanställda, såsom terapeuter och kirurger, får betalt när de behandlar enskilda patienter. Andra avlönas och kan ha bonusincitament. Utan lämplig logistik kan löner betalas ut för sent eller vara felaktiga. En annan viktig löneutmaning är att hantera arbetskostnader. Vårdgivare försöker begränsa dessa kostnader på flera sätt, bland annat genom att analysera övertidsersättning och lönetillägg, såsom dubbel ersättning och trippelersättning, för att identifiera avdelningar som betalar för mycket. En annan strategi är att minska användningen av kontraktsanställda, såsom bemanningssjuksköterskor och andra tillfälligt anställda, som vanligtvis kräver hög lön och är dyra att ersätta.
4. Bemanning
Att hålla jämna steg med branschens personaltrender är ett krav för alla arbetsgivare, men HR-personal inom hälso- och sjukvården har väldigt många faktorer att ta hänsyn till. De måste vara kunniga om globala trender såsom distansarbete och svara på frågor som: Hur många anställda arbetar hemifrån? Hur många behövs på plats? Har vi rätt teknik för att möjliggöra virtuellt arbete? Och vilka cybersäkerhetsfrågor måste vi beakta? Men HR-personal inom hälso- och sjukvården behöver också tänka lokalt: Minskar eller ökar befolkningen i vårt tjänsteområde, och hur kan det påverka bemanningsnivåerna? Finns det nya konkurrenter som tar både talanger och kunder? Om svaret är ja, har vi en handlingsplan? Oavsett om befolkningen på en vårdgivares marknad åldras eller blir yngre, eller om genomsnittsinkomsten och levnadsstandarden minskar, måste HR förutse och reagera på dessa förändringar.
5. Främja mångfald, inkludering och rättvis behandling
Den bästa arbetsplatsen är en där alla känner sig inkluderade och behandlas rättvist. HR-avdelningen fastställer och tillämpar policyer som förverkligar detta ideal. Tydliga riktlinjer för anställningspraxis, lönehöjningar och karriärutveckling hjälper till att skapa en transparent och rättvis kultur. Konsekvent efterlevnad av dessa riktlinjer visar de anställda att de kommer att skyddas om någon diskriminerar dem på grund av deras ålder, ras, etnicitet, kön, sexuella läggning eller andra skyddade egenskaper. Samma skydd måste även omfatta patienter. De flesta HR-team kräver nu årlig utbildning i att främja mångfald och inkludering, bekämpa trakasserier och andra relaterade ämnen. Utan denna typ av utbildning är det mer troligt att oacceptabla beteenden förekommer.
6. Upprätthålla patienttillfredsställelse
HR har som uppgift att definiera hur anställda ska prestera. Utmaningen för hälso- och sjukvårdssystemen är att se till att bättre prestation resulterar i patienttillfredsställelse. HR formulerar förväntningarna som är drivkraften bakom förstklassig vård – från att skriva arbetsbeskrivningar till att definiera hela avdelningars organisationsroller. HR ansvarar också för att skapa en arbetsplatskultur som ger människor möjlighet att göra det lilla extra för sina patienter. Vårdgivare bör belöna anställda som levererar exceptionell vård och sedan dela med sig av sina erfarenheter till hela organisationen. Sådan publicitet ger de anställda det erkännande som de förtjänar och lyfter fram de beteenden som skapar nöjda patienter.
7. Personalhantering
Med tanke på den senaste tidens personal- och talangbrist i hela landet blir personalhantering en utmaning för HR-avdelningar. Även om HR-personal inte hanterar sjuksköterskor och läkare så hanterar de alla de frågor som rör anställda. HR övervakar till exempel processen för att samla in uppgifter om nyanställda och måste göra det på ett korrekt och säkert sätt för att upprätthålla regelefterlevnad. HR hanterar också prestationsprocessen och ser till att personalen får regelbunden feedback så att de kan förbättra sitt arbete och utveckla sin karriär. Dessutom hjälper HR till att utforma organisationsstrukturen, vilket ibland innebär den jobbiga uppgiften att säga upp anställda, men de senaste åren har hälso- och sjukvårdssystemen tenderat att utöka, inte minska, sin personalstyrka.
8. Disciplin och tvisthantering
Disciplinära problem och arbetstvister i hälso- och sjukvårdsorganisationer kan hindra patientvården. Anställda kan inte missa skift och lämna sina team underbemannade eller vårdslöst hantera patientuppgifter och kränka patienternas privatliv då detta kan leda till rättstvister för sjukhuset eller vårdinrättningen. När överträdelser inträffar eller när anställda, inklusive högavlönade läkare och specialistsjuksköterskor som är svåra att hitta, inte respekterar patienter eller kollegor måste HR reagera genom att disciplinera de skyldiga. Men när anställda har dispyter med varandra eller sina chefer är det vanligare med diplomati än bestraffning. I ovanligt komplexa situationer tar vissa vårdgivare hjälp av externa medlare.
9. Säkerställa efterlevnad och laglighet
HR-team inom hälso- och sjukvården står inför en stor utmaning rörande tidshantering. De måste fortsätta spela en avgörande roll för att säkerställa regelefterlevnad gällande journalhantering, säkerhet på arbetsplatsen och andra områden samtidigt som de lägger mer tid än någonsin på att lösa personalbristen. Det finns inget enkelt sätt att balansera dessa konkurrerande uppgifter. Att förtydliga roller inom HR och att delegera kan hjälpa, men det kan också vara nödvändigt att anställa mer HR-personal, särskilt personer med styrkt erfarenhet av regelefterlevnad. HR måste, som alltid, ha praktisk kunskap om arbetsrätt och hälso- och sjukvårdslagar, vilket fungerar som ett skydd mot överträdelser och böter. I USA inbegriper detta lagarna Health Insurance Portability and Accountability Act (överträdelser mot denna kan leda till böter upp till 1,5 miljoner US-dollar per år), Affordable Care Act och bestämmelser som fastställts av Occupational Safety and Health Administration (OSHA). HR måste också granska och verkställa anställningsavtal, inklusive avtal med bemanningsläkare och bemanningssjuksköterskor, som används i större utsträckning för att åtgärda personalbristen.
Lös HR-utmaningar inom hälso- och sjukvården med Oracle HCM for Healthcare
Det finns ingen brist på plattformar som hjälper HR-team att hantera sina många ansvarsområden. Men HR inom hälso- och sjukvården ställs inför unika utmaningar som kräver applikationer som är skräddarsydda för branschen.
Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) är en molnbaserad applikationssvit som kopplar samman alla HR-processer i ett hälso- och sjukvårdssystem och fungerar som en central datakälla. Den är en enhetlig plattform som kan integreras med system i hela företaget, vilket gör att hälso- sjukvårdsorganisationer kan ersätta äldre teknik som ofta inte är uppkopplad.
Med Oracle Cloud HCM kan HR-team bygga, hantera och optimera processer som stöder en mer omtänksam kultur som bidrar till att minska personalomsättningen. HR hittar och anställer kvalificerade kandidater snabbare med hjälp av automatiserade system och processer. HR kan även hantera talanger med hjälp av personanpassade och rollbaserade utbildningsverktyg och utvecklingsplaner för att skapa möjligheter för läkare och övrig personal, vilket förbättrar yrkeskunskaper, arbetsprestationer och karriärutveckling. Genom att skapa flexibla bemanningsplaner kan HR förbättra personalens prestationer och patientvården samtidigt som de minskar risken för utbrändhet. HR motiverar också medarbetarna att stanna genom att använda personalhanterings- och kommunikationsverktyg för att förbättra schemaläggningen av skift och samarbetet i hela organisationen.
Frågor och svar om HR:s roll inom hälso- och sjukvården
Vilken roll har HR inom hälso- och sjukvården?
HR-anställda inom hälso-och sjukvården har två roller: de representerar sina arbetsgivares grundläggande intressen samtidigt som de företräder anställda som har påfrestande yrken. De senaste åren har visat att motiverade människor är avgörande för att leverera högkvalitativ patientvård och få verksamheten att växa.
Hur håller HR:s roll inom hälso- och sjukvården på att förändras?
HR-personalens roll inom hälso- och sjukvården har utvidgats utöver rekrytering, hantering av ersättningar och andra traditionella arbetsuppgifter. Idag arbetar HR med ledningen för att utarbeta affärsstrategier, säkerställa regelefterlevnad mitt i en explosion av patientuppgifter och utnyttja teknik som förbättrar medarbetarupplevelsen.
Vad är HR:s roll inom hälsa och säkerhet?
I USA ansvarar HR för att se till att hälso- och sjukvården följer OSHA-reglerna. Under de senaste åren har HR också tagit itu med det medicinska hotet från covid-19 och ökningen av våld mot hälso- och sjukvårdspersonal till följd av detta.
Se hur Oracle Cloud HCM ger dig den mest kompletta och enhetliga HCM-molnlösningen.