TTX modernise ses processus métier grâce à Oracle Cloud

Nous avons déjà tous attendu — plus ou moins patiemment — dans nos voitures au passage à niveau pendant qu'un train de marchandises défilait sous leurs yeux. Les plus observateurs auront sûrement remarqué que bon nombre des wagons sont jaunes et arborent le logo TTX en lettres rouges.

Mais avez-vous déjà envisagé les opérations complexes de la supply chain qui se cachent derrière ces wagons ? Comment pouvez-vous mettre en place le bon type de wagons au bon moment pour transporter vers plusieurs destinations des marchandises aussi diverses que des voitures, du bois et du gravier ? C'est là qu'entrent en jeu la « mutualisation des wagons » et TTX. TTX est une entreprise détenue par les principaux chemins de fer d'Amérique du Nord qui rend cette partie essentielle de la supply chain beaucoup plus efficace.

TTX détient une flotte de 168 000 wagons, dont des wagons plats, des wagons porte-automobiles, des wagons couverts et des wagons-tombereaux, qui est exploitée en commun par les entreprises de chemins de fer. Cette réserve leur donne la souplesse nécessaire pour s'adapter rapidement aux demandes du marché et réduire les trajets à perte avec des wagons vides. Cette approche permet d'économiser de l'argent et de réduire les émissions de carbone en éliminant les trajets à vide inutiles.

« Les compagnies de chemin de fer possèdent une certaine quantité de voies entre l'emplacement A et B », a expliqué Vicki Dudley, Directrice financière et Trésorière, TTX, lors d'un récent événement virtuel Oracle Live portant sur les applications cloud. « Faute de mutualisation, lorsqu'un wagon arrive à un point B et qu'il n'y a pas de chargement à récupérer, le retour se fait à vide. Lorsque les wagons sont mutualisés, ils peuvent être échangés avec d'autres compagnies de chemins de fer. »

Bien que TTX soit une entreprise privée, la plupart des chemins de fer qui en sont propriétaires sont des entreprises publiques, les rapports financiers de TTX doivent donc être conformes aux exigences de Sarbanes-Oxley. Toutefois, l'entreprise gérait ses finances avec un système ERP SAP sur site très personnalisé, des applications codées sur mesure et des softwares en tant que service pour un certain nombre de fonctions différentes, ce qui nécessitait de nombreuses tâches manuelles, explique Bruce Schinelli, Directeur des systèmes d'information de TTX. Ce patchwork de systèmes prenait en charge les processus métier critiques et rendait l'adaptation au changement ou même le suivi des progrès technologiques presque impossible.

Pour étudier les solutions possibles, TTX a créé des critères de notation rigoureux pour évaluer les différentes options de HCM, supply Chain et ERP, dans le but de passer à une solution compatible avec les appareils mobiles, moderne et bien prise en charge, le tout sur une seule et même plate-forme.

« C'est la solution Oracle qui s'est avérée être la suite d'applications d'entreprise la plus complète et la plus moderne, sur une plate-forme commune », confirme M. Schinelli. « Elle nous permet de nous concentrer sur notre activité et non sur la technologie utilisée. C'est ce que nous cherchions. »

 

Montée à bord du cloud

TTX a déployé Oracle Fusion Cloud ERP, HCM et SCM le 1er janvier 2020. Quelques mois plus tard, le personnel de TTX a dû passer au télétravail en raison de la pandémie.

« Je suis impressionné par notre équipe, qui a travaillé avec un nouveau système et un nouvel environnement de travail et qui a réussi à clôturer l'année sans retards ni problèmes opérationnels », souligne Mme Dudley. « Le télétravail ne nous a pas empêchés de relever le défi qu'a été l'année 2020. "

En termes de cycle d'activité, 2020 comportait deux parties distinctes pour TTX. Au cours de la première moitié, l'entreprise a enregistré une forte baisse de l'utilisation des wagons — ce qui n'est pas surprenant, étant donné que l'utilisation du rail est étroitement liée à l'activité économique. L'entreprise a été en mesure de le reconnaître rapidement et de travailler pour contrôler les coûts, relate-t-elle. Au cours du second semestre de cette année, l'utilisation a repris à tel point que TTX a atteint ses objectifs financiers à la fin de l'année 2020.

Maintenant qu'elle a beaucoup d'expérience avec les nouveaux systèmes, l'équipe TTX considère son travail comme un processus d'un bout à l'autre plutôt que comme des tâches isolées, et cela a contribué à décloisonner l'entreprise.

« Nous avons consolidé 14 systèmes différents sur une seule plate-forme intégrée », se félicite M. Schinelli. « Nous avons également pu réduire les SKU de 2 600 à 740. La nouvelle solution nous fournit les données et les analyses nécessaires pour mieux contrôler les stocks et réduire les coûts. »

Cette intégration améliore la visibilité sur l'ensemble des systèmes commerciaux, ce qui met en évidence les opportunités de contrôle des dépenses. « Les compagnies de chemin de fer comptent sur nous pour être aussi efficaces que possible et pour répercuter nos économies sur eux et leurs clients", constate M. Schinelli.

 

Mises à niveau continues du système

Le rythme des mises à jour trimestrielles des applications cloud fournies par Oracle a également constitué un changement majeur. TTX peut entièrement adopter et utiliser les dernières technologies proposées par Oracle au fur et à mesure de leur évolution.Oracle Integration connectant les systèmes TTX SaaS et sur site, l'entreprise peut tirer parti de nouvelles innovations, qui lui apportent des avantages et lui permettent de réaliser des économies.

« Nous avons mis au point un processus pour évaluer et tester les nouvelles fonctionnalités », explique Mme Dudley. « Lorsque notre infrastructure était sur site, chaque changement était un projet immense et, à cause de cela, nos softwares n'avaient pas évolué depuis de nombreuses années. Nous constatons à présent que nous pouvons continuellement améliorer et faire évoluer nos processus métier afin d'être les meilleurs de notre secteur quand il s'agit de réaliser des économies et d'augmenter les profits. »

L'entreprise a encore amélioré son reporting et sa prise de décision avec Oracle Analytics Cloud et Autonomous Data Warehouse, ce qui a réduit les efforts manuels pour l'intégration des données sur site aux données d'Oracle Fusion Cloud Applications.

Aujourd'hui, une entreprise peut s'affranchir de la création d'un système logiciel hautement personnalisé et l'exécuter pendant des années sans mise à jour, fait observer M. Schinelli.

« Des mises à jour et des améliorations fréquentes permettent d'améliorer constamment les processus opérationnels, ainsi que la sécurité et la sécurité. » « Il est tout à fait improbable que nous créions un type de système offrant des processus métier meilleurs que tous autres. Il est bien plus utile de trouver le bon partenaire pour vous orienter vers les normes du secteur. »

 

Conseils pour la migration vers le cloud

M. Schinelli et Mme Dudley s'accordent pour dire qu'Oracle a été le partenaire idéal pour la transformation de TTX. De plus, TTX aide à façonner l'orientation des services Oracle Cloud étant donné que des représentants de l'entreprise participent aux conseils de stratégie Oracle pour la finance, SCM, HCM, EPM et l'analytique.

« Dès que nous le pouvons, nous faisons des retours à Oracle et nous leur exprimons notre opinion sur certaines des fonctionnalités qui pourraient être créées », explique Mme Dudley. « Je pense que nous avons jeté les bases avec le software et que la relation continuera d'évoluer au fur et à mesure que nous essayons d'atteindre notre objectif d'efficacité et de rentabilité accrues. À mon avis, le meilleur reste à venir. »

Mme Dudley souhaite partager quelques retours d'expérience avec ceux qui commencent juste leur parcours vers le cloud :

Préparez-vous à l'inattendu.TTX n'aurait jamais imaginé et encore moins prévu d'imposer totalement le télétravail peu après la mise en service de ses applications cloud en raison d'une pandémie, et pourtant, c'est ce qui s'est passé.

Fournir suffisamment de ressources pour les positions critiques.Le temps nécessaire à l'équipe pour le processus de sélection, la configuration et les tests vient s'ajouter aux tâches quotidiennes de chacun. « Leur engagement envers ce projet a été exceptionnel et constitue véritablement la raison de notre succès, ainsi que le support que nous avons reçu d'Oracle », explique Mme Dudley. « Mais si j'avais encore à le faire, nous aurions probablement légèrement augmenté nos ressources. »

Choisissez l'approche adéquate.Il est important de décider si votre entreprise a besoin d'une révolution copernicienne ou d'une approche progressive. « Nous avons opté pour la révolution afin d'en être quittes le plus vite possible », avoue-t-elle. « Mais vous ne pouvez pas vraiment réussir avec cette approche sans le soutien de votre équipe de direction et des chefs de projet, car cela demande beaucoup d'efforts. »

Évitez la personnalisation.« Certains des problèmes auxquels nous avons été confrontés étaient dus au fait que nous avons soit sur-configuré, soit essayé de faire les choses comme nous le faisions auparavant », avertit Mme Dudley.

Concentrez-vous sur les formations et la gestion du changement.Ce domaine ne doit pas être pris à la légère. En fait, TTX continue d'organiser des formations.

TTX a choisi le partenaire d'implémentation Cognizant pour assurer une transition fluide.