Créer une étude de cas d'un ERP en 5 étapes à l'aide d'un modèle

« Notre ERP actuel fonctionne. Pourquoi devrions-nous changer ? »

C'est une question courante que se posent de nombreux chefs d'entreprise et salariés de première ligne qui hésitent à entreprendre une révision majeure de leur système informatique ou qui ne réalisent tout simplement pas les avantages qu'ils pourraient obtenir. Toutefois, le train est en marche. De plus en plus d'entreprises passent leurs opérations financières d'anciens logiciels on-premises à de nouvelles applications qui peuvent mieux répondre aux exigences commerciales d'aujourd'hui. Les entreprises et les institutions repensent ou étendent leurs stratégies et modèles commerciaux. Pour adopter ces nouvelles approches, elles mettent en œuvre de nouvelles technologies. Lorsqu'elles décident de remplacer une application centrale, telle qu'un ERP, les entreprises se tournent de plus en plus souvent vers une application dans le cloud. Étant donné que l'ERP réside au cœur de leurs opérations quotidiennes, de nombreux dirigeants sont tétanisés par le changement. Avec un business case en faveur d'un nouvel ERP bien ficelé, vous pouvez ouvrir les yeux des principaux dirigeants de votre entreprise qui doivent approuver un tel changement et leur faire entendre raison. En outre, vous pourrez rallier le personnel qui utilisera ces systèmes tous les jours.

Qu'est-ce qu'un business case pour un ERP ?

La planification des ressources d'entreprise (ERP) est un logiciel que les entreprises utilisent pour superviser leurs opérations commerciales quotidiennes, couvrant des fonctions telles que la comptabilité, les achats, la gestion de projet, la gestion du risque et la conformité, ainsi que les opérations de la supply chain. Un business case pour un système d'ERP est un document qui présente en détail l'intérêt et les avantages attendus de la mise en œuvre d'un nouveau système d'ERP au sein d'une entreprise. La plupart des entreprises disposent d'un système d'ERP (ou de plusieurs applications) pour exécuter ces fonctions. Le business case se concentre donc sur les raisons de migrer des systèmes on-premises existants vers le cloud. Les raisons d'un tel changement devraient être directement liées à la stratégie de l'entreprise et aux capacités nécessaires pour mettre en œuvre cette stratégie. Le business case sert de feuille de route aux parties prenantes et aux décideurs pour évaluer et approuver l'investissement dans une nouvelle solution d'ERP.

En quoi l'élaboration d'un business case en faveur de la modernisation de l'ERP est-elle importante ?

Un business case est crucial pour obtenir l'approbation et le financement d'un projet d'ERP, car il fournit aux décideurs clés une compréhension claire des avantages, des coûts, des risques et des stratégies attendus associés à la mise en œuvre d'un nouveau système d'ERP. Un business case aide à centrer l'équipe sur les points importants et les raisons de la transformation. Cette concentration augmente le niveau d'engagement. Il est également précieux pour susciter l'enthousiasme des collaborateurs à l'égard d'un meilleur système logiciel ou du moins pour lui donner une chance.

Lorsqu'une entreprise commence sérieusement à envisager la mise en œuvre d'un nouveau système d'ERP, la direction constitue généralement une équipe de projet, dont la première mission est de monter un business case. Lorsque les entreprises décident de remplacer une application de base, telle qu'un ERP, le choix se porte le plus souvent sur une application dans le cloud. Le business case permet d'étudier en profondeur les fonctionnalités des nouveaux logiciels ERP, de vérifier si elles suffiront pour exécuter la stratégie de l'entreprise et de quantifier la valeur de ces fonctionnalités. Le business case peut lier de nouvelles fonctionnalités logicielles telles que l'intelligence artificielle à de meilleures prévisions qui aident à améliorer les performances de l'entreprise. Il peut ainsi montrer comment un ERP dans le cloud réduirait les coûts des mises à niveau fréquentes, ce qui facilite et rend plus rentable l'accès à de nouvelles fonctionnalités informatiques. En expliquant et en mettant en valeur la valeur par rapport aux coûts, l'équipe prépare le terrain pour la prise de la décision de poursuivre le projet, notamment en trouvant la bonne solution d'ERP et en obtenant l'approbation des décideurs.

Points clés à retenir

• Le business case est la première étape pour expliquer aux dirigeants et aux parties prenantes de l'entreprise en quoi un nouveau système d'ERP est nécessaire.
• Un business case analyse méticuleusement les coûts et les avantages ainsi que le retour sur investissement potentiel de la mise en œuvre d'un nouveau système.
• Le business case doit offrir un aperçu général du projet d'ERP, puis détailler la manière dont le nouveau système sera mis en œuvre, y compris les délais, les phases et les ressources nécessaires.

5 étapes pour élaborer un business case en faveur d'un nouvel ERP

La création d'un business case en faveur d'un nouvel ERP nécessite la collaboration des différents services pour identifier tous les besoins, déterminer les avantages qu'il apporterait et justifier l'investissement. Voici les principales étapes à suivre pour élaborer un business case en faveur d'un nouvel ERP.

1. Évaluez le logiciel actuel par rapport aux besoins futurs

Lorsque vous montez un business case en faveur d'un nouvel ERP cloud, commencez par relier les efforts à la stratégie de l'entreprise et aux capacités nécessaires à l'exécution de cette stratégie. Évaluez vos besoins futurs. Ensuite, recensez les écarts entre ces fonctionnalités et l'état actuel des systèmes ERP de votre entreprise et des processus métier associés. Si possible, comparez-vous à vos concurrents pour identifier les domaines d'opportunités. La mise à niveau de votre technologie peut s'avérer bénéfique à de nombreux égards, mais vous n'en profiterez pas vraiment si vous ne comprenez pas vos lacunes, leurs causes et leurs conséquences. Il n'y a aucun intérêt à migrer un processus inefficace vers un nouveau système d'ERP. Il est nécessaire d'aider les parties prenantes à comprendre à quoi ressemblera la transformation en contextualisant les raisons du passage à un nouveau système ERP.

Effectuez une évaluation du système existant

Avec les différentes parties prenantes, évaluez les forces et les faiblesses de vos logiciels et processus actuels. Par exemple, utilisez-vous des technologies modernes et pouvez-vous ajouter régulièrement de nouvelles fonctionnalités à mesure qu'elles émergent ? Effectuez cette évaluation pour les différentes fonctions, telles que la finance, la planification et l'approvisionnement. L'idée est de déterminer les points faibles, de trouver les problèmes d'efficacité existants et de préciser les conséquences de ces limites.

Auditez vos processus métier actuels

Effectuez un examen approfondi de vos processus métier et workflows pour trouver les goulets d'étranglement, les redondances et les domaines à améliorer, tels que les mises à jour système chronophages et les tâches manuelles.

Répertoriez les coûts de processus actuels

Estimez les coûts opérationnels associés à votre système d'ERP actuel, notamment les licences logicielles, le matériel, la formation, les services de conseil, les ressources humaines, la maintenance et les mises à niveau.

Mettez en lumière les problèmes d'efficacité des processus existants

Identifiez et documentez les points faibles, les problèmes d'efficacité et les limites des systèmes et processus actuels, tels que les données manquantes ou difficiles d'accès, les tâches trop manuelles ou le manque de données en temps réel.

Additionnez le coût des problèmes d'efficacité liés à votre ERP on-premises

Quantifiez l'impact financier des problèmes d'efficacité liée à votre système d'ERP on-premises actuel, tels que la maintenance manuelle et les temps d'arrêt indésirables ou d'autres limitations du système telles que le manque de flexibilité et les besoins de personnalisations.

2. Déterminez les besoins et les coûts estimés pour le nouvel ERP

Cette étape déterminera si un nouveau système d'ERP comblera les lacunes identifiées à l'étape 1. Il est important d'établir des objectifs clairs pour votre entreprise avec l'ERP cloud. Cette étape liste les améliorations qu'apportera le nouveau système d'ERP à l'entreprise.

Déterminez les besoins des différents services

Réalisez une analyse complète des systèmes existants pour déterminer les besoins des services et les fonctionnalités que le nouveau système d'ERP doit avoir pour prendre en charge les processus métier et atteindre les objectifs d'entreprise.

Répertoriez les fonctionnalités et modules requis

Déterminez les avantages qui vous intéressent et listez les fonctionnalités et modules nécessaires au système d'ERP pour améliorer les processus métier et ajouter des capacités, telles que les prévisions avancées à l'aide de fonctionnalités de machine learning et d'IA.

Effectuez une analyse fonctionnelle des lacunes

Identifiez les écarts entre les capacités du système actuel et les fonctionnalités du système d'ERP cloud proposé. Utilisez des feuilles de route de produits pour vous aider dans ce processus sur les sites Web de l'entreprise.

Créez un plan d'implémentation et de déploiement

Pour que les parties prenantes puissent exploiter le business case en faveur d'un nouvel ERP, elles doivent voir un plan détaillant la façon dont le système d'ERP de remplacement sera mis en œuvre, y compris les délais, les phases, les ressources requises ainsi que les défis potentiels et les stratégies d'atténuation.

Estimez les coûts de l'ERP sur une période de plus de cinq ans

Prévoyez les coûts totaux associés à l'implémentation, à la gestion des licences et à la maintenance du système d'ERP sur une longue période.

3. Calculez le retour sur investissement

Pour déterminer si un nouveau système d'ERP est la bonne décision, vous devez fournir une analyse détaillée du retour sur investissement potentiel. En règle générale, cette analyse repose sur la comparaison des gains (tels que l'augmentation des revenus, une meilleure trésorerie, une productivité accrue du personnel, une réduction des coûts d'investissement et des coûts d'assistance) par rapport aux coûts d'implémentation et d'abonnement. Elle compare le coût total de possession du nouveau système au coût de maintenance du système existant. Elle s'appuie généralement fortement sur les références du secteur, les études d'analystes et les modèles de maturité des processus métier pour évaluer une gamme de modèles prudents et probables pour les rendements et les coûts. Le plan devrait également prévoir une estimation du calendrier pour la mise en place du nouveau système et la réalisation des avantages escomptés. Il faut que les parties prenantes comprennent ce qu'elles obtiendront et comment vous allez mesurer la réussite du projet.

Répondez d'abord aux besoins essentiels de l'entreprise

Mettez en évidence la façon dont le système d'ERP résoudra les lacunes critiques en matière de capacités répertoriées lors de la phase d'évaluation, telles que le besoin d'automatisation des processus, d'analyses intégrées, de machine learning et de fonctionnalités collaboratives pour améliorer la précision et la vitesse de la prise de décision.

Mettez en valeur l'amélioration des opérations commerciales

Montrez comment le nouveau système d'ERP peut améliorer l'efficacité opérationnelle et la productivité. Les gains d'efficacité peuvent provenir de la normalisation, de la simplification et de l'automatisation des processus métier disjoints. Citez les indicateurs que ces modifications peuvent améliorer, telles que la livraison aux clients dans les temps ou la réduction du délai moyen de recouvrement.

Démontrez la réduction des coûts globaux

Le passage à un ERP dans le cloud peut s'accompagner d'une diminution du coût total de possession (TCO), en réduisant les coûts de maintenance et en éliminant les mises à niveau, ce qui permet au personnel informatique de se concentrer sur davantage d'initiatives à valeur ajoutée. Il élimine également les dépenses en capital liées à la mise à niveau du matériel et aux opérations des data centers. Des économies supplémentaires peuvent résulter de la simplification et de l'automatisation des processus métier.

Proposez une stratégie pour réaliser des économies et les mesurer

Détaillez les stratégies et les plans pour réaliser les économies prévues grâce à l'implémentation de l'ERP. Créez des indicateurs clés de performance (KPI) et des étalons pour effectuer un suivi une fois que votre entreprise utilise la solution. Vous pourrez ainsi quantifier le retour sur investissement.

Créez un plan de financement pour l'ERP

Établissez un plan de financement avec les ressources financières requises pour le projet d'implémentation d'un ERP, y compris le coût du logiciel, les besoins en personnel, le soutien aux intégrateurs de systèmes et d'autres dépenses.

4. Créez un plan d'implémentation et de déploiement

La direction et les collaborateurs voudront savoir si le changement d'ERP aura des répercussions pour eux. Si vous passez à un ERP dans le cloud, ils voudront savoir comment vous allez gérer la réduction de l'échelle de vos systèmes on-premises tout en adoptant les applications cloud. Les collaborateurs voudront comprendre ce qui va changer dans leur travail quotidien, tandis que la direction voudra connaître les risques potentiels qui pourraient ralentir les opérations. Dans cette section, vous devez répondre à ces préoccupations tout en présentant la faisabilité du projet et en offrant un calendrier réaliste. La détermination des responsabilités est essentielle : Montrez comment vous suivrez les résultats et ce qui se passera s'ils ne sont pas atteints.

Créez un plan de dotation en personnel

Développer un plan reprenant les profils, les compétences et les rôles nécessaires pour le projet d'ERP. Devez-vous faire appel à l'expertise et aux capacités d'un intégrateur de systèmes ? Pensez à qui donnera toutes les formations nécessaires pour soutenir les personnes clés travaillant sur de nouveaux systèmes.

Trouvez des moyens de limiter les temps d'arrêt de l'activité

Présentez des stratégies pour limiter les perturbations pendant la transition vers le nouveau système, assurer la continuité des opérations et réduire le risque de perte de données, de temps d'arrêt et de tâches à réaliser deux fois pendant la migration. Par exemple, décrivez en détail le déploiement par régions et fonctions des nouvelles fonctionnalités. Soyez clair sur le moment où les anciens systèmes cesseront de fonctionner. Précisez également quand et comment les données seront migrées (ainsi que leur volume). De même, établissez un plan pour tester les intégrations avec les applications, les bases de données et les systèmes tiers existants afin d'éviter tout problème susceptible de perturber le flux de données.

Présentez le plan pour limiter les risques d'implémentation

Identifiez et évaluez les risques potentiels associés à l'implémentation de l'ERP, ainsi que les stratégies visant à atténuer ces risques, telles que les tests approfondis, les simulations de mise en production, et assurez-vous que tout le matériel, les logiciels et les réseaux sont compatibles et mis à jour pour prendre en charge le nouveau système d'ERP.

Soyez réaliste sur les délais

Fixez des échéances réalistes pour la mise en œuvre, en tenant compte de la complexité et des difficultés potentielles. Articulez les phases de déploiement, par facteurs tels que les zones géographiques ou les fonctions métier. Dans le cas des applications cloud, le temps d'implémentation est souvent plus court que les systèmes conventionnels on-premises, mais être réaliste quant au calendrier et à la gestion du changement requis est essentiel pour établir la crédibilité et gérer les attentes.

Déterminez les responsabilités

Définissez votre approche pour suivre la réalisation des avantages, qui en est responsable et quelles actions les équipes peuvent prendre si les avantages ne sont pas atteints.

5. Présentez votre business case

Une fois que vous avez défini l'objectif de l'implémentation du nouvel ERP, les avantages et les coûts prévus et le plan pour fournir ces avantages, il est temps de présenter vos conclusions aux parties prenantes. À ce stade, ne vous lancez pas dans une présentation détaillée de la stratégie d'implémentation, même si vous l'avez déjà préparée et que vous êtes prêt à répondre aux questions. Il est préférable de distiller ces données, analyses et plans exhaustifs dans une vue d'ensemble pour exposer clairement aux cadres les besoins, les avantages, les coûts, les risques et les stratégies de la migration d'ERP.

Tenez compte de votre public

Lorsque vous présentez l'analyse de rentabilisation de l'ERP aux décideurs, tels que les cadres ou un comité d'examen, anticipez les questions ou les résistances qu'ils peuvent avoir et essayez d'adapter la présentation à leurs priorités et intérêts.

Utilisez la visualisation des données

Tirez parti des outils de visualisation des données pour illustrer les avantages, les économies et le retour sur investissement de l'implémentation du nouveau système d'ERP.

Ne négligez pas les données financières

Vous donnez, certes, une vue d'ensemble du projet. Toutefois, vous devez fournir des projections financières détaillées, des analyses coûts-avantages et une ventilation du retour sur investissement attendu pour soutenir votre projet. Le directeur général et les autres décideurs ont besoin de données financières solides pour justifier ce type d'investissement.

Télécharger le modèle de business case en faveur d'un nouvel ERP (DOC)

L'ERP n'a jamais été aussi facile qu'avec Oracle

L'élaboration d'un business case en faveur d'un nouvel ERP cloud réaliste et pratique exige une compréhension approfondie de la situation actuelle de votre entreprise et de ses besoins futurs. Il faut aussi pouvoir démontrer clairement les avantages de l'ERP cloud pour l'entreprise.

Oracle Fusion Cloud ERP intègre entièrement la gestion financière, l'approvisionnement, la gestion des performances, la supply chain et la fabrication sur une seule plateforme pour fournir des analyses holistiques sur l'ensemble de vos activités avec des données en temps réel. En automatisant les processus qui étaient auparavant manuels, Oracle Cloud ERP aide les équipes financières à réagir rapidement aux conditions commerciales en constante évolution. Il prend également en charge la collaboration au sein de la suite d'applications pour le partage instantané de données et la résolution de problèmes. De plus, il intègre et standardise de bonnes pratiques qui favorisent l'efficacité des processus. Avec Oracle Cloud ERP, votre équipe informatique ne doit plus s'embarrasser de l'assistance pour le matériel et des cycles de mise à niveau coûteux ; elle peut consacrer tout son temps à aider votre entreprise à tirer le meilleur parti de ses capacités. Les mises à jour trimestrielles apportent des innovations. Vous n'avez donc jamais à vous soucier de l'obsolescence de vos logiciels ou de perturbation liées à une mise à niveau. Oracle Business Value Services peut aider les entreprises à définir et à articuler leur business case si elles cherchent une stratégie de remplacement de leur ERP. Oracle propose également des options de financement qui peuvent aider les entreprises à supporter les coûts initiaux.

FAQ sur le business case en faveur d'un nouvel ERP

Qu'est-ce qu'un business case en faveur d'un nouvel ERP ?
Le business case en faveur du remplacement de l'ERP justifie stratégiquement et économiquement l'implémentation d'un nouveau système, en fournissant aux parties prenantes les avantages, les coûts et les risques du nouveau système.

Comment rédiger un business case en faveur d'un nouvel ERP ?
La rédaction d'un business case en faveur d'un nouvel ERP implique la participation de différents services afin de fournir une compréhension approfondie de la nécessité et des avantages de la mise en œuvre d'un nouveau système d'ERP.

Que sont les cas d'utilisation d'un ERP ?
Les cas d'utilisation sont des documents qui détaillent comment les collaborateurs ou d'autres applications logicielles interagiront avec le nouveau système d'ERP. Ils expliquent comment le logiciel doit être utilisé pour atteindre certains objectifs et effectuer des tâches commerciales.