Qu'est-ce que la planification financière ?
La planification financière, également appelée planification d'entreprise connectée, permet aux entreprises de modéliser leur orientation stratégique et de prendre des mesures pour optimiser les performances financières et commerciales. Cette approche est tournée vers l'avenir et aide la finance à guider l'entreprise dans la réalisation de sa stratégie. La planification financière englobe les plans à long terme, la modélisation de scénarios, la budgétisation et les prévisions annuelles, la création de rapports ponctuels et les analyses.
Le service financier utilise la planification financière pour communiquer la stratégie et les objectifs globaux de l'entreprise aux branches d'activité et aux opérations. Le service financier est un partenaire commercial qui collabore avec d'autres domaines pour développer des plans annuels, tels que des plans de vente et de marketing, des plans de projet, des plans de main-d'œuvre et d'autres initiatives de planification opérationnelle qui contribuent aux objectifs financiers d'une entreprise.
Ces dernières années, la planification financière est passée d'une activité périodique à un processus continu qui prend en compte les performances passées, en ajustant les moteurs de croissance en cours de route pour s'assurer qu'une entreprise reste dans les clous de ses objectifs financiers. Pour s'adapter à ce changement, les applications de planification financière doivent coïncider avec d'autres systèmes, tels que le HCM, l'ERP, la supply chain et les opérations, afin de créer des plans pour fournir une vue connectée de l'ensemble de l'entreprise.
Les feuilles de calcul sont-elles encore utilisées pour la planification financière ?
Malgré la disponibilité de logiciels de planification et de budgétisation à l'échelle de l'entreprise, de nombreux professionnels de la finance utilisent encore des feuilles de calcul. Mais l'utilisation de feuilles de calcul pour la planification des finances pose des difficultés intrinsèques à différents égards. Premièrement, les feuilles de calcul présentent de nombreux risques, tels que le manque d'audit et de sécurité, l'augmentation des erreurs humaines, la multiplication des versions sans gouvernance, etc. Avec les feuilles de calcul, la collecte des données prend plus de temps et ces données peuvent déjà être obsolètes au moment de la finalisation. Les entreprises se retrouvent alors avec de simples instantanés des plans financiers et opérationnels.
Les feuilles de calcul de la planification financière sont déconnectées et segmentées dans différents domaines de l'entreprise. Il est donc très difficile d'avoir une vision claire de la planification au sein de l'entreprise. Il se révèle aussi ardu de suivre plusieurs feuilles de calcul, avec plusieurs macros et liens d'une feuille de calcul à l'autre.
Un point peut-être encore plus problématique est que les feuilles de calcul n'ont jamais été conçues pour répondre aux exigences actuelles de planification, de budgétisation, de prévision, de création de rapports et d'analyse à l'échelle de l'entreprise. Elles sont difficiles à charger dans un ERP ou un autre système organisationnel. De plus, les feuilles de calcul n'incluent pas de technologies avancées permettant d'exploiter plusieurs sources de données et fonctionnalités prédictives, telles que des analyses détaillées par simulation.
Historique de la planification financière
Par le passé, la planification financière était un processus très manuel et déconnecté des autres domaines de l'entreprise. Manquant d'agilité et de précision, la planification financière d'hier n'était effectuée que sur une base trimestrielle et/ou annuelle. Elle était généralement réalisée avec une multitude de classeurs Excel, avec son lot de risques liés à la sécurité, aux erreurs, à la vitesse et à l'imprécision. En raison d'informations inexactes et datées, il était souvent difficile de prévoir et d'ajuster avec précision en fonction de changements plus immédiats dans l'entreprise.
Certaines entreprises considéraient la planification comme une obligation annuelle, plutôt que comme une tâche à valeur ajoutée permettant de guider véritablement leurs activités.
Feuille de route du logiciel de planification financière
En revanche, la planification financière d'aujourd'hui repose sur les données. D'une activité périodique généralement effectuée par la finance, la planification est devenue un processus plus continu et plus connecté. La planification financière devient de plus en plus prédictive, intégrant la data science et utilisant de bonnes pratiques et des méthodes pour se concentrer non seulement sur le passé et le présent, mais aussi sur le pourquoi et le comment ainsi que sur les scénarios probables.
La planification financière a évolué au fil des années, passant d'un processus de saisie des données très manuel à un processus plus axé sur les données qui peut également intégrer le machine learning, l'IA et d'autres technologies avancées. Par le passé, les décisions de planification et de prévision reposaient sur les tendances historiques. Désormais, les prévisions incluent des prédictions de machine learning avec plusieurs points de données, scénarios et tendances pour un processus de planification encore plus agile et précis.
Planification et budgétisation
Cela fait 25 ans que les logiciels de planification et budgétisation existent, mais ils ont considérablement évolué, passant de solutions sur site ou client/serveur à des solutions cloud. Ces logiciels peuvent ainsi être largement utilisés dans toute l'entreprise dans le service financier, dans les branches d'activité et dans les opérations pour fournir un plan d'entreprise entièrement connecté.
Pour guider votre choix d'un outil de planification et de budgétisation, il est essentiel que votre entreprise prenne en considération cinq facteurs importants :
1. Intelligence de planification intégrée et structures de planification incluant les bonnes pratiques
Une solution de planification et de budgétisation doit non seulement être une page vierge pour la modélisation, mais elle doit également contenir les bonnes pratiques que vous pouvez commencer à utiliser immédiatement, telles que l'intelligence de planification et les fonctionnalités intégrées pour la planification prédictive, la budgétisation reposant sur des moteurs de croissance, la modélisation de scénarios de simulation robuste, l'environnement de simulation, la budgétisation ascendante/ descendante, les approbations et les processus.
En outre, vous devez rechercher des modules spécialement conçus et pris en charge, tels que la planification à long terme, la planification des effectifs, la planification des actifs d'investissement, la planification financière des projets, qui sont des modules entièrement opérationnels, conçus pour fonctionner ensemble et parfaitement intégrés à vos processus de planification existants.
2. Fonctionnalités couvrant les finances, les opérations et la planification des activités
Vous devriez rechercher une plateforme de planification connectée réellement complète, permettant non seulement la planification financière, mais aussi la planification et la modélisation opérationnelles pour répondre aux branches d'activité telles que les RH, l'informatique, la supply chain et les ventes. Elle doit être développée et maintenue par votre fournisseur de logiciels. Évitez les modules vendus sur des marketplaces.
3. Les utilisateurs peuvent effectuer une modélisation financière et opérationnelle à grande échelle sans contrainte
Les exigences des modèles commerciaux agiles et rapides d'aujourd'hui exigent la possibilité de modéliser facilement des scénarios financiers et opérationnels. Une capacité principale est de pouvoir prendre en charge et traiter d'importants volumes de données à utiliser dans la modélisation sans contrainte. Il est essentiel de disposer d'un puissant moteur de back-end pour gérer la grande quantité de données utilisées par les entreprises pour ces analyses. Il s'agit d'un élément essentiel pour qu'une solution de planification et de prévision respecte les promesses de modélisation ponctuelle. En outre, assurez-vous que l'évolutivité sur de grands volumes de données et d'utilisateurs peut être facilement gérée.
4. Gestion et création de rapports financiers robustes
La création de rapports peut être une expression générique désignant de nombreuses tâches différentes. Vous pouvez effectuer des analyses ponctuelles, en découpant et divisant vos données. Un tableau de bord standard est peut-être le seul outil dont vous avez besoin pour les mises à jour de statut. Vous aurez probablement encore besoin de rapports visuellement parfaits pour l'impression.
La plupart des entreprises cherchent à moderniser et à rationaliser leur création de rapports pour la gestion en ajoutant des récits collaboratifs lors de la préparation de leurs rapports. Assurez-vous que vos systèmes de planification puissent effectuer toutes ces opérations, et pas seulement lors de la démonstration.
Une solution de planification EPM complète doit couvrir toutes les exigences de création de rapports, y compris des tableaux de bord, des analyses ponctuelles, des états financiers parfaits et des rapports narratifs complets, le tout via les navigateurs, les appareils mobiles et d'autres outils familiers. Toutes les exigences en matière de création de rapports, des livres budgétaires complexes à la narration en passant par les analyses ponctuelles, doivent être disponibles sous forme de feuilles de calcul que les professionnels de la finance connaissent et peuvent facilement utiliser. Cette flexibilité est importante, car la mutation rapide d'une entreprise internationale requiert de nombreuses analyses ponctuelles sans compromettre la sécurité des données.
5. Automatisation de l'analyse des données financières grâce au machine learning intégré
Les nouvelles technologies, telles que le machine learning, transforment rapidement les pratiques commerciales. Grâce à l'utilisation de la science des données, les analyses prédictives peuvent détecter des corrélations, des valeurs aberrantes ou des exceptions qu'une personne ne pourrait pas reconnaître sans aide. Cette approche peut améliorer considérablement la précision de la planification et réduire significativement le temps passé dans les processus de planification et l'analyse des données. Concentrez-vous sur la prise de mesures en fonction des anomalies et des valeurs aberrantes et départez-vous des préjugés lors de vos prévisions en tirant parti de la data science intégrée, sans avoir besoin de data scientist.
Budget
Un budget doit analyser et comparer les performances financières attendues pour déterminer comment allouer les dépenses d'entreprise.
Les éléments des budgets de la plupart des entreprises sont les suivants :
- Budget des charges
- Budget des dépenses d'investissement
- Budgets de revenus détaillés
- Budgets des flux de trésorerie
- Budgets de production détaillés
Budgétisation à base zéro
La budgétisation à base zéro est une discipline de budgétisation qui est normalement utilisée pour rationaliser les coûts au sein d'une entreprise. Il s'agit d'une pratique dans laquelle tous les coûts doivent être budgétisés et justifiés très précisément. Les budgets précédents ne sont pas pris en compte et tous les compteurs sont remis à zéro en faisant fi des coûts antérieurs. Cette approche est souvent considérée comme un processus de réduction des coûts, mais elle peut être utilisée pour s'assurer que les ressources sont axées sur les activités génératrices de revenus.
Budgétisation descendante et ascendante
Dans une approche descendante, la direction élabore un budget global pour l'ensemble de l'entreprise et fixe des objectifs pour tout le monde avant la création d'un plan opérationnel en aval au niveau des départements ou des responsables du budget. Le processus commence par la création d'un budget par les différents départements ou responsables du budget, puis se poursuit avec l'examen par les parties prenantes du budget de niveau supérieur pour approbation.
Prévisions
Les prévisions désignent le processus dans lequel des ajustements sont effectués périodiquement ou en continu en fonction des performances par rapport aux objectifs budgétaires. Il s'agit d'un processus de modélisation et d'implémentation d'ajustements financiers et opérationnels permettant de se mettre dans la meilleure position possible pour atteindre les objectifs fixés. Ce processus, qui se déroule en continu, est également appelé prévisions glissantes.
Différence entre le budget et les prévisions
Un budget décrit les prévisions financières en fonction des objectifs fixés par l'entreprise pour une période donnée à venir. Il permet de définir la base financière pour planifier la façon dont une entreprise peut exécuter sa stratégie ou ses plans à long terme. Le budget d'une entreprise est généralement réévalué périodiquement, le plus souvent chaque semestre ou année. Un budget comprend les éléments suivants :
- Estimations des revenus et des dépenses
- Flux de trésorerie attendus
- Réduction de la dette prévue
- Références permettant de comparer les résultats réels aux performances attendues
En revanche, les prévisions financières permettent d'ajuster le plan en fonction des performances passées pour faire coïncider les priorités, les objectifs et les actions en vue d'atteindre le budget annuel. Une équipe de direction peut utiliser les prévisions financières et prendre des mesures immédiates en fonction des données réelles. Les prévisions sont élaborées et réévaluées beaucoup plus fréquemment que le budget. Dans de nombreux cas, les prévisions constituent un processus réalisé en continu tout au long de l'année.
Méthodes de prévision financière
Il existe différentes méthodes de prévisions financières qui recourent à la fois à des prévisions qualitatives, des prévisions quantitatives et une combinaison des deux.
Planification de scénarios
Un type de modélisation financière est la planification de scénarios, un processus dans lequel les équipes de planification et d'analyse financières établissent les scénarios les plus optimistes, les plus probables et les plus pessimistes afin que l'entreprise puisse prendre les meilleures décisions possible pour sa situation financière. En fonction de ces résultats, les entreprises peuvent déterminer les étapes à suivre pour répondre aux différents résultats. Ces projections peuvent également aider à planifier les effectifs, les ralentissements du marché, les projets, le déploiement de produits, les dépenses d'investissement et d'autres investissements.
Simulations de Monte Carlo
Les simulations de Monte Carlo sont utilisées pour modéliser la probabilité de différents résultats dans un processus qui ne peut pas être facilement prédit. Cette méthode est parfois utilisée pour comprendre l'impact des risques et de l'incertitude dans les prévisions et les modèles de prévision. Vous pouvez utiliser des simulations de Monte Carlo pour déterminer la probabilité de divers scénarios et ainsi pouvoir faire confiance à vos décisions.
Méthode de prévision linéaire
Cette méthode est couramment utilisée lorsque le taux de croissance de l'entreprise est constant, afin d'avoir une vision directe de la croissance continue au même rythme. Elle ne tient compte que de données mathématiques et historiques de base. En fin de compte, elle génère des prévisions de croissance qui peuvent guider les objectifs financiers et budgétaires.
Méthode de prévision de la moyenne glissante
Une moyenne glissante calcule les performances moyennes autour d'une mesure donnée dans des périodes plus courtes que pour la méthode d'amortissement linéaire, comme les jours, les mois ou les trimestres. Elle n'est pas utilisée pour des périodes plus longues, telles que des années, car le décalage serait trop important pour être utile dans les tendances suivantes.
Méthode de prévision avec une régression linéaire simple
Cette méthode est utilisée pour déterminer une tendance linéaire en fonction de la relation entre une variable dépendante et une variable indépendante. Une analyse de régression linéaire montre les changements d'une variable dépendante en ordonnée par rapport aux changements de la variable explicative en abscisse. La corrélation entre les variables X et Y crée une droite, indiquant une tendance, à la hausse, à la baisse ou constante.
Méthode de prévision avec une régression linéaire multiple
Cette méthode utilise plus de deux variables indépendantes pour réaliser une projection. Fondamentalement, la régression linéaire multiple modélise la relation entre des variables explicatives indépendantes (paramètres) et une variable de réponse dépendante (résultat).