İşletmeler İçin Elektronik Tabloların 10 Yaygın Riski ve Çözümleri

Natalie Gagliordi | İçerik Stratejisti | 5 Haziran 2023

Bu Makalede

Sevseniz de sevmeseniz de elektronik tablolar var olmayı sürdürecek. Ancak elektronik tablolar vazgeçilmez görülmeye devam ederken, iş kullanıcıları elektronik tabloları, genellikle mümkün olandan çok daha karmaşık analitik çalışmalarını yürütmek için kullanıyor. Birçok ekip, iş organize etmek, projeleri yönetmek ve verileri raporlamak için elektronik tabloları varsayılan araç olarak kullanıyor. Analitik söz konusu olduğunda, iş grupları genellikle ihtiyaç duydukları sayısız kaynaktan topladıkları verileri topluca doldurdukları bir sepet olarak elektronik tablolardan yararlanıyor. Bu tür görevler için elektronik tabloları kullanmak, çok sayıda görevin elle yürütülmesine ve insan hatası riskine yol açar. Bu da ekiplerin doğru araca sahip olduklarında yakalayabilecekleri fırsatları kaçırmalarına neden olabilir.

Elektronik Tabloların Riskleri Nedir?

Elektronik tablolar, pek çok iş görevinin ustalıkla yürütülebileceği bir araçtır. Ancak elektronik tabloların, tasarımlarında hedeflenmeyen görevler için yanlış biçimde kullanılmaları riskleri gündeme getirir. Sunabildikleri olanakların ötesindeki görevler için kullanıldıklarında, elektronik tablolar veri giriş hataları, hesaplama hataları, güvenlik açıkları, ölçeklenebilirlik sorunları ve yasalarla uyum zaafları gibi riskler yaratabilir. Birden fazla elektronik tablo kullanıldığında, veriler çoğu zaman birçok dosyaya dağılır. Bu da karar alıcıların güvenebileceği tek, tutarlı ve güvenilir bir iş görünümü oluşturmayı zorlaştırır. Ayrıca, genellikle elektronik tablolarda bir yönetişim süreci bulunmadığı için, gözden kaçan hatalar nedeniyle karar vericilere yanlış veriler sunulabilir. Elektronik tabloların analiz yapma ve öneri sunma becerileri de sınırlıdır. Tüm bu sorunların bir araya gelmesi, "elektronik tablo cehennemi" olarak bilinen fenomene yol açabilir. Yani elektronik tablolar her yana yayılarak çoğalır, bilgiler güncelliğini yitirir ve insan hatası riski artarken analiz güvenilmez hale gelir.

Ana Fikirler

  • Veri hacimleri arttıkça ve kuruluşların yönetişim, güvenlik, veri bütünlüğü ve yasalarla uyumluluk ile ilgili endişeleri gidermeleri gerektikçe, elektronik tabloları yönetmek giderek zorlaşır.
  • Özellikle kullanıcılar elektronik tablodaki verileri güncel tutamadığında, ayrıntılı veri analizi yapma veya verilerdeki gizli örüntüleri bulma becerileri sınırlıdır.
  • Elektronik tablolarda yönetişim unsuru yoktur. Kolayca paylaşılabilir ve dağıtılabilirler. Bu da hatalı veya çelişen veri, yetkisiz erişim ve veri ihlali riskini artırır. Ayrıca kolayca çoğaltılırlar. Bu da farklı veriler içeren ve çelişen sonuçlar üreten birden fazla sürüme yol açar.
  • Elektronik tabloların, müşteri şikayetlerinden elde edilen video veya metin gibi yapılandırılmamış verileri analitik amacıyla işleme becerileri sınırlıdır.

Elektronik Tablo Risklerini Açıklıyoruz

Elektronik tablolar pek çok sektörde kullanılmaktadır ve doğru görevler hedeflendiğinde işe yararlar. Ancak elektronik tabloların yaygın kullanımı, elle veri girişi eğilimini beraberinde getirmesi, erişim kontrolü eksikliği ve yaygın paylaşımdan ötürü, güvenli olmayan veri hataları dahil olmak üzere çok sayıda riskin nedeni olarak görülmektedir. Performans sınırlamaları nedeniyle bir işletme büyüdükçe elektronik tablolar zaman içinde ölçeklenemez hale de gelebilir. Farklı departmanlarda yer alan ekiplerin ortaklaşa çalışabilmesi için gereken incelikler, çok yönlü operasyonlar ve yüksek düzeyde etkileşim, iş birliği ve koordinasyon ihtiyacı ile karşı karşıya kaldığında elektronik tabloların gücü hızla tükenebilir.

Elektronik tablolar, genellikle ekiplerin analitik izleme sırasında ihtiyaç duydukları verileri bir araya getirmek için kullandığı varsayılan seçenektir. Sorun: Elektronik tablolarla çalışmaya başlamak kolaydır ancak sürekli güncel veriler içermelerini sağlamak zordur. Çoğunlukla birçok dosya oluşur ve her yana yayılır. İlk veri kümesinin birden fazla sürümü hızla ortaya çıkar. Bu da karar vericilerin verilere ve sonuçlara duydukları güveni kaybetmelerine neden olur. Elektronik tablolar sayısal verileri iyi işlerken yapılandırılmamış veriler için pek uygun değildir. Elektronik tablolara güvenen birçok şirket, verilerini anlamakta zorlanır ve derinlemesine veri analizi sayesinde yararlı içgörüler elde etme fırsatlarını kaçırabilir.

İşletmeler için Elektronik Tabloların 10 Yaygın Riski

Elektronik tablolar muhasebe, veri yönetimi ve finansal analiz dahil olmak üzere çeşitli iş amaçları için kullanılır. Bu tür işler için yararlı olsalar da daha yüksek ölçeklere ve özelliklere geçildiğinde risk oluştururlar. Elektronik tabloların orta veya büyük ölçekli kuruluşlarda yönetilmesi giderek daha zor hale gelebilir. Daha büyük hacimlerin ve daha fazla kullanıcının bulunduğu bir çalışma ortamında veri yönetişimi, güvenlik ve erişim kontrolleri, veri bütünlüğü ve mevzuat uyumluluğu gibi sorunlarla ilgilenmek giderek daha karmaşık hale gelir. İşletmelerin elektronik tabloları kullanırken karşılaştığı en yaygın risklerden bazıları şunlardır:

1. Hatalar: Manuel veri girişinden veya güncelliğini yitirmiş veri kullanımından kaynaklanan hatalar başta olmak üzere, özellikle büyük ve karmaşık veri kümelerini temel alan analitik çalışmalarında elektronik tablo tabanlı analitik hatalara açıktır. Küçük bir hata bile, özellikle uzun süre tespit edilmezse önemli sonuçlar doğurabilir. Veriler analitik gibi amaçlarla işlenirken de hatalar ortaya çıkabilir.

2. Veri güvenliği: Elektronik tablolar kolayca kopyalanabilir, paylaşılabilir ve dağıtılabilir. Böylece izinsiz erişim veya veri ihlali riski artar. Elektronik tablolarda depolanan hassas veriler, analitik ve görselleştirme gibi görevler için diğer sistemlere bağlandığında da tehlikeye girebilir.

3. Sınırlı ölçeklenebilirlik: Elektronik tablolar raporların ve kullanıcıların çoğalmasını kolayca yönetebilir ancak yüksek miktarda veriyi veya karmaşık hesaplamaları ve iş analizini işleyecek vasıflara sahip değildirler. Bu nedenle performans zayıflıkları ve hatalar ortaya çıkar.

4. Şeffaflığın yokluğu: Özellikle bir başka kişinin birçok kaynaktan gelen verileri kullanarak oluşturduğu elektronik tablolarda, verilerin kaynağını izlemek veya hesaplamaların ardındaki mantığı anlamak zor olabilir.

5. İş akışı verimliliği: Verilerin elektronik tablolar aracılığıyla paylaşılmasındaki sorunlar ve sınırlamalar nedeniyle elektronik tablo kullanmak, bir işletme genelinde manuel ve tekrar eden süreçlere yol açabilir. Aynı veya benzer sorunların çözülmesi için çalışan insanların enerjilerini aynı görevleri birden fazla kez yapmaya harcamalarına neden olabilir.

6. İş siloları: Elektronik tablolar genellikle bireyler veya ekipler tarafından oluşturulur ve kullanılır. Bu da bilgi siloları yaratabilir, verilerde tutarsızlık ve hatalara yol açabilir.

7. Sürüm kontrolü: Birden fazla kullanıcı tek elektronik tabloyu düzenlerken, elektronik tablonun yanlış kullanılması durumunda en güncel sürümü takip etmek zor olabilir. Bu durum karışıklık yaratabilir ve insanlar elektronik tabloların farklı sürümleriyle çalışabilir. Elektronik tablolar bulut sürümlerini kullanarak gerçek zamanlı iş birliğini destekleyebilir. Ancak birçok kullanıcı bu sorunları yaratan masaüstü sürümlerini kullanmayı tercih eder.

8. Zaman israfı: Elektronik tabloların bakımı ve güncellenmesi, özellikle büyük miktarda veriyle iş yaparken çalışanların zamanını alabilir. Bu da daha önemli iş faaliyetlerinde kullanılabilecek kaynakları ve zamanı boşa harcayabilir.

9. Sınırlı veri kapsamı: Elektronik tabloların, analitik çalışmaları için önemli olan veri türlerini, özellikle de büyük metin belgeleri gibi yapılandırılmamış verileri işleme becerisi sınırlıdır.

10. Güven eksikliği: Bu faktörlerden herhangi biri, iş liderlerinin karar alma süreçlerinde faydalandıkları bilgilerin güncelliğini yitirdiğine, yanlış veya önyargı içerdiğine inanmalarına neden olabilir. Verilerine güvenmeyen liderler, gerçekten veri odaklı olmak yerine içgüdülerine dayalı karar alma süreçlerine geri dönerler.

Elektronik Tablo Risk Yönetimi ve Risk Azaltma Süreçlerini Ele Alma

İşletmelerin elektronik tablolarla ilişkili olası riskleri dikkatle göz önünde bulundurması, bunları yönetmek için kontroller ve süreçler kurması önemlidir. Bu da genellikle mevcut elektronik tablo kullanımını ele almayı, uygun düzeltici adımlar atmayı ve risk potansiyelini sürekli olarak azaltmak için en iyi uygulamaları ve yeni kurumsal politikaları uygulamayı gerektirir. Bu, elektronik tabloların karşılayamadığı ihtiyaçlar için yeni uygulamaların kullanıma alınmasını gerektirebilir. Elektronik tabloların risklerini azaltmak için atabileceğiniz adımlar şunlardır:

1. Elektronik tabloların nasıl kullanıldığını belirleme: Kuruluşunuzda elektronik tabloların risk kapsamını bilmek için nasıl kullanıldıklarını gösteren bir envanter edinin.

2. Riskleri tam olarak belirleme: Kuruluşunuzda hangi elektronik tablo risklerinin en önemli olduğunu değerlendirin. Veri girişi hataları, yetkisiz erişim, veri kaybı veya eksik ya da güncel olmayan bilgiler bu riskler arasındadır.

3. Kontroller uygulama: Parola koruması, sürüm kontrolü ve veri doğrulaması uygulamak elektronik tablo risklerini azaltmaya yardımcı olabilir.

4. En iyi elektronik tablo uygulamaları konusunda çalışanları eğitme: Elektronik tabloları kullanan tüm personelin formül denetimi, hata kontrolü ve sürüm kontrolü gibi teknikler konusunda eğitildiğinden emin olun. Elektronik tabloların yanlış araç olduğu durumlar hakkında da eğitim verin.

5. Kritik elektronik tabloları inceleme ve test etme: Kritik, çok önemli karar alma süreçlerinde kullanılan elektronik tabloların doğruluğunu ve geçerliliği sağlamak için düzenli olarak denetlenmeleri gerekir. Bu yaklaşım geniş ölçekte uygulanabilir olmasa da, önemli sistemlerdeki hataları ciddi hasara yol açmadan önce tespit etmeye ve düzeltmeye yardımcı olabilir.

6. Alternatifleri göz önünde bulundurma: İşinizin karmaşıklığına bağlı olarak, elektronik tablo kullanımıyla ilişkili riskleri azaltmak için özel analitik yazılımı gibi elektronik tablo alternatiflerini özellikle de bulut tabanlı platformları göz önünde bulundurun.

Elektronik Tablolarla Gerçek Dünyada Alınan Sonuçlar

Elektronik tablolar iş dünyasında yararlı bir araçtır ancak hatalı kullanıldıklarında ciddi ve maliyetli sonuçlar ortaya çıkabilir. Elektronik tablo hataları zaman ve para açısından maliyetli olmanın yanı sıra, itibarınızın zarar görmesine ve iş kayıplarına yol açabilir. Gerçek dünyadan üç örneği inceleyelim.

  • Hatalar ve yanlışlıklar: Elektronik tablolar, özellikle karmaşık formüller ve fonksiyonlar kullanıldığında hatalara açıktır. Bir formülde küçük bir hata bile önemli yanlışlıklara ve yüksel maliyetlere ulaşan finansal hatalara neden olabilir. Bir elektrik iletim şirketi, bir elektronik tablodaki yanlış hizalanmış satırlar nedeniyle ihtiyaç duymadığı iletim rotalarına teklif vererek 24 milyon doları kaybetti. Şirketin başkanı, bunun "tam anlamıyla Excel elektronik tablosunda kesme ve yapıştırma hatası" olduğunu söyledi. Bir diğer yüksek maliyetli hata da 2005 yılında meydana geldi. ABD'deki büyük bir üretici elektronik tablodaki bir yazım hatasından dolayı alacak takibinde 11 milyon dolarlık kayıp yaşadı.
  • Güvenlik riskleri: Elektronik tablolar, veri ihlalleri ve yetkisiz erişim dahil olmak üzere güvenlik risklerine karşı savunmasız olabilir. Hassas iş bilgileri elektronik tabloda depolanıyorsa, yetkisiz kişiler tarafından kolayca paylaşılabilir veya erişilebilir. Bu durum, işletmenin bilançosunun ve imajının zedelenmesine neden olabilir. 2021'de ABD'de bir devlet kurumu, üst düzey liderlere yönelik kurum içi bir Microsoft SharePoint web sitesinde, çalışanların aşı durumu da dahil bilgilerini içeren bir elektronik tablo yayınladı. Kurumda örgütlü sendikanın şikayeti sonucunda elektronik tablo kaldırıldı.
  • Yasalarla uyumluluk zorlukları: Elektronik tablolar, özellikle sağlık hizmetleri ve finans gibi yüksek düzeyde mevzuata tabi sektörlerde işletmelere yasalarla uyumluluk açısından zorluklar yaratabilir. Bu sektörler veri yönetimi konusunda katı düzenlemelere tabidir. Elektronik tablolar gerekli kontrol ve izleme olanaklarını sağlayamayabilir. Hasta bilgilerini yönetmek için elektronik tablo kullanan bir sağlık kuruluşu, Amerika Birleşik Devletleri HIPAA mevzuatına uymakta zorlanabilir.

Elektronik Tabloların Alternatifleri

Elektronik tablolar daima bir yere sahip olacak. Ancak, verilerinizdeki gizli örüntüleri bulmak için çok sayıda veri kaynağını birleştirme veya makine öğrenimi olanaklarını kullanarak tekrarlayan keşif yapma gibi teknikleri kullanarak verilerinizdeki değerli bilgileri ortaya çıkarmaya çalışıyorsanız, elektronik tablolar işinize yaramayacaktır. Benzer şekilde, proje durumunu izlemek için elektronik tablo kullanıyorsanız, daha iyi bir seçenek olarak amaca yönelik bir proje yönetim aracı muhtemelen vardır. Elbette tüm bu seçenekler maliyet gerektirirken, elektronik tablo açmak, kademeli olarak artan maliyetler getirmez. Bu yüzden cazip görünürler. Ancak bir bütçe kalemi oluşturmak mümkünse, elektronik tabloları kullanmanın çeşitli alternatifleri şunlardır:

  • Proje yönetim yazılımı: Çeşitli sektörlerde kullanılan proje yönetim yazılımları, işletmelerin projeleri planlama ve yönetme, görevler atama ve ilerlemeyi takip etme gibi işleri elektronik tablolar aracılığıyla izlemeye kıyasla daha dinamik ve görsel olarak yapabilmelerine olanak tanır. Yazılım, proje durumu ve kaynak tahsisi hakkında gerçek zamanlı güncellemeler sağlayabilir.
  • Kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleri: Orta ila büyük ölçekli işletmeler; finans, bütçeleme, satış ve envanter yönetimi gibi birden fazla iş alanını tek platformda birbirine entegre etmek için ERP yazılımını kullanır. ERP sistemleri gelişmiş raporlama ve analitik özellikleri sunar, finansal rakamları elektronik tablolarda izlemeye kıyasla iş süreçlerini daha şeffaf ve verimli hale getirebilir.
  • Veritabanı sistemleri: Veritabanları ve veritabanı yönetim sistemleri, işletmelerin büyük miktarlarda veriyi depolamalarına, yönetmelerine ve almalarına olanak tanır. Bir veritabanı karmaşık veri yapılarını işleyebilir ve bir elektronik tablonun sunamayacağı kadar gelişmiş veri sorgulama olanakları sunabilir. Ancak mimariye ve sisteme bağlı olarak, analiz için bir veritabanından gereken tüm verilerin alınması, özel veritabanı yöneticisi uzmanlığı gerektiren yavaş bir süreç olabilir.
  • Analitik platformu: Analitik platformu işletmelerin çeşitli kaynaklardan yüksek miktarda veri toplamasını ve analiz etmesini sağlayan donanım, yazılım, araç ve hizmet programlarını içerir. Bu araçlar, veri görselleştirme ve tahmine dayalı analitik dahil olmak üzere gelişmiş analitik olanakları sunar.
  • Özel analitik yazılımı: Veri analitiği için özel olarak tasarlanmış bağımsız yazılımlar, verileri hızla seçip görselleştirmeler ve içgörüler için hazırlamanıza olanak tanır. İş kullanıcıları karar alma sürecini desteklemek amacıyla tutarlı, güvenilir bir veri görünümü elde edebilir.

Oracle ile Elektronik Tabloların Ötesine Geçin ve Riskleri Azaltın

Elektronik tablolar pek çok kullanım senaryosuna yönelik güçlü bir araç olsa da, onları analitik için kullanmayı düşünen işletmelerin, bu teknolojinin sınırlamalarını ve potansiyel risklerini bilmeleri önemlidir. Bu riskleri azaltmak için işletmeler, güvenilir verilerle oluşturulmuş analitik odaklı bir kültürü benimsemeli ve daha fazla işlev, güvenlik ve yönetişim içeren alternatif araçları kullanıma alma seçeneğini dikkate almalıdır.

Güvenli bir analitik platformu, bir elektronik tablodan daha fazla işlev sunabilir ve fiziksel dosyalara dağılmış mantığı merkezi hale getirerek veri dışa aktarma ihtiyacını azaltabilir. Böylece veriyi herkesin kullanabileceği erişilebilir, iyi yönetilen bir konuma getirebilir. Oracle Analytics, çalışanların şirket içi ve üçüncü taraf veri kümelerini bir araya getirmek ve izlenebilir, paylaşılabilir ve tekrarlanabilir bir iş sürecinde bunlardan yararlanmak için ihtiyaç duydukları tüm veri işleme olanaklarını sağlar. Yapay zeka, makine öğrenimi ve doğal dil işleme dahil olmak üzere en son veri analitiği teknolojilerini sunan Oracle Analytics, iş liderlerinizin anladığı ve güvendiği daha güncel ve hassas verilere dayalı olarak şirketinizin daha iyi kararlar almasına yardımcı olabilecek eksiksiz bir analitik çözümüdür.

Gartner Analitik ve Operasyonel Karar Destek Sistemi Platformları için Magic Quadrant

Elektronik Tabloların Riskleri SSS

Elektronik tablo kullanmanın dezavantajları nelerdir?

Elektronik tabloların ana dezavantajları veri güvenliği, sınırlı ölçeklenebilirlik ve yüksek maliyet getirebilen insan hatalarına açık olmasıdır.

Analitik için elektronik tabloları kullanmanın zayıf yanları nelerdir?

Elektronik tabloları yönetmek zordur, veri yönetimi işlevlerinden yoksundurlar. Bu nedenle, birden fazla veri kaynağını kullanan karmaşık analitik çalışmalarına uygun değildirler.

Elektronik tablolarda yaygın görülen sorunların bazı örnekleri nelerdir?

Manuel güncellemelerden kaynaklanan kopyala-yapıştır hataları ve güncelliğini yitirmiş veriler, elektronik tablolarda yaygın görülen hatalar arasındadır.

Oracle'ın The Forrester WaveTM: Artırılmış İş Zekası Platformları, Q2 2023'te neden lider olduğunu öğrenin