Küçük ve orta ölçekli işletmelerin (SMB) çoğunda, kurumsal kaynak planlama (ERP) çözümlerini değerlendirmek zorlu bir görev gibi görünebilir. Ancak hepsi tek bir soruya varıyor: Mevcut sisteminiz iş hedeflerinizi destekliyor mu? Yoksa ilerlemenizi mi engelliyor?
Büyümeye devam etmek için SMB'ler elektronik tablolardan, şirket içi yazılım çözümlerinden ve sınırlı bulut noktası çözümlerinden sıyrılarak gelişmelidir. Günümüzün global, hızlı tempolu dijital ortamında başarılı olmak için SMB'lerin, ERP seçimleriyle finans ve operasyonlara modern bir yaklaşım benimsemesi gerekir. Ancak “modern ERP” nedir? Ve SMB ERP için bir çözüm müdür?
Birçok SMB'nin nihai amacı, sonunda daha büyük bir şirkete dönüşmektir. Bu iste uyandıran hedef devralmayı, yeni bölgesel, ulusal veya küresel coğrafyalara genişlemeyi, yeni ürün veya hizmetlerin eklenmesini veya evrimini, ek dağıtım yaklaşımları veya abonelikler ya da franchising gibi yeni iş modellerinin benimsenmesini gerektirebilir. Çoğu orta ölçekli işletme için büyümeyi başarma stratejisi, tüm bu faaliyetlerin birden fazla kombinasyonunu içeren çok yönlü bir yaklaşımdır. Ancak eylem planı ne olursa olsun, hızla yürütme kabiliyeti büyüme hedeflerine ulaşmak ve nihayetinde bunları aşmak için kritik önem taşır.
Bununla birlikte, bir şirketin stratejik hedefleri genellikle BT kaynaklarını tüketen ve çalışan üretkenliğine engel olan modası geçmiş kurumsal uygulama ve teknolojilerin kullanılması gerçeğiyle yerinde saymaktadır.
Örneğin bir SMB'nin işletmenin yürütülmesi için birden fazla şirket içi yazılım uygulaması olduğunda, BT personeli ve iş ortakları vaktini veri yedeklemeleri, yıkım onarımı planlaması ve testi, güvenlik yaması ve çeşitli güncellemeler ve yükseltmeler dahil olmak üzere önemli ancak yorucu faaliyetleri yapmaya ayırır. Bu faaliyetler, BT departmanlarının (dahili ya da sözleşmeli) şirketlerin işlerinde yenilikler yapmasına ve büyütmesine yardımcı olabilecek daha stratejik görevleri gerçekleştirmesinden alıkoyan çoklu, sürekli oyalayıcı işler oluşturur.
Bu nedenle SMB'ler giderek kapsamlı bir "bulut öncelikli" yaklaşımı benimsemektedir. Bulut ERP uygulamalarıyla SMB'ler yıkım onarımı planlaması, veri yönetimi, yama uygulama, güncelleme ve diğer taktiksel BT faaliyetlerinin getirdiği sorumlulukların çoğunu bulut satıcılarına bırakır. Bu da dolayısıyla değerli BT yeteneklerinin daha önemli, stratejik hedeflerde kullanılması için alan açar. Ayrıca bulut öncelikli yaklaşımla, SMB'ler verilerinin ve sistemlerinin haftada yedi gün, günde yirmi dört saat tedarikçileri aracılığıyla kullanılabilir ve güvenli olduğunun bilinciyle güvenle büyüyebilir.
Temel finans ve operasyon faaliyetlerini taktiksel yaklaşımdan stratejik vurgunun olduğu bir yaklaşıma geçirmenin ötesinde ERP için bulut öncelikli bir yaklaşım benimseyen SMB'ler iki avantaj elde eder:
1. Diğer SMB'lere göre rekabet avantajı
Bir SMB temel iş görevleri için bulut uygulamaları kullandığında, ekipleri büyüme hedeflerine daha fazla önem gösterebilir ve odaklanabilir. Bu, kendi alanlarında faaliyet gösteren diğer SMB'lerle rekabet içindeyken rekabet avantajı sağlar.
2. Büyük şirketlerle rekabet dengeleyici
Genellikle bir SMB, birçoğu hâlihazırda bulut uygulamalarını kullanarak şirketlerini dönüştüren büyük şirketlerin hâkim olduğu pazar payını veya fikirleri kovalıyor olacaktır. Büyük şirketler, kendi teknoloji yığınlarını oluşturmak yerine BT altyapılarında para tasarrufu sağlamakta ve işletmelerini daha modernize edilmiş, çevik ve güvenli hale getirmektedir. Bulut öncelikli bir yaklaşım ile SMB'ler, bugün büyük rakiplerinin kullandığı aynı uygulamalardan ve altyapılardan yararlanabilir. Ve bu büyük şirketler henüz bulut uygulamalarını benimsememişse de SMB başka bir rekabet avantajı elde eder.
SMB'ler büyük rakiplerinin karşılaştığı aynı finansal ve yetenek baskılarıyla karşı karşıya kalırlar. Ancak, SMB'ler sorunları farklı şekilde tartar ve önceliklendirir. Bunun nedeni aşağı akım hedeflerinin ve amaçlarının hizmet ve ürünleri büyütmek için inovasyonu kullanarak pazar payı kazanmaya, coğrafi açıdan hızlı genişlemeye ve bölümlere ayırmaya ve aynı zamanda en iyi yetenekleri ve diğer kaynakları işe almaya ve istihdam etmeye odaklanmasıdır. SMB'lerin elden çıkarma alanında daha az finansal ve insan kaynağı olduğundan ancak öncelikleri büyümeye, esnekliğe ve yeniliğe odaklandığından kâr marjlarını korumak ve nakit akışı sorunlarından kaçınmak büyük rakiplerine kıyasla SMB'ler için hâlâ önemlidir.
Gelir ve maliyetler SMB'lerin iş baskısını artırırken işletmenin büyüme beklentileri doğrultusunda yürütülmesi ana endişe kaynağıdır. Peki neden? Büyüme işletmeler için genellikle olumlu bir işaret olsa da, uzun vadeli başarı, şirketlerinin yenilikler aracılığıyla hızlı işletme genişlemesi sağlama ve pazar payını artırma kabiliyetini teşvik eden SMB'ler için özellikle önemlidir. Yanlış adımlardan kaçınmak önemlidir. Ve operasyonel risk almak, büyüme fırsatına kalıcı olarak zarar verebilir. Bu nedenle, bir SMB'nin gelecekteki büyümesini destekleyebilecek arka uç BT sistemlerine sahip olduğundan emin olması da aynı derecede önemlidir.
Bulut ERP'sinin büyüme odaklı SMB'ler için kritik hale gelmesinin sebebi de budur. Çoğu şirket, özellikle de SMB'ler için, sermaye gideri fonlaması sınırlıdır. SMB'ler bulut öncelikli bir ERP planından yararlandığında, ihtiyaç duydukları tüketimin gerekli olduğunda gerçekleştirilmesi yoluyla büyüme hızlarına göre ölçeklenen faaliyet gideri aylık bütçeleme modeli ile finans ve operasyon kabiliyetlerini sunabilirler. SMB'ler sınırlı ve yüksek peşin ödemeli sermaye gideri fonlarına dayanan şirket içi sistemleri devreye almak veya yönetmek yerine, gerektiğinde büyüyerek ERP'leri için ödeme yapabilirler. Bu, SMB'lerin büyüme hedeflerine ulaşmalarına odaklanan yeni ekipmanlara ilişkin kritik yatırımlar, ek tesisler ve Ar-Ge faaliyetleri için sermaye giderine alan açar. Sermaye giderinin çok sayıda özelleştirme, entegrasyon ve veri çakışmasıyla güncel olmayan şirket içi sistemleri yükseltilmesi gerektiğinde bu daha da önemli hale gelir.
SMB'ler finansal bilgileri etkili bir şekilde paylaşma konusunda da zorluklar yaşamaktadır. Genellikle bir SMB'nin muhasebe sisteminin temel unsurları, manuel, belge tabanlı yöntemlerden ve elektronik tablolardan sıyrılıp gelişen süreçleri kullanır. Bu finansal iş birliği eksikliği de silo haline getirilen iş fonksiyonlarını yönlendirir. Ancak bir SMB bulut ERP'si ile operasyonlarını dönüştürürse finansal süreçler modernize edilir. Daha da önemlisi, şirket genelinde muhasebe ve veriler için gerçek tek bir versiyon oluşturur. Bu, farklı finansal sistemlerle uğraşan diğer rakip SMB'lere ve büyük şirketlere göre tek başına bir rekabet avantajı olabilir.
Hızlı tempolu iş ortamımızda önceden oluşturulmuş raporları hazırlayabilmek ve kolayca geçici çıktılar oluşturabilmek yalnızca ek bir özellik değil, finans yönetim sistemleri için kritik bir gereksinimdir. Ayrıntılı veri analizi, bilgi görselleştirme, daha fazla operasyon görünürlüğü ve açıklayıcı raporlar için ek gereksinimlerin yanında şirketler, hızlı bir şekilde ERP yazılım çözümlerinin kurumsal performans yönetimi (EPM) çözümleri gibi gelişmiş raporlama sistemleri ile birlikte kolayca çalışmasının gerektiğini keşfetmektedir.
Ancak buluta giriş bir SMB için korkutucu görünebilir. Birçok SMB için, büyüme bazen planlanandan daha çabuk ve hızlı gerçekleşir; bu da bulut ERP'sinden nasıl yararlanılacağını kesin olarak belirlemeyi zorlaştırır.
Kapsamlı bulut çözümleri, köklerini son yüzyıla kadar izleyen en iyi şirket içi sistemlerin çok ötesinde özellikler sunar. Ancak iyi haber şu ki yazılım hizmeti (veya SaaS) uygulamalarında bulunan çok sayıda özellik ve fonksiyon nedeniyle büyüklüğünden bağımsız olarak çok az şirket tam bir bulut ERP çözümü paketiyle yola koyulur; birçok şirket ihtiyaç duymaları durumunda özellik ekler.
İşletme kullanıcıları iş uygulamalarının kişisel yaşamlarında deneyimlediklerinden iyi olmasa da en azından bunlara benzer olmasını beklediğinden veya talep ettiğinden sürekli değişen müşteri ihtiyaçları da SMB'ler için yıkıcı bir güç olmaktadır. Bu, modern bulut ERP'sinin SMB'lere net iş faydaları sunduğu başka bir alandır. Bulut ERP'si genel olarak masaüstü ve mobil uygulamalar için modern tüketici deneyimlerini yönlendiren aynı güncel teknolojilerle geliştirildiğinden SMB'ler çalışanlarına ve müşterilerine iyileştirilmiş kullanıcı deneyimlerini anında sunabilir.
Yapay zekâ, makine öğrenimi, sohbet robotları ve süreç otomasyonu gibi yeni, gelecek nesil teknolojiler finansın işleme biçimini değiştiriyor. Bulut tabanlı bir ERP sistemine geçtiğinizde, verimlilik elde etmek ve karar verme süreçlerini iyileştirmek için bu teknolojilerdeki özelliklere erişebilirsiniz.
Peki mevcut ERP sisteminizin büyüme için oluşturulmadığını nasıl bilirsiniz? Hâlihazırda kullandığınız ERP sisteminizin ilerlemenizi engelleyip engellemediğini öğrenmenize yardımcı olacak, mevcut arka ofis finans ve operasyon ortamınızla ilgili aşağıdaki soruları yanıtlayın:
1. Veriler indirilip diğer sistemlere, özellikle Excel elektronik tablolarına manuel olarak yeniden giriliyor mu?
2. İş kolları verilere güveniyor mu ve tek bir doğruluk kaynağı var mı?
3. Verilerin sorgulanması veya gerçek zamanlı olarak görüntülenmemesi halinde karar verme işlemleri durduruldu mu?
4. Elektronik tablolar mevcut ERP sisteminizden daha fazla kullanılıyor mu?
5. Defterleri kapatmak çok uzun sürüyor mu (günler değil haftalar boyunca)?
6. Ekipleriniz yeni gelir modellerini veya planlama, bütçeleme ve tahmin yöntemlerini destekleyebiliyor mu?
7. ERP sisteminiz, çok sayıda dahili veya üçüncü taraf entegrasyonu olan farklı tedarikçilerin kabaca derlenmiş noktasal çözümler topluluğu mu?
8. Müşteri deneyimi şikayetleri artıyor mu?
9. Şunlardan herhangi biri gündeminizde mi?: Hızla artan ERP sistemi destek maliyetleri Mevcut ERP ürün desteğinizin kullanımının sona ermesi Yaklaşan gerekli bir ERP yükseltmesi
Birçok SMB için, büyüme ve pazar payı tek bir hassas odakla beslenen başlıca hedeflerdir. Bunlar SMB'lerin önemsediği tek hedefler değildir (şimdiye kadar olmamıştır). Bir diğer önemli konu ise kârlılıktır. SMB'ler genellikle ölçek ve hacim sayesinde kâr marjını artırabilse de, tüm ürün ve hizmet maliyetlerini bilmek, giderleri sıkı bir şekilde yönetmek, doğrudan ve dolaylı tedarik prosedürlerini ve süreçlerini değerlendirmek ve sürekli tahmin, planlama ve analiz yoluyla belirlenmiş bütçeler ile çalışmak zorunda kalmaktadır.
SMB'ler, rekabete dayalı işletme ortamında ayakta kalmak için, mobil erişim, e-ticaret, büyük veriler ve yapay zekâ gibi yeni uygulamaların gerisinde kalma yeterliliğine sahip değildir. İş sistemlerini modernize etmek SMB'ler için sürekli bir sorumluluk olmaya devam etmektedir. Yeni teknolojileri benimsemeleri, değişen pazarda rekabet etmelerini sağlayacaktır.
Müşteri hizmetleri her SMB için eşit derecede önemlidir. Sistemlerin geçerli ve güncel kalmasını sağlarken kârlılığı artırmak, her SMB işletmesi için hem çerçeve hem de denetleme sağlamaya yardımcı olur. Yazılım sistemlerini modernleştirmek şirketlerin, karar alırken ve yatırım yaparken müşterilerinin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmak üzere müşteri merkezli bir yaklaşım kullanmasına olanak tanır. Müşterilere en iyi şekilde hizmet vermek şirkete göre değişiklik gösterse de şirketlerin bulundukları endüstride sahip olabilecekleri genel marka, ürün, hizmet ve/veya bazı benzersiz kabiliyetler bulunmaktadır.
Küçük ölçekli işletmeler, modern bir ERP sisteminin nasıl görünmesi gerektiği ve sağlaması gereken özel fonksiyonlarla ilgili zorluk çekmektedir. Güçlü finansal performansa ve işletmenin büyümesine odaklanan SMB'lere yönelik, modern bir ERP sistemini tanımlayan temel gereksinimler burada sunulmuştur. Modern bir ERP'nin devreye alınmasıyla ilgili görüşmelere ilişkin harika bir başlangıç noktası sunarlar:
Şirketlerin ERP sistemlerini değiştirme veya yükseltme eğilimleri söz konusu olduğunda teşvik edici birçok etmen vardır. En son özelliklerden ve işlevlerden yararlanmak listenin başında gelir.
Bir SMB için işletme geliştikçe artan işlem hacmi, yükselen bilgi hızı ve yeni süreç gereksinimleri fonksiyon eklemeyi gerektirebilir. Kullanım kolaylığı, çalışanların ilgisini çekme açısından önemlidir ve listede ikinci sırayı alır. Öncelik, ERP çözümünün işi yapması ve aynı zamanda kullanımı kolay ve sezgisel olmasıdır.
İşletmenin sunduklarına bağlı olarak SMB esnekliği, kârlılık ve büyümeye olanak tanımalıdır; bunlar iki kritik işletme hedefidir. Esneklik, kurumsal kaynak planlama çözümünün kendisi ve devreye alınması için de aynı derecede önemlidir.
Basitçe söylemek gerekirse, bir ERP sistemi şirketinizin mevcut iş ihtiyaçlarını karşılamıyorsa değişme zamanı gelmiştir. Bu durumdaki şirketler, hedeflerini başarılı bir şekilde takip etmek istiyorlarsa tüm BT ve sistem stratejilerini yeniden gözden geçirmelidir. Büyüme ve entegrasyon desteği kullanabilen bir sağlayıcıya sahip bulut tabanlı bir ERP yaklaşımı en iyi uygulanabilir çözümdür. Seçenekler değişiklik gösterir ancak esneklik ve güvenliğe odaklanmak akıllıca bir yaklaşımdır.
ERP'yi benimseme genellikle finansal çözümler ile başlar. Tıpkı büyük işletmeler gibi SMB'ler de hesaplara, bilançolara, kâr ve zarar oluşumuna ve genel muhasebe fonksiyonlarına dayalı olarak maliyetleri izleme yolları gerektirir. SMB'lerin başlangıçta benimsediği en yaygın dört ERP süreci borçlar muhasebesi, alacak hesapları, genel muhasebe ve bordroyu içerir. Borçlar muhasebesi ve alacak hesapları SMB'lerin, müşteriler ve tedarikçilerle bağlantı kurmak üzere kullandığı iki süreçtir. Alacak hesapları, müşteri tarafındaki siparişi satışa dönüştürme sürecini (sipariş alma, bir ürün veya hizmet sunma, faturalama ve müşteriden ödeme tahsil etme) kapsar. Borçlar muhasebesi tedarikçiler ile gerçekleştirilecek işlemleri yönetir.
Borçlar muhasebesi, tedarikten ödemeye veya kaynaktan çözümlemeye süreci için önemlidir, bir tedarikçiden mal veya hizmet sipariş etmeyi içerir ve makbuz, fatura işleme ve ödemeyi içerir. Genel muhasebe herhangi bir muhasebe sisteminin omurgasıdır.
SMB'lerle finansal yönetim konusunda da önem kazanan diğer çözüm alanları arasında gider yönetimi, tedarik, envanter ve proje yönetimi yer almaktadır.
Ortak finansal uygulamalara ek olarak, SMB'ler ERP sistemlerinin temel idari ve fonksiyonel uygulamaları içermesini beklemelidir.
Temel İK fonksiyonelliği de bazı ERP sistemlerinin parçası olabilir; bu, SMB'lerin başlangıçta dışarıdan destek alabileceği başka bir alandır. Büyüdükçe, ERP sistemlerine iyi entegre olan bir İK çözümü arayabilirler.
Temel iş gücü yönetim yazılımı, şirketlerin işçilik ve iş yükü talebini tahmin etmelerini; iş hedeflerini karşılamak için çizelgeler tanımlayıp atamalarını; çalışılan süreyi, devamsızlıkları ve diğer işçilik verilerini belirlemesini; çizelgelere ve üretkenliğe bağlılığı izlemesini ve işçilik yasalarına ve ödeme kurallarına uymasını sağlar. İşçilik yönetimi ve raporlama gereksinimleri daha karmaşık hale geldiğinden ERP sistemi ile entegre bir iş gücü yönetimi veya zaman ve işçilik çözümünden yararlanma bir sonraki adım olabilir.
Buna ek olarak, her büyüklükte şirket sadece işe almayı değil, genel çalışan deneyimini geliştiren ve çalışanları elde tutmaya katkıda bulunan yetenek bulutu çözümleri için rekabet ettiğinden daha önemli hale gelmektedirler. Bu çalışan yönetimi çözümleri birlikte işe alım, işe başlama, kariyer gelişimi, bordro ve yan haklar genelinde birlikte çalışan kapsamlı uygulamalara duyulan ihtiyacı artırır.
Finansal muhasebe ve yönetim uygulamalarının ötesinde, SMB'lerin benimsemeye daha yatkın olduğu kontroller, süreçler, görünürlük ve entegrasyonla ilgili başka birçok özellik vardır.
SMB'ler genellikle kapsayıcı hedeflerinin büyümek olduğunu belirtse de, kârlılık ve maliyet kontrolü önemini korumaktadır çünkü hangi maliyetlerin dahil olduğunu görmeden güvenle çalışmak imkânsızdır. Ne de olsa SMB'lerin maliyetlerini anlamadan ve kontrol etmeden hayatta kalması mümkün değildir.
SMB'ler bulut tabanlı ERP ile organizasyon için eksiksiz ve denetlenebilir bir kayıt sistemi sağlayan ve tek bir gerçek versiyonu oluşturan entegre bir iş sistemi edinebilir. Bulut ERP çözümleri, veri silolarını ve bağlantısız süreçleri ortadan kaldırarak iletişimi ve iş birliğini kolaylaştırır. Performans metrikleri ve anahtar performans göstergeleri için merkezi bir veri havuzu (talep üzerine sunulur) bu yaklaşımı destekler. Bilgileri rollerine ve sorumluluklarına bağlı olarak doğru kişilere teslim etmek de kontrol oluşturur. Doğru kişilerin ihtiyaç duydukları bilgilere erişiminin sağlanması zamanında bilinçli kararlar alabilmeleri için hayati önem taşır.
Organizasyonlar büyüdükçe ve genişledikçe, bilgi akışını kolaylaştırmak için kanalları sağlamak çok önemlidir. ERP çözümleri farklı departmanları (operasyonlar, müşteri hizmetleri, lojistik, satış ve finans) entegre eder. Ortak bir veri modeliyle sıkı biçimde entegre edilmiş departmanlara sahip olmak, doğrulama ve daha önce mevcut olan silolar arasındaki hata düzeltmeleri sırasında kaybedilen süreyi ortadan kaldırır. Bunun sonucunda departmanlar arasında ve genelinde daha hızlı bilgi akışı ve gelişmiş iş birliği olur.
SMB liderleri, finans ve operasyonlarını en iyi şekilde yönetmek için ERP sistemlerinden ne istediklerini değerlendirdiklerinde, bakış açıları başlangıçta her çalışanın geçmişi, eğitimi, disiplini ve iş yerindeki rolüne bağlı olarak farklı olacaktır. Ancak cevaplar ilk başta değişiklik gösterse de SMB şirketleri modern bir ERP çözümü için seçeneklerini değerlendirirken genellikle aynı sonuca ulaşırlar. Birçok SMB için, ERP'ye ilişkin bulut tabanlı bir yaklaşım doğru çözümdür. Bulut tabanlı ERP, birden fazla departmandaki tek bir platformu standart hale getirerek eski ve en iyi çözümlerini birleştirmeye çalışan organizasyonlar için entegrasyon sorunlarını ele alır.
ERP bulutu, finans fonksiyonu içerisinde ve farklı iş kollarında entegrasyonu basitleştirir. Bulut tabanlı ERP'ler bununla da kalmaz, doğrudan müşteriye ulaşabilir ve müşterilerin sevdiği self servis özellikleri sunmak için gerekli temeli sağlar.
SMB'lerin gerektiğinde genişleme çevikliğine sahip olması gerekir. Kolayca ölçeklenebilen bir ERP çözümü sunduğundan genellikle bulutu seçerler. Buluta geçmek ayrıca şirket içi ERP sistemlerini yönetmek için maliyetin çoğunu ortadan kaldırır. SMB'ler kolayca entegre edilebilen ve pahalı yükseltmeleri önleyebilen bir çözümün yanı sıra tüm verileri için sürekli, endüstriyel güç güvenliği sunan bir çözüme ihtiyaç duyarlar.
Aynı derecede önemli olan bir nokta da, ERP bulut çözümünün BT personelinin "sürekli olarak çalışma" gerekliliğini azaltmasıdır. Bu bir SMB'nin, BT kaynaklarını pazardaki büyüme ve diğer iş girişimlerine odaklanan daha stratejik görevler için kullanmasına olanak sağlar.
Rekabette önde kalmak için küçük ya da orta ölçekli işletmenizin şirket içi ERP'den daha fazlasına ihtiyacı vardır. Endüstride önde gelen global bulut altyapısı aracılığıyla sunulan gömülü en iyi uygulamalar, güncel fonksiyonellik ve en son dönüştürücü teknolojilere ihtiyacınız vardır. Oracle'ın ERP bulutu ürün grubu, bugün mevcut olan en kapsamlı ve ölçeklenebilir çözüm olup önemli analistler tarafından pazarda lider konumda görülür. Oracle Bulut ERP'si, her kritik ERP iş sürecini kullanan tüm endüstrilerde karşılaşılan her büyüklükte 8.500'den fazla global müşteriye sahip, kanıtlanmış bir SMB çözümüdür. Oracle Bulut ERP'si ile, SMB'niz organizasyonunuzun tamamının pazarda büyümesine ve kârlılığı artırmasına yardımcı olan rekabet avantajı elde eder.
Endüstrinin en iyi SMB ERP'sini keşfedin