HRIS Nedir?

HRIS, HRMS ve HCM Karşılaştırması - Farklar nelerdir?

HRIS, insan kaynakları yönetim sistemi (HRMS) ve insan sermayesi yönetimi (HCM) terimleri genellikle birbirinin yerine kullanılır. Ancak, şirketin etkinleştirmeyi tercih ettiği özelliklere bağlı olarak üçü arasında küçük farklılıklar olabilir.

HRIS, önceleri idari çalışan kayıtlarının tutulmasını ifade ediyordu. İK işlevlerinin daha karmaşık hâle gelmesiyle birlikte HRIS'ye yetenek kazanma, işe alma ve devam eden çalışan veri yönetimi ve işlemesi gibi süreçleri dahil edildi.

HRMS, kuruluşların İK işlevlerini yerine getirmek için giderek daha gelişmiş yazılımlar ve otomatik görevler kullanmaya başlamasıyla kullanılmaya başlandı. Ancak hâlâ HRIS ile aynı anlamda kullanılmaya devam ediyor. Günümüzün HRIS'leri bordro yönetimi ile zaman ve iş gücünü içerebilir.

HCM, İK işlevinin ve iş gücü yönetiminin her yönünü kapsayan daha geniş, çatı çözümü ifade eder. Ek işlevler arasında performans yönetimi, sirkülasyon planlaması, ücretlendirme planlaması, stratejik iş gücü planlaması ve diğer tüm İK planlama aktiviteleri gibi gelişmiş yetenek yönetimi görevleri yer alır. HCM, İK işlevleri grubunu (veriye dayalı, işlemsel veya stratejik) kapsar.

HRIS Sistemi Nedir? İki Önemli Temel

HRIS, organizasyonun genel etkililiğini desteklemek için çalışanları ve ilkeleri yönetmeye yönelik iki önemli temel üzerine kuruludur.

Organizasyon tasarımı

Yapısal bakış açısından bakıldığında, HRIS roller, işlevler ve raporlama hiyerarşileri içerir. HRIS, organizasyon yapısını tanımlayarak sorumluluğun kolayca anlaşılmasını sağlar ve hem operasyonel işlevsellik hem de tutarlılık için bir yol sunar.

Doğru HRIS, doğru yeteneği doğru yere konumlandırmanıza yardımcı olarak işletmeyle ilgili zorlukları giderme konusunda destek olur. HRIS, kazanma ve işe alma verilerinin tutarlı, otomatik yönetimi sayesinde, stratejik hedeflerinize ulaşmanız için doğru becerilere sahip çalışanların doğru işlevlerde görev almasını ve doğru yapıda yer almasını sağlayan bir iş gücü oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Stratejik İş Gücü Planlaması hakkında daha fazla bilgi edinin (PDF)

Çalışan verileri yönetimi

Müşteri ilişkileri yönetimine benzeyen ancak işveren/çalışan bağlamına yönelik olan HRIS, her çalışanın kapsamlı bir görünümünü sunar (ad, adres, işe alınma tarihi, ücretlendirme, yan hak seçimleri ve çok daha fazlası dahildir). Doğru verilerle, çalışanlarınızla bağlantı kurabilir, kariyer planları geliştirmelerine, doğru eğitimi bulmalarına ve performanslarını bir üst düzeye çıkarmalarına yardımcı olabilirsiniz.

HRIS, otomatik ve standartlaştırılmış kayıt tutma, raporlama ve self servis işlevleri sağlar. Bu durum, çalışanlar için rahatlık ve kullanım kolaylığı sunarken, daha doğru ve güncel bilgi yönetimi sağlayabilir. Böylece verimlilik artar.

Talent Management hakkında daha fazla bilgi edinin

HRIS Özellikleri, İşlevler ve Kullanıcılar

Tipik bir HRIS'de, işe alım ve yetenek kazanımı, ücretlendirme, organizasyon yönetimi ve izin yönetimi (örneğin tatil, hastalık izni ve kişisel izin) konularında yardımcı olan temel özellikler yer alır. İşletmenin ihtiyaçlarını karşılamak için ek özellikler dahil edilebilir.

Sistem, İK ile ilgili görevleri otomatik hâle getirerek ve prosedürlerle ilkelere self servis erişim sağlayarak organizasyon genelinde standartlaştırma ve tutarlılık sunar. Aynı zamanda, İK operasyonel verimliliğini artırır ve daha iyi bir çalışan deneyimi sağlar.

Şirketteki herkes birer çalışan olarak HRIS kullanıcısı olsa da HRIS'nin ileri düzey kullanıcıları İK yöneticileri, bordro uzmanları, yetenek yönetimi uzmanları ve işe alım sorumlularıdır. Bu çalışanların işlerinin önemli bir kısmı HRIS ile düzenli olarak etkileşim kurmalarını gerektirir.

İnsan Kaynakları Sistemlerinde Karşılaşılan Zorluklar

Her iş benzersizdir ve kendi zorlukları vardır. HRIS'niz bu endişeleri gidermelidir. HRIS'lerde en sık karşılaşılan zorluklardan bazılarını burada bulabilirsiniz.

• Veri gizliliği ve güvenliği. Bir HRIS'yi yönetmeyle ilgili en büyük endişelerden biri, çalışan verilerinin gizliliğini ve güvenliğini sağlamaktır. Bu sistemler, korunması gereken çok sayıda hassas ve gizli veri içerir. Organizasyonların HRIS ile ilgili olarak karşılaştığı önemli zorluklardan biri, sisteme erişen her kullanıcının, görüntüleme izinlerinin olmadığı bilgilere erişmeden bir görevi gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğu bilgileri elde edebilmesini sağlayacak yeterince karmaşık bir çözümün nasıl uygulanacağıdır.
• Mevzuatlar ve uyumluluk. HRIS veri erişim kuralları da yasal düzenlemelerle uyumlu olmalıdır. Her kuruluş, HRIS'nin sürekli değişen mevzuatlarla uyumlu olmasını sağlamalıdır. Bu durum, özellikle global alanda faaliyet gösteren şirketler için zordur. Kullanışlılık ve işlevsellik, her kullanıcının gizliliği veya yasaları ihlal etmeden sistem üzerinden hızlı ve kolay bir şekilde işlem yapabilmesine bağlıdır.
  
  Global olarak devreye alabileceğiniz bir hepsi bir arada İK sistemi hakkında daha fazla bilgi edinin
• İş kesintisi. HRIS özelliklerinde yapılan devam eden değişiklikler de zorluklara neden olabilir. Sürekli yıkıcı inovasyonların olduğu bir dönemde, organizasyonlar zaman zaman HRIS yükseltmeleri ve düzeltmelerini takip etmekte zorlanabilir. Benzer şekilde, işiniz için doğru HRIS seçimi karmaşık bir süreç olabilir. Çok sayıda seçenek ve özelliğin mevcut olması nedeniyle, işletme hedeflerinize en iyi şekilde uyum sağlayan ve faydalı olmayan bileşenlerle dikkat dağıtmayan bir sistem seçmeniz önemlidir.
  
  Global olarak devreye alabileceğiniz bir hepsi bir arada İK sistemi hakkında daha fazla bilgi edinin (PDF)

HRIS'leri Buluta Taşımanın Avantajları Nelerdir?

Bir HRIS'yi bulutta devreye almak, şirket içi HRIS'ye kıyasla aşağıdakiler dahil olmak üzere çok sayıda avantaja sahiptir:

• Kolay ölçeklenebilirlik. Bulutta, işletmenizin ihtiyaçları değiştikçe, kolayca ölçeği artırıp azaltabilirsiniz. Ayrıca, daha fazla finansal esneklik elde eder ve operasyonları genişletip daraltırken maliyetleri daha iyi yönetebilirsiniz.
• Sermaye giderlerine kıyasla, operasyonel giderler üzerinde daha fazla kontrol. Bulutta, sadece kullandığınız kadar ödeme yaparsınız ve pahalı altyapılara yatırım yapmanız gerekmez. Sermaye yerine giderleriniz çalışır.
• İnovasyona hızlı ve kolay erişim. Geliştirme ve devreye alma işlemleri bulutta çok hızlı bir şekilde gerçekleştiğinden yükseltme işlemlerine ve inovasyonlara daha hızlı erişebilirsiniz.

En İyi HRIS'yi Seçerken Dikkate Alınacak Önemli Hususlar

Şirketinizin özel ihtiyaçlarını karşılamak için HRIS çözümünüzü özelleştirmelisiniz. Ancak, her şirketin seçtiği HRIS çözüm sağlayıcısından temin etmesi gereken iki ana işlev alanı bulunur.

1. Çözüm, İK yönetiminin tüm yönlerini kapsayabilmelidir. Buna işe alım, işe başlama, öğrenme, sirkülasyon planlaması ve İK yardım masası dahildir. İhtiyaçlar değiştikçe, tüm ihtiyaçlarınızı karşılayan eksiksiz ve uçtan uca bir çözüme erişmeniz gerekir. Bugün sizin için doğru olan çözüm, yarın yeterli olmayabilir.

2. Çözüm, İK ile finansı birbirine bağlayan daha geniş bir şirket çözümünün parçası olmalıdır. İş gücü, her organizasyonda en yüksek maliyet faktörlerinden biridir. Çalışanlarla ilgili her türlü kararın finans üzerinde bir etkisi vardır. Şirketinizin hem çalışanları hem de finans verileri ve ikisi arasındaki ilişki ile ilgili eksiksiz bilgi sahibi olması çok önemlidir. En iyi HRIS, finans işlevine yakından bağlı olandır. İdeal durumda, bu sistem aynı platformda olacak ve şirketin finans verileriyle aynı teknolojiyi kullanacaktır.

HRIS'nin Geleceği

Otomatik teknolojilerin gelişmesiyle iş yeri önemli ölçüde değişiyor. İnsanlar teknoloji ile giderek daha gelişmiş yollarla çalışıyor. Bu durum, işletme açısından birçok avantaj sağlarken iş yerinin insani özelliklerden uzak kalması riskini ortaya çıkarıyor. İronik şekilde, İK alanında teknolojinin ilerlemesi, HRIS'yi kişisel olmayan bir çalışan verileri yönetim sisteminden iş yerinde daha fazla insani deneyim oluşturan bir sisteme dönüştürme fırsatı sunuyor.

HRIS'nin geleceği, daha faydalı ve sezgisel olacak. Böylece, çalışanların hedeflerine daha kolay, daha hızlı ve daha iyi sonuçlarla ulaşmasını sağlayacak. Bu sistemler, çalışanların neyi başarmaya çalıştıklarını "sezmek" için yapay zeka ve makine öğrenimini (ML) kullanacak ve proaktif olarak çözümler sunacaktır (adres değişikliği yapmaktan en iyi eğitim seçeneğine kaydolmak gibi çözümler). Arka uç operasyonlar açısından bakıldığında, HRIS inovasyonları daha yönetilebilir hâle gelecektir. Yükseltmelerin ve yeni sürümlerin kurulumu, daha kolay olacak ve müşteri ihtiyaçlarına göre uyarlanacak.

HRIS'lerinde yeni teknolojileri benimseyen kuruluşlar, iş yerini teknolojinin ve insanların birlikte çalışarak herkes için daha iyi sonuçların elde edildiği bir ortama dönüştürme akımının bir parçası olacak. İK işlevi bu dönüşümün merkezinde yer alıyor. HRIS'nizi buluta taşımanıza yardımcı olabiliriz. Böylece iş yeriniz daha yüksek düzeyde teknoloji odaklı performans elde ederken daha insani özellikler kazanabilir.