Sıfır tabanlı bütçeleme (ZBB) nedir?
Sıfır tabanlı bütçeleme (ZBB) başlangıç noktası olarak önceki bütçeyi kullanıp gerektiği ölçüde düzenleme yapmak yerine tüm giderlerin her yeni dönem ya da yılda gerekçelendirilmesi gereken bir bütçeleme tekniğidir.
ZBB, bir şirketin gereksiz maliyetleri belirlemesine ve ortadan kaldırmasına, harcamalarını kontrol altında tutmasına ve yüksek kar getiren girişimlere odaklanmasına yardımcı olan, son derece etkili bir iş planlaması aracıdır.
ZBB dahil olmak üzere bütçeleme, şirketin stratejik planının taktiksel uygulamasıdır. Stratejik plandaki finansal ve operasyonel hedeflerin gerçekleştirilmesi için bir kuruluş, uzun vadeli planını, performansı izlemek amacıyla ölçülebilen ayrıntılı gelir ve gider beklentilerine dönüştürmesi gerekir. Bunlar, şirketin arzu edilen iş sonuçlarına ulaşmak için izlediği yolda hedeflere göre geliştirilebilir ve düzenlenebilir.
Her şeyden önce, bütçeler sahipliği ve hesap verebilirliği zorunlu hale getirerek finansal kararların mantıklı bir şekilde alınmasını sağlar. Şirketlerin kar projeksiyonu yapmalarına, potansiyel sorunları tespit etmelerine ve yeni fırsatları keşfetmelerine yardımcı olurlar. Böylece finans liderleri gereken düzenlemeleri yapabilir.
Sıfır tabanlı bütçeleme ve geleneksel bütçeleme karşılaştırması
| Geleneksel bütçeleme | Sıfır tabanlı bütçeleme (ZBB) |
|---|---|
| Önceki yılın bütçesine göre | Sıfırdan başlar (sıfır taban) |
| Önceki gider düzeylerine dayalı | Gider için yeni gerekçe gerektirir |
| Maliyet muhasebesi odaklı | Karar odaklı |
| Gerekçe genellikle gerekli değildir | Maliyet ve fayda gerekçesi gereklidir |
| Giderlere yönetim karar verir | Giderleri iş kollarının yönetimleri teklif eder |
| Daha az açıklık ve uyum sağlama olanağı | Daha çok açıklık ve uyum sağlama olanağı |
| Tekrara dayalı | Düşünceyi harekete geçirir |
Tipik bütçeleme süreci, uzun vadeli bir stratejiyi finans, iş kolları ve operasyonlara iletilen yıllık faaliyet planlarına çevirmektir. Bu, kuruluş genelindeki her iş kolunda finansal hedefleri bildirir. Hedefler finansal ve operasyonel uyum içinde olabilir. Gelir ve gider bütçeleri, Ar-Ge maliyetleri, pazarlama giderleri, proje maliyetleri ve gelirler ile sermaye giderleri bunların örnekleri arasındadır.
Bütçe süreci, kuruluşun bütçe hedeflerine ulaşmasını sağlamak için giderlerin nasıl tahsis edileceğini belirlemek üzere fiili ve beklenen finansal performans kıyaslarının analiz edilmesini ve karşılaştırılmasını gerektirir.
Geleneksel bütçelemede işletmenizin gelecek yıl için gelir ve gider projeksiyonlarını hazırlama süreci, genellikle gelirleri, giderleri, karları ve nakit akışlarını tahmin etmeye, analiz etmeye ve izlemeye yardımcı olmak için kullanılan önceki bütçenizi temel alır. Geleneksel bütçelemede örneğin %2 harcama artışı gibi, önceki bütçelere göre kademeli artışlar planlanırken sıfır tabanlı bütçelemede hem eski hem de yeni harcamalara gerekçe sunulması gerekir. Geleneksel bütçeleme sadece yeni harcamaları analiz ederken, ZBB sıfırdan başlar ve yeni harcamalara ek olarak eski, tekrarlayan giderler için de gerekçe bekler.
Sıfır tabanlı bütçeleme 1970'lerde, Texas Instruments'ın eski muhasebe yöneticisi Pete Pyhrr tarafından geliştirildi. ZBB'nin ilk amacı kuruluşların maliyetleri düşürmesine ve mali sorumluluğu desteklemesine yardımcı olmaktı.
Sıfır tabanlı bütçeleme ile bütçe her yıl sıfırdan veya "sıfır taban"dan başlatılır. Bu yaklaşımı kullanarak bir kuruluştaki her iş kolu, geçmişteki harcamalarına bakılmaksızın, ihtiyaçları ve maliyetleri açısından analiz edilir. Temel fark gerekçelendirmedir: Sıfır tabanlı bütçelerde bütçe döngüsünün başında her harcamanın analiz edilmesi gerekir. İş kolları, fonlamanın onaylanmasından önce her kaleme duyulan ihtiyacı ve her kalemin etkisini gerekçelendirmek zorundadır.
Her bütçe satırı kalemi, geçen dönemde yapılan harcamalar referans değeri olarak dikkate alınmadan gözden geçirilir. Programların, hizmetlerin veya faaliyetlerin artmasını, korunmasını, azaltılmasını veya kaldırılmasını belirlemek için her kalem dikkatle değerlendirilir. Yöneticilerin bütçenin tüm unsurlarını hesaba katmaları; uygun maliyetli, alakalı ve maliyet tasarrufu getiren alanları belirlemeleri gerekir.
ZBB her türlü maliyete uygulanabilir: sermaye giderleri, faaliyet giderleri, araştırma ve geliştirme (Ar-Ge) giderleri, hatta satılan malların maliyeti (COGS).
Sıfır tabanlı bütçelemenin avantajları
ZBB'nin geleneksel bütçelemeye göre birçok avantajı vardır. Tam bir maliyet kısma uygulaması olarak kötü şöhrete sahip olsa da ZBB harcamaları gelir getiren daha fazla fırsata yöneltmenize yardımcı olabilir. ZBB düşük maliyetler, bütçe esnekliği ve stratejik yürütme dahil olmak üzere bir dizi avantaj sunar. Her gider dikkatle incelendiğinde, en yüksek gelir getiren faaliyetlere öncelik verilir. ZBB zamanla kademeli olarak artan bir bütçedeki hatalı kaynak tahsisini önleyerek sıklıkla harcamaların azaltılmasına yardımcı olur.
Sıfır tabanlı bütçelemenin zorlukları
ZBB etkili bir bütçeleme stratejisi olsa da, uygulanması oldukça zor olabilir. Bütçeler sıfırdan oluşturulduğu için, geleneksel bütçelemeden çok daha fazla zaman alır. ZBB, uzun vadeli faydalar yerine kısa vadeli maliyet tasarrufları getirmek gibi istenmeyen sonuçlar doğurabilir. Maliyetleri en aza indirmeye çalışırken, araştırma ve geliştirme veya uzun vadeli stratejik projeler gibi bazı önemli giderler gözden kaçırılabilir.
Sıfır tabanlı bütçeleme için en iyi uygulamalar
Stratejik bir yaklaşım benimseyin
ZBB yalnızca maliyetleri düşürmek demek değildir. Büyüme girişimleri için gereken kaynakları ve fonları serbest bırakmak için gerekli bir adımdır. İş kolu liderleriyle birlikte çalışarak aşırı harcamaları belirleyebilir ve bu kaynakları daha stratejik kullanımlara yöneltebilirsiniz.
Doğru planlama platformunu seçme
Sıfır tabanlı bütçelemenin avantajlarından yararlanmak için modern planlama ve bütçeleme yazılımı gereklidir. Yapay zeka ve makine öğrenimi kullanan bulut tabanlı planlama çözümleri, yöneticilerin en iyi yolu önermek için veriye dayalı kararlar vermelerine yardımcı olabilir. Planlama ve bütçeleme çözümü sadece modelleme için boş bir tuval sunmamalıdır: Planlama karar destek sistemi ve tahmine dayalı planlama için amaca yönelik olanaklar, faktöre dayalı bütçeleme, sağlam "varsayım" senaryosu modelleme, güvenli alanda çalışma, aşağıdan yukarıya/yukarıdan aşağıya bütçeleme, onaylar ve iş akışları gibi, hemen kullanmaya başlayabileceğiniz en iyi uygulamaları da içermelidir.
Bağlantılı planlamayı benimseme
Silo halindeki iş kolu planlama geçmişte yeterli olabilirdi ama günümüzde kurum genelinde bağlantılı ve sürekli planlamaya odaklanmak zorunludur. Piyasa devrimleri ardı ardına yaşanıyor ve planlar artık sürekli değiştirmek, geliştirmek ve düzenlemek üzere hazırlanıyor. Başarılı CFO'lar bağlantılı, doğru ve zamanında elde edilen bilgileri kullanarak daha hızlı kararlar vermek için satış, pazarlama, İK ve operasyon ekipleriyle iş birliği yapıyor. Bu yeni dünyada, bağlantılı kurumsal planlama en iyi uygulama olmanın ötesinde zorunluluk haline geldi.
Sıfır tabanlı bütçelemenin iş avantajları
Sıfır tabanlı bütçeleme önemli tasarruf ve verimlilik sağlayabilir, ancak sıfırdan bütçe oluşturmaktan çok daha fazlasıdır. ZBB, maliyet yönetimi ve hesap verebilirlik kültürü kurmayı ve teşvik etmeyi amaçlar. Karlılık ve maliyet yönetimi, anlatıya dayalı raporlama ve senaryo modelleme ile ZBB şirketinizin geçmişte yapılanlar yerine günümüzdeki en yüksek önceliklerini dikkate almasına olanak tanır. Keşfedilen maliyet tasarrufları sayesinde iş liderleri, müşteri ihtiyaçlarına, yeni rakiplere ve ekonomik değişimlere ayak uydurmak için gerekli dönüşümleri gerçekleştirmeye odaklanabilir.
ZBB her şeyden önce işletmelerin maliyet tasarruflarını belirlemelerine, bu tasarrufları daha stratejik kullanımlar için yeniden tahsis etmelerine ve sürdürülebilir büyümeye güç vermelerine olanak tanır.