資本方案管理軟體指南

資本方案管理軟體協助營建企業更有效地優先排序、規劃並交付資本專案，這在競爭壓力日益加劇以及公營和私營部門的資本支出不斷增長的背景下，變得越來越重要。

為了改善專案決策、加強管控及提高準確度，營建企業需要標準化並協調資本方案管理流程，避免依賴容易出錯的手動流程、孤立的電子表格和互不相連的應用程式。

本文提供了一個改善資本專案和計畫績效的方向，透過連接流程、系統與團隊並統一資料來實現。文中也描述了企業級資本方案管理軟體的優勢，並說明如何根據需求選擇合適的平台。

什麼是資本方案管理軟體 (CPMS)？

資本方案管理軟體套件提供整合式解決方案，用於連接和管理資本專案和專案組合層級的流程。理想的雲端套件還能與相關的企業資源規劃 (ERP) 和其他企業應用程式整合，讓所有相關人員即時存取相同且一致的資料。

大多數業主組織都有專門的團隊來分析整體資本方案，並會提出這些問題：如何充分利用預算？我們需要建設什麼？我們需要維護什麼？我們需要改造什麼？

企業財務團隊通常使用 ERP 應用程式，但如果沒有自動化系統來一致地管理專案控制 (包括專案層級或跨專案層級的成本、預測、合約、變更和進度)，ERP 應用程式可能無法反映最新的專案資料。透過將專案和專案組合解決方案與 ERP 應用程式整合，企業能夠確保 ERP 保持在最新狀態。

重點精華

• 資本方案管理軟體能夠幫助標準化和自動化流程，並集中管理資訊，讓企業能夠追蹤專案進度，快速、一致且明智地做出決策。
• 實施 CPMS 可以提升專案的可見性與控制，並增強跨團隊的協作。
• 此軟體支援專案之間的比較和經驗教訓分享。
• 確保企業選擇的 CPMS 解決方案具有足夠的彈性，能夠隨著需求的變化而擴展，並支援長期使用。

資本方案管理軟體詳解

企業級的資本專案與方案管理軟體系統能夠標準化流程和資訊，協助改善管控和決策品質，並確保優先的專案與組織目標保持一致。此系統還能協助企業合理配置物料、設備和人力。例如，當變更請求在自動化工作流程中獲得批准後，任何相關的成本影響會立刻反映在成本表和相關合約中，並與付款申請掛勾。這樣一來，如果一筆額外費用已獲批准，則相關的付款申請也可以被批准。

為何需要資本方案管理軟體？

每個營建工程專案都各不相同，涉及不同的團隊成員、與特定地點相關的法規，以及不同的範疇，這使得標準化成為業界最大的挑戰之一。對專案擁有者而言，此挑戰通常表現為資料來源和格式的分散、不一致的流程和互不連接的系統。

企業需要具備從專案優先排序、批准、執行到持續營運與維護的全方位管控能力。資本專案與方案管理軟體能夠提供這種管控，有助於提高效率與準確性，並改善專案成果。

資本方案管理軟體的優勢

現今的資本方案本質上相當複雜，涉及多個利害關係人、詳細的流程和龐大的財務投資。雲端方案管理軟體可協助營建團隊執行多個複雜專案、提升專案效率，並改善整體專案成果。以下是主要的潛在優勢。

• 提高專案可見度與控制
  有效的方案管理需要瞭解並共享每個專案的狀況、進度及可能的障礙。資本方案管理軟體讓所有利害關係人能跨專案獲得這些資訊，同時協助團隊溝通並有效控制資源。
• 增強利害關係人之間的協作
  讓所有相關方持續更新並且能即時存取相同的資訊，有助於避免誤解，並建立共同對專案成功的責任感。這也對長期合作關係有益，能促進業主與交付團隊之間的重複合作。
• 簡化工作流程和自動化流程
  在快節奏且複雜的營建專案環境中，時間至關重要。電子郵件和孤立的電子表格限制了溝通與資訊分享，影響進度。雲端方案管理解決方案能簡化簡化所有利害關係人之間的工作流程和資訊，讓他們無論身在何處、何時都能輕鬆存取。
• 更佳的風險管理與風險緩解
  營建專案可能因不利的天氣、供應鏈中斷、人力短缺等因素而偏離預定計畫。有效的風險管理能協助專案團隊預測挑戰及規劃，並在必要時重新分配資源。資本方案管理軟體能夠分析過去專案的資料，以識別風險並提供預測情報，從而協助改善組織各個層級的風險管理。
• 即時存取專案資料與分析
  理想的資本方案管理應用程式內建進階資料報告和分析，能提供專案進度和績效洞察，同時協助團隊快速找到需要改進的空間。由於能夠即時存取資料，現場團隊能比以往更瞭解最新資訊。
• 提高預算和預測的準確性
  企業能持續追蹤專案進度，獲得相關資料來做出更準確且更明智的預算決策，並預測專案時間軸。營建管理解決方案中存檔的歷史資料也能幫助提高預測的準確度。
• 高效的文件管理與控制
  營建業充斥著各類文件：藍圖、專案批准、變更訂單等等。透過集中管理數位文件，專案團隊能清楚掌握整個專案歷程 (包括何時、由誰進行了哪些變更)，並在同一系統中查詢所有相關資料，瞭解整個決策過程與工作進展。
• 最佳化資源配置與人力管理
  專案的成功往往依賴於資本、物料及其他資源的高效配置。營建管理軟體能幫助識別專案需求、考慮資源可用性、管理勞動力部署，並協助分配這些資源。
• 簡化法規遵循任務
  地方、州及聯邦層級的營建法規不斷變動。雲端方案管理解決方案能協助團隊監控最新發展，並簡化合規工作。
• 減少專案延遲與成本超支
  由於營建專案通常需要數月或數年才能完成，天氣劇變或人力、設備與材料成本的急遽上漲，可能會導致專案延誤，進而產生高額費用。成本超支通常是專案管理不善的指標，也反映專案初期計畫和預算設置不準確。透過方案管理軟體主動識別、量化並評估專案中的潛在風險，能協助組織做出更明智的決策，確保專案按時完成並避免超支。
• 支援成長與日益複雜的需求
  藉助雲端綜合資本方案管理軟體套件，企業在需要時能擴充更多功能 (包括業務流程、報告與儀表板)，並且新舊用戶都能輕鬆存取這些功能。雲端套件也會定期更新，加入新功能及更簡便的整合選項。理想的解決方案能夠支援各種規模的專案。

資本方案管理軟體的主要功能

機場現代化或新建製造廠等資本專案與計畫可能需要數十億美元的投資，因此需要先進的資本方案管理軟體來確保專案按時且在預算範圍內執行，同時降低風險。以下是理想的軟體套件的主要功能。

• 專案排程和時間管理。每個營建專案都有各自的排程，但並非每個排程都能讓所有需要資料的團隊成員輕鬆取得關鍵資訊。企業能透過適當的軟體來自動化營建排程，將關鍵路徑與任務排程整合，協助辦公室和現場團隊保持協調，減少資料延遲、錯誤、重工和閒置工人的情況。平行存取功能有助於加速排程過程，而情境規劃則能顯示不同路徑可能帶來的影響，有助於最佳化排程和相關資源。
• 預算和財務管理。專案經理需要掌握正確的資訊，才能根據過去和當前的專案資訊制定可靠且準確的預算。重要的是，企業必須確保軟體能夠存取所需的資訊，根據實際情況管理和報告計畫，同時保留資訊記錄，以便為未來的專案規劃和執行提供資訊。軟體可以通過將預算拆分為成本代碼和專業領域，幫助追蹤預算、管理現金流、預測預算變動，並即時管理合約變更。
• 文件管理和控制。此類軟體的主要功能包括文件版本控制、跨專案一致命名文件並設置授權使用者的存取權限，以及完整的審計追蹤。您需要清楚瞭解誰擁有系統中的專案資料。
• 資源配置和人力管理。多方通常需要立即同時存取資本方案管理軟體，以重新分配人力、材料和設備。確保您使用的系統能提醒您計畫與實際情況之間的差異，以便您可以及時採取行動，而不必等待每週或每月的報告。
• 合規和風險管理工具。企業要能夠管理、追蹤、報告和開發支援遵守相關法律和法規的活動審計追蹤。例如，高鐵專案需要遵守永續性、人力、工程以及地方、州和聯邦的要求，並證明特定撥款都用在指定活動中。資本方案管理系統可協助企業滿足這些要求並提供相關報告。無論是專案組合、方案還是專案層級都可能存在風險，而惡劣天氣狀況或供應鏈問題都可能會影響每個階段。雖然風險管理架構不能消除所有風險，但它仍是資本方案管理軟體的重要組成部分。授權所有相關的跨部門團隊成員存取中心跨專案風險登記簿，以識別、記錄和量化風險。在某個專案中發現的風險可以包含在類似的專案中。
• 報告和分析功能。理想的資本方案管理工具可協助經理報告和分析各種財務、計畫、營運、KPI 等資料，讓利害關係人及時掌握動態，並在專案或更廣泛的專案組合層面提供詳細的洞察。例如計畫的現金流量、進度遵守情況、對環境永續性的影響以及衡量任務和專案的資源效率的 KPI。您需要尋找具有預配置報告和儀錶板的軟體，並可以對其進行修改或新增功能來滿足您的需求。
• 與其他軟體和系統整合。如果想要從 CPMS 套件獲得更多的價值，您需要尋找原生整合、成熟的 API、嵌入式適配器以及供應商自己的中介軟體和諮詢服務。系統必須要能夠視需要與 ERP、供應鏈和其他後端應用程式緊密整合。目標是要統一流程和資料，從而及時做出更好的決策。供應商可能聲稱其擁有足夠的 API，但是這些 API 是什麼類型的，以及可以實現什麼功能？誰來負責這些整合工作？支援哪些中介軟體？是否需要額外付費？供應商的整合記錄為何？自行整合可能需要花費時間和成本，還需要承擔風險。

選擇合適的資本專案和方案管理軟體

在選購資本專案與方案管理軟體時，請做好功課，並確保向供應商提出以下重要問題以及其他相關問題。供應商是否具備營建與工程方面的專業知識？我們是否能夠獲得所需的所有功能，包括 AI 強化的功能？這個解決方案是否具有足夠的彈性，能夠滿足當前需求並隨著需求變化而調整？這個產品是否能與我們的 ERP 系統及其他核心應用程式整合？系統是否易於學習和使用？供應商是否將合規性與安全視為優先考量？我們的投資是否能透過定期更新來獲得保護？隨著企業的成長，供應商是否能夠繼續提供支援？該解決方案在哪裡託管？是如何託管的？

閱讀客戶成功案例與使用案例，看看其他人面對的初期挑戰是否與企業當前的情況相似，您可以聯繫該軟體的現有客戶，徵求他們的回饋意見。

使用 Oracle Capital Project and Program Management 整合資本專案與方案資料

Oracle Primavera Unifier 為營建和工程企業提供管理資本專案方案以及專案組合流程和資料所需的功能。該解決方案是一個整合系統，將成本、合約、變更、排程里程碑、風險、工作流程和文件管理結合在一起，並支援預測分析和其他 AI 功能。Oracle Primavera Unifier 也與 Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) 以及屬於 Oracle Smart Construction Platform 一部分的 Oracle Primavera Cloud Scheduling and Capital Planning 應用程式原生整合。

資本方案管理軟體常見問題

什麼是資本方案經理？
資本方案經理通常由業主企業指派，負責評估需求並為整個專案申請預算，提出一些關鍵問題，例如：我們該如何有效利用現有的資金？如何確保優先處理符合企業目標的專案？如何更準確地為已批准的專案制定預算？如何最有效率地執行這些專案，確保投入的資金能獲得最大的回報？如何以可預測的方式持續執行專案，以便獲得更好的結果？

什麼是資本規劃軟體？
資本規劃軟體協助企業利用資料和分析，以始終如一地確定專案的優先順序、選擇並準確制定預算，從而支援企業的短期與長期目標。

什麼是資本專案管理系統？
資本專案管理系統協助企業統一專案或多個專案的成本、合約、變更、風險、計畫、工作程及文件管理。該系統有助於確保所有流程順暢且一致地執行，為業主提供所需的可見性和控制力，協助他們及時做出明智的決策，從而獲得可預測的結果。

資本專案與方案有哪些例子？
資本專案與方案的例子包括翻新機場航站樓、擴建醫院大樓、改造 100 家汽車經銷店，或是建造一家酒店。