使用範本，以 5 個步驟建立 ERP 業務案例
Natalie Gagliordi | 內容策略師 | 2024 年 2 月 26 日
「我們目前的 ERP 沒問題。為什麼要修復沒有損壞的東西？」
這是企業領導者和前線員工提出的常見問題，他們對重大 IT 系統檢修猶豫不決，或者沒有意識到當中能帶來的好處。隨著產業不斷發展，企業有必要將財務作業從傳統的內部部署軟體轉變為更能滿足當今業務需求的新應用程式。各大企業和機構正在重新思考或擴展其業務模式和策略，並導入新技術來支援新方法。如果企業決定更換 ERP 等核心應用程式，目前最常見的選擇是雲端應用程式。然而，由於 ERP 對於日常營運至關重要，許多高階主管只看到改變所帶來的風險。透過明確定義的 ERP 業務案例，您可以為關注此方面的關鍵業務領導者提供支援。他們通常負責批准此類計畫，需要贏得那些每天使用 ERP 系統的員工的青睞。
為什麼建立現代化的 ERP 業務案例很重要？
ERP 業務案例對於獲得 ERP 專案的批准和資金至關重要，這是因為關鍵決策者能夠透過業務案例清楚地瞭解與導入新 ERP 系統相關的預期效益、成本、風險和策略。藉助業務案例，團隊就能聚焦於重要事項以及實現轉型的原因，推動他們更投入工作。這也有助員工對更好的軟體系統有所期待，或者至少願意給它一個公平的機會。
當企業開始認真考慮導入新的 ERP 系統時，領導層通常會建立一個專案團隊，而該團隊的首要任務是建立 ERP 業務案例。如果企業決定更換 ERP 等核心應用程式，目前最常見的選擇是雲端應用程式。業務案例深入探討新 ERP 軟體將如何提供執行公司策略所需的業務功能，並量化這些功能的價值。業務案例可能會藉助 AI 等新軟體功能實現更好的預測，有助於提高業務績效。業務案例可能會說明雲端 ERP 如何降低經常升級帶來的成本，更輕鬆且更具成本效益地存取新的 IT 功能。透過解釋和展示價值與成本的關係，團隊能夠決定是否繼續執行相關專案，包括尋找合適的 ERP 解決方案，並獲得領導層的批准。
重點精華
- ERP 業務案例是向高階主管和企業利害關係人說明為何需要新 ERP 系統的第一步。
- ERP 業務案例全面分析導入新系統的成本效益評估和潛在投資報酬率。
- ERP 業務案例應提供 ERP 專案的高階概觀，然後詳述新系統的導入方式，包括時間軸、階段及所需資源。
建立新 ERP 業務案例的 5 個步驟
創建 ERP 業務案例需要跨職能協同合作，以確定主要新軟體系統的所有需求、其優勢，以及投資的理由。以下是建立 ERP 業務案例的核心步驟。
1. 根據即將到來的需求評估目前的軟體
建立雲端 ERP 業務案例時，首先要瞭解公司策略以及執行策略所需的功能，著眼於未來的需求。然後，確定這些功能與企業的 ERP 系統和相關業務流程的目前狀態之間的差距。如果可能的話，將企業與同儕進行比較，以識別機會領域。技術升級有許多潛在的優勢，但如果不瞭解企業的不足之處，那麼將無法獲得這些優勢。企業當然不希望將無效的流程移轉到新的 ERP 系統。透過業務案例提供為何需要新 ERP 系統的背景資訊，有助於利害關係人瞭解在目前狀態下實現轉型的情況。
評估現有的系統
與不同業務關係人合作，評估目前軟體和流程的優劣勢。舉例來說，企業是否使用最新的技術？能否定期新增新功能？您可依不同的職能部門 (例如財務、規劃及採購) 進行評估，以找出痛點，確定效率不彰的方面，並說明這些限制如何影響企業。
審核目前的業務流程
對業務流程和工作流程進行徹底審查，以確定瓶頸、冗餘和需要改進的方面，例如耗時的系統更新和手動任務。
列出目前的流程成本
預估與現有 ERP 系統相關的營運成本，包括軟體授權、硬體、培訓、諮詢、人員、持續維護、升級和其他相關費用。
概述現有流程效率不佳的情況
識別並記錄現有系統和流程中當前的痛點、效率不佳以及限制情況，例如資料遺失或難以存取、過度依賴人工完成工作或缺乏即時資料。
計算內部部署 ERP 效率不佳所帶來的相關成本
瞭解目前內部部署 ERP 系統效率不佳的問題 (例如手動維護和中斷停機)，或其他系統限制 (例如缺乏彈性和需要自訂)，量化這些問題和限制所造成的財務影響。
2. 確定 ERP 需求與預估成本
此步驟將確定新的 ERP 系統是否能夠解決您在步驟 1 中確定的功能差距。為了協助企業透過雲端 ERP 達成目標，建立明確的目標非常重要。此步驟概述了與內部部署 ERP 相比，新的 ERP 系統將解決或改善公司內部的情況。
瞭解清楚功能需求
對現有系統進行全面分析，以確定新 ERP 系統必須具備的功能需求和特性，以支援業務流程並滿足企業目標。
列出必要的功能和模組
識別您感興趣的優勢，並指定 ERP 系統所需的基本功能和模組，以改善業務流程及新增功能，例如使用機器學習和 AI 功能進行進階預測。
執行功能差距分析
確定目前系統的功能與建議的雲端 ERP 系統功能之間的差距。您可以在公司網站上尋找產品藍圖來完成此過程。
建立導入與部署計畫
在對擬議的 ERP 業務案例採取行動之前，利害關係人需要查看計畫書，當中詳細說明如何導入新的 ERP 系統，包括提供時間軸、階段、所需資源以及潛在挑戰和應對策略。
估算五年以上的 ERP 成本
預測與長期導入、授權和維護 ERP 系統相關的總成本。
3. 計算投資報酬率
為了確定採用新 ERP是否為正確決定，您需要詳細分析潛在投資報酬率 (ROI)。通常，此分析是將收益 (例如收入增加、現金流量提高、員工生產力提高、資本成本和支援成本降低) 與導入和持續訂閱成本進行比較。它將比較新系統的總體擁有成本與保留和維護現有系統的成本。此分析通常高度倚賴產業基準、分析師研究和產業流程成熟度模型來評估各種保守的且可能的回報和成本模型。該計畫還應提供預計時間表，說明新系統多久到位，以及何時實現預期效益。您希望利害關係人瞭解如何才能取得成功，以及您將如何衡量未來的成功。
首先解決關鍵業務需求
重點介紹 ERP 系統如何解決評估階段列出的關鍵功能差距，例如使用流程自動化、嵌入式分析、機器學習和協作功能，以提高決策的準確度和速度。
展示改進的業務營運
您可以展示新的 ERP 系統如何幫助提高營運效率並提高生產力。為了提高效率，您可以標準化、簡化和自動化脫節的業務流程。列舉這些變更可改進哪些指標，例如按時交付給客戶或減少應收帳款週轉天數。
展示較低的總體成本
降低總體擁有成本 (TCO) 是移轉至雲端 ERP 的潛在價值之一，它可以降低維護成本並消除升級，讓 IT 員工專注於更具附加價值的計畫。它還消除了硬體更新和資料中心設施營運的資本支出。簡化和自動化業務流程還可以節省更多成本。
提供實現和衡量節約策略
制定詳細的策略與計畫，透過 ERP 導入實現預期的成本節約。您需要創建關鍵績效指標 (KPI) 和基準，以在上線並使用該解決方案後進行跟踪，從而量化投資回報率。
制定 ERP 資金計畫
概述資金計畫，詳細說明 ERP 導入專案所需的財務資源，包括軟體成本、人員需求、系統整合商支援和其他支出。
4. 制定導入與部署計畫
企業領導者和員工主要關心的問題是 ERP 變革是否會造成破壞。如果要移轉至雲端 ERP，他們會想知道如何在擴展雲端應用程式的同時縮減內部部署系統的規模。員工渴望瞭解雲端 ERP 將如何改變他們的日常工作，而高階主管則希望瞭解如何減輕潛在的營運風險。在本節中，您可以瞭解如何應對這些問題，同時查看專案的可行性以及切實的時間表。問責制是其中的關鍵：說明您將如何追蹤結果，以及如果未實現結果將會發生什麼。
制定人員配置計畫
制定計畫，概述 ERP 專案所需的人員、技能和角色。您是否需要藉助系統整合商的專業知識和能力？您需要考慮如何安排必要的培訓，以支援使用新系統工作的關鍵人員。
尋找方法，將業務停機時間降到最低
提供策略，將過渡至新系統的中斷時間降到最低，確保營運連續性，並降低移轉期間資料遺失、停機和重工的風險。例如，詳細規劃如何依地區推出新 ERP 功能，同時說明關閉舊系統的時間，以及移轉資料的時間和方式 (包括資料的數量)。同樣，制定與現有應用程式、資料庫和第三方系統整合的測試計畫，以避免可能中斷資料流的問題。
展示最大限度降低導入風險的計畫
識別和評估與 ERP 導入相關的潛在風險，以及減輕這些風險的策略，例如廣泛測試、模擬上線，並確保所有硬體、軟體和網路相容並保持更新，以支援新的 ERP 系統。
切合實際的時間表
考慮導入專案的複雜程度和潛在挑戰，設定切合實際的導入時間表。規劃推出階段，例如依地理位置、業務職能或其他因素。就雲端應用系統而言，所需的導入時間通常比傳統的內部部署系統短，但現實地瞭解時間安排和所需的變更管理對於建立可信度和管理期望至關重要。
制定問責制
定義追蹤效益的方法、負責人員，以及團隊在未實現效益的情況下可採取的行動。
5. 展示業務案例
建立 ERP 導入計畫 (其中包括導入目的、預期收益和成本) 後，您就可以將業務案例提交給利害關係人。在這個階段，您無需提出詳細的逐步導入策略 (儘管您已制定相關策略，並準備好深入探討任何疑問)，而是要將詳盡的資料、分析和計畫製成高階概要，以向高階主管清楚地傳達 ERP 移轉的需求、收益、成本、風險和策略。
瞭解您的受眾
當您向決策者 (例如高階主管或審核委員會) 提出 ERP 業務案例時，可先預測他們可能會提出的問題或顧慮，並嘗試根據他們的優先事項和興趣量身打造簡報。
使用資料視覺化
運用資料視覺化工具來說明導入新 ERP 系統的優勢、節省成本及投資報酬率。
不要忽略財務資料
在提供專案的高階檢視時，您確實需要提供詳細的財務預測、成本效益分析，以及預期投資報酬率的細目來支持您的案例。執行長和其他高階決策者需要確鑿的財務資料來證明這類投資的合理性。
Oracle 讓 ERP 採用更加簡單
為了制定切實且實用的雲端 ERP 業務案例，您需要全面瞭解公司的目前狀態和未來需求，並且能夠清楚地展示雲端 ERP 可以為企業帶來的潛在優勢。
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ERP 業務案例常見問題
什麼是 ERP 業務案例？
ERP 的業務案例是 ERP 導入的策略與經濟理由，為利害關係人提供新系統的效益、成本及風險。
如何撰寫 ERP 業務案例？
撰寫 ERP 業務案例涉及跨部門參與，以深入瞭解導新 ERP 系統的需求和效益。
有哪些 ERP 使用案例？
使用案例詳細說明員工或其他軟體應用程式如何與新 ERP 系統互動，解釋如何使用軟體來實現特定目標及執行業務工作。
