19 個主要 ERP 功能詳解
Natalie Gagliordi | 內容策略師 | 2024 年 5 月 13 日
企業資源規劃 (ERP) 軟體是企業技術堆疊的基石之一，支援會計、現金流量管理、財務報告、風險管理、採購、營運、資料分析以及其他業務基本要素的重要功能。ERP 系統通常設計用於管理跨部門的核心業務流程，例如財務、人力資源、供應鏈和製造。ERP 軟體套件中包含的特定功能因供應商而異，但大多數版本的 ERP 軟體中往往都提供通用功能與主要功能。
什麽是 ERP 功能？
ERP 功能是 ERP 軟體套件中包含的功能，例如採購、財務和會計、訂單管理、供應鏈管理以及分析和報告。有時，ERP 軟體套件中也包含客戶關係管理和人力資源。這些功能可協助企業將任務自動化、提高洞察力、降低營運成本、提高效率、降低風險，以及改善工作流程等等。
重點精華
- ERP 軟體旨在跨多個部門執行和自動化核心業務流程，以實現更有效率的營運，為員工提供更即時且全面的資訊，並協助領導者做出更明智的決策。
- ERP 系統包含橫跨多個業務領域的功能，包括財務、會計、採購、專案管理和人力資源。
- 雖然 ERP 系統涵蓋廣泛的功能，但該系統通常需要與專用軟體整合，以在分析、行銷、銷售、客戶關係管理和其他重要業務流程方面提供進階功能。
ERP 系統的 19 個主要功能
ERP 的功能因系統而異，但一般包含廣泛的財務和營運功能，以支援企業營運方面的常見任務。在選擇合適的企業系統時，以下是需要留意的常見 ERP 功能。
1. 財務管理
財務管理是所有功能的總稱，只有具備這些功能的軟體平台才有資格被稱為 ERP 系統。這包括所有標準會計功能，例如應付帳款和費用、應收帳款和現金管理、收入認列；有時還包括更專業的功能，包括預算和預測或資產和租賃管理。結合使用這些功能可協助企業集中管理所有財務流程和活動。
2. 會計
ERP 系統中的會計功能與會計軟體軟體中的會計功能類似，可提供總帳、現金流量、應收帳款和應付帳款，以及費用和發票管理等工具。使用 ERP 系統進行會計流程的好處在於，它可以從不同的來源系統中提取資料，並進行整合，然後將其儲存在中央儲存庫中，用於報告、分析和其他重要的財務功能。ERP 系統可以更輕鬆地將財務資訊與營運流程連結起來，以改善決策。
3. 訂單處理
訂單處理是接收客戶訂單並完成訂單的工作流程，讓企業能夠管理採購訂單的生命週期，從最初的訂單擷取到立帳、交貨和付款。ERP 系統中的訂單處理功能可以更輕鬆地管理來自不同部門的資訊，視需要從多個系統提取資訊，然後流入一個資料流。企業因此得以實現自動化，能夠更輕鬆、更有效率地處理訂單。
4. 專案管理
ERP 系統通常包含強大的專案管理功能，可協助企業從構思到完成專案的所有規劃、評估、執行和監督工作。這些功能包括建立詳細專案規劃的能力，其中包括任務、里程碑和相依性。專案管理的其他關鍵要素包括預算和成本控制、協作和風險管理功能，以及用於評估進度、識別瓶頸和做出資料導向決策的分析工具。
5. 嵌入式 AI
越來越多的領先 ERP 系統將人工智慧 (AI) 功能内嵌於軟體中，以使用 AI 來自動執行或加快特定的財務和營運任務。例如，AI 聊天機器人可引導員工透過智慧型手機提交費用報告，在過程中要求們拍攝收據照片或提供文字詳細資訊。生成式 AI 功能可以應用於 ERP 中，執行諸如建立敘述性描述以協助總結財務報告等作業。
6. 即時資料
ERP 系統中的即時資料能夠發揮重要作用，發現不斷變化的業務狀況，重新評估策略以及做出更明智的決策，以快速因應市場需求。當企業使用多個舊系統時，需要進行大量手動工作，才能從每個系統中提取資料，在整個業務中使用這些資料。這引發了人們對資料完整性和可信度的擔憂，這是因為資料如果在報告中被採納，企業領導者可能會根據這些過時或不準確的資料做出非常重要的決策。ERP 系統支援並協助提供即時資料，讓領導者能夠存取整個企業的當前資訊，例如庫存水平、現金短缺、銷售業績、投入成本和其他財務資訊。
7. 自動化
ERP 系統可自動執行許多例行業務流程，從而減少甚至是消除手動工作，讓員工能夠專注於更具策略性、更有附加價值的活動。自動化可以透過機器學習和 AI 技術來實現。這些技術内嵌於軟體中，協助系統內的核心功能發揮作用，而無需人力介入。ERP 系統中常見的自動化流程包括訂單履行、庫存管理和財務流程，例如發票產生、費用追蹤和報告。透過在這些流程中利用自動化，企業可以減少手動工作，將人為錯誤降到最低，提高流程效率，並提高整體生產力。
8. 資料分析
許多 ERP 系統都包含核心報告和分析功能，可收集和分析企業營運資料。ERP 系統經常會包含的資料分析功能包括報告生成、查詢工具、儀表板和視覺化，可協助企業更輕鬆地消化資料以支援決策。ERP 系統通常需要其他附加軟體來支援更廣泛且複雜的分析工作。
9. 業務流程控制
ERP 系統包括業務流程控制，旨在實現例行任務和流程的最佳化和自動化，以提高企業內部的營運效率、資料準確性、風險管理和合規性。這些控制包含用於定義和管理工作流程、建立預先定義的審批流程以及以角色為基礎的使用者存取控制的工具，有助提高資料安全性和合規性。雖然不同的 ERP 供應商會有不同的特定功能，但是業務流程控制是 ERP 軟體的基本要素。
10. 報告
在 ERP 系統中，報告是一個廣義的術語，因為它可以套用至不同的功能，例如財務報告、營運報告、向利害關係人的外部報告以及監管和合規報告。ERP 系統通常包含的報告類型是財務報告，可透過關鍵指標為企業提供績效概覽。總的來說，這些報告功能可協助企業提高營運透明度和效率，並圍繞銷售、庫存、財務和生產等關鍵領域做出更好的決策。任何自稱為 ERP 系統的軟體都應包含某些報告功能。
11. 整合
整合功能將一個軟體應用程式或資料來源與另一個軟體應用程式或資料來源連接。透過使用整合功能，企業再也無需手動傳輸資料，而是可以在各個系統之間共用業務資料，從而更快速地獲得洞察力、做出更明智的決策、促進更靈活的協作，並提高資料一致性。ERP 系統利用整合功能來促進跨部門和業務單位的端對端業務流程。例如，在採購到付款的常見 ERP 功能中，將請購、採購、開立發票和向供應商付款等作業整合為系統性的端對端流程。
12. 單一資料庫
透過單一資料庫 ERP 系統，您可以使用通用資料模型，將業務資料集中存儲在統一位置。由於所有系統和流程都在同一資料模型上執行，因此企業的各個部門和業務單位可以在同一整合系統中工作。企業上下的所有員工都可以存取資料，無需點擊多個系統或等待在應用程式之間手動傳輸資料，因為這會帶來人為錯誤和資訊遺失的風險。單一資料庫 ERP 的另一個優勢是簡化 IT 基礎架構管理，有助降低資料管理、備份和系統維護的複雜性。
13. 製造
ERP 系統的歷史可以追溯至 1960 年代的製造業物料需求規劃系統。在 ERP 軟體中，這些歷史痕跡仍然明顯，與生產、規劃和資源管理相關的功能現已被視為標準功能。ERP 軟體旨在整合這些類型的流程，讓製造企業能夠瞭解如何將生產與供給和需求配對，以管理成本，同時將庫存水平最佳化。物料規劃仍然是 ERP 系統的製造功能中的關鍵要素，該功能能夠協助企業簡化採購流程，執行假設場景，以確保擁有足夠的物料來製造產品。
14. CRM
客戶關係管理 (CRM) 是一個行業術語，指用於儲存客戶資料、追蹤客戶互動和銷售線索以及管理行銷活動的軟體。CRM 不是 ERP 系統中的常見或標準功能，企業通常會使用來自不同供應商的 ERP 和 CRM 系統，並透過整合功能將其連結起來。透過利用 ERP 軟體中的 CRM 功能，企業可改善潛在客戶識別能力，更輕鬆、更有效地進行追加銷售，並將與客戶資料管理相關的費用降到最低。為了讓 CRM 模組在 ERP 系統中發揮作用，其中的關鍵是確保兩個系統能夠從單一位置儲存和提取資料，也就是在單一資料庫上執行。
15. 銷售管理
銷售管理功能與 CRM 類似，專注於協助企業管理客戶關係、最佳化銷售工作流程，並提高整體銷售績效。這些功能可能包括用於收入營運、銷售預測、報價和提案生成、銷售分析和報告，以及銷售區域和帳戶細分的專門功能。雖然核心銷售管理可能更傾向於 CRM 系統而非 ERP 系統，但所有這些功能都旨在改善銷售工作流程，進而推動收入成長。
16. 行銷
如今，ERP 系統和獨立行銷軟體出現功能重疊的情況越來越普遍。某些 ERP 系統將提供基本的電子郵件行銷工具來追蹤行銷活動，包括觸及率、參與度及轉換率等指標。有些 ERP 系統還包括客戶細分工具，以根據特定標準對客戶進行分類，從而實現更有針對性的行銷工作。視業務情況而定，專業行銷軟體可以與 ERP 系統搭配使用，以支援更全面的進階行銷需求。
17. 人力資源管理
人力資源 (HR) 管理通常是包含在專用 HR 或人力資本管理 (HCM) 解決方案中的功能，但也可以作為 ERP 系統的模組。最常見的 HR 功能包括用於員工資訊管理、福利管理、薪資和人力規劃的工具。其中還可能包括培訓和發展計畫，以及招募、應徵者追蹤及員工到職。將 HR 功能與 ERP 系統緊密相連的優勢在於能夠提高 HR 流程的效率，並將 HR 規劃和財務預算連結起來。對於許多企業而言，員工是企業最大的成本之一，因此 HR 資料是財務規劃的主要驅動因素。
18. 供應鏈與採購
供應鏈規劃與採購功能可協助企業最佳化及調整採購，簡化管理採購單與供應商，執行需求規劃與預測，以及管理庫存與物流等作業。對於決策者而言，在 ERP 系統內整合供應鏈功能，有助偵測、決定及執行策略性優先事項，並在適當的時機使用即時資訊做出明智的決策。
19. 商業智慧
商業智慧是資訊技術領域長期使用的術語，一般指軟體 (或獨立軟體套件) 中可用於資料分析、資料視覺化、報告、策略規劃和決策的工具。從本質上講，商業智慧是一種從資料中提取洞察的方法。企業可將商業智慧工具與 ERP 系統整合，以建立自訂報告、儀表板和視覺化報告，協助企業根據可靠的最新資料做出更明智的決策。
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憑藉如此廣泛的功能集，ERP 系統確實是企業軟體中的明星產品之一。導入 ERP 系統可以大幅提高企業效率，並為資料管理和流程最佳化提供集中式平台，進而為任何產業的企業帶來巨大優勢。然而，企業在選擇和導入 ERP 系統時，需要經過深思熟慮，根據自身的獨特需求和預算來選擇適合的軟體。
Oracle Fusion Cloud ERP 提供專為協助企業應對當今挑戰而打造的功能，其中包括財務和專案管理、採購、風險管理、企業績效管理、合規性和分析等工具。Oracle Cloud ERP 是一個全方位的 ERP 套件，可在單一通用資料模型上完全整合 HCM、供應鏈、銷售及行銷，以提供即時洞察力，協助企業處理複雜的任務並做出重要決策。該系統內建的 AI 功能旨在將手動流程自動化、簡化及最佳化日常工作，而企業也可以選擇使用 Oracle Fusion ERP Analytics 來強化系統中內嵌的分析功能。
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ERP 功能常見問題
ERP 最重要的功能是什麼？
要確定 ERP 系統中哪個功能最重要，往往依賴主觀判斷。但在統一的資料模型上執行及整合業務流程的能力可能更加重要，因為這可以確保資料的一致性和準確性，並在不同業務流程之間實現資料共用。
ERP 解決方案應該包含哪些功能？
每個 ERP 解決方案中所包含的功能因供應商而異，但所有 ERP 系統都應包含的核心功能包括財務和會計、專案管理、採購和供應商管理、風險管理和合規性、績效管理和分析。
ERP 的主要優勢是什麼？
ERP 的最大優勢是業務流程最佳化，有助提高營運效率、生產力、資料準確性和完整性，並支援資料導向的決策。
