建立 ERP 導入專案計畫
Alex Chan | 內容策略師 | 2024 年 7 月 8 日
大型計畫通常會帶來最豐厚的回報，而導入新的企業資源規劃 (ERP) 系統便是其中一項具潛力的高回報項目。如今，轉換到新的 ERP 系統通常意味著從長期使用的內部部署軟體轉向雲端系統。ERP 系統是公司財務和營運的核心，因此順利轉向新的 ERP 系統需要仔細的準備和對細節的關注。在整個過程中，無論是組建團隊來啟動系統，還是預測隱藏成本，擬定 ERP 導入計畫都是啟動這項重大軟體專案的關鍵步驟。
什麼是 ERP 導入專案計畫？
ERP 導入專案計畫涉及規劃、設定及部署 ERP 系統，以支援整體業務營運。ERP 導入流程包括包括組建專案團隊、繪製流程、遷移財務和交易資料、與第三方系統整合，以及為員工提供軟體培訓。
ERP 系統是在內部部署資料中心或雲端執行的整合平台，其中雲端是迄今為止成長最快的選擇。雲端應用程式的導入工作與傳統的內部部署 ERP 大相逕庭。一般來說，雲端的導入過程較短且簡單。這是因為大多數內部部署專案需要業務和營運單位向 IT 團隊提供需求，而 IT 團隊則需對軟體進行大量定制，以適應現有的業務流程。相對而言，雲端應用程式的導入工作通常由業務領導推動，專注於需達成的成果，並使用立即可用的流程，無需大量定制。
啟動 ERP 專案的最佳方式是明確您希望透過新 ERP 達成的業務目標，以及導入系統的時間表。這涉及規劃出在正式上線之前需完成的任務步驟和具體日期。在確定這些步驟和任務之前，首先需要問自己：希望改善哪些特定流程？需要哪些功能？什麼系統能滿足這些需求？什麼樣的導入策略最適合您的專案？
重點精華：
- ERP 導入專案計畫是一份詳細的指南，用於在整個企業內部啟動 ERP 系統。為了取得成功，企業必須明確此計畫的目標、時間表、步驟和資源。
- 溝通和變更管理是 ERP 導入計畫的重要元素，能夠幫助設定期望、與業務領導者的目標保持一致，並讓員工做好準備，迎接新的 ERP 系統。
- ERP 導入是一個為期數月的過程，涉及安裝軟體、移轉資料、重塑業務流程，以及為員工提供有關新流程的培訓。
- ERP 導入團隊將負責部署新的系統，並且最好由來自企業內不同部門和資歷級別的成員組成。
ERP 導入專案計畫詳解
ERP 導入專案計畫為企業提供了轉換到新系統所需的框架和指導：清晰的願景和可衡量的目標、強大的治理模型、重新設計的業務流程圖、資料移轉和整合計畫、以及協助使用者適應變化的策略等内容。
對於轉向雲端 ERP 的企業來說，還需要額外的規劃考量。就像智慧型手機會定期獲得軟體更新，ERP 雲端解決方案也不例外。因此，除了準備「上線」之外，計畫中還應包括對每年多次的軟體更新的安排。
在導入 ERP 之前，負責的團隊必須與主要利益相關者進行磋商，以確保整個公司對這一變化做好準備，並對時間和範圍的期望達成共識。ERP 導入計畫包括評估系統、定義項目範疇和目標、制定時間表、組建導入團隊、清理並將當前資料遷移到新系統、測試系統、培訓員工，以及提供持續的維護和更新服務。
第 1 階段：組建 ERP 導入團隊
您從企業中挑選的導入團隊成員，可能會影響到 ERP 專案的成功與否以及是否能夠順利展開。為了提高成功的機率，請務必選擇具備適當技能的人員，如專案管理、預算與資源分配、通訊、資料移轉與系統整合，以及員工溝通與變更管理。這意味著您需要在不同部門和職位中挑選人員，建立菁英團隊，並確保高層領導持續參與，同時選擇一位高度投入的團隊負責人，最好是擁有業務和營運經驗的人。例如，如果您在 ERP 計畫中導入新的會計系統，務必確保財務團隊中有一位受人尊敬的成員作為關鍵的導入團隊成員，甚至是擔任團隊領導者。
您的 ERP 導入團隊與導入交付合作夥伴將遵循最佳導入實務，以確保新系統按計畫啟動和運作。他們將制定 ERP 系統的要求，建立關鍵里程碑，確定系統如何支援特定的業務流程，並在系統正式上線前進行測試。導入專家建議，團隊成員應在系統上線後持續參與數個月，以促進系統的採用，透過培訓和推廣新系統來提高採用率，這就是要確保導入團隊的關鍵成員包括新系統的領域專家的原因之一。
Oracle Consulting 卓越交付副總裁 John Hallin 表示：「以業務成果為導向的專案比以 IT 需求為導向的專案更有可能推動有利的成果。」該部門專門為企業制定和執行 ERP 導入計畫。「要讓有才華的人參與進來，包括來自不同部門的成員。」
Hallin 還表示，關鍵的導入領導角色不應被視為一項兼職工作，而是應分配全職關鍵人員，讓領導者制定專案的願景，負責設計和執行各自的職能範疇，並協助準備後續的工作。
第 2 階段：如何導入 ERP 系統
如果您瞭解企業的需求、專案預算和導入時間表，將有助您選擇合適的導入策略。最常見的兩種導入策略是分階段方法和一次性全面上線的「大爆炸」方法。分階段方法意味著 ERP 系統將分多個階段導入，例如先從某一業務單位或業務職能開始，然後再逐步擴展。這樣可以收集更多使用者反饋，並且在出現未預期問題時的風險較低。一次性方法則涉及在同一時間內啟用整個 ERP 系統。雖然這聽起來風險較大，但許多企業確實採用了這種方法，因為這樣他們不必將新 ERP 系統與即將退役的舊系統和模組進行整合，而且如果成功的話，他們能更快實現投資回報。
除了技術策略之外，要成功導入計畫，您還必須思考合適的策略，並與專案利害關係人有效進行溝通和協調。這意味著與不同部門的成員和高階主管進行協調和合作，瞭解他們的顧慮，並召開會議討論解決方案。它還涉及與將使用系統的員工進行廣泛、透明的溝通，以便他們瞭解這項重大變革將帶來的優勢，並接受培訓，以使用該系統來完成工作。如此一來，整個組織的所有人員將能夠同步瞭解新系統對每個角色、生產力和整體業務的預期優勢。
一般而言，ERP 導入計畫包含下列工作内容：
1. 明確定義期望結果
如果您明確定義專案所需達成的業務成果，則將使導入規劃變得更加簡單。您可以讓團隊詳細列出主要利害關係人在導入完成時希望達成的業務成果和流程變更，並將其與新系統所需的功能連結起來，進而實現這些目標。您需確保利害關係人對各項功能預計上線的時間達成共識。這項工作將有助於明確目標及達成一致，讓您能在專案完成時達成既定的目標。目標應盡量具體，可能涉及提升營運效率、降低成本、增強客戶滿意度或提高資料準確性。
Oracle Consulting 負責 ERP 解決方案交付的副總裁 Keith Williams 表示：「您需要清楚地闡明願景和目標、總體管理章程，並確保每個人都瞭解該計畫所要達成的目標。」Williams 表示，制定一份「導入成功計畫」將成為您的指導方向，協助您達成目標、避免遠離範圍，並防止因長期充滿不確定性的導入工作而產生額外成本。
例如，在採用新雲端 ERP 系統時，一家美國建材供應公司制定了這一指導原則：「建設未來，而非重蹈覆轍。改善使用者體驗，並讓利害關係人參與其中，以確保 (系統) 的採用。」
2. 標準化業務流程：運用立即可用的方法
定制功能的維護成本高昂。最好的做法是在 SaaS 環境中利用現成的功能來支援目標流程。因此，我們要問，為什麼這種方式不適合您？請務必記住，定制也可能會使升級過程變得複雜，並阻礙新功能的採用。黃金法則是，只有在關鍵差異化的地方進行定制。
3. 根據計畫目標確定導入順序
導入順序通常取決於您的優先事項。您可以從最緊迫的痛點開始，或專注於能帶來最大回報的功能。您還可以選擇一個較簡單、風險較低的元素，協助團隊快速獲得勝利，以增強對系統的信心。透過根據優先事項規劃導入，您能夠確定在專案初期、中期和末期需要完成的關鍵步驟。
例如，一家美國大型信用卡公司之前執行七個高度定制的內部 ERP 系統。後來，該公司確定其首要任務是透過雲端 ERP 平台來簡化其會計流程和系統。由於這一問題被優先解決，該公司得以導入能夠更快提供財務資訊、更準確的規劃預測及成本分析的系統。
4. 跟蹤進度：保持導入工作可靠
定期評估進度，根據時間表和預算追蹤導入進度。其他要追蹤的指標包括 IT 相關的里程碑或資料遷移的百分比。
為了確保進度，您的團隊應與主要利害關係人安排專案更新會議，分享專案狀態並解決重要問題。導入團隊可以使用儀表板提供這些更新，追蹤專案的時間表和交付成果，同時設立反饋機制，在新系統推出過程中收集並回應使用者的問題。
在系統上線後，您應計畫持續監控和支援 ERP 導入，讓使用者感到滿意，確保業務達成預期結果。這包括聆聽使用者反饋、持續對新員工 (以及合作夥伴和供應商) 進行系統培訓，根據需求調整系統，並在新功能推出時進行必要的開發和配置。雲端 ERP 系統每年進行多次軟體更新，您可以選擇啟用或不啟用這些更新。
5. 主動預防錯誤
切勿因規劃不善而陷入困境。
許多導入專案之所以失敗，是因為計畫不明確或製定的時間表不切實際。導入過程中也可能因為缺乏應變計畫而失敗，包括未能讓組織有效應對延遲或問題。您的導入團隊應該考慮可能會出現哪些障礙，並預測解決這些障礙的方法。這可能意味著確定公司業務模式中目前存在的弱點，並在導入 ERP 之前予以修正。
選擇合適的 ERP 交付夥伴、獲得高層支援，以及借鑒業內其他公司的最佳實踐，都能為企業的成功導入鋪平道路。
6. 及早且頻繁地溝通
溝通是 ERP 導入各階段的重要環節。導入團隊應定期向整個組織傳達 ERP 導入的目標、預期成果和每個階段的期望。此外，團隊還應在部署前後優先傾聽使用者的問題。
Taylor Corporation 是一家經營印刷、資料和行銷業務的多元化全球企業。在導入 ERP 解決方案來實現後台現代化的過程中，該公司的執行長 Charlie Whitaker 成功地鼓勵公司一萬名員工相信這個專案將促進公司的成長。Whitaker 透過主導指導委員會會議和專案團隊工作會議來實現這一目標。得益於有效的溝通和員工的支援，Taylor Corporation 順利將其財務、供應鏈和製造應用程式遷移至雲端，並獲得了良好的回報。
7. 將目標與實際情況進行比較
導入過程中的一個重要環節是評估和分析新系統的績效，並與企業在導入階段前後設定的初始目標進行對比。
評估系統績效需要收集資料和關鍵績效指標 (KPI)。在這些指標中，有些與應用程式效能有關，例如系統的正常運行時間、速度和安全性；有些則與使用情況有關，例如使用系統的員工人數及其使用頻率；還有一些則是營運指標，與員工效率或財務結果相關，如收入、現金流量和支出。企業應選擇能直接與專案初期設定的目標進行比較的指標。透過將目標與實際結果進行比較，企業可以發現新系統在哪些方面達到、超越或未能滿足預期目標。
比較目標與實際情況，能幫助您檢視專案是否與業務目標保持一致，同時也能瞭解系統績效和業務流程的改進空間。
第 3 階段：建立 ERP 變更管理計畫
ERP 導入核心要素之一是有效的變更管理計畫，這將協助企業規劃並執行專案，並在此基礎上運用新的 ERP 系統。ERP 變更管理計畫有助於將系統與業務流程對接，加強團隊成員之間的溝通與合作，提高使用者採用率，並降低專案延誤或失敗的風險。
在制定有效的變革管理計畫以協助企業迎接變革時，有許多因素需要考慮。Oracle 轉型與策略服務副總裁 Betsie Reynolds 表示，在 ERP 導入過程中，有幾個關鍵的文化驅動因素促進成功的變革管理，其中包括鼓勵跨部門合作、激勵員工接受新的工作方式，並從一開始就推動變革。
Reynolds 表示：「這不僅僅是一個技術專案，而是對人們日常工作流程的改變。我們都知道變化並不容易，但卻是不可避免的。當人們了解即將發生的變化時，他們會減少恐懼，反而能夠將商業轉型視為一種鼓舞和激勵。」
為了保持對新 ERP 系統的期待，企業應將導入專案視為轉型和簡化業務流程的契機，而不僅僅是重複過去的做法。Hallin 指出：「您需要的是避免所謂的『鋪平老路』的團隊，也就是說，他們不應該走老路。您需要的是那些願意根據最佳實務開創新路的人。」
導入新 ERP 系統意味著公司要求員工以不同的方式工作，以採用雲端 ERP 應用程式中內建的行業最佳實務。這與舊有的內部部署軟體導入計畫截然不同，過去諮詢公司會進行大量的定制，讓軟體符合企業獨特的客戶計費、供應商付款、銀行對帳等業務活動的需求。在當今的雲端 ERP 系統中，導入專家建議企業應遵循立即可用的最佳實務，並避免不必要的自訂。舉例來說，美國坦帕市透過採用現成的導入方案，10 個月內成功上線 ERP、人力資源管理 (HCM) 和供應鏈管理 (SCM) 雲端系統，並刪除了之前 ERP 系統中的 8,500 項自訂功能。該市從此專案獲得的心得是：要快速上雲並不斷迭代。
第 4 階段：移轉資料及管理整合
將資料從舊系統移轉到新的 ERP 平台是一個重要的過程，這涉及將來自不同系統和格式的資料整合到單一系統中。視您的業務範圍而定，這些資料可能包括產品、客戶、合作夥伴、庫存、供應商及財務資料。成功的資料移轉需要在將資料轉入新系統之前，進行檢查、提取、清理和轉換。這個過程對於確保移轉的資料準確且完整至關重要，因為這些歷史資料是各部門所依賴的。妥善規劃的資料移轉能夠確保導入專案按照時間表推進，從而控制預算。
導入新的 ERP 系統也是整理企業的絕佳機會，讓您能夠評估哪些資料應移轉到新系統中。有些企業會選擇移轉所有歷史資料，但轉移每一筆資料會延長導入時間。舊系統中的某些資訊可能也已不再相關，例如不再使用的供應商、幾年未下單的客戶或已過時的產品。您還可能會發現需要清理的資料不準確情況。在決定保留哪些資料時，考慮您在業務決策中所需的資料，並涵蓋每個部門。一般而言，企業會移轉兩年的歷史資料，除非有合規要求需要保留更多的歷史資料。這樣可以簡化導入工作，讓您能夠集中精力面向未來，同時保持資料的整潔與可管理性。
在資料移轉過程中，企業首先需要組建資料移轉小組，該小組成員可以是整體導入團隊中的一部分。這個小組將檢視每個源系統中的資料，並刪除先前提到的資料冗餘和不一致之處。他們還必須在匯入資料之前，將資料對應到 ERP 資料庫的結構中。此過程稱為資料映射，它將舊系統和新系統之間的差異連接起來，確保從原始來源移轉的資料準確且能在新系統中使用。
完成資料對應後，這個小組將從舊系統中提取資料，將其轉換為適合新 ERP 格式的資料，並將其載入最新系統中。之後，小組需要透過將移轉後的資料與源資料進行比較，來驗證資料的完整性、準確性以及是否正確移轉，並檢查兩者之間的任何不一致或錯誤。最後，小組將進行測試，以確認移轉的資料已成功整合到新 ERP 中，並在系統模塊中正常運行。小組還必須測試系統的所有方面，例如安全性、效能和功能。
此外，ERP 導入的一個關鍵考量是如何管理與其他軟體系統的整合。例如，您可能希望整合位於不同平台上的舊有邊界應用程式。如果整合工作比預期更複雜，可能會導致意外延誤並影響專案進度。理想情況下，新 ERP 系統應具備預先構建的適配器，便於進行整合。新 ERP 系統的重要優勢在於提供可信賴的資料，讓企業用來進行業務決策。共用資料通常需要進行整合，因此必須在導入計畫中包含整合工作，讓新系統作為管理所有資料和整合的核心平台。
第 5 階段：推出 ERP 並為未來做好準備
完成新 ERP 系統的啟動涉及許多需要仔細規劃的流程，包括設計、專案計畫開發測試、部署和結果評估。為了確保這些步驟的成功，企業必須明確每個階段的任務和交付成果，並為啟動團隊成員分配相應的角色和職責。
同時，團隊應設定啟動過程的預算和時間表期望，並在過程中持續監控這兩個方面，並為可能出現的變更或問題準備應變計畫。為了在長期內實現成功的 ERP 解決方案，制定計畫來持續檢視和最佳化業務流程也很有幫助，這可能包括在導入過程中逐步增加新功能。
Williams 表示：「不要將啟動視為結束，而應將其視為新的開始。就像搬進新家一樣，您需要充分規劃，以便有時間適應新環境。」
額外提示：避免隱藏的 ERP 導入成本
當 ERP 導入團隊完成研究、會見供應商並選擇最終軟體後，您的 ERP 合作夥伴不僅能提供成功導入計畫，還能估算新系統的導入成本。然而，在 ERP 導入過程中，幾乎總是會出現不可預見的成本。為了幫助避免這個令人頭痛的問題，您應該嘗試預測以下隱藏成本：
- 人力成本超支：確保擁有足夠人力和合適技能以執行專案是 ERP 導入的關鍵部分。人力成本將占據專案預算的很大一部分，因為您需要支付專案團隊的工資，並可能還需要僱用臨時員工來填補團隊成員在優先處理導入時留下的空缺。此外，您可能需要外部專案管理或 IT 顧問提供專業知識和額外支援。
- 延誤：時間就是金錢，導入過程中因延誤而拖延越久，您將承擔越多的成本，包括未能從新系統中獲得的利益。延誤通常源於專案初期對範圍和時間表的不切實際期望、團隊成員在導入和日常工作間的工作負荷、導入團隊與公司領導對專案目標的不同步、決策緩慢以及公司領導的興趣缺乏。您可以透過仔細規劃、瞭解每個階段的預期、與導入團隊及領導層和整個組織分享資訊，並為團隊成員專注於專案做必要安排，以減少這些延誤及其產生的成本。
- 培訓成本：另一個需要考量的重要因素是幫助員工學習新流程。例如，公司的員工可能知道如何建立採購單，但在新系統中，執行相同操作的步驟可能會有所不同。員工還需要學習之前未曾接觸的新流程。舉例來說，員工可能之前是將資料複製到電子表格中進行財務規劃和報告，而現在的新 ERP 系統將允許他們在系統內部建立儀表板和報告，因此需要進行相應的培訓。公司應安排培訓時間，以便員工在培訓結束後立即開始使用新系統。請記住，培訓需要時間，而每個人學習的方式也不盡相同，因此應提供持續的培訓和多種學習方式，例如面授課程、線上課程、影片教學和使用數位採用工具 (如 Oracle Guided Learning) 進行的應用程式內學習。
- 時間損失：重大軟體更新幾乎總是需要一段調整期，以便公司學習和適應新系統。這可能導致在 ERP 系統上線後，業務運營放緩或生產力下降。此外，導入過程中還可能需要對舊系統進行計畫性的停機。這些情況都可能造成業務運營滯後，從而導致潛在的收入損失和客戶不滿。
在 Oracle 協助下移轉至 Cloud ERP
雖然制定 ERP 導入成功計畫的過程可能非常詳細且耗時，但對於您的企業而言，這樣的投資回報可能是巨大的。選擇新系統、遷移現有資料並啟動平台所帶來的好處，將使您的企業獲得統一的系統，帶來眾多優勢。這包括為公司提供互連的即時財務和營運資料來源，協助改善決策過程。雲端 ERP 系統具備可擴展性和靈活性，能夠支援業務成長並應對不斷變化的優先事項。
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