Megan O'Brien | 內容策略師 | 2024 年 7 月 30 日
財務管理自動化軟體的進步,重新定義了財務團隊在公司內部發揮的作用。財務自動化技術能夠自動執行過去需要手動處理的任務,例如資料輸入、發票比對和調節等,讓財務團隊能夠專注於具策略性的增值任務上。
藉助這些自動化工具,財務團隊可以減少花費在結算和報告結果上的時間和精力,有更多時間專注於分析上個季度的收入和利潤的驅動因素,並預測下個季度的情況。AI 具備自動執行財務任務和流程的潛力。隨著財務長重新構想財務部門的營運方式,財務自動化是打造更自治的職能的關鍵一步,讓該職能可以更快地提供更準確的結果,並提高對結果的可見性和瞭解程度,同時降低成本。
財務自動化是指使用技術來完成過去需要手動完成的流程。財務自動化能夠自動處理耗時且重複的任務 (例如應付帳款、應收帳款和薪資管理),幾乎不需要人為介入。許多企業採用財務自動化,因為該技術有助於降低人工成本,並減少手動資料輸入和計算產生的錯誤。該技術還可以自動執行對賬等步驟,加速財務結算流程。企業領導者可以藉助財務自動化,更快地獲得準確的資料,從而協助他們在預算、投資、聘僱、現金管理等方面做出更明智的決策。
重點精華:
財務自動化主要使用各種技術,例如 ERP 軟體、機器人流程自動化 (RPA)、人工智慧 (AI) 和機器學習 (ML) 來自動執行財務部門耗時的手動流程。財務流程的自動化涉及將一系列任務設定成所謂的工作流程,並在其中指定執行任務所需的預先定義步驟,例如支付帳單或檢查銷售和庫存水平是否相符。財務自動化軟體會觸發工作流程中的每個步驟並執行相關任務,從而在少量甚至是完全無需人為介入的情況下完成整個流程。
財務職能是自動化的主要領域,因為該職能具有大量重複性流程,例如資料輸入、調節、開立發票和審批。以自動對帳為例,公司軟體持續比較產品銷售與庫存水平,以發現任何不平衡情況。如果庫存水平低於銷售所預測的數量,則可能存在盜竊問題。財務自動化技術可以更快地處理這些手動活動,減少錯誤,從而使財務團隊能夠專注於為企業創造價值和推動策略。在我們的銷售和庫存對帳範例中,財務團隊可以開展營運工作,消除造成任何不平衡的原因。
在思考哪些財務流程需要進行自動化時,您需要考慮到兩個重要因素:自動化的優勢是什麼?可以自動化多少個流程?您可以尋找能夠執行整個流程或流程中整個要素的技術,並且只需很少或完全無需人為介入。這種程度的自動化將帶來這些主要優勢:更低的成本、更快的產出,以及更高的準確性。根據這些標準,以下是六個適合進行自動化的財務工作流程,其中包含有關如何實現該工作流各元素自動化的範例。
財務自動化依賴於軟體,其中包括管理企業核心財務資料的 ERP 應用程式,可協助企業自動執行計費、採購、對帳和財務報告等方面的手動流程。在更基礎的層面上,以下是財務自動化中使用的一些廣泛技術。
財務長及其團隊有一份很長的待辦事項清單,而且還會不斷增加。企業仍然需要財務團隊完成重要任務,例如處理付款和結帳,同時還要承擔更具策略性的分析和諮詢角色。財務自動化可以提供在這個新現實中所需的效率、可見性和準確性。其中的優勢包括:
財務領導者必須應對財務自動化帶來的潛在風險和優勢。如果無法正確應對這些風險,可能會導致企業根據不準確的資料做出決策或面臨更大的合規風險。以下是評估潛在風險時需要考慮的部分關鍵領域。
導入財務自動化是一項艱巨的任務,尤其是對於仍在使用舊有系統的企業而言。為了充分發揮投資效益,企業應該採用可衡量的、全面的流程來評估現有設置,確定進行更新所需的資源,並制定詳細的導入策略。即使在導入後,企業也需要監控、反覆運算和改進自動化流程,以確保一切都按預期計畫進行。以下是協助您入門的高階藍圖。
想要瞭解企業是否為財務自動化做好準備,需要從多個領域進行評估。從基礎層面來看,首先您需要確定當前的 IT 基礎架構是否能夠支援財務自動化;如果不支援,您需要瞭解在資源升級方面需要付出哪些成本。
企業領導者、財務團隊和 IT 部門等關鍵利益相關者對財務自動化的支援將是關鍵的成功因素。如果員工非常害怕被自動化所取代,就可能會導致一種抗拒變革的文化。因此,領導者必須將時間和資源投入到有效的變革管理中。他們需要向員工展示自動化將如何使財務工作變得更有趣、更有價值,以及如何改善他們的職業前景。
從人才的角度來看,領導層需要評估他們是否具備實施和管理自動化計畫所需的技能、專業知識和資源。由於自動化會從根本上改變工作性質,因此技能提升計畫能夠協助員工從手動工作過渡到更專注於高層次的分析和協作工作。
最後,從現實的角度來看,財務自動化軟體的成本和供應商都是至關重要的問題。例如,自動化的潛在成本和優勢是否與企業的預算和優先目標一致?您能否為支援財務自動化的 ERP 系統提供明確的業務案例?您是否為企業找到合適的技術供應商?導入財務自動化不是一次性的任務,而是一項長期的轉型計畫。您需要確保您擁有合適的合作夥伴。
未來的金融已經來臨,並正在重新塑造企業的競爭格局。如果企業不重新思考財務流程及採用新興技術,將會面臨各種風險,包括落後於競爭對手、降低人才吸引力和留任率、錯失洞察、報告不準確,以及員工生產力下降。投資於財務自動化對於企業做出以資料為中心的決策,並跟上產業和市場持續變化的能力具有重大影響。
Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) 和 Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) 協助企業自動化並連結財務流程,包括應收帳款和應付帳款、現金管理、固定資產和報表。Oracle Fusion Cloud Applications 中的 AI 功能包括動態折扣,除了可建立自訂的供應商付款計畫,還能自動生成每週現金預測。Oracle Cloud Applications 在 Oracle Cloud Infrastructure (OCI) 上執行,在專門設計的新一代雲端基礎架構之上提供全套雲端應用程式。藉助此獨特的產品組合,企業能夠在 Oracle Fusion Cloud Applications 中部署強大的傳統 AI 及生成式 AI 功能,最終提供更高品質的資料,以及讓財務團隊有更多時間專注於運用這些資料。
財務部門會走向完全自動化嗎?
自動化對財務部門的影響深遠,Accenture 估計,財務部門高達 80% 的事務性工作可能會被自動化。然而,財務專業人士不太可能完全被自動化取代。財務領域仍需要人類的參與,因為只有人類才能提供創造力、判斷力、情感智慧、建立關係以及批判性思維。自動化將處理傳統上佔用大量時間的重複性手動任務,讓財務人員能夠專注於更複雜的分析和策略決策。
金融領域的 RPA 是怎樣的?
RPA (機器人流程自動化) 使用低程式碼軟體機器人來處理金融領域重複出現且耗時的流程。RPA 非常適合自動化那些以規則為基礎、結構化資料集的流程,這些流程幾乎不需要人類決策,像是資料提取、填寫表單和路由審批等任務都可以透過 RPA 來完成。
什麼是金融智慧自動化?
智慧自動化 (IA) 也稱為智慧流程自動化,結合了 RPA、機器學習、自然語言處理和 AI 等多項先進技術,提供比 RPA 更先進的功能。RPA 僅根據人類在軟體腳本中定義的規則來完成任務,IA 則大不相同,它能夠從經驗中學習和適應。IA 能夠分析結構化和非結構化資料,適應不斷變化的環境,並透過識別模式及根據過去的經驗做出決策,不斷提高效能。這樣一來,IA 能夠處理需要類人決策和解決問題能力的複雜認知任務。例如,在發票方面,RPA 可以處理遵循預定義規則和範本的發票,這些規則和範本由數字和值形式的結構化資料組成;IA 則能夠解釋和提取各種發票格式中的資料,學習供應商特定的格式並適應變異情況。