如何以 6 個簡單步驟追蹤業務支出

預算

每家公司都需要注意其預算，密切追蹤業務支出有助於制定和遵守預算。如今，大多數團隊和部門領導者都有責任遵守預算，透過定期追蹤支出，他們可以在初期消除超支情況。每個預算週期之後，財務規劃與分析 (FP&A) 團隊即可深入瞭解支出模式，並調整未來的預算，以更準確地反映這些支出。在追蹤支出的過程中，如果發現某項支出明顯增加，企業可以探索其他成本較低的供應商選擇，或改變政策。例如，如果員工差旅支出飆升，企業可制定政策要求員工在預訂差旅之前必須事先獲得經理 (甚至是上級經理) 的核准。

稅收減免

企業需要密切關注必要和普通業務支出的另一個關鍵原因是，大多數支出都是可以免稅的，也就是說，企業可以從總收入中扣除這些支出，從而減少需繳納的地方、地區和聯邦稅額。一般而言，稅收減免包括工資和薪金、標準員工福利、原材料和其他產品投入、商業物業租金、商業資產折舊、廣告、運輸成本、差旅費、培訓、辦公用品、軟體、保險費、利息支出、壞賬，甚至各種稅費本身。這個清單可能很長，而且在任何特定國家/地區都可能存在差異。例如，在美國，員工出差時的餐費有 50% 可以扣除。

現金流量

由於現金流量對於企業的財務健康至關重要，因此負責現金管理的財務團隊需要準確且及時地追蹤業務支出。財務團隊的工作是密切監控企業銷售的商品和服務流入的資金，以及流出的資金 (與本次討論更相關)。如果沒有適當的政策和期望，員工與客戶互動以及與同事聚會而產生的差旅與娛樂 (或 T&E) 等支出可能會增加大量現金支出，而且變化很大。只要準確追蹤這些支出，並從同樣準確的現金流入中扣除，財務長就可以確信企業不會因支付帳單而導致現金短缺問題，同時確保現金流量預測真實反映了企業目前的財務狀況。透過即時追蹤業務支出，財務組織可以立即採取行動，無論是透過削減成本、增加借款還是其他措施，以改善現金流 (如有需要)，而不是等到數週或數月後才合併資料。

節省成本

與上述相關的是，如果一家企業幾乎實時準確地知道自己的支出，就可以採用更靈活的財務實務，抓住機會尋求更低成本的選項，重新協商合約以獲得數量折扣，或者在價格上漲時延遲採購。準確追蹤發生的業務支出還可以更輕鬆地減少意外和欺詐性的重複購買。例如，不同行銷部門的經理可能會訂閱不同的庫存照片服務，此時他們可以透過與單一供應商整合使用來達成更物有所值的交易。

1. 建立企業帳戶和銀行關係

銀行關係 (包括商業信用卡提供者) 可為業務支出追蹤工作奠定基礎。將商業信用卡與支出管理系統整合，意味著透過這些信用卡收取的員工支出可自動植入系統，從而減少錯誤並節省員工和財務團隊的時間。一些 ERP 系統甚至將銀行服務嵌入到應用程式中，因此採購團隊可以直接在應用程式中存取融資和付款，以進行 B2B 交易。這些銀行也提供管理應付帳款和應收帳款所需的循環營運資金。由於管理業務支出所需的現金和資料全部流經這些金融服務提供商，因此強大的整合式協同合作可帶來巨大優勢。透過建立此類銀行關係，企業可能更容易獲得貸款，以進行較大規模的採購，以擴大業務、購買專用設備，或為行銷活動提供資金。

2. 追蹤收據與發票

企業應追蹤正在產生的業務收據和發票。透過監控收據和發票，企業可以預測現金需求，並視需要調整支出，監控費用政策合規性，回應稽核，遵守財務報告法規，並在納稅季節到來時讓工作相對輕鬆。

3. 選擇會計系統

會計軟體系統的規模和範圍各不相同，從試算表和基本的簿記和稅務軟體到複雜的企業應用程式套件。一般而言，大型、跨國和快速發展的企業需要內嵌進階資料報告和分析功能的財務應用程式，這些功能涵蓋以下部分或多個方面：管理應付賬款和應收賬款、整合財務規劃和預算、控制現金支出、自動化日常財務任務並支援現金預測，同時處理多種貨幣，消除重複和欺詐，並協助企業管理財務風險。這些支出管理系統將越來越多地將人工智慧嵌入應用程式中，支援輸入和核對發票和付款等工作，以提高準確性。雲端財務系統通常比本地系統更具可擴展性，這表示雲端系統可以滿足季度結算或納稅申報等需求高峰。雲端系統通常也更容易導入、更新新功能以及與庫存、供應鏈、採購和其他應用程式整合，特別是作為套件的一部分。

4. 將軟體與帳戶整合

使用會計軟體而不將其連接到公司銀行帳戶，就像擁有一輛跑車但從卻從不開車：當然，日子會比以前更好，但您無法充分發揮投資的潛力。連結的系統和機構越多，軟體的功能就越強大。大多數財務應用程式都包含防止惡意使用的保護措施。當資料可以依照設定的時間間隔自動上傳時，為什麼還要手動輸入資料呢？當系統能夠進行交易時，為什麼還要單獨登入企業銀行帳戶？

5. 決定現金會計或應計會計

實際上，這並不是一個很好的選擇，因為大型企業 (包括所有上市公司) 都必須使用應計會計來計算支出和收入。但企業有必要清楚地瞭解這兩種適用於計算支出的會計方法。這些方法可以在發生時 (應計會計方法) 或在支付時 (現金會計方法) 進行記錄。這些記錄可以同時發生，例如當公司向批發商支付現金購買生產材料時。但是，當涉及信用卡、發票和採購單時，提供商品和服務的時間與付款時間之間存在差距。

較簡單的方法是現金會計，只有付款給供應商時，才會將業務支出記入帳簿。此會計系統易於維護，並且可以非常清楚地表明在任何特定時間銀行内有多少錢，因此新創公司和小型企業有時會依賴此方法。然而，這可能無法真實反映公司的財務狀況— 一家公司可能會在銷售中獲得現金支付的同時，卻積累了大量的貸記費用，因此，當事實並非如此時，看起來現金很充裕。這就是公認會計原則 (GAAP) 使用應計會計的原因。

應計會計會在交易發生時，但在任何金額變更前記錄交易。因此，即使以貸記的方式購買，餐廳也會立即記錄購買食材的成本 (應付帳款)。此會計方法有助於避免突然的財務高峰和困境，從而更準確地瞭解公司的財務狀況。在美國，收入低於 2,500 萬美元的企業可以選擇記錄費用的方式，但需要保持一致和準確。收入 2,500 萬美元或以上的企業則必須使用應計會計。不同國家/地區的規則有所不同。

6. 定期檢討業務開支

會計軟體可產生月度和季度報告，其中除了提供支出金額和支出地點等深入洞察分析，還提供更多即時支出資訊。每組分析都提供監控正在發生的支出，並開始建立下一年度的預算計畫。例如，一家製藥企業的財務長注意到，其銷售團隊的差旅和交際費用幾個月來一直在上升。對此，該企業可以與其首選的航空公司和酒店重新議價、將更多銷售會議改為視訊會議，或為大額交際費用建立新的事前核准流程。