應徵者追蹤系統 (ATS) 是為招募者和雇主打造的軟體,可在招募與雇用流程中追蹤應徵者。這類軟體具備從簡單資料庫到完整服務工具套件等功能,可讓任何規模的企業輕鬆篩選、管理及分析應徵者。
每個組織都是獨一無二的,但相同的是都努力吸引、雇用及充分發揮頂尖人才的潛力。許多企業在雇用或入職流程中會面臨重大挑戰。ATS 可提供各種功能,協助組織尋找、雇用及留住最佳應徵者。ATS 的好處包括:
有些組織缺乏接觸頂尖求職者的管道,或無法在求職市場上擴大徵才。另一些組織則缺少透過正確管道尋找特定應徵者的重要資料,或缺乏品牌認可與建立品牌認可的方法。ATS 可協助解決尋找應徵者時的這些重大挑戰。有些系統可以採用人工智慧 (AI) 和機器學習,建立理想應徵者的設定檔、評估和識別技能,以及預測成功因素,以充分發揮每位雇用人選的潛能。如此有助組織更加了解應徵者行為、提升品牌認知,以及在特定求職者最常使用的平台和管道上鎖定他們。
將應徵者從首次接洽推進至到職日,是一段密切接觸的過程。由於回應時間緩慢或面試時間安排的互動過程不佳,很可能輕易失去最佳應徵者。ATS 可在應徵者生命週期中建立更佳的能見度,如此就不會錯失接觸點。
倚賴效率低落的手動流程、跨招募團隊的協同合作不佳,以及與主要雇用利害關係人溝通不良,都會導致應徵者的雇用流程進展緩慢。不但可能拉高雇用成本,也會拉長雇用流程的時間。ATS 可提供將手動流程自動化的機會、為整個招募團隊提升招募週期能見度,以及增加整個應徵者歷程中的溝通機會。
在使用 ATS 的招募者中,有 78% 表示此系統改善了他們雇用的應徵者品質。2
截至 2019 年,財星五百大企業中有 99% 的公司在雇用流程中使用了 ATS。1 這些公司已經擁有品牌知名度和資源來爭取頂尖人才,而 ATS 可以更快接觸更優秀的應徵者,提升競爭優勢。
適合的 ATS 也可協助推動入職流程,確保決定接受雇用的應徵者從第一天就擁有產生影響所需的一切資訊,從而提高整體生產力和留任率。
在競爭激烈的就業市場中,招募者和招募主管希望在爭取最佳人才的競賽中,充分運用每項潛在優勢。隨著許多組織改成遠端工作模式,這項需求也更加重要。競爭的領域已擴大:地理區域的障礙已消除,讓最佳應徵者有更多選擇。ATS 可能成為找到應徵者的關鍵影響因素。以下列出一些好處:
求職者希望在搜尋期間獲得順暢的數位體驗。最佳的 ATS 藉由提供自動填入線上應用程式、自助服務面試排程,以及跨招募團隊的順暢一致溝通體驗,將許多最繁瑣的求職步驟自動化。
86% 的招募者表示使用 ATS 幫助他們更快招募到人才。3
應徵者互動率低落通常是因為分散的招募團隊無法有效協同合作、無法檢視應徵者在招募流程中的進度,或無法為應徵者提供重要資訊。這對頂尖應徵者來說是令人失望的一大原因,因為他們會根據體驗中的各個面向,來決定是否接受職務。ATS 可協助避免發生任何負面問題、讓應徵者更快受雇,並為品牌建立更正面的口碑。
最優秀的人才希望能立即發揮所長。ATS 不僅可協助招募和雇用,還提供數十種工具來簡化入職流程。如此就能順暢推動從應徵者到全職員工的轉換過程。
適合的 ATS 可對招募者效率產生巨大的影響,協助他們:
組織會建立職務招募表,因為他們已識別出目前人員配置層級無法處理的關鍵業務需求。工作描述必須將此項業務需求轉換成核心職責,但也必須吸引最符合資格的應徵者的注意力。ATS 的工作描述範本包含豐富的關鍵字,可透過適當方式,在最佳應徵者看得見的地方適時吸引他們的注意力。
ATS 可讓招募者比對職務招募表與職務公告網站,以及最適合特定應徵者的社交媒體管道。ATS 也可充分提高內部職缺告示的能見度,同時減少所需的點擊次數,消除潛在員工可能遇到的障礙。
ATS 可以透過自動化職缺公告與通訊等工具,以及彈性的數位化面試排程,轉換並自動化整個招募週期中的手動流程。雇主可以減少對分散式紙本和電子郵件流程的依賴。這樣做可避免錯失符合資格的應徵者。如此還可以減少錯誤和拖慢進度的因素,同時讓應徵者更快完成雇用漏斗,以改善雇用成本指標表現。將機密資料數位化並集中管理,也能提升資料的安全性。
由於應徵者越來越分散,招募團隊也越來越多。許多組織因為不一致的流程和效率低落的工具,造成協同合作過程不順利,而難以提高效率。ATS 可讓整個招募團隊查看應徵者在流程中的進度、發生了哪些接觸點,以及還剩下哪些後續步驟。您可以建立警示,避免因為忽略重要職責,而錯失優秀的應徵者。
由於可選擇的 ATS 有很多,組織在選出最佳工具、發揮投資的最大效益之前,必須先評估幾項因素。
由於可選擇的 ATS 這麼多,因此組織必須先找出解決方案應解決的真正痛點。例如:
組織應該先明確了解自身具備的能力,就像選擇任何軟體或技術投資一樣。雇主應該要知道自家企業對改變的接受度,以及採用新工具的意願。他們還必須堅守預算限制,並對預期投資報酬率 (資金和時間) 維持敏銳。
ATS 選擇會因適用範圍而異。更全面的完整服務方案可能相當複雜。大多數進階 ATS 並非立即可用的解決方案,因此必須確保企業有時間和 IT 資源,能專心處理或許需要數月、甚至數年的導入流程。流程的導入與整合也可能會超越現有的 IT 基礎架構。ATS 可能需要與雇用程序必須用到,但追蹤系統未包含的外部軟體互動,包括職前藥檢和背景檢查等項目。雇主必須了解自己的環境,才能找出適合的解決方案。
應徵者追蹤系統是強大的工具,能配合員工的變化和需求持續創新。最佳的系統能在目前因應這項挑戰,但未來也會具備下列通用功能:
多元化員工的需求不斷改變,而您的 ATS 必須靈活且適應性強,才能滿足這些期望。頂尖的應徵者需要順暢無礙的完整行動互動體驗,而 ATS 市場的領導廠商能透過手機提供工作搜尋和應徵功能,滿足這些需求。求職者也預期自己的一連串職前問題能獲得詳細的解答,這使 ATS 提供更強大的搜尋功能、提供即時支援或採用機器人處理常見問題,還可加以自訂以滿足新的需求。
ATS 將持續調整並最佳化應徵者歷程。更直觀、更簡單的介面;從履歷中自動擷取資訊的功能,也提供安排面試的自助服務,並將為潛在員工持續推出獨特功能。從職缺公告到任務管理,招募者也能享有更順暢的體驗。
社群網路對招募流程至關重要,而 ATS 將與社群媒體更完整地整合,以找出被動和活躍的頂尖應徵者,同時協助組織建立強大的社群品牌。
AI 是提高效率的關鍵。結合 AI 的 ATS 可以處理複雜的資料集,協助找出組織中績效特別優良的人員所具備的技能。藉由找出決定成功的因素,雇主和招募者可以建立更精準的職缺公告、篩選和評估更精細的技能,並協助解決雇用流程中的問題點。經過調整的演算法將提供更細緻、更詳細的理想應徵者描述,並為求職者創造更個人化、更順暢的體驗。
ATS 未來將採用雲端技術,無需進行內部維護和管理,同時還能利用第三方基礎架構、可擴展性和安全性功能。頂尖的 ATS 也將整合與更廣泛的技術堆疊,讓雇主更深入了解招募流程對業務的影響。
多元化的員工和包容文化不但能強化組織,也符合雇主和應徵者的期望。ATS 會使用資料和雇用模式來識別和消除雇用流程中的內在偏見,使企業接納更多元、具備所需技能的應徵者。
1 Linda Qu,「99% 的 500 大企業使用應徵者追蹤系統 (ATS)」,Jobscan,2019 年 11 月 7 日
2 Karen McCandless,「招募策略報告:投資員工推薦系統並提升自家品牌形象」,GetApp,2017 年 10 月 3 日。
3 McCandless,「招募策略報告」