什麼是人力管理 (WFM)?
人力管理 (WFM) 解決方案是一項軟體解決方案，可協助組織簡化及自動化管理職工時間、有效率組織及部署人力、啟用員工與經理自助服務，並確保員工安全。
有效的人力管理包含維護具生產力且符合成本效益之人力所需的所有活動。這涵蓋人員配置專案有效率的所有任務與處理，以確保適時且成本適切，都能提供正確的人力組合。它還包括自動追蹤所有員工 (包括臨時工和時薪輪班工) 的時間，並在考慮到地區勞動法和報告要求的情況下管理缺勤和休假。
HR 團隊藉由提供超出傳統規範與自動化活動的整合工具，在如何為其他企業創造價值時，變得更具策略性。隨著公司和雇主開始將時間追蹤自動化，他們也提高了他們對人工模型製作和即時分析的使用。現今領先的人力資源系統不是由不同的工具和遺留的資訊系統組成的大雜燴，而是戰略性互連的綜合系統，滿足現代數位化企業的要求。
WFM 解決方案元件
典型的 WFM 解決方案包含可協助追蹤時間與人力、排程員工與管理缺勤的功能。除了這些基本程序之外，人力管理解決方案還能延伸至人力健康與安全。
時間和人力資源
時間管理系統可讓您檢視並控制最昂貴且寶貴的資源。此外也確保符合勞動法律或工會協議。
缺勤管理
一個能讓您管理員工缺勤並遵守全球休假規定的應用程式。缺勤管理應用程式可讓您降低缺勤相關的影響，例如增加成本和風險，以及降低生產力。
人力健康和安全
此應用程式可讓組織輕鬆有效地管理環境健康與安全事件。它可簡化和自動化整個程序，包括報告、擷取重要資訊，以及找出事件的根本原因，進而改善公司的整體安全。
傳統人力管理解決方案有哪些挑戰？
每個企業都具有獨一無二的挑戰。您的人力管理解決方案應解決這些問題。部分最常見的人力管理 (WFM) 挑戰如下：
時間追蹤
時間追蹤幾乎會影響組織中的所有員工。客戶在目前的利基時間和勞動力系統中面臨的最大問題之一是來自其主人力資源系統的資料的延遲，或缺乏完整性。通常，時間追蹤已經混淆、緩慢且極為錯誤，這會導致不必要的薪資成本，以及額外的管理負擔。當薪資支票不正確時，即表示對員工道德的影響。由於公司支付員工不正確或未遵循法律，因此沒有公司想要在法院結束或宣傳不良。
代表員工
員工通常享有比非員工更高薪資和更佳福利。由於年資、任期、資格、福利、缺勤和付薪權益規則的複雜性，因此遵守這些規則對部分組織來說極具挑戰性。藉由全方位的人力管理解決方案，管理合約規則可能會變得非常困難。
缺勤管理系統
缺乏可靠的缺勤管理系統會導致成本及風險增加以及生產力降低。組織必須因應全球缺勤政策所導致的各種和複雜需求。缺勤管理系統通常受到不同國家 / 地區和區域所需的獨特規則和使用者介面所挑戰。
許多企業發現，很難及時收到有關健康與安全事件的通知 (PDF)。員工不確定或無法確定是否應將近乎失誤或不安全情況通知組織。許多組織缺乏簡單直觀的工具，可協助報告工作，並大幅減少員工發生過去或潛在事件時的障礙。最終，組織必須肩負健康與安全政策的責任，因此實施現代化、有效率的健康與安全管理程序，全都非常重要。
人力管理前 10 名優勢
1. 自動出勤追蹤
人力管理軟體可自動化出勤追蹤作業，提升資料準確度並減少薪資錯誤。藉助全方位的人力管理解決方案，組織可以簡單且直觀的方式，精確即時呈報工作時數與缺勤。
2. 提升員工生產力
人力管理系統可減少手動程序，並可讓您更妥善管理掌控時間與出席的完整政策。由於改善了工作時數的可見性、工作者可用性和安全事件，而整體人力的效率改善，經理能夠確保人員配置需求受到保障，並在事情變更時迅速回應。
3. 一個更安全的工作場所
人力管理系統可協助您提升人力安全與規範文化，同時協助您更有效地管理環境健康與安全事件。透過簡化與自動化健康與安全通訊協定 (從報告事件到擷取關鍵資訊組織)，確保資訊正確無誤，並鼓勵員工報告健康與安全問題。
4. 降低成本
由於人力的生產力增加，人力管理成本可能因較流暢的程序而減少，這意味著較少花費在管理任務的時間。深入了解員工可用性和預算時數，可確保工作時間和請假的準確性和真實性，從而降低像增加加班或人工超額等事物的人力配置費用。
5。 員工參與度
人力管理工具可藉由協助員工在工作中更有生產力，提升員工投入度，並透過增加排程彈性來獲得更好的工作與生活平衡。目前收集員工情感，並使用員工意見回饋與偏好來影響人力管理功能 (例如排程)，組織也能讓員工發聲，並提升員工能力。
6. 彈性排程
許多組織都努力管理員工排程，特別是比對工作技能與業務需求，大幅提高生產力並降低成本。人力管理解決方案提供的工具可讓經理建立能讓員工符合預期 (預測) 需求的排程，讓員工能夠自由使用自助服務工具管理排程。
7。 安全性
有些人力管理解決方案使用生物測定資料收集裝置 (例如指紋掃描程式) 來記錄員工進入或退出時鐘，這有助於消除「學習打卡」- 另一個員工打卡的慣例。此外，以地點為基礎的 Web 時鐘存取，可確保員工只打卡上班時鐘。保護人力管理系統也內嵌了機器學習，可監控人力管理資料中的可疑活動與異常情況，以協助防止錯誤或詐騙交易進入薪資系統。
8. 業務洞察力
企業可以利用單一人力管理系統中的組織和部門資料，做出更好的未來業務決策。人力管理工具可讓組織以即時報告監控整體公司績效。
9. 隨處存取
人力管理解決方案可讓組織在符合員工需求之處，協助他們以更有效率的方式工作。隨處存取可讓員工從行動裝置快速輕鬆地執行工作，包括打卡上班和下班、切換班、要求休假，以及存取如付款單和 W2s 等資訊。
10. 更少錯誤
人力管理系統透過自動化時間和出勤功能，將人為錯誤降到最低。自動化可確保準確性，未使用自助服務時間報告工具所犯的資料輸入錯誤。例如，利用機器人處理程序自動化，智慧系統可監聽可能影響員工時間計算方式的追溯變更，然後自動重新計算員工的時間，並自動傳送調整給薪資。智慧型規範警示也可協助確保記錄員工的時間，並遵循其工作排程。
人力管理解決方案有哪些功能？
提升員工生產力
人力管理系統可減少手動程序，並可讓您更妥善管理掌控時間與出勤的完整政策。由於監控工時、工作人員可用性和安全事件，因此整體人力的生產力有所提升，經理可以確保人員配置需求受到保障，並在事情發生變更時快速因應。
降低成本與風險
隨著人力的生產力增加，人力資源管理成本因為程序更精簡，所以減少花費在管理任務的時間。深入了解員工可用性和預算時數，確保工作時間和請假的準確性和真實性，進而降低人員配置費用。
確保準確及時的資料
藉由全方位的人力管理解決方案，您可以輕鬆且直觀的方式，精確地呈報工作時數與缺勤。這組全方位的時間管理工具可讓您在發生規範違規時，自動執行驗證並警示工作者。
建立更安全的工作場所
人力管理系統可協助您提升人力安全與規範文化，同時協助您更有效地管理環境健康與安全事件。藉由簡化與自動化整個程序 (從報告事件到擷取關鍵資訊)，確保資訊正確無誤，並鼓勵員工報告健康與安全問題。
選擇最佳人力管理解決方案的主要考量
若要成功採用人力管理解決方案，組織必須能夠應用下列最佳實務：
讓員工輕鬆愉快
跨員工使用的裝置提供自助服務時間項目與管理。藉由讓員工能夠透過工時卡或其他自助服務使用者程序，輸入他們自己的時間與出勤資料，來減少錯誤並釋放 HR 職員。簡單、行動反應時間輸入或數位助理，記錄工時與缺勤輸入，讓員工能快速輕鬆地記錄工作的時間。良好休假管理解決方案可在定義組織內管理缺勤的規則與政策時，提供完整的控制。快速設定期間條件、資格、應計、權益定義及付款規格，以建立缺勤計畫。並設定缺勤驗證、結轉規則、管理任務及顯示外觀以建立缺勤類型。
讓管理者與 HR 變得更容易
現今的現代化、彈性的時間及人力與缺勤管理解決方案可以根據業務和人力需求進行設定，讓經理能夠減少非計畫性缺勤的影響，並依例外情況管理時間。規範警示會在發生潛在違規之前加以停止。可以透過文字訊息傳送這些訊息，以加快通知速度。可設定的規則引擎和範本可讓經理在不涉及 IT 的情況下設計工時表給每位員工。
輕鬆連結企業員工資料
雖然時間與人力系統提供許多好處，但這類系統整合了排程、薪資、總帳、專案管理以及核心 HR 系統，卻能獲得如此的優點。實際上，整合時間與出席與薪資的組織，會看到薪資處理錯誤發送，以及時追蹤錯誤發生。與薪資與時間管理系統提供緊密的整合。藉由從薪資、時間與人力以及核心 HCM 系統提取資料，強大的休假管理解決方案可在休假變更與支付計算之間連接點。員工可透過自助服務或直接在工時卡內排定缺勤。如此一來，結果就相同：對時間的完整可見度與休假管理。
人力管理的未來
更換市場、高度的監管環境以及愈來愈多樣化及分散的人力，使人力管理的工作更加複雜，且更為重要。如果沒有整合的人力管理技術，組織將會看見他們的底層通過，因為組織缺乏存取策略洞察力，以判斷需要變更的位置，並讓人力資源活動符合業務目標。
有效人力管理包含時間與人力管理、缺勤管理和健康與安全，且已與薪資和其他核心人力資源功能和財務資料完全整合，為一次性任務帶來準確、簡單性和洞察力。研究結果本身具有吸引力、高效且互連的人力，有助於提升組織成功率。