什麼是庫存管理？
Jim Hearson | 內容策略師 | 2024 年 6 月 6 日
由於庫存會佔用現金並產生持有成本，因此所有企業都希望在庫存水平和需求之間取得平衡。任何組織型態的企業都必須嚴密掌控庫存以節省現金，同時確保庫存足夠以滿足生產排程或實際訂單與預測的客戶需求。這就是庫存管理發揮作用之處。
什麼是庫存管理？
庫存管理是透過公司持續訂購、儲存、生產、銷售及重新入庫的過程。庫存管理通常分為兩個層級：彙總庫存管理及庫存庫位、項目級庫存管理。
重點精華：
- 庫存管理的重點是取得平衡，既要有足夠的庫存來滿足生產排程和需求，但又不能讓持有成本佔用過多資金。
- 除了節省資金，強大的庫存管理實務還可以協助企業提高效率，改善財務報告，降低風險，減少浪費，並與供應商和客戶保持良好關係。
- 不同產業在管理庫存方面面臨各自的挑戰；例如，餐廳需要考慮易腐爛的食材，而汽車製造商卻沒有這方面的顧慮。
- 可收集、監控和分析的庫存資料越多，庫存管理就越有效率。
- 透過雲端系統實現庫存管理流程自動化，許多企業可以更準確地追蹤從採購到生產和銷售的庫存。
庫存管理詳解
採購部門必須向可靠的供應商採購所需的貨物，並使用正確的文件購買新庫存，以減少延誤，同時努力避免未售出的庫存佔用過多現金或產生持有成本。
庫存經理負責確保庫存水平能夠滿足客戶需求，並符合企業的庫存政策。這些政策除了規定庫存的儲存量和儲存位置，還涵蓋企業如何將成本分配給庫存 (例如使用先進先出、先進後出等成本核算方法) 以及評估庫存價值，以及如何使用 ABC 分類等方法來專注於可獲利的產品。
庫存管理的重要性
庫存管理很重要，有助於確保企業有足夠的庫存來滿足客戶的需求，同時不會保留過多庫存，從而產生不必要的成本或降低營運效率。例如，庫存過剩可能會產生過多的持有成本，或與儲存、運輸和處理庫存相關的成本。透過採用庫存管理最佳實務將庫存水平最佳化，企業可以降低不必要的成本，同時確保客戶滿意度。
對企業而言，庫存管理在以下這些方面發揮重要作用：
- 成本控制
- 現金流量
- 客戶滿意度
- 生產效率
- 風險緩解
- 財務報告
- 競爭優勢
- 減少廢棄物
- 供應商關係
- 策略性決策
- 庫存能見度
我們將在下面「庫存管理的優勢」一節中，探討如何透過良好的庫存管理流程來針對這些方面進行最佳化。
庫存類型
庫存大致可分為三類：原材料/零件、在製品和成品。
- 原材料/零件
製造公司購買原材料或零件，並將其儲存起來，直到投入生產。例如，汽車製造商可能會購買鋁、鋼和玻璃來製造汽車框架，同時也向供應商購買電腦晶片和引擎零件等成品零件。 - 在製品 (WIP)
製造商將原材料和零件轉化為成品。在製品庫存正在生產中，尚未準備好供客戶購買。舉例來說，對於汽車製造商，這可能是在一個在工廠完成的引擎，但需要運送到另一個工廠才能安裝好。 - 成品
在製造商的流程中，這是準備出售的庫存的最後階段。例如，剛從生產線上取出的汽車，直接送到經銷商處供客戶購買。批發分銷商和零售商等非製造企業則負責儲存即將銷售給最終消費者的成品。
在製品和成品之間可能會重疊，具體取決於庫存的預期用途。以外部汽車鑲板為例，對於打算將其安裝到車輛上的工廠而言，它屬於在製品；但如果直接出售給汽車維修廠的話，則會被視為成品。
庫存管理如何運作？
企業制定了庫存管理策略後，就會進入長達五個階段的庫存週期。
- 向供應商訂購所需的庫存，檢查收到的產品數量，驗收產品品質，以確保庫存達到所需的水平。
- 視需要儲存庫存：是否有需要先使用的易腐爛商品或需要隨手可得的常用零件？
- 監控使用量：對於製造商來說，生產需要原材料和零件，因此團隊會監控庫存使用率，為未來的採購決策提供資訊。
- 銷售成品，調整記錄的庫存水平，以便清楚瞭解庫存剩餘數量。
- 針對重新開始流程所需的材料重新進貨，使用在早期階段收集的資料，避免庫存過多或不足。
有效庫存管理的優勢
有效的庫存管理可幫助企業準確、快速地履行訂單，從而維持客戶滿意度，幫助企業降低成本，並提高現金流量。所有這些優勢都有助於提高獲利能力。
- 準確、及時地履行訂單：即時查看庫存水平及位置，有助企業更好地管理生產排程及處理客戶訂單。例如，如果出現因運輸問題而導致延遲交貨的情況，經理可以將庫存從一個配送中心轉移到另一個需求水平更高的配送中心，藉此彌補暫時的庫存短缺。
- 成本控制：持有庫存會產生與儲存、人工、運輸等相關的成本。這些與庫存相關的成本 (也稱為持有成本) 佔用了本可以投資於其他地方的現金。庫存管理協助企業保持庫存最佳狀態：持有適量的庫存，可以快速轉化為利潤，而不會因為庫存不足而影響生產或交付。
- 現金流量：有效的庫存管理可以實現高庫存週轉率，這表明庫存出售後現金流回企業的效率。這種穩定的現金流量對於公司的流動性、彈性和整體財務狀況來說是一個好的現象。
- 客戶滿意度：庫存不足或延遲交付訂單可能會破壞與客戶的關係。管理庫存水平以避免缺貨，並快速履行訂單，有助提高客戶保留率、提高滿意度，從而吸引更多買家。
- 生產效率：透過追蹤庫存，管理人員可以預測原材料和零件的缺貨情況。然後，他們可以根據需要將生產轉移到其他項目，或將人員或設備轉移到另一個製造工廠，以最佳化生產。
- 風險緩解：強大的庫存管理有助於保護企業免受供應鏈問題的影響，例如人為或自然災害以及供應商中斷。企業可以透過維持適量的安全庫存制定替代策略，像是轉移生產 (如前所述) 來降低此類風險。
- 財務報告：有效的庫存管理可以增加現金流量，這對企業的財務健康起著至關重要的作用。密切監控也有助於確保資產負債表準確反映企業庫存的價值，而損益表則準確反映利潤。
- 競爭優勢：庫存管理的每一項優勢共同作用，為企業帶來顯著的競爭優勢。成本效益、效率和品質的邊際收益加起來可以增強整體市場地位。這可能透過始終如一地按時交付優質產品來建立良好聲譽，或透過保持較低的間接成本 (也意味著較低的價格)，以在競爭中脫穎而出。
- 減少廢棄物：特別是在處理易腐爛的物品時，有效的庫存管理可以將盡可能多的原料轉化為成品。例如，食品製造商可以確保原料在使用前不會過期。當庫存過期而無法使用或出售時，庫存管理也有助於減少浪費。
- 供應商關係：具備強大庫存管理能力的企業可以為供應商提供更準確的預測，瞭解何時需要更多庫存，這有助於供應商更有效地規劃生產。一致且可預測的訂單也可協助供應商保持財務健康，並建立商譽。
- 策略性決策：有效的庫存管理不僅需要分析庫存水平，還需要分析效率不彰問題和趨勢。這有助於企業針對特定時間內用於生產和儲存的庫存組合進行更準確的預測，然後做好相關的資源使用規劃。因此，企業可以減少浪費、降低成本，並持續培養牢固的客戶關係。
- 庫存會佔用企業現金，在資產負債表上被歸類為流動資產。因此，企業必須密切關注現金轉換週期的長度，即從購買原材料 (對於製造商) 或商品 (對於批發商或零售商) 到最終銷售成品之間的時間。
- 庫存管理也需要嚴謹的成本計算，以支援內部管理報告和法定財務報告。在生產中使用的庫存成本必須符合吸收成本計算方式，才能在生產線上使用資源配置直接與間接人工與製造費用。準備銷售成品 (亦稱為商品庫存) 而產生的任何成本也需要計算在内。
- 除了人工、運輸和其他處理支出外，企業還需要考慮整個公司所有庫存的總和，以便確定資產負債表上的庫存項目和損益表上的銷貨成本。
- 手動追蹤庫存幾乎不可能即時查看庫存水平，而這對於履行、生產和銷售計畫至關重要。如果沒有一致的庫存水平視圖，也很難做出未來的策略決策，例如在多個倉庫中存放庫存的位置，以將運輸成本降到最低，並為客戶提供更優質的服務。
- 對庫存經理來說，多變的消費者需求也可能是一場噩夢，因為需求突然激增或暴跌可能會破壞一直以來順暢的庫存管理流程。如果技術系統未整合，這種破壞可能會更加嚴重 — 例如，如果已售庫存與生產不處於同一個迴圈中，則可能無法主動補充庫存並避免缺貨問題。企業透過確定經濟訂貨批量，即在不超支的情況下滿足需求所需的理想訂單規模來解決這一問題。企業還計算必要的安全庫存水平，確定訂購的前置時間及再訂購點。
- 易腐爛的庫存有儲存時間限制，為庫存管理增加了另一層複雜性。除了準確地進行標籤和追蹤之外，還需要頻繁地移動易腐爛庫存，以確保其位於合適的位置，在需要時可立即使用。
- 最後，庫存管理需要盡可能減少庫存在售出之前過期或過時的情況，避免浪費。生產過程中也可能會造成浪費，例如在製造家具時剩下的邊角料；在運輸過程中，也可能因生產過剩和庫存處理不當而造成浪費。
- 人工智慧：AI 導向的庫存管理系統可以即時分析大量資料，有助確定理想的庫存水平，確保庫存數量準確，並根據目前的訂單和需求預測有效地配置資源。此類系統還可以提出推薦方案，協助經理更快做出更明智的決策。
- 物聯網：物聯網 (IoT) 技術透過感測器網路、軟體等技術來改善庫存管理。例如，企業可以安裝感測器，即時監控商品的位置和追蹤溫度，並將結果記錄在庫存管理系統中，並在溫度變化並可能導致庫存變質時向團隊發出警報。
- 區塊鏈：庫存經理可以透過創建不可變的企業間交易分類帳，在生產過程的每一步 (從原材料到成品) 中使用區塊鏈解決方案來追蹤商品。這種可追溯性可協助業務合作夥伴驗證真實性、品質和合規性，以防止原材料污染或假冒零件等問題。區塊鏈還可以協助企業避免與違反監管、道德或永續發展要求的供應商合作，例如僱用童工或不遵守全球貿易法規的企業。
- 智慧訂單管理：這些技術解決方案使用 AI 來協助企業協調多個系統的訂單，簡化產品組態，實現動態定價和全球訂單承諾。庫存經理還可以利用 AI 來分析目前的趨勢並預測趨勢，從而自動訂購原物料並分配資源來主動滿足需求。
庫存管理的挑戰
庫存管理涉及在收入、成本及風險之間進行折衷。對於想要維持良好庫存水平的企業而言，這可能會帶來一系列財務和物流挑戰。
庫存管理範例
庫存管理廣泛應用於大多數產業中，但某些產業因其獨特的需求而需要使用專業的系統，其中值得參考的範例包括零售業和餐飲業，例如餐廳。
零售庫存管理
如今，零售商必須在不同管道上銷售商品，為客戶提供靈活的購買選項。由於面對來自大型電子商務的激烈競爭以及越來越高的客戶要求，零售商必須採用混合商業模式，將實體店和線上購買體驗結合，這稱為全通路零售。
全通路零售為買家提供靈活的選項，例如到店下單、送貨到府、線上購買、店內退貨以及店內取貨 (由經銷商發貨到門店)。全通路零售的目標是提供卓越的端對端客戶體驗，而這正是決定企業成敗的關鍵。
為了透過全通路零售打造卓越的客戶體驗，零售商需要即時瞭解現有庫存，以確保能夠將客戶的購物體驗轉化為訂單。缺貨不僅會導致企業無法履行特定訂單，而且還會讓客戶感到不滿，進而促使客戶在競爭對手的商店或網站尋找類似的商品。如今，忠誠度轉瞬即逝，品牌轉換也很常見。流失的客戶可能一去不復返，進而影響未來潛在的銷售。
有鑑於此，零售商既要確保庫存充足，以提高客戶訂單履行率，又要避免庫存過剩造成現金流緊張，同時降低在購物季結束時剩餘庫存無法出售的風險。零售庫存管理軟體與訂單管理系統結合，讓零售商能夠對購買行為的變化迅速做出反應，並調整通路策略和庫存水平。
餐廳庫存管理
在管理餐廳庫存時，需要對原料進行即時監控，因為這些原料往往都是新鮮的，保質期很短或必須仔細追蹤。系統還必須仔細監控庫存水平，觸發補貨訂單，記錄新的庫存收貨，並協助管理菜單成本。
管理新鮮食材本身是一件具有挑戰性的任務。食材腐敗會導致金錢浪費，但這種情況已經算是好的了。更糟糕的是，腐敗的食材可能會導致食物中毒，不僅需要面臨衛生局檢舉，還可能會嚴重損害企業聲譽。
餐廳庫存管理軟體可協助餐廳應對這些獨特的挑戰。藉由自動連接銷售額和庫存水平，餐廳可以全盤檢視訂單、使用量和食材庫存水平，避免食材變質，並提升利潤率。庫存管理軟體還會提醒經理哪些食材的保質期即將到期，並在食材過期或低於預設的補貨水平時自動重新訂購，從而減少管理任務所花費的時間。
庫存管理系統的類型
企業根據其營運模式、複雜性或需求各異而採用不同的庫存管理系統，其中三個主要的庫存管理制度為人工盤存制、定期盤存制和永續盤存制。在監督庫存營運方面，永續盤存制比較先進且準確，人工盤存制的複雜度則較低。
人工盤存制
此庫存管理方法用於對貨品進行實地盤點，並在紙上或試算表上記錄詳細資訊。此流程被尚未移轉至庫存管理軟體解決方案的小型企業廣泛使用。
定期盤存制
此庫存管理制度以特定時間間隔 (如每週、每月或每年) 對庫存進行實地盤點。此制度通常使用簡單的技術，例如使用手持條碼掃描器來將資料輸入庫存追蹤軟體中。商品較少的小型企業通常使用定期盤存制，但在醫療照護或公共部門等非商業企業中也普遍採用此制度。
永續盤存制
這是最複雜的系統，使用自動化軟體解決方案提供即時洞察力。當任何庫存進入設施或被移動、出售、使用或丟棄時，企業將透過出貨追蹤編號、條碼、RFID 標籤等自動化方法追蹤和更新庫存記錄。此過程可能需要使用掃描器和輸送帶等機器。這些資料會自動輸入庫存管理系統中，因此庫存經理可以輕鬆查看關鍵指標，例如現有貨品、出貨延遲、庫存不足警告、延期交貨商品及在途商品。
無線射頻識別 (RFID) 是一種支援庫存管理工作的追蹤技術，透過附在商品或商品組上的專用標籤來收集和追蹤位置資料。RFID 透過使用固定或行動掃描器掃描剛到的新貨或需要出貨的貨物，從而簡化庫存管理。RFID 標籤可以是主動的，持續廣播訊號，也可以是被動的，需要實體讀取器來追蹤商品。藉助 RFID 標籤提供的即時資訊，企業可隨時掌握庫存位置。
庫存管理的未來
庫存管理的發展并非止於 RFID 標籤。數位化和自動化將會成為庫存管理中越來越重要的因素，為投資於這些方面的企業帶來優勢。
決定庫存管理未來的其他發展趨勢包括：
運用 Oracle 解決方案，在單一位置管理所有類型的庫存
作為現代化雲端庫存管理系統，Oracle Fusion Cloud Inventory Management 提供全方位的庫存追蹤和管理功能，以有效管理整個企業與全球供應網路的貨物流通。
透過結合使用 Oracle Inventory Management 與倉庫管理系統，企業可以準確且及時地檢視庫存水平、補貨計畫和訂單履行率，這些都與客戶體驗息息相關。Oracle Inventory Management 與供應鏈計畫系統結合，可比對需求與供應，避免用猜測的方式管理庫存。此系統可最佳化庫存水平、提高訂單完成率、按照排程進行生產，以及改善營運現金流量。全方位的儀表板、報告和整合式 AI 功能可協助企業主動做出決策，為中斷問題提前做好準備，並制定未來數月和數年的詳細採購和銷售計畫。此系統可隨著企業的發展一同擴展，能夠在任何成長水平下保持健康的銷售情況和客戶滿意度。
庫存管理常見問題
什麼是庫存管理？
庫存管理指追蹤從一開始的採購到銷售成品的金額、地點、品質等庫存屬性的實務。企業使用庫存管理來打造高效的生產流程，維持足夠的庫存來履行客戶訂單，並盡可能降低成本。
庫存管理制度有哪三種類型？
三個主要的庫存管理制度為人工盤存制、定期盤存制和永續盤存制。對於人工盤存制，團隊需要手動計算庫存，並在紙上或試算表上更新記錄。對於定期盤存制，員工通常使用條碼掃描器和庫存軟體，在某個時間點 (例如每月或每季) 記錄庫存。對於永續盤存制，機器會持續掃描出貨追蹤編號、條碼或 RFID 標籤以追蹤庫存移動情況，並在接收、訂購、揀貨和出貨時自動在庫存管理系統中更新。
庫存管理的五個主要步驟是什麼？
庫存管理的五個主要步驟可以概括為工單庫存、儲存庫存、開始生產、銷售成品和重新訂購。每個階段的具體執行方式取決於相關產業或企業的要求和政策。
庫存管理的主要用途為何？
庫存管理的主要用途是確保理想數量的原材料、在製品和成品在正確的時間出現在正確的位置，以實現利潤最大化並透過履行訂單來滿足客戶的需求。
