Що таке ERP?

Визначення планування ресурсів підприємства (ERP)

Планування ресурсів підприємства (ERP) — це тип програмного забезпечення, за допомогою якого організації керують повсякденною господарською діяльністю, як-от бухгалтерією, закупівлями, проєктами, ризиками й дотриманням норм і правил, а також операціями в логістичному ланцюзі. Повний набір для ERP містить також програмне забезпечення для керування ефективністю підприємства, яке допомагає планувати й прогнозувати фінансові результати організації, звітувати про них та складати бюджет.

Системи ERP об’єднують безліч бізнес-процесів і підтримують обмін даними між ними. Збираючи з різних джерел спільні дані про транзакції організації, ERP-системи усувають дублювання даних і забезпечують їхню цілісність із використанням єдиного джерела істини.

Сьогодні системи ERP абсолютно необхідні для управління тисячами підприємств різного розміру в усіх галузях. Для цих компаній система ERP є такою ж необхідною, як електрика, без якої не вмикається світло.

Що таке система ERP?

Як за допомогою цих рішень керувати повсякденною діяльністю організації, наприклад бухгалтерським обліком, фінансами, закупівлями, проєктами, логістичним ланцюгом і виробництвом?

Системи планування ресурсів підприємства — це локальні або хмарні інтегровані платформи для управління всіма аспектами виробничого або дистриб’юторського бізнесу. Крім того, системи ERP підтримують усі аспекти управління фінансами, персоналом, логістичним ланцюгом і виробництвом разом, а також ключовою функцією — бухгалтерським обліком.

Системи ERP також забезпечать прозорість усього бізнес-процесу, у них можна відстежувати всі аспекти виробництва, логістики та фінансів. Ці інтегровані системи діють як центральний хаб бізнесу для всього робочого процесу та даних і надають доступ до них різним відділам.

Системи та програмне забезпечення ERP підтримують безліч функцій для корпорацій, підприємств середнього та малого бізнесу, а також кастомізацію з урахуванням специфіки конкретних галузей.

Чим відрізняється ERP від фінансів?

Хоча термін «фінанси» часто використовується в описі програмного забезпечення ERP, фінанси та ERP — це не одне й те саме. Фінанси — це піднабір модулів в ERP.

Фінанси — це бізнес-функції фінансового департаменту організації, вони використовують модулі для фінансового обліку, допоміжного бухгалтерського обліку, бухгалтерського хабу, кредиторської та дебіторської заборгованості, управління доходами, виставлення рахунків, грантів, управління витратами, управління проєктами, управління активами, обліку спільних підприємств та інкасації.

У фінансовому програмному забезпеченні використовуються звітні та аналітичні можливості для виконання вимог щодо звітності, установлених державними органами, зокрема Фондом міжнародних стандартів фінансової звітності (IFRS), Радою зі стандартів фінансового обліку (FASB) для загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку в США (GAAP), а також іншими країнами (наприклад, HGB в Німеччині та PCG у Франції).

Для громадських організацій фінансове програмне забезпечення повинно мати функцію створення періодичної фінансової звітності для регуляторних органів, зокрема Комісії із цінних паперів і бірж США (SEC) (зі звітами за квартальною формою 10-Q та річною формою 10-K), Європейського управління із цінних паперів та ринків (ESMA) та інших. Для таких типів фінансових звітів застосовується інструмент наративного звіту. Особа, яка в кінцевому підсумку відповідає за фінанси, є фінансовим директором.

Якщо фінанси стосуються однієї сфери бізнесу, то ERP охоплює широкий спектр бізнес-процесів, включно з фінансами. Програмне забезпечення ERP може мати можливості для закупівель, керування логістичним ланцюгом, товарно-матеріальних запасів, виробництва, технічного обслуговування, керування замовленнями, керування проєктами, логістики, керування життєвим циклом продуктів, керування ризиками, керування ефективністю підприємства (EPM), керування людськими ресурсами й людським капіталом.

Крім того, ERP інтегрується з програмами для обслуговування клієнтів і формує цілісне уявлення про клієнтів, а також містить рішення для управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM). Крім того, хмарні програми ERP часто інтегровані з технологіями наступного покоління, як-от Інтернетом речей (IoT), блокчейном, штучним інтелектом, машинним навчанням і цифровими асистентами. Ці передові технології надають дані та мають можливості, які не лише покращують багато традиційних функцій ERP, але й створюють нові способи підвищення ефективності, впровадження нових послуг та глибшого розуміння діяльності підприємства. Оскільки системи ERP є комплексними для всього підприємства, управління ними часто передбачає партнерство з фінансовим директором, ІТ-директором, головним операційним директором та іншими керівниками вищої ланки.

Хмарні програми ERP часто інтегровані з технологіями наступного покоління, як-от Інтернетом речей (IoT), блокчейном,штучним інтелектом, машинним навчанням і цифровими асистентами.

Основи ERP

ERP-системи розробляються на основі єдиної визначеної структури даних (схеми), яка зазвичай має спільну базу даних. Завдяки цьому інформація, що використовується на підприємстві, є нормалізованою і базується на спільних визначеннях та узгодженій взаємодії з користувачами. Потім ці основні конструкції пов’язуються з бізнес-процесами, якими керують робочі процеси в департаментах (наприклад, фінансів, кадрів, проєктування, маркетингу та операційної діяльності), з’єднуючи системи та людей, які ними користуються. Простіше кажучи, ERP — це засіб інтеграції людей, процесів і технологій сучасного підприємства.

Розглянемо, приміром, компанію, яка збирає автомобілі, закуповуючи деталі та компоненти в різних постачальників. Вона могла б використовувати систему ERP для відстеження запитів і закупівлі цих товарів, щоб для кожного компонента в усьому процесі «від закупівлі до оплати» використовувалися уніфіковані чисті дані, пов’язані з робочими процесами, бізнес-процесами, звітністю та аналітикою.

Якщо на цьому автомобільному підприємстві правильно розгорнуто систему ERP, компонент, наприклад «передні гальмівні колодки», однаково ідентифікується за назвою, розміром, матеріалом, джерелом, номером партії, номером партії постачальника, серійним номером, вартістю та специфікацією, а також за безліччю інших описових елементів, що базуються на даних.

Оскільки дані є живильною силою кожної сучасної компанії, система ERP полегшує збір, організацію, аналіз та розповсюдження цієї інформації для кожного працівника та системи, яким вона необхідна для найкращого виконання їхніх функцій та обов’язків.

Система ERP також гарантує, що ці поля даних і атрибути потраплять на правильний рахунок у головній обліковій книзі компанії, щоб усі витрати належним чином відстежувалися та відображалися. Якби передні гальмівні колодки називалися «передніми гальмами» в одній програмній системі (або, можливо, у наборі електронних таблиць), «гальмівними колодками» в іншій і «передніми колодками» в третій, автовиробнику було б важко визначити, скільки він щорічно витрачає на передні гальмівні колодки та чи варто йому змінювати постачальника або домовлятися про кращу ціну.

Ключовим принципом ERP є централізований збір даних для широкого розповсюдження. На відміну від кількох розрізнених баз даних із нескінченним переліком не пов’язаних між собою електронних таблиць, системи ERP впорядковують хаос, щоб усі користувачі — від генерального директора до працівників відділу кредиторської заборгованості — могли створювати, зберігати та використовувати ті самі дані, отримані за допомогою спільних процесів. Завдяки безпечному та централізованому репозиторію даних кожен співробітник організації може бути впевненим у тому, що дані є правильними, актуальними та повними. Цілісність даних забезпечується для кожного завдання, що виконується організацією, від квартального фінансового звіту до єдиного звіту про прострочену дебіторську заборгованість. Електронні таблиці, які можуть містити помилки, не використовуються.

Цінність ERP для бізнесу

Ігнорувати вплив ERP на сучасний діловий світ неможливо. Коли корпоративні дані й процеси зібрані в системі ERP, компанії можуть узгодити діяльність окремих відділів і вдосконалити робочі процеси, досягнувши в результаті значної економії коштів. Приклади конкретних переваг для бізнесу:

• Краще розуміння бізнесу завдяки інформації, яка генерується зі звітів у режимі реального часу.
• Менші операційні витрати завдяки раціоналізації бізнес-процесів і застосуванню передових методів роботи.
• Поліпшена співпраця між користувачами, які спільно використовують дані в контрактах, заявках і замовленнях на придбання.
• Підвищена ефективність завдяки уніфікованій взаємодії з користувачами в багатьох бізнес-підрозділах, а також чіткому визначенню бізнес-процесів.
• Узгоджена інфраструктура від бек-офісу до фронт-офісу, усі бізнес-операції виглядають і сприймаються однаково.
• Вищий рівень адаптації користувачів завдяки уніфікації взаємодії з користувачами й дизайну.
• Зменшений ризик завдяки вищій цілісності даних та покращеним засобам фінансового контролю.
• Нижчі витрати на управління та операційну діяльність завдяки уніфікованим інтегрованим системам.

Стисла історія ERP

Від паперових карток до мобільних пристроїв
Історія ERP налічує понад 100 років. У 1913 році інженер компанії Ford Вітман Гарріс розробив те, що стало відомим як модель економічного обсягу замовлення (EOQ), — систему планування виробництва на паперових носіях. Упродовж десятиліть EOQ була стандартом для виробництва. Компанія з виробництва інструментів Black and Decker змінила правила гри в 1964 році, коли першою впровадила рішення для планування матеріальних потреб (MRP), яке об’єднало концепцію EOQ з комп’ютером-мейнфреймом.

Рішення MRP залишалося виробничим стандартом, доки в 1983 році не було розроблено планування виробничих ресурсів (під назвою MRP II). У MRP II використовуються модулі як ключові компоненти архітектури програмного забезпечення, а інтегровані ключові виробничі компоненти включають закупівлі, відомості матеріалів, планування та керування контрактами. Уперше різні виробничі завдання були інтегровані в загальну систему. MRP II також переконливо продемонструвала, як організації можуть використовувати програмне забезпечення для поширення та інтеграції корпоративних даних і підвищення операційної ефективності завдяки кращому плануванню виробництва, скороченню запасів і зменшенню кількості відходів (брухту). З розвитком комп’ютерних технологій у 1970-х і 1980-х роках були розроблені концепції, подібні до MRP II, для управління іншою господарською діяльністю, окрім виробництва, зокрема фінансами, взаємовідносинами з клієнтами та даними про людські ресурси. До 1990 року аналітики технологій уже мали назву для цієї нової категорії програмного забезпечення для управління бізнесом — планування ресурсів підприємства.

Моделі розгортання ERP: від локальних до хмарних

Минуле ERP: від 1990-х до нового тисячоліття
Від 1990-х до початку XXI століття впровадження ERP зростало стрімкими темпами. Водночас вартість упровадження систем ERP почала поступово збільшуватися. Апаратне забезпечення, необхідне для роботи програмного забезпечення, зазвичай розташовувалося на території компанії, а великі комп’ютери стояли в серверній кімнаті. Обладнання та ліцензії на програмне забезпечення вимагали капітальних інвестицій і амортизувалися протягом 5–10 років. Крім того, організації майже завжди хотіли налаштувати системи ERP згідно зі своїми конкретними потребами, що тягнуло за собою додаткові витрати на консультантів із програмного забезпечення та навчання.

Тим часом технологія ERP розвивалася й охопила Інтернет, з’явилися нові функції та можливості, наприклад вбудована аналітика. З плином часу багато організацій виявили, що їхні локальні системи ERP не встигають за сучасними вимогами щодо безпеки або новими технологіями, як-от смартфонами.

Хмарні рішення для ERP — нова модель реалізації ERP

Програмне забезпечення як послуга (SaaS)
З’явилися хмари — а точніше модель реалізації ERP у вигляді програмного забезпечення як послуги (SaaS). Коли програмне забезпечення для ERP надається як послуга в хмарі, воно працює на мережі віддалених серверів, а не в серверному приміщенні компанії. Провайдер хмарних послуг виправляє програмне забезпечення, керує ним та оновлює його кілька разів на рік — це набагато краще, ніж коштовне оновлення кожні 5–10 років у локальній системі. Хмара може зменшити операційні й капітальні витрати, оскільки позбавляє компанії необхідності купувати програмне та апаратне забезпечення або наймати додатковий ІТ-персонал. Натомість ці ресурси можна інвестувати в нові бізнес-можливості, а організація завжди матиме найновіше програмне забезпечення для ERP. Працівники можуть приділяти більше уваги не управлінню ІТ-ресурсами, а більш важливим завданням, як-от інноваціям і зростанню.

Сім причин перейти на хмарне рішення для ERP

Для компаній будь-якого розміру, включно з корпораціями та підприємствами малого й середнього бізнесу, відмовитися від локальних систем і одразу цілком перейти на хмарні рішення неможливо. Принаймні їм це не дуже зручно робити впродовж короткого вікна розробки. Водночас і далі обмежувати себе локальною ERP-системою, ігноруючи всі переваги планування ресурсів підприємства в хмарі також більше не є ідеальним шляхом. Чому вам варто розглянути можливість використання хмарних програм як заміни або доповнення локальної системи?

Початок роботи з Oracle ERP

Організації завжди намагалися досягти балансу між високою вартістю та складністю традиційних систем ERP і спеціальними функціями та гнучкістю, які б відповідали потребам бізнесу. Подивіться та дізнайтеся, як Oracle ERP Cloud допомагає об’єднати команди, отримати уніфіковані дані та аналітику в режимі реального часу, щоб ви та ваша фінансова команда могли приймати найкращі бізнес-рішення. Завдяки системі ERP, що надається як хмарна послуга, ваша організація може бути готовою до майбутнього та випереджати зміни.

Однією з переваг моделі SaaS є те, що програмне забезпечення постійно оновлюється із застосуванням найновіших можливостей, функцій та передових методів. Постачальники хмарних систем ERP регулярно випускають оновлення (у випадку з Oracle — щомісяця). Це означає, що найновіші революційні технології, як-от штучний інтелект, цифрові асистенти, машинне навчання, блокчейн, доповнена реальність та Інтернет речей (IoT), стають доступними для підписників на регулярній основі.

Маючи доступ до таких нових технологій, організації можуть швидко вдосконалювати свої передові методи ведення бізнесу, користуючись розвитком програмного забезпечення для ERP. Вони можуть автоматизувати процеси, які раніше вимагали значного ручного втручання, наприклад узгодження фінансових рахунків. Крім того, користувачі отримують повне уявлення про діяльність підприємства в режимі реального часу не тільки у фронт-офісі, а й на складах, у виробничих цехах та на інших об’єктах. Потім ці знання стають доступними для кожного відповідного працівника на його мобільних пристроях, зокрема смартфоні й планшеті.

Сучасна хмарна система ERP, створена для цифрової епохи, підтримує мобільні, соціальні, аналітичні та новітні технології, що розвиваються. Без таких можливостей організації не здатні рухатися вперед.

Запитання та відповіді стосовно ERP

Що таке ERP простими словами?
Абревіатура ERP розшифровується як «enterprise resource planning», «планування ресурсів підприємства». Це програмна система, яка містить усі інструменти та процеси, необхідні для керівництва успішною компанією, зокрема ті, що стосуються кадрів, виробництва, логістичного ланцюга, фінансів, обліку тощо.

Які 3 поширені типи систем ERP існують?
Трьома найпоширенішими типами ERP є локальні, хмарні та гібридні системи ERP. Локальна система ERP працює в місці розташування на серверах компанії, тоді як хмарна ERP виконується на сторонньому віддаленому сервері. Гібридна система ERP поєднує в собі обидва типи. Часто в головних офісах використовують локальні ERP, а дочірні компанії мають хмарні системи.

Які системи є прикладом ERP?
Одним із прикладів ERP є галузеві системи ERP, що відповідають певним вимогам для цих типів компаній і пропонують характерні для певної галузі можливості, як-от планування потреб у матеріалах і керування профільною виробничою документацією. Оскільки ці системи пропонують такі специфічні функції, компаніям не потрібно забагато уваги приділяти кастомізації або інтеграції багатьох інших зовнішніх інструментів.