Gestión de programas de capital: mejores prácticas y estrategias

Los propietarios de proyectos desean gestionar, entregar y mantener los proyectos de la manera más eficiente y efectiva posible. Pero un entorno impredecible, las restricciones de la cadena de suministro, las rigurosas regulaciones gubernamentales y los estrictos ciclos de financiación pueden interrumpir sus planes mejor establecidos.

La gestión de programas de capital ofrece a las organizaciones la capacidad de alinear sus programas de capital con sus objetivos estratégicos, al tiempo que comprenden los obstáculos a los que podrían enfrentarse. Este artículo abordará el valor de los procesos y sistemas estándar, los flujos de trabajo inteligentes y los datos coherentes para aumentar la eficacia, la fiabilidad y la confianza a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

¿Qué es la gestión de programas de capital?

La gestión de programas de capital controla los procesos que van desde la planificación hasta la ejecución y el mantenimiento continuo de los activos físicos. Los proyectos de capital de todos los tamaños tienen más posibilidades de éxito cuando los equipos y las partes interesadas tienen más garantías de resultados previsibles. Para la mayoría de las organizaciones, esto abarca tanto proyectos nuevos como renovaciones, remodelaciones y reparaciones (por ejemplo, la reconstrucción del puente Francis Scott Key en Baltimore, Maryland).

Sin embargo, la gestión de los programas de capital sigue estando impregnada de procesos manuales. Trabajar desde aplicaciones de gestión de programas conectadas y basadas en la nube puede proporcionar a sus equipos las comunicaciones, la coherencia y la confianza necesarias para ejecutar múltiples proyectos complejos, impulsar la eficiencia de los proyectos y mejorar los resultados generales de los mismos.

Conclusiones clave

• Los gobiernos de todo el mundo están dando prioridad a grandes inversiones en proyectos nuevos y renovados de infraestructuras e instalaciones.
• Tanto las organizaciones del sector público como las del privado tienen distintas prioridades a la hora de gestionar sus programas de capital.
• La complejidad y variada naturaleza de la gestión de los programas de capital han dado lugar a múltiples procesos y aplicaciones inconexos e incoherentes para satisfacer esas necesidades.

La gestión de programas de capital en detalle

Mejorar los procesos y la eficiencia de la gestión de programas de capital ayuda a las organizaciones tanto del sector público como del privado a mantener el control sobre los proyectos para limitar el impacto de los errores o cambios en el costo y la duración de los proyectos. Aunque se enfrentan a retos similares, la óptica con la que ven los proyectos de capital difiere ligeramente.

Las agencias públicas se esfuerzan por completar proyectos que no solo satisfagan las necesidades del público, sino que también apoyen los objetivos de planificación estratégica a largo plazo de la organización. El panorama del sector público está moldeado por una rendición de cuentas a los electores, que esperan un gasto prudente del dinero público en proyectos de capital que proporcionan el mayor beneficio a la comunidad. Regidos por procesos regulatorios rigurosos, los propietarios de proyectos del sector público deben mostrar responsabilidad por múltiples flujos de financiación, que generalmente vienen con límites estrictos.

Para las organizaciones privadas, los principales objetivos de la gestión de programas de capital son aumentar los márgenes de beneficio y los rendimientos de los accionistas, minimizar el riesgo y ofrecer una mejor posición competitiva.

Tanto las organizaciones del sector público como las privadas se enfrentan a un desafío común para hacer frente a cambios inesperados a nivel de proyectos, como un aumento repentino en el costo del acero. Eso resulta en la necesidad de hacer malabares con las prioridades, dado que hay menos dinero en general para el proyecto, e incluso podría llevar a poner algunos proyectos en espera o incluso cancelarlos.

¿Cómo funciona la gestión de programas de capital?

Mediante el uso de datos esenciales, las organizaciones analizan la mejor manera de gestionar todo su programa de capital para aprovechar al máximo la financiación asignada y priorizar lo que se debe construir, mantener o adaptar, así como cuándo y cómo debería suceder. La construcción de una pista de aterrizaje o la renovación de una cadena de concesionarios de automóviles no se realiza ad hoc.

La gestión de programas de capital requiere la coordinación de cientos, si no miles, de decisiones y acciones basadas en datos, comenzando con la planificación estratégica de capital para priorizar proyectos. Los pasos incluyen la creación del presupuesto y el calendario, la colaboración continua, las revisiones y la generación de informes y la gestión continua de innumerables disciplinas entrelazadas, todo para mejorar la previsibilidad y los resultados y optimizar el gasto presupuestario para satisfacer las necesidades de las partes interesadas.

Planificación de capital

Para garantizar que se prioricen los proyectos adecuados, las organizaciones deben evaluar cómo cada uno se alinea con los objetivos estratégicos de la organización y los respalda. La planificación de capital establece qué proyectos asumirá la organización y asigna los fondos disponibles en esos proyectos para alinearse con los objetivos. La planificación del capital también debe incluir una evaluación exhaustiva del riesgo.

Gobernanza de programas

La gobernanza de los programas es fundamental para controlar y estandarizar la forma en que se entregan los proyectos. También aumenta la eficiencia, promueve la responsabilidad en la toma de decisiones y reduce el riesgo a través de procesos racionalizados y estandarizados que mejoran la visibilidad y apoyan el cumplimiento.

Gestión financiera

Una buena gestión financiera de los programas de capital mantiene el control y la visibilidad de los proyectos para garantizar que estén operativos, a tiempo y dentro del presupuesto. Mantente dentro del presupuesto y del cronograma y pocos lo notan; desvía el curso y levantarás alertas dentro de tu organización, y en algunos casos, una mala gestión financiera termina en el ojo público. Establecer políticas, procedimientos y estándares, respaldados por tecnología probada, para gestionar estos programas mejora los resultados financieros, aumenta la efectividad operativa y promueve la confianza de los stakeholders.

Gestión de riesgos

Los proyectos de capital y los activos están inherentemente sujetos a riesgos como condiciones climáticas adversas, desastres naturales, interrupciones en la cadena de suministro y escasez de mano de obra. Una gestión eficaz de riesgos ayuda a los equipos del proyecto a predecir, planificar y asignar fondos para anticipar posibles desafíos y reasignar recursos según sea necesario. Una gestión eficaz de riesgos también es crucial para mantener presupuestos precisos, liberar fondos de contingencia en el momento oportuno, mantenerse dentro de los cronogramas, garantizar la confianza de los stakeholders y mejorar el aprendizaje entre proyectos, todo lo cual contribuye al éxito del proyecto y respalda la aprobación de financiamiento futuro.

Gestión de los stakeholders

Los stakeholders de los proyectos de capital requieren información diferente en distintos momentos. Ya sea utilizada por una entidad de financiamiento público, un CFO en la oficina o un líder de proyecto en el lugar de trabajo, los procesos manuales y las hojas de cálculo pueden generar información aislada, propensa a errores y producir informes desactualizados para el momento de la entrega. Un sistema seguro y basado en la nube para la gestión de programas de capital te ayudará a proporcionar información confiable y actualizada a las partes interesadas. Los informes dentro de la aplicación brindan a los stakeholders una visibilidad inmediata y transparente que genera confianza en los datos para tomar decisiones informadas y oportunas.

Asignación de recursos

El éxito de un proyecto puede depender de la eficiencia con la que se asignan y utilizan mano de obra, capital, materiales y otros recursos. El seguimiento y el cambio de su asignación según sea necesario pueden ser difíciles y demandantes. Al desarrollar tu programa de capital, accede a datos relevantes para desarrollar los requisitos del proyecto, considera la disponibilidad de recursos y, a continuación, asigna y gestiona esos recursos utilizando soluciones probadas basadas en la nube que respalden la planificación de escenarios y proporcionen igual acceso, y visibilidad en la oficina y en campo.

Supervisión del rendimiento

Los propietarios desean realizar un seguimiento simultáneo del progreso de un proyecto individual y de todos los proyectos a nivel de cartera. Tener acceso inmediato a los ítems pendientes y al estado de los hitos con respecto al cronograma y el presupuesto, hasta el nivel de línea de ítem, es crucial para tomar medidas correctivas y ayudar a garantizar el éxito del proyecto.

Gestión de programas de capital público frente a privado

Las organizaciones del sector público son establecidas y financiadas por combinaciones de gobiernos locales, estatales y nacionales, y a veces se aprovechan de modelos de financiamiento alternativos, como asociaciones público-privadas. Los departamentos de transporte y agua típicamente poseen y gestionan proyectos de infraestructura, incluidos presas, puentes, puertos, carreteras y ferrocarriles. Los líderes de proyectos y programas del sector público son responsables ante un amplio grupo de stakeholders, incluidas agencias de financiamiento, funcionarios electos, empresas y ciudadanos contribuyentes.

La gestión de programas de capital del sector privado se centra principalmente en ayudar a la empresa a cumplir sus objetivos proyectados, como rendimientos de fabricación y clientes atendidos, con objetivos generales relacionados con la obtención de beneficios para satisfacer a los miembros de la junta directiva, propietarios de la empresa y accionistas. La responsabilidad es mucho más limitada.

Las 5 fases de la gestión de programas de capital

Los propietarios de proyectos requieren un proceso formal para la aprobación y asignación de fondos. La definición e implementación de controles de proyectos estándar y procesos de gestión de carteras ayudan a garantizar la coherencia, el control y la eficiencia en las fases de planificación, ejecución y operaciones de los proyectos de capital. La gobernanza de procesos y la estandarización proporcionan disciplina y coherencia para garantizar que los proyectos de calidad se entreguen a tiempo y con un valor óptimo, teniendo en cuenta el alcance, el calendario y el presupuesto.

Mejores prácticas en gestión de programas de capital

Crea la estructura de procesos de tu proyecto y cartera para proporcionar coherencia, datos conectados, insights oportunos y gobernanza. La estandarización de los fundamentos de proyectos y programas, incluidos los flujos de trabajo, y el suministro de datos coherentes infunde confianza en la generación de informes y aumenta la eficiencia. Una solución centralizada, basada en la nube, para la gestión de proyectos, programas y carteras elimina la necesidad de sistemas aislados y procesos fuera de línea propensos a errores, como las hojas de cálculo.

• Estructura de gobernanza robusta. Muchas organizaciones implementan sistemas y procesos para mejorar los resultados de los proyectos, pero sin parámetros de gobernanza que ayuden a garantizar que esos procesos se sigan de manera consistente, es poco probable que los resultados mejoren y se perderá mucho tiempo tratando de controlar el cumplimiento de los procesos.
• Gestión proactiva de riesgos. Identificar, cuantificar y evaluar los posibles riesgos en los proyectos ayuda a las organizaciones a tomar decisiones más informadas y estratégicas. Las condiciones climáticas adversas, las interrupciones en la cadena de suministro y las limitaciones de mano de obra presentan riesgos. La creciente adopción de sistemas integrados, junto con el análisis predictivo de datos, ayuda a los equipos a identificar proyectos que mitigan sus impactos, asignar contingencias con mayor precisión y liberar esas contingencias a tiempo. Las organizaciones también pueden emplear técnicas de IA generativa para hacer preguntas sobre la documentación de proyectos anteriores con el fin de identificar riesgos que podrían surgir en diferentes tipos de proyectos.
• Comunicación efectiva y participación de los stakeholders. Mantener a todos los stakeholders, comprometidos y con acceso a la misma información precisa y actualizada ayuda a prevenir malentendidos, errores, reprocesos y disputas. También crea una sensación de colaboración y responsabilidad compartida, y cultiva relaciones a largo plazo y trabajo repetido entre los propietarios y los equipos de entrega.
• Herramientas integradas de gestión de programas. En un mundo ideal, los elementos clave de la gestión de proyectos vivirían dentro de una solución de software de gestión de programas de capital. Aun así, esa solución debe permitir la integración de capacidades de sistemas complementarios. Es importante considerar la madurez y el éxito de las API del sistema, quién construye las integraciones y quién es responsable de garantizar que las integraciones funcionen de manera constante y cumplan con los requisitos de rendimiento. Busca soluciones y middleware diseñados para ser integrados y con experiencia comprobada.
• Mejora continua mediante retroalimentación. Dada la complejidad, variabilidad y el enorme gasto en proyectos y programas de capital, tener un proceso formal y automatizado para retroalimentación regular sobre lecciones aprendidas es fundamental para la mejora continua en áreas como la gestión de procesos, especificaciones de materiales y gestión de riesgos.

Desafíos en la gestión de programas de capital

Estandarizar los procesos es un desafío constante. Cada proyecto es único. Trabajas con diferentes equipos, a veces en múltiples zonas horarias y continentes, con diferentes especificaciones, regulaciones y personal. Gestionar múltiples proyectos de capital, sin importar su tamaño o complejidad, conlleva incertidumbres inherentes que afectan los costos, los cronogramas y la calidad.

• Gestionar las interdependencias de los proyectos. Las empresas suelen gestionar mano de obra, equipos y materiales en una cartera de proyectos diferentes pero interdependientes. Si hay escasez o retrasos con uno o más insumos, múltiples proyectos pueden verse afectados. El presupuesto de una organización también afecta a múltiples proyectos. Por ejemplo, los sobrecostos en un proyecto debido, por ejemplo, a costos más altos del acero, afectarán negativamente los presupuestos de otros proyectos debido al presupuesto de capital general asignado. Los líderes deben entender que existe una dependencia mutua y un riesgo compartido, lo que se maneja mejor utilizando una solución de software transversal para proyectos.
• Alineación con los objetivos estratégicos en entornos cambiantes. Muy frecuentemente, los equipos de proyectos pierden de vista el panorama general al intentar adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y cumplir con los objetivos a corto plazo. Por ejemplo, en medio de un aumento a corto plazo en los costos de mano de obra, un líder decide reducir la vinculación de contratistas para mantenerse dentro del presupuesto, pero la decisión retrasa el cronograma un mes. El líder no tiene en cuenta que el retraso resulta en que la empresa no alcance un hito importante del proyecto que le habría permitido generar ingresos que habrían compensado con creces los mayores costos laborales evitados. Al utilizar sistemas que integran la planificación de capital y la ejecución de proyectos, es más probable que los equipos de ejecución comprendan y se alineen con los objetivos organizacionales.
• Gestionar restricciones financieras y sobrecostos. Se estima que el 69 % de los proyectos de capital superan el presupuesto en más del 10 %, en parte debido a un mal control de costos. Reunir datos para informar presupuestos y pronósticos precisos de proyectos, rastrear consistentemente el rendimiento frente al pronóstico, y actualizar el pronóstico a medida que se dispone de nueva información ayuda a identificar posibles problemas que podrían contribuir a sobrecostos antes de que se vuelvan irreparables. Cuanto más tiempo persista un problema en un proyecto, más difícil se vuelve mantener el presupuesto bajo control. Implementar una plataforma tecnológica efectiva para la gestión de proyectos y carteras puede proporcionar la visibilidad, gobernanza y estructura para identificar posibles problemas y corregir el rumbo para mantener los proyectos dentro del presupuesto.
• Manejar las dinámicas de las partes interesadas. Gestionar a muchas partes interesadas en un proyecto, incluidos el público, los accionistas, los clientes internos y los altos ejecutivos, es mucho más complejo que enviar un correo electrónico ocasional o realizar una llamada mensual por Zoom. Una información clara, actualizada y creíble sobre el estado del proyecto, proporcionada regularmente o a través del acceso al sistema según sea apropiado, aumenta la confianza.
• Adaptación a los cambios regulatorios. Adaptarse a regulaciones de ingeniería, ambientales, de seguridad y de otro tipo en constante evolución no es fácil. ¿Necesitas ser carbono negativo para 2030? OK, ¿cómo estás definiendo tácticas para lograr ese objetivo y realizar un seguimiento e informes sobre tu progreso? El uso de un sistema que automatice la gestión y el seguimiento de proyectos y proporcione la gobernanza para garantizar que se sigan nuevos procedimientos es un primer paso importante. La información en la aplicación sobre el cumplimiento es la siguiente pieza.

Aumenta la rentabilidad con Oracle Capital Program Management

Oracle Primavera Unifier es una aplicación de gestión de programas y proyectos de capital preconfigurada que utiliza criterios ponderados y sofisticados análisis de Monte Carlo para ayudar a los equipos de construcción e ingeniería a tomar mejores decisiones, mejorar los resultados y reducir los riesgos. Primavera Unifier conecta procesos clave, incluidos costos, contratos, gestión de cambios, gestión de hitos de programación, gestión de documentos y un motor de flujo de trabajo basado en formularios. La generación de informes en la aplicación permite a los equipos visualizar el estado y el flujo de caja a nivel de proyecto y entre proyectos.

La integración nativa con Oracle Primavera Portfolio Management permite a los planificadores de programas de capital acceder a los datos reales actuales del proyecto para informar sus decisiones de presupuestación, mientras que los equipos de proyecto pueden acceder a las decisiones de presupuesto directamente desde Primavera Unifier sin demora. La integración entre Unifier y las herramientas de programación de construcción de referencia en Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management y Oracle Primavera Cloud permite a los equipos gestionar y realizar un seguimiento del progreso del proyecto, los cambios de alcance y los entregables.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de programas de capital

¿Cómo se monitorea y mide el desempeño de un programa de capital?
Realiza un seguimiento del rendimiento real frente al cronograma propuesto. Verifica tu previsión presupuestaria frente al gasto real. Rastrea el flujo de caja basado en el cronograma frente al plan. Haz un seguimiento de los entregables en relación con el cronograma. Haz un seguimiento de los pagos en relación con el presupuesto por partida y el valor del trabajo completado.

¿En qué se diferencia la gestión de programas de capital de la gestión de proyectos de capital?
La gestión de programas de capital implica gestionar procesos y proporcionar informes y supervisión en varios proyectos, mientras que la gestión de proyectos de capital se aplica a proyectos individuales.

¿Cómo afecta la tecnología a la gestión de programas de capital?
Utilizar la tecnología para automatizar la gestión de programas de capital proporciona los controles, la consistencia y la estandarización cruciales para gestionar la complejidad de los proyectos actuales. Las últimas aplicaciones basadas en la nube pueden ayudar a que los resultados de los programas de capital y de los proyectos individuales sean mucho más predecibles y a mantenerlos en curso. Por ejemplo, la tecnología puede ayudar a los miembros del equipo a identificar de manera proactiva y corregir los riesgos de seguridad antes de que alguien salga lastimado.