¿Qué es un módulo de finanzas de ERP? Características y ventajas

El módulo financiero ha sido un componente central de la planificación de recursos empresariales (ERP) desde las primeras iteraciones de la plataforma de software. Aunque los sistemas ERP de hoy en día incluyen otras características y módulos como parte del paquete estándar, el papel fundamental del ERP sigue siendo el mismo: ayudar a las organizaciones a gestionar la producción y entrega de bienes y servicios y, quizás lo más importante, el dinero recibido y gastado en el proceso. El módulo financiero es crucial para esos esfuerzos. Otros componentes centrales del ERP incluyen la gestión de la cadena de suministro, la manufactura, la gestión del capital humano y las capacidades de gestión del rendimiento empresarial.

¿Qué es un módulo de finanzas de ERP?

Un módulo financiero de ERP es un componente central de un sistema de ERP que gestiona y automatiza las funciones y el rendimiento financiero de una empresa. Sirve como un centro donde convergen varias fuentes de datos financieros, y está diseñado para organizar y automatizar tareas relacionadas con la contabilidad y la gestión financiera, incluyendo cuentas por pagar y por cobrar, gastos, facturas, reconocimiento de ingresos y gestión del ciclo de vida de los activos. También proporciona información financiera a través de informes estándar y estados financieros y facilita el cumplimiento normativo. Los módulos financieros de un ERP también apoyan análisis más estratégicos del rendimiento de una organización en comparación con los indicadores clave de rendimiento (KPI), las tendencias más amplias que afectan a la empresa y los impulsores subyacentes de la rentabilidad. Prácticamente todos los niveles del departamento financiero utilizan el sistema financiero de ERP todos los días, desde los ejecutivos financieros más senior, como el CFO y el controlador, hasta los analistas de presupuesto junior y los auditores financieros.

Conclusiones clave

• El propósito principal del módulo financiero de ERP es rastrear, evaluar e informar sobre el desempeño financiero de una organización. También es clave para la planificación y previsión financiera de una organización.
• El módulo financiero es el módulo de ERP más utilizado y se encuentra en el centro de cualquier plataforma de ERP, ya que rastrea los ingresos y el flujo de caja.
• Los principales beneficios de un módulo financiero de ERP incluyen una mayor transparencia financiera, una toma de decisiones más informada, una mayor productividad y una reducción del riesgo de problemas financieros, como una escasez de efectivo.
• Los módulos financieros de ERP están aumentando cada vez más sus capacidades de inteligencia artificial para apoyar la toma de decisiones financieras, como la analítica predictiva para usar el efectivo de manera más eficiente mientras se minimiza el riesgo de escasez.
• Los módulos financieros pueden garantizar la integridad de los datos financieros, facilitar el cumplimiento de normas y regulaciones contables y proporcionar visibilidad en tiempo real sobre la salud financiera de una empresa.

El módulo financiero de un ERP en detalle

Ampliamente utilizado por los equipos de finanzas, contabilidad, auditoría interna e incluso gestión de activos de las organizaciones, los módulos financieros de ERP apoyan la gestión financiera capturando las transacciones y los datos financieros de toda la organización. Esto proporciona a los equipos financieros la información que necesitan para analizar, tomar decisiones y automatizar procesos relacionados con el movimiento de dinero dentro y fuera de una empresa. Otro propósito principal es proporcionar informes sobre el desempeño financiero de una organización, incluidos los requisitos regulatorios, como las presentaciones ante la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. para empresas públicas.

Imagina que eres un fabricante global de pequeños electrodomésticos y tus hornos de microondas requieren transformadores de alto voltaje. Teniendo en cuenta que vendes electrodomésticos en múltiples países con diferentes monedas y normas contables, ¿cuántos ingresos generas por cada electrodoméstico vendido? ¿Qué rentabilidad tienen tus microondas en comparación con tus tostadoras o freidoras de aire? ¿Cuál es el valor actual de cada una de las cuatro fábricas donde haces tus electrodomésticos? ¿Qué rentabilidad tienen tus microondas en comparación con tus tostadoras o freidoras de aire?

Cuando se tienen en cuenta múltiples geografías, líneas de productos, instalaciones de fabricación y redes de proveedores, responder a estas preguntas puede ser extraordinariamente difícil sin un módulo financiero de ERP que rastree estos vastos y complejos datos financieros. También puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores responder a este tipo de preguntas, especialmente si los datos financieros de tu organización están dispersos en múltiples sistemas financieros. Un módulo financiero de ERP puede reunir automáticamente estos sistemas y fuentes de datos dispares, facilitando la gestión de todos los aspectos de tus finanzas, incluyendo la presentación de informes, el cumplimiento de normas contables y la planificación financiera.

Los módulos financieros de ERP también pueden ayudar a automatizar muchas tareas financieras rutinarias, como la contabilidad de impuestos entre empresas, el seguimiento de precios de transferencia y el procesamiento y conciliación de facturas.

Además, los módulos pueden proporcionar capacidades avanzadas como IA y previsión predictiva para ayudar a optimizar el flujo de caja, de modo que puedas utilizar el efectivo de la manera más eficiente posible mientras limitas el riesgo de escasez. Los módulos financieros pueden emplear reconocimiento de documentos y reconocimiento óptico de caracteres para ayudar a automatizar la entrada de facturas y aumentar la precisión. Pueden incorporar aprendizaje automático (ML) en ese proceso de entrada de facturas para mejorar progresivamente en la lectura de facturas, aprendiendo dónde aparecen los diferentes elementos de una factura en los recibos de un proveedor o cliente dado. Aunque los módulos financieros de ERP han existido durante mucho tiempo, innovaciones como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático, las analíticas predictivas y el reconocimiento de caracteres han cambiado enormemente el valor y el impacto de estos módulos. Y dado que los módulos financieros a menudo se ofrecen como servicios en la nube, pueden actualizarse con frecuencia para agregar nuevas funciones a medida que se desarrollan, lo que sugiere que el ritmo rápido de innovación actual probablemente continuará.

Funciones del módulo financiero de un ERP

Un módulo financiero de ERP toca muchas partes diferentes de las responsabilidades del departamento financiero. Para tener una mejor idea de lo que maneja un módulo financiero, revisemos algunas de sus características clave con más detalle.

Principales ventajas del módulo de finanzas de un ERP

Como se mencionó anteriormente, el módulo de finanzas es uno de los más importantes de cualquier sistema de ERP, ayudando a los líderes financieros a aumentar la precisión de las previsiones, acortar los ciclos de informes, simplificar la toma de decisiones y gestionar mejor el riesgo y el cumplimiento. A continuación se presentan algunos de los principales beneficios para las organizaciones y los líderes.

• Mayor transparencia financiera: las organizaciones ganan visibilidad sobre las transacciones financieras a nivel empresarial y consolidadas con números actualizados regularmente, idealmente casi en tiempo real. Las capacidades de analítica y generación de informes también facilitan que los líderes financieros y no financieros obtengan una rápida comprensión de la salud de las finanzas de la organización.
• Toma de decisiones mejor fundamentada: esta transparencia también se traduce en la toma de decisiones, ya que la información precisa y en tiempo real y las analíticas avanzadas ayudan a los líderes a comprender mejor el impacto de sus elecciones y lo que es mejor para la empresa. Con estos datos, las organizaciones también pueden prever costos e ingresos para producir presupuestos y planes más precisos.
• Mayor productividad: la capacidad de automatizar procesos manuales que pueden ser lentos y propensos a errores, como la facturación, acelera toda la función financiera, permitiendo a las empresas cerrar los libros más rápido y finalizar los informes financieros cruciales antes. Esto da a los equipos financieros más tiempo para enfocarse en análisis, modelamiento de escenarios y otros trabajos de alto valor.
• Reducción del riesgo: al automatizar gran parte del trabajo que implica los controles internos, el cumplimiento y la gobernanza, las organizaciones pueden reducir los riesgos y costos asociados con el incumplimiento.

Procesos gestionados por módulos de finanzas de un ERP

Muchas de las características mencionadas anteriormente juegan un papel central en los procesos financieros comunes. Las capacidades de cuentas por cobrar, por ejemplo, son una parte central del proceso de pedido a efectivo. A medida que los sistemas ERP líderes continúan innovando y evolucionando, las organizaciones pueden usarlos para gestionar, y en muchos casos automatizar, procesos más sofisticados. Estos procesos a menudo están interconectados y requieren integración con otros sistemas centrales. La siguiente lista describe 13 procesos que pueden y deben ser gestionados a través de tu módulo financiero de ERP:

• De la adquisición al retiro de activos. Esto incluye la gestión del ciclo de vida completo de los activos, que cubre la adquisición, reconocimiento y registro; asignación de amortización; baja y disposición; y conocimientos sobre la gestión de activos. Los KPI populares para medir este proceso incluyen la relación de rotación de activos fijos y el porcentaje de pérdida de activos fijos.
• De los presupuestos a la aprobación. Esto cubre la estrategia de presupuesto y la asignación de objetivos presupuestarios, la creación y validación de supuestos, la conducción del consenso, el monitoreo y la consolidación, y la aprobación del presupuesto. Los KPI que ayudarán a medir este proceso incluyen el tiempo para producir, aprobar y consolidar el presupuesto, junto con el porcentaje de variación del presupuesto.
• De los informes de gastos a los reembolsos. Este proceso se extiende a definir políticas de gastos, procesar informes de gastos, extraer transacciones de feeds de tarjetas de crédito, gestionar anticipos en efectivo y realizar análisis y auditorías. El gasto real frente al presupuesto, la relación gasto/ventas y el tiempo del ciclo de pago te ayudarán a rastrear el rendimiento aquí.
• De las facturas de los proveedores a los pagos. Pagar a los proveedores incluye gestionar el prepago y los descuentos, liquidar pasivos, gestionar el cronograma de cierre de cuentas por pagar y gestionar auditorías, disputas y aprobaciones. Los KPI populares para este proceso son el número de pagos procesados, los días de cuentas por pagar pendientes (DPO) y el porcentaje de descuento tomado.
• De la factura del cliente al recibo. Para recibir el pago de tus productos o servicios, debes crear transacciones, enviar facturas, gestionar cualquier problema de facturación, procesar pagos, realizar ajustes, registrar actividades de cuentas por cobrar y programar el cierre de cuentas por cobrar. Las métricas como la edad promedio de las facturas, los días de ventas pendientes (DSO) y el porcentaje de facturas disputadas pueden ayudar a medir el rendimiento.
• Del extracto del cliente al cobro. El proceso completo de cobro incluye generar y enviar declaraciones a los clientes, gestionar actividades de cobro (transacciones, correspondencia, disputas, etc.), manejar liquidaciones, optimizar la eficiencia de cobro y monitorear las cuentas por cobrar pendientes. Para este proceso, los KPI incluyen el número de cuentas morosas, el tiempo para la liquidación y el tiempo para gestionar cobros.
• De las transacciones bancarias a la posición de efectivo. Conciliar actividades bancarias como desembolsos, nómina, cobros, inversiones y préstamos implica revisar y validar transacciones, iniciar actividades interbancarias y gestionar las posiciones al final del periodo. Los KPI populares para este proceso son el tiempo para conciliar y el número total de conciliaciones.
• Del cierre diario a la previsión financiera. La actividad financiera diaria proporciona los datos que se convierten en la base para la previsión. Esto incluye publicar la actividad de los sublibros, identificar anomalías, convertir a estándares corporativos, revisar la actividad diaria y establecer previsiones financieras. Los KPI para medir el rendimiento aquí incluyen el tiempo para conciliar y el número total de conciliaciones.
• Del cierre de periodo al informe financiero. El final de un periodo financiero requiere cerrar sublibros, crear libros mayores proforma, conciliar cuentas, cerrar libros mayores, consolidar los resultados de las subsidiarias en el plan de cuentas corporativo, revisar y confirmar la gestión y cuentas financieras, publicar y compartir de manera segura los estados financieros y actualizar las previsiones. Para medir la efectividad, los KPI comunes incluyen el tiempo para cerrar los libros y el tiempo para publicar informes.
• Del informe a la previsión. El proceso de convertir los datos de los informes en la base para las previsiones requiere revisar el rendimiento del periodo actual; actualizar las previsiones con los datos más recientes; avanzar las previsiones para incorporar los resultados reales; evaluar las variaciones y analizar tendencias; actualizar, monitorear y consolidar las previsiones; y actualizar los planes financieros. Los KPI comunes para este proceso incluyen el porcentaje de variación, el tiempo para analizar la variación y el tiempo para actualizar la previsión.
• Del cierre de periodo a la provisión de impuestos. Este proceso verifica que al cierre del periodo, las provisiones de impuestos sean correctas en varias jurisdicciones fiscales. Esto incluye monitorear el estado de cierre a nivel empresarial, calcular las provisiones de impuestos, revisar y aprobar las provisiones de impuestos, registrar las entradas del diario de impuestos y crear e incorporar notas al pie de impuestos para la presentación de informes financieros. Para saber cómo lo estás haciendo, puedes usar como KPI el número y la cantidad de ajustes de retorno a provisión y el total de horas-persona para la preparación de impuestos.
• De los cierres de periodo a las declaraciones obligatorias. La presentación oportuna y precisa de los documentos fiscales legales en múltiples regiones implica calcular las provisiones de impuestos al cierre del periodo, manipular datos complementarios, gestionar precios de transferencia, preparar datos de informes, crear documentos de retorno regulatorios y completar las presentaciones legales. Los KPI ampliamente utilizados para este proceso incluyen la tasa impositiva efectiva (ETR) y el porcentaje de presentaciones fiscales a tiempo.
• Del contrato con el cliente a los ingresos. Reconocer los ingresos de los contratos con clientes que generalmente se realizan a lo largo del tiempo requiere recopilar datos de transacciones con clientes, detectar contratos contables con clientes, identificar obligaciones de desempeño, definir precios de transacción, asignar precios de transacción, reconocer ingresos y gestionar revisiones y variaciones. Los KPI como el tiempo desde el evento de cumplimiento hasta el reconocimiento de ingresos y el número de entradas contables de ingresos por periodo de informes son útiles para evaluar el rendimiento.

Ejemplo de módulo financiero de un ERP

Las empresas que buscan un módulo financiero de ERP tienen numerosos sistemas para elegir. Dado que elegir el sistema financiero adecuado es una gran decisión, los líderes de finanzas y otros departamentos relevantes deben evaluar a fondo cada oferta para comprender cómo satisfará sus necesidades.

Veamos con más detalle dos opciones.

• Oracle Fusion Cloud Financials. Este módulo financiero de ERP centraliza los datos y procesos del equipo financiero con soporte para cuentas por pagar, cuentas por cobrar, activos fijos, gastos, informes, previsiones y más. En conjunto, estas capacidades ayudan a las empresas a obtener acceso en tiempo real a datos financieros en vivo, resolver proactivamente problemas utilizando procesamiento automatizado, mejorar la toma de decisiones con datos y previsiones más precisos, controlar costos y aumentar la visibilidad del gasto, acelerar las entradas de efectivo y gestionar posiciones de efectivo. Este módulo proporciona capacidades de inteligencia artificial (IA) integradas, como la mejora continua del manejo de excepciones con aprendizaje automático y analíticas basadas en IA. Oracle Fusion Cloud Financials también ayuda a las empresas globales a abordar diversas normas y leyes contables, transaccionar en múltiples monedas e idiomas, gestionar contratos complejos y cronogramas de facturación, y automatizar la gestión de activos y arrendamientos, entre otras capacidades. Oracle Fusion Cloud Financials es parte de Oracle Fusion Cloud ERP, que regularmente es clasificado por analistas entre los mejores sistemas financieros para grandes empresas.
• Oracle NetSuite. NetSuite ofrece un sistema ERP basado en la nube utilizado por más de 35 000 empresas. Las finanzas ocupan un lugar destacado de NetSuite ERP, ya que ayuda a gestionar procesos financieros como AP, AR, libro mayor, informes, consolidación financiera y riesgo y cumplimiento. La suite de ERP ofrece módulos financieros complementarios para abordar necesidades adicionales, incluyendo reconocimiento de ingresos, automatización de AP, y planificación y presupuestación. NetSuite Global Business Management se basa en las capacidades de NetSuite ERP con soporte para empresas globales con múltiples subsidiarias o unidades de negocio que operan en numerosas monedas. NetSuite es uno de los sistemas líderes para pequeñas y medianas empresas que buscan sentar las bases para un crecimiento futuro.

Todas tus finanzas en un solo lugar con Oracle

Las organizaciones de todas las industrias que buscan un módulo financiero de ERP deben buscar un sistema en la nube con capacidades profundas y respaldadas por IA para satisfacer las diversas necesidades de sus departamentos de finanzas. Oracle Fusion Cloud Financials cumple con estos requisitos como una plataforma en la nube que puede automatizar muchos procesos básicos de gestión financiera, proporcionando a las empresas una visión clara de su salud financiera general. El módulo es parte de Oracle Fusion Cloud ERP, unificando datos financieros con otra información esencial de la cadena de suministro, proyectos, clientes, empleados y más.

Oracle Fusion Cloud Financials ayuda a aumentar la productividad de los departamentos financieros y proporciona las perspectivas orientadas al futuro que necesitan para tomar decisiones empresariales más informadas. Este módulo financiero de un ERP es una solución completa lista para abordar las necesidades de las empresas globales, incluyendo contabilidad central y capacidades impulsadas por IA que impulsan aún más la automatización, en una variedad de sectores. Con esta solución en la nube, los clientes también se benefician de actualizaciones frecuentes que brindan innovación continua, aprovechando tecnologías como el aprendizaje automático, la automatización inteligente y el análisis para ayudarles a lograr más, más rápido y con menos recursos.

Los sistemas de ERP han evolucionado significativamente a lo largo de los años a medida que los proveedores continúan capitalizando los últimos avances tecnológicos y expanden lo que esta tecnología puede hacer. Aunque mucho ha cambiado, sin embargo, ha habido una constante: para seguir siendo competitivas, las organizaciones necesitan un módulo de ERP que pueda monitorear y gestionar todas sus transacciones financieras y reportar sobre su rendimiento. Como tal, el módulo financiero de ERP sigue siendo el componente central de cualquier solución ERP moderna.

Preguntas frecuentes sobre el módulo de finanzas de un ERP

¿Cómo se utiliza un ERP en finanzas?
La función financiera es uno de los principales usuarios y beneficiarios de un sistema ERP. Un sistema ERP puede rastrear, gestionar, consolidar e informar sobre todas las transacciones financieras de una organización y automatizar muchos procesos fundamentales. Es la base para gran parte del trabajo contable de una empresa y sus controles financieros.

¿Un ERP es un sistema transaccional?
Sí, una plataforma ERP es uno de los principales sistemas transaccionales para las empresas, registrando las transacciones financieras de la organización, así como otros datos clave a lo largo de la cadena de suministro, empleados, clientes, proyectos y más. En pocas palabras, sirve como el sistema de registro para toda la empresa.

¿Cuál es el módulo de ERP más común?
El módulo financiero es el más usado y común de un ERP porque cada negocio debe monitorear de cerca su posición financiera y perspectivas. Muchas empresas comienzan su viaje ERP con finanzas antes de agregar módulos complementarios que ayudan con otros aspectos del negocio.