Em meio a diversas mudanças regulatórias e de mercado nas últimas duas décadas, a Keller Williams, a maior franquia imobiliária do mundo, estava “tão focada no crescimento e no atendimento aos nossos franqueados que não estávamos cuidando de nós mesmos”, diz Tamara Hurwitz, vice-presidente de operações tecnológicas e inovação da KW.
A equipe financeira da KW estava trabalhando com um sistema de gerenciamento financeiro on-premises altamente personalizado, ao mesmo tempo em que dependia de planilhas e aprovações de email para atividades como orçamento e relatórios. Esses processos, em sua maioria manuais, e os silos de dados que eles criaram, tornaram quase impossível a tomada de decisões financeiras assertivas e em tempo hábil. Algo tão simples como executar um relatório financeiro atualizado para um executivo pode levar horas para os membros da equipe.
“Até que os relatórios fossem gerados, ninguém fazia mais nada”, diz Hurwitz.
Depois de avaliar vários sistemas alternativos, com a ajuda do parceiro Accelalpha, a KW consolidou seus principais processos de gerenciamento financeiro no Oracle Cloud Financials, parte do pacote de aplicações Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), no dia 1° de janeiro de 2024. A equipe financeira rapidamente observou maior eficiência ao automatizar processos manuais, como aprovações de faturas e gerenciamento de despesas.
Em junho de 2024, a KW implementou o Oracle Fusion Data Intelligence, juntamente com o Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM).
Depois de executar o planejamento mensal baseado em planilhas em paralelo com o Oracle Cloud EPM Planning durante os primeiros meses, a KW usou a nova aplicação exclusivamente pela primeira vez em setembro, sem interrupções. Ele também será usado para o próximo ciclo de planejamento anual, eliminando o processo de meses de reconciliação e consolidação de orçamentos usando planilhas e aprovações por email. A cada iteração mensal, a equipe financeira está reduzindo o tempo dos processos de reconciliação e fechamento de contas usando o Oracle Cloud EPM Financial Consolidation and Close e o Account Reconciliation.
Com os silos de dados eliminados, é mais fácil para a equipe financeira acessar dados financeiros em todas as fontes do Oracle Cloud ERP e EPM para criar relatórios ad hoc. No geral, a automação de relatórios da KW, a integração de fontes de dados e o uso do Oracle Smart View for Office reduziram o tempo de relatórios financeiros da empresa em 90%, estima Hurwitz. "Agora, com a Oracle, podemos fazer tudo de forma mais rápida e fácil", diz ela.
“Percebemos que, embora tivéssemos tecnologia de ponta atendendo nossos franqueados e agentes afiliados, estávamos trabalhando internamente em sistemas mais antigos. Agora, com o Oracle Cloud ERP and Analytics, estamos mais capacitados do que nunca. E isso é só o começo.”
A KW também lançou um portal de autoatendimento, conectado ao Oracle Cloud ERP usando os serviços de integração da Oracle Cloud Infrastructure, que ajuda franqueados e agentes afiliados a atualizar informações como contas bancárias online, eliminando a necessidade de ligar para o suporte e pedir para que um coordenador de serviços faça as alterações. O portal reduziu os erros de entrada de dados, economizou tempo considerável para a equipe de suporte e forneceu uma trilha de auditoria de quais mudanças foram feitas, quando e por quem, diz Hurwitz.
A KW acaba de começar a explorar como aproveitar os recursos de IA e machine learning na plataforma Oracle Fusion Data Intelligence. A Hurwitz prevê o dia em que a plataforma de comércio eletrônico externa da empresa será integrada às novas aplicações financeiras.
"Antes, usaríamos fontes externas para informações relacionadas à indústria e à economia para tomar decisões com base no que pensávamos que iria acontecer", diz ela. “Agora, podemos combinar essas informações externas com muito mais informações internas para obter inteligência prática que nos ajudará a tomar decisões baseadas em dados para orientar os negócios.”
Por exemplo, quando a iniciativa KSCORE da KW, um programa por meio do qual as pessoas podem obter sua licença imobiliária sem custos, for integrada ao Oracle Cloud ERP, a empresa poderá determinar se uma pessoa que está fazendo um curso específico representa diretamente um aumento de vendas para seus franqueados. Consequentemente, a KW poderia recomendar essas aulas. “Isso não apenas nos tornará mais eficientes”, diz Hurwitz, “mas também tornará nossos franqueados e agentes afiliados mais bem-sucedidos”.
O Oracle Fusion Cloud HCM cumpre as metas centradas nos funcionários da empresa.
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