Guia para software de gerenciamento do programas de capital

O software de gerenciamento de programas de capital ajuda as empresas de construção a priorizar, planejar e entregar projetos de forma mais eficaz, o que é ainda mais importante devido às crescentes pressões competitivas e aos consideráveis ​​gastos de capital nos setores público e privado.

Para ajudar a melhorar a tomada de decisões, o controle e a precisão dos projetos, as organizações de construção precisam padronizar e coordenar seus processos de gerenciamento de programas de capital, abandonando seus processos manuais propensos a erros, planilhas isoladas e aplicações desconectadas.

Este artigo traça um curso para as organizações ajudarem a melhorar o desempenho de projetos e programas de capital conectando processos, sistemas e equipes e unificando dados. Ele descreve os benefícios do software de gerenciamento de programas de capital de nível empresarial e como escolher a plataforma certa para as suas necessidades.

O que é o software de gerenciamento de programas de capital (CPMS)?

Os pacotes de software de gerenciamento de programas de capital fornecem uma solução coesa para conectar e gerenciar processos em nível de portfólio e projeto de capital. Os melhores pacotes baseados em nuvem também se integram a ERPs relacionados e outras aplicações corporativas, dando a todos os participantes relevantes acesso instantâneo aos mesmos dados consistentes.

A maioria das organizações proprietárias tem funcionários que analisam todo o seu programa de capital, fazendo perguntas como: Como podemos fazer o melhor uso desse orçamento? O que precisamos construir? O que precisamos manter? O que precisamos reformar?

Uma equipe de finanças corporativas normalmente usa uma aplicação de ERP. Mas se não houver um sistema automatizado para gerenciar consistentemente os controles do projeto, incluindo custos, previsões, contratos, mudanças e cronograma — nos níveis de projeto e entre projetos — a aplicação ERP pode não refletir os dados mais recentes. Integrar uma solução de projeto e portfólio à sua aplicação ERP pode ajudar a mantê-lo atualizado.

Principais conclusões

• O software de gerenciamento de programas de capital pode ajudar a padronizar e automatizar processos e centralizar informações para que as organizações possam manter os projetos no caminho certo e tomar decisões rápidas, consistentes e informadas.
• A implementação do CPMS pode ajudar a melhorar a visibilidade e o controle do projeto, bem como a colaboração entre as equipes.
• O software oferece suporte a comparações entre projetos e lições aprendidas.
• Certifique-se de que a solução CPMS selecionada pela sua organização tenha flexibilidade para mudar e escalar a longo prazo.

O gerenciamento de programas de capital explicado

Um sistema de software de gerenciamento de programas e projetos de capital corporativo pode padronizar processos e informações para ajudar a melhorar o controle e a tomada de decisões, além de alinhar projetos priorizados e metas organizacionais. Também ajuda as organizações a alocar seus materiais, equipamentos e pessoal. Por exemplo, quando uma solicitação de alteração é aprovada em um fluxo de trabalho automatizado, qualquer impacto de custo associado aparece imediatamente na planilha de custos e no contrato, vinculado à aplicação de pagamento, para que seja possível dizer: Sim, esse custo adicional foi aprovado e essa aplicação de pagamento pode ser aprovada.

Por que você precisa de um software de gerenciamento de programas de capital

Cada projeto de construção e engenharia é diferente, consistindo em diferentes membros de equipe, regulamentações vinculadas a locais específicos e escopos variados, tornando a padronização um dos maiores desafios do setor. Para os proprietários de projetos, esse desafio geralmente se manifesta na forma de fontes e formatos de dados díspares, processos inconsistentes e sistemas desconectados.

As organizações precisam ter a capacidade de controlar todos os projetos e programas, desde a priorização e aprovação até a execução e as operações e manutenção contínuas. O software de gerenciamento de projetos e programas de capital pode trazer esse controle, ajudando a aumentar a eficiência e a precisão e a melhorar os resultados.

Benefícios do software de gerenciamento de programas de capital

Os programas de capital atuais são inerentemente complexos, envolvendo múltiplas partes interessadas, processos detalhados e investimentos financeiros substanciais. O software de gerenciamento de programas baseado em nuvem pode ajudar equipes de construção a executar vários projetos complexos, aumentar a eficiência e melhorar os resultados gerais. A seguir estão os principais benefícios potenciais.

• Melhoria na visibilidade e no controle do projeto
  Para um gerenciamento eficaz do programa, é essencial entender e compartilhar o status, o progresso e os possíveis obstáculos de cada projeto. O software de gerenciamento de programas de capital oferece a todas as partes interessadas essa visibilidade em todos os projetos, ao mesmo tempo em que ajuda as equipes a se comunicarem e controlarem os recursos.
• Maior colaboração entre as partes interessadas
  Manter todas as partes informadas e engajadas, com acesso imediato às mesmas informações, pode ajudar a evitar falhas de comunicação e criar um senso de responsabilidade compartilhada pelo sucesso do projeto. Também é mutuamente benéfico para relacionamentos de longo prazo e cria mais oportunidades de trabalho entre proprietários e suas equipes de entrega.
• Fluxos de trabalho simplificados e processos automatizados
  O tempo é essencial em ambientes de projetos de construção complexos e de ritmo acelerado. Emails e planilhas isoladas dificultam o progresso ao limitar as comunicações e o compartilhamento de informações. Uma solução de gerenciamento de programas baseada em nuvem pode ajudar a otimizar fluxos de trabalho e informações para que todas as partes interessadas possam acessá-los onde quer que estejam e quando quiserem.
• Melhor gerenciamento e redução de riscos
  Projetos de construção podem sair dos trilhos devido a condições climáticas adversas, interrupções na cadeia de suprimentos, escassez de mão de obra e outros fatores. O gerenciamento de riscos eficaz ajuda as equipes de projeto a prever e planejar esses desafios e realocar recursos conforme necessário. O software de gerenciamento de programas de capital pode ajudar a analisar a documentação de projetos anteriores para identificar riscos e fornecer inteligência preditiva que pode ajudar a melhorar a gestão de riscos em todos os níveis de uma organização.
• Acesso em tempo real aos dados e às análises do projeto
  As melhores aplicações de gerenciamento de programas de capital incluem relatórios e análises de dados avançados que fornecem insights sobre o progresso e o desempenho do projeto, ao mesmo tempo em que ajudam as equipes a identificar rapidamente áreas para melhorias. O acesso a informações em tempo real também significa que as equipes em campo podem estar mais informadas do que nunca.
• Maior precisão no orçamento e na previsão
  A capacidade de monitorar constantemente o progresso do projeto fornece dados para tomar decisões orçamentárias mais precisas e informadas e elaborar cronogramas. Dados históricos arquivados em uma solução de gerenciamento de construção também podem ajudar a melhorar a precisão das previsões.
• Gerenciamento e controle eficientes de documentos
  O setor de construção está repleto de documentos: plantas, aprovações de projetos, ordens de alteração e muito mais. O gerenciamento centralizado de documentos digitais dá às equipes de projeto visibilidade de todo o histórico de seu trabalho — quais alterações foram feitas ao longo do caminho, quem as fez e quando — com todos os artefatos acessíveis no mesmo sistema para mostrar toda a árvore de decisão e o progresso do início ao fim.
• Alocação otimizada de recursos e gerenciamento da força de trabalho
  O sucesso de um projeto geralmente depende da alocação eficiente de capital, materiais e outros recursos. Soluções de software de gerenciamento de construção podem identificar requisitos do projeto, considerar a disponibilidade de recursos, gerenciar a implementação da força de trabalho e, então, ajudar a alocar esses recursos.
• Tarefas simplificadas de conformidade regulatória
  As leis e regulamentações acerca das construções civis nos níveis municipal, estadual e federal mudam constantemente. Uma solução de gerenciamento de programas baseada em nuvem pode ajudar as equipes a monitorar os últimos desenvolvimentos e simplificar as tarefas de conformidade.
• Redução de atrasos em projetos e estouros de orçamento
  Como os projetos de construção duram meses ou anos, mudanças drásticas no clima ou picos no custo de mão de obra, equipamentos e materiais podem levar a atrasos dispendiosos no projeto. Os estouros de orçamento também são um indicador de gerenciamento inepto, bem como planos e orçamentos definidos de forma imprecisa desde o início do projeto. Identificar, quantificar e avaliar proativamente os riscos potenciais em projetos com software de gerenciamento de programas pode ajudar as organizações a tomar decisões mais informadas e manter os projetos dentro do prazo e do orçamento.
• Escalabilidade para acomodar o crescimento e a complexidade crescente
  Os pacotes de software de gerenciamento de programas de capital abrangentes e baseados em nuvem permitem que as organizações implementem recursos adicionais, incluindo processos de negócios, relatórios e painéis, quando necessário, com recursos facilmente acessíveis para usuários novos e experientes. Os pacotes também são atualizados regularmente com novas funcionalidades e integrações melhores e mais fáceis. As melhores soluções atendem a projetos de todos os tamanhos.

Principais recursos do software de gerenciamento de programas de capital

Alguns projetos e programas de capital — considere a modernização de um aeroporto ou uma nova fábrica — podem exigir investimentos na casa dos bilhões de dólares, exigindo um software sofisticado de gerenciamento para manter os projetos avançando no prazo e dentro do orçamento, ao mesmo tempo em que reduz os riscos. Aqui estão alguns dos principais recursos dos melhores pacotes de software.

• Programação de projetos e gerenciamento de cronograma. Todo projeto de construção tem um cronograma, mas nem todo cronograma torna os dados importantes facilmente acessíveis a todos que precisam deles. Automatizar o cronograma de construção com o software certo pode reunir o caminho crítico e os cronogramas de tarefas para ajudar a manter as equipes de escritório e de campo alinhadas e reduzir atrasos, erros, retrabalho e tempo ocioso. O acesso paralelo pode ajudar a acelerar o processo de programação e o planejamento de cenários pode fornecer visibilidade sobre os impactos potenciais de vários caminhos, ajudando a otimizar cronogramas e recursos relacionados.
• Orçamento e gerenciamento financeiro. Os gerentes de projeto precisam das informações corretas para desenvolver previsões orçamentárias confiáveis ​​e precisas com base em dados de projetos anteriores e atuais. É essencial ter um software para acessar as informações necessárias e gerenciar e relatar o plano em relação aos resultados reais, mantendo um registro para informar o planejamento e a execução do projeto. Ao dividir os orçamentos em códigos de custo e disciplinas, o software pode ajudar a rastrear o orçamento, gerenciar o fluxo de caixa, prever alterações e gerenciar alterações contratuais quase em tempo real.
• Gerenciamento e controle de documentos. Os principais recursos desse tipo de software incluem controle de versão de documentos, capacidade de nomear documentos de forma consistente em todos os projetos com permissões de acesso para usuários autorizados e uma trilha de auditoria completa. Certifique-se de saber quem é o proprietário dos dados do projeto no sistema.
• Alocação de recursos e gerenciamento da força de trabalho. Muitas vezes, diversas partes precisam de acesso imediato e simultâneo ao software de gerenciamento de programas de capital para realocar mão de obra, materiais e equipamentos. Certifique-se de usar um sistema que forneça alertas oportunos relacionados a discrepâncias entre o planejado e o executado, para que você possa tomar medidas oportunas em vez de ter que esperar por relatórios semanais ou mensais.
• Ferramentas de gerenciamento de risco e conformidade. As organizações precisam ter a capacidade de gerenciar, rastrear, relatar e desenvolver uma trilha de auditoria de atividades que dão suporte à conformidade com leis e regulamentações relevantes. Por exemplo, um projeto ferroviário de alta velocidade pode precisar cumprir requisitos de sustentabilidade, trabalhistas, de engenharia, locais, estaduais e federais, além de provar que verbas específicas de financiamento foram destinadas a atividades designadas. Os sistemas de gerenciamento de programas de capital podem ajudar as organizações a abordar e relatar esses requisitos. O risco reside nos níveis de portfólio, programa e projeto, e condições climáticas adversas ou problemas na cadeia de suprimentos podem interromper todas as fases. Embora uma estrutura de gestão não elimine todos os riscos, ela é um componente essencial do software de gerenciamento de programa de capital. Conceda a todos os membros relevantes da equipe interorganizacional acesso a um registro central de riscos entre projetos para identificar, registrar e quantificar o máximo de riscos possível. Riscos identificados em um projeto podem ser incluídos em projetos semelhantes.
• Recursos de relatórios e análises. As melhores ferramentas de gerenciamento de programas de capital ajudam os gerentes a relatar e analisar uma ampla variedade de dados financeiros, de programação, operacionais, de KPI e outros, mantendo as partes interessadas atualizadas e oferecendo insights granulares sobre um projeto ou portfólio amplo. Exemplos incluem fluxo de caixa em relação ao plano, cumprimento do cronograma, impacto na sustentabilidade ambiental e KPIs sobre a eficiência dos recursos alocados para tarefas e projetos. Procure software com relatórios e painéis pré-configurados que possam ser modificados ou adicionados para atender às suas necessidades.
• Integração com outros softwares e sistemas. Para obter o máximo valor dos pacotes CPMS, procure integrações nativas, APIs maduras, adaptadores incorporados e middleware e serviços de consultoria do próprio fornecedor. Os sistemas devem se integrar perfeitamente com ERP, cadeia de suprimentos e outras aplicações de back-office, conforme necessário. O objetivo é unificar processos e dados para tomar decisões melhores e mais oportunas. Um fornecedor pode alegar que suas APIs são suficientes, mas que tipo de APIs são essas e o que elas possibilitam? Quem é responsável por fazer essas integrações funcionarem? Qual middleware é suportado? Há custos adicionais? Qual é o histórico de integração do fornecedor? Integrações do tipo "faça você mesmo" podem levar tempo, ter custos adicionais e apresentar riscos.

Escolhendo o software certo de gerenciamento de projetos e programas de capital

Ao comprar um software de gerenciamento de projetos e programas de capital, faça sua lição de casa e não deixe de fazer estas perguntas importantes (entre outras). O fornecedor tem experiência comprovada no setor de construção e engenharia? Teremos todos os recursos de que precisamos, incluindo aqueles aprimorados por IA? A solução é flexível o suficiente para atender às nossas necessidades atuais e mudar com elas? O produto se integrará ao nosso ERP e outras aplicações? O sistema é fácil de aprender e usar? A conformidade regulatória e a segurança são as principais prioridades do fornecedor? Nosso investimento é protegido por atualizações regulares da aplicação? O provedor estará lá para nos ajudar à medida que crescemos? Onde e como a solução é hospedada?

Leia histórias de sucesso e casos de uso de clientes. Provavelmente há semelhanças entre os desafios iniciais de outras pessoas e o que você está enfrentando hoje. Entre em contato com os clientes atuais do software para saber as opiniões deles.

Unifique seus dados de projetos e programas de capital com o Oracle Capital Project and Program Management

O Oracle Primavera Unifier oferece às organizações de construção e engenharia os recursos necessários para gerenciar seu programa de projetos de capital e processos e dados de portfólio. É um sistema integrado que reúne custos, contratos, mudanças, marcos de cronograma, riscos, fluxos de trabalho e gerenciamento de documentos, além de oferecer suporte a análises preditivas e outros recursos de IA. O Oracle Primavera Unifier também se integra nativamente com as aplicações de planejamento de capital e programação Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) e Oracle Primavera Cloud, parte da Oracle Smart Construction Platform.

Perguntas frequentes sobre software de gerenciamento de programas de capital

O que faz um gerente de programas de capital?
Um gerente de programas de capital normalmente é designado por organizações proprietárias para avaliar as necessidades e solicitar orçamento para todo o programa, fazendo perguntas difíceis, como: Como podemos gastar melhor o dinheiro que temos? Como estamos garantindo que estamos priorizando os projetos que melhor se alinham com nossos objetivos organizacionais? Como podemos orçar com mais precisão os projetos aprovados? Como podemos executar esses projetos de forma mais eficiente para que possamos obter o máximo retorno sobre o investimento? Como podemos executar projetos de forma consistente e previsível para obter os melhores resultados?

O que é software de planejamento de capital?
O software de planejamento de capital auxilia no processo de uso de dados e análises para priorizar, selecionar e orçar projetos de forma consistente e precisa para dar suporte às metas de curto e longo prazo de uma organização.

O que é um sistema de gerenciamento de projetos de capital?
Um sistema de gerenciamento de projetos de capital é onde as organizações unificam custos, contratos, mudanças, riscos, cronogramas, fluxos de trabalho e gerenciamento de documentos em um ou vários projetos. Ele ajuda a garantir que todos os processos estejam funcionando de forma tranquila e consistente, dando aos proprietários a visibilidade e o controle necessários para tomar decisões informadas e oportunas para obter resultados previsíveis.

Quais são alguns exemplos de projetos e programas de capital?
Exemplos de projetos e programas de capital incluem a reforma de um terminal de aeroporto, a adição de uma ala a um hospital, a modernização de 100 concessionárias de automóveis e a construção de um hotel.