Rick Bell | Estrategista de Conteúdo | 7 de agosto de 2024
Os POs desejam gerenciar, entregar e manter projetos da maneira mais eficiente e eficaz possível. Mas condições climáticas imprevisíveis, restrições na cadeia de suprimentos, regulamentações governamentais rigorosas e ciclos de financiamento exigentes podem atrapalhar seus melhores planos.
O gerenciamento de programas de capital dá às organizações a capacidade de alinhar seus programas com suas metas estratégicas, ao mesmo tempo em que entendem os obstáculos que podem enfrentar. Este artigo abordará o valor de processos e sistemas padrão, fluxos de trabalho inteligentes e dados consistentes para aumentar a eficiência e a confiabilidade durante todo o ciclo de vida de um projeto.
O gerenciamento de programas de capital controla todos os processos, desde o planejamento até a execução e a manutenção contínua dos ativos físicos. Projetos de capital de todos os tamanhos têm maiores chances de sucesso quando equipes e partes interessadas têm maior garantia de resultados previsíveis. Para a maioria das organizações, isso abrange novos projetos e renovações, remodelações e projetos de reparo. Pense na reconstrução da Ponte Francis Scott Key em Baltimore, Maryland, nos EUA.
No entanto, o gerenciamento de programas de capital continua impregnado de processos manuais. Trabalhar com aplicações de gerenciamento de programas conectados na nuvem pode dar às suas equipes a comunicação, a consistência e a confiança para executar vários projetos complexos, aumentar a eficiência e melhorar os resultados gerais.
Principais conclusões
Melhorar os processos e a eficiência do gerenciamento de programas de capital ajuda organizações dos setores público e privado a manter o controle para limitar o impacto de erros ou alterações no custo e na duração dos projetos. Embora enfrentem desafios semelhantes, a lente pela qual elas veem os projetos de capital é um pouco diferente.
As agências públicas se esforçam para concluir projetos que não apenas atendam às necessidades do público, mas também apoiem as metas de planejamento estratégico de longo prazo da organização. O cenário do setor público é moldado pela responsabilidade perante os contribuintes, que esperam gastos prudentes do dinheiro dos impostos em projetos de capital que proporcionem o maior benefício à comunidade. Regidos por processos regulatórios rigorosos, os POs do setor público precisam demonstrar responsabilidade por diversos fluxos de financiamento, que geralmente vêm com limites.
Para organizações privadas, os principais objetivos da gestão de programas de capital são aumentar as margens de lucro e o retorno aos acionistas, minimizar riscos e proporcionar uma melhor posição competitiva.
Organizações dos setores público e privado enfrentam um desafio comum ao lidar com mudanças inesperadas no nível do projeto, como um aumento repentino no custo do aço. Isso resulta na necessidade de conciliar prioridades, já que há menos verba no geral para o projeto, e pode até levar à paralisação ou mesmo ao cancelamento de alguns deles.
Usando dados críticos, as organizações analisam a melhor forma de gerenciar todo o seu programa de capital para fazer o melhor uso da verba alocada e priorizar o que deve ser construído, mantido ou reformado, bem como quando e como isso deve acontecer. Construir uma pista de aeroporto ou renovar uma rede de concessionárias de automóveis não acontece de forma pontual.
O gerenciamento de programas de capital exige a coordenação de centenas, se não milhares, de decisões e ações baseadas em dados, começando com o planejamento estratégico de capital para priorizar projetos. As etapas incluem a criação do orçamento e do cronograma, colaboração contínua, revisões e relatórios e gerenciamento contínuo de inúmeras disciplinas interligadas, tudo para melhorar a previsibilidade e os resultados e otimizar os gastos para atender às necessidades das partes interessadas.
Para garantir que os projetos certos sejam priorizados, as organizações devem avaliar como cada um deles se alinha e apoia seus objetivos estratégicos. O planejamento de capital estabelece quais projetos a organização assumirá e aloca os fundos disponíveis entre esses projetos para alinhá-los aos objetivos. O planejamento de capital também deve incluir uma avaliação de risco completa.
A governança do programa é fundamental para controlar e padronizar a maneira como os projetos são entregues. Ela também aumenta a eficiência, promove a responsabilização na tomada de decisões e reduz riscos por meio de processos simplificados e padronizados que melhoram a visibilidade e dão suporte à conformidade.
O gerenciamento financeiro sólido dos programas de capital mantém o controle e a visibilidade sobre os projetos para garantir que estejam operando dentro do prazo e do orçamento. Mantenha-se dentro do orçamento e do cronograma e dê poucos avisos; desvie-se do curso e você levantará bandeiras vermelhas dentro da sua organização e, em alguns casos, a má gestão financeira acaba sob os holofotes do público. Estabelecer políticas, procedimentos e padrões, apoiados por tecnologia comprovada, para gerenciar esses programas melhora os resultados financeiros, aumenta a eficácia operacional e promove a confiança das partes interessadas.
Projetos e ativos de capital estão inerentemente sujeitos a riscos como condições climáticas adversas, desastres naturais, interrupções na cadeia de suprimentos e escassez de mão de obra. O gerenciamento de riscos eficaz ajuda as equipes de projeto a prever, planejar e alocar fundos para antecipar possíveis desafios e redesignar recursos conforme necessário. O gerenciamento de riscos eficaz também é crucial para manter orçamentos precisos, liberar fundos de contingência em tempo hábil, cumprir o cronograma, garantir a confiança das partes interessadas e melhorar o aprendizado de projeto para projeto, tudo isso contribuindo para o sucesso da empreitada e apoiando futuras aprovações de financiamento.
As partes interessadas em projetos de capital exigem informações diferentes em momentos diferentes. Sejam usados por uma entidade de financiamento público, um CFO no escritório ou um gerente de projeto alocado, os processos manuais e as planilhas podem levar a informações isoladas e propensas a erros, além de produzir relatórios desatualizados no momento em que são entregues. Um sistema de gerenciamento de programas de capital seguro e conectado na nuvem ajudará você a fornecer informações confiáveis e atualizadas às partes interessadas. Os relatórios na aplicação oferecem aos envolvidos visibilidade e transparência imediatas que geram confiança nos dados e proporcionam decisões oportunas e mais bem informadas.
O sucesso de um projeto pode depender da eficiência com que mão de obra, capital, materiais e outros recursos são alocados e utilizados. Rastrear e alterar sua alocação conforme necessário pode ser difícil e demorado. Ao desenvolver seu programa de capital, acesse dados relevantes para desenvolver os requisitos do projeto, considere a disponibilidade de recursos e, então, aloque e gerencie esses recursos usando soluções comprovadas baseadas em nuvem que dão suporte ao planejamento de cenários e fornecem acesso e visibilidade iguais ao escritório e ao campo.
Os proprietários desejam monitorar simultaneamente o progresso de um projeto individual e de todos os demais no nível do portfólio. Ter acesso imediato aos itens pendentes e ao status dos marcos em relação ao cronograma e ao orçamento, até o nível do item de linha, é crucial para tomar medidas corretivas e ajudar a garantir o sucesso do projeto.
Organizações do setor público são criadas e financiadas por combinações de governos locais, estaduais e nacionais e, às vezes, aproveitam modelos de financiamento alternativos, como parcerias público-privadas. Os departamentos de transporte e água normalmente possuem e gerenciam projetos de infraestrutura, incluindo represas, pontes, portos, rodovias e ferrovias. Os gerentes de projetos e programas do setor público são responsáveis perante um amplo grupo de partes interessadas, incluindo agências de financiamento, autoridades eleitas, empresas e cidadãos contribuintes.
O gerenciamento de programas de capital do setor privado se concentra principalmente em ajudar a empresa a atingir suas metas projetadas, como rendimentos de fabricação e clientes atendidos, com objetivos gerais relacionados à obtenção de lucro para satisfazer os membros do conselho, proprietários da empresa e acionistas. A responsabilização é muito mais restrita.
Público | Privado | |
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Fontes de financiamento | Dinheiro do contribuinte, subsídios, títulos públicos e parcerias público-privadas. | Financiamento privado, financiamento de dívida, capital, investimentos, empréstimos e fluxo de caixa. |
Foco objetivo | Serviços públicos, benefício da comunidade e reputação. | Maximização do lucro e valor para o acionista. |
Conformidade regulatória | Alto, devido a regulamentações governamentais. Códigos, trânsito, qualidade do ar e transparência financeira. | Varia. A sustentabilidade ambiental agora é um fator maior. Geralmente menor que o setor público. |
Participação das partes interessadas | Alto, envolvendo interesses públicos, empresariais, autoridades eleitas e entidades governamentais. | Seletivo, envolvendo principalmente proprietários corporativos, executivos, investidores e clientes. |
Tipos de projetos | Infraestrutura, instalações públicas e transporte. | Desenvolvimento comercial, industrial e residencial. |
Processo de tomada de decisões | Longo, com múltiplas partes interessadas, participação pública e níveis de aprovação. | Mais rápido, com menos entraves burocráticos. |
Gestão de riscos | Conservador, enfatizando a segurança e o bem-estar público. | Agressivo, com foco em como o risco afetará os retornos financeiros. |
Requisitos de transparência | Alto, monitorado por órgãos de fiscalização, agências reguladoras e mídia com expectativas de responsabilização pública. | Mais baixo, com menos supervisão pública. Informações proprietárias mantidas confidenciais. |
Métricas de desempenho | Focado em impactos socioeconômicos e satisfação pública. | Focado em desempenho financeiro e ROI. |
Restrições de orçamento | Rigoroso, com alocações fixas, supervisão pública e escrutínio intenso. | Vinculado às finanças da organização com potencial para negociação e ajuste. |
Os donos dos projetos exigem um processo formal para aprovação e alocação de financiamento. Definir e implementar controles de projeto padrão e processos de gerenciamento de portfólio ajudam a garantir consistência, monitoramento e eficiência nas fases de planejamento, execução e operação de projetos de capital. A governança e a padronização de processos fornecem disciplina e consistência para garantir que projetos de qualidade sejam entregues no prazo e com valor ideal, levando em consideração escopo, cronograma e orçamento.
Inicie a descoberta e a análise do escopo para uma compreensão e definição claras do projeto e seu impacto. Determine o melhor uso de recursos limitados para produzir os maiores benefícios e ROI.
O planejamento do projeto avalia possíveis problemas e obstáculos, pondera opções e busca soluções. Compensações podem ser feitas com base em impactos ambientais, confiabilidade, relação custo-benefício, necessidades do projeto e impacto no cronograma.
Uma vez que o projeto esteja em andamento, os gerentes supervisionam os controles financeiros, os fluxos de trabalho automatizados, o gerenciamento de documentos e o controle de versões, além do gerenciamento de custos, contratos e mudanças. Esses processos conectados fornecem uma imagem clara do progresso em relação a um plano e informam decisões para manter o projeto no caminho certo e todos informados. Os gerentes também precisam de dados e aplicações precisos para manter uma comunicação clara e constante com todas as partes interessadas ao longo do ciclo de vida do projeto.
As equipes devem ser capazes de se ajustar rapidamente a fatores em constante mudança, incluindo alterações no clima e interrupções no fornecimento. Criar mais previsibilidade e transparência na execução do projeto melhora a produtividade, reduz o tempo de inatividade e o desperdício e cria melhores resultados.
Com tantas variáveis, organizações e membros de equipe envolvidos em um determinado projeto de capital, o monitoramento consistente e automatizado é essencial. Esses monitoramentos e controles fornecem insights e alertas oportunos sobre o status geral em relação ao plano, ajudando a garantir que o projeto esteja cumprindo o cronograma e o orçamento.
O encerramento abrangente do projeto garante que o ativo de capital possa estar operacional da forma mais rápida, eficaz e eficiente possível e que as equipes de operações e manutenção tenham os dados do projeto e do equipamento necessários para gerenciar o ativo da melhor forma. O encerramento de projetos mal conduzido pode levar a muitas ligações entre as equipes de projeto e manutenção meses depois, além de consumir um tempo valioso, gerar custos inesperados e até mesmo levar a litígios caros entre o proprietário e o contratante. Fornecer dados no formato adequado e utilizável para operações e manutenção permite que as equipes voltem seu foco imediatamente para o próximo projeto.
Crie a estrutura do seu projeto e processo de portfólio para fornecer consistência, dados conectados, insights oportunos e governança. Padronizar os fundamentos do projeto e do programa, incluindo fluxos de trabalho, e fornecer dados consistentes gera confiança nos relatórios e aumenta a eficiência. Uma solução centralizada e baseada na nuvem para gerenciamento de projetos, programas e portfólios elimina a necessidade de sistemas isolados e processos e planilhas offline propensos a erros.
Padronizar processos é um desafio constante. Cada projeto é único. Você está trabalhando com equipes diferentes, às vezes em vários fusos horários e continentes, com diferentes especificações, regulamentações e forças de trabalho. Gerenciar vários projetos de capital, não importa seu tamanho ou complexidade, traz consigo incertezas inerentes que afetam custos, cronogramas e qualidade.
O Oracle Primavera Unifier é uma aplicação pré-configurada de gerenciamento de programas e projetos de capital que usa critérios ponderados e análises sofisticadas de Monte Carlo para ajudar equipes de construção e engenharia a tomar melhores decisões, aprimorar resultados e reduzir riscos. O Primavera Unifier conecta processos-chave, incluindo custos, contratos, gerenciamento de mudanças, de marcos de cronograma, de documentos e um mecanismo de fluxo de trabalho baseado em formulários. Os relatórios na aplicação permitem que as equipes visualizem o status e o fluxo de caixa no nível do projeto e entre projetos.
A integração nativa com o Oracle Primavera Portfolio Management permite que planejadores de programas de capital acessem os dados reais do projeto atual para informar suas decisões orçamentárias, enquanto as equipes de projeto podem acessar as deliberações diretamente do Primavera Unifier sem tempo de espera. A integração entre o Unifier e as ferramentas de cronograma do Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management e da Oracle Primavera Cloud permite que as equipes gerenciem e acompanhem o progresso do projeto, mudanças de escopo e entregas.
Como posso monitorar e medir o desempenho de um programa de capital?
Acompanhe o desempenho real em relação ao cronograma proposto. Verifique sua previsão orçamentária em relação aos gastos reais. Monitore seu fluxo de caixa com base no cronograma em relação ao plano. Acompanhe as entregas em relação ao cronograma. Rastreie os pagamentos em relação ao orçamento por item e ao valor do trabalho concluído.
Como o gerenciamento de programas de capital difere do de projetos de capital?
O gerenciamento de programas de capital envolve o controle de processos e o fornecimento de relatórios e supervisão em todos os projetos, enquanto a gestão de projetos de capital se aplica a projetos individuais.
Como a tecnologia afeta o gerenciamento dos programas de capital?
Usar a tecnologia para automatizar o gerenciamento de programas de capital fornece os controles, a consistência e a padronização cruciais para administrar a complexidade dos projetos atuais. As aplicações mais recentes baseadas na nuvem podem ajudar a tornar os resultados dos programas de capital e projetos individuais muito mais previsíveis e mantê-los no caminho certo. Por exemplo, a tecnologia pode ajudar os membros da equipe a identificar e corrigir proativamente os riscos de segurança antes que alguém se machuque.
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