Gerenciamento de programas de capital: Melhores práticas e estratégias

Rick Bell | Estrategista de Conteúdo | 7 de agosto de 2024

Os POs desejam gerenciar, entregar e manter projetos da maneira mais eficiente e eficaz possível. Mas condições climáticas imprevisíveis, restrições na cadeia de suprimentos, regulamentações governamentais rigorosas e ciclos de financiamento exigentes podem atrapalhar seus melhores planos.

O gerenciamento de programas de capital dá às organizações a capacidade de alinhar seus programas com suas metas estratégicas, ao mesmo tempo em que entendem os obstáculos que podem enfrentar. Este artigo abordará o valor de processos e sistemas padrão, fluxos de trabalho inteligentes e dados consistentes para aumentar a eficiência e a confiabilidade durante todo o ciclo de vida de um projeto.

O que é gerenciamento de programas de capital?

O gerenciamento de programas de capital controla todos os processos, desde o planejamento até a execução e a manutenção contínua dos ativos físicos. Projetos de capital de todos os tamanhos têm maiores chances de sucesso quando equipes e partes interessadas têm maior garantia de resultados previsíveis. Para a maioria das organizações, isso abrange novos projetos e renovações, remodelações e projetos de reparo. Pense na reconstrução da Ponte Francis Scott Key em Baltimore, Maryland, nos EUA.

No entanto, o gerenciamento de programas de capital continua impregnado de processos manuais. Trabalhar com aplicações de gerenciamento de programas conectados na nuvem pode dar às suas equipes a comunicação, a consistência e a confiança para executar vários projetos complexos, aumentar a eficiência e melhorar os resultados gerais.

Principais conclusões

  • Governos em todo o mundo estão priorizando investimentos massivos em projetos de infraestrutura e instalações novas e renovadas.
  • Organizações dos setores público e privado têm prioridades diferentes na condução do gerenciamento de programas de capital.
  • A complexidade e a natureza variada do gerenciamento de programas de capital resultaram em vários processos e aplicações desconectados e inconsistentes para atender a essas necessidades.

O gerenciamento de programas de capital explicado

Melhorar os processos e a eficiência do gerenciamento de programas de capital ajuda organizações dos setores público e privado a manter o controle para limitar o impacto de erros ou alterações no custo e na duração dos projetos. Embora enfrentem desafios semelhantes, a lente pela qual elas veem os projetos de capital é um pouco diferente.

As agências públicas se esforçam para concluir projetos que não apenas atendam às necessidades do público, mas também apoiem as metas de planejamento estratégico de longo prazo da organização. O cenário do setor público é moldado pela responsabilidade perante os contribuintes, que esperam gastos prudentes do dinheiro dos impostos em projetos de capital que proporcionem o maior benefício à comunidade. Regidos por processos regulatórios rigorosos, os POs do setor público precisam demonstrar responsabilidade por diversos fluxos de financiamento, que geralmente vêm com limites.

Para organizações privadas, os principais objetivos da gestão de programas de capital são aumentar as margens de lucro e o retorno aos acionistas, minimizar riscos e proporcionar uma melhor posição competitiva.

Organizações dos setores público e privado enfrentam um desafio comum ao lidar com mudanças inesperadas no nível do projeto, como um aumento repentino no custo do aço. Isso resulta na necessidade de conciliar prioridades, já que há menos verba no geral para o projeto, e pode até levar à paralisação ou mesmo ao cancelamento de alguns deles.

Como o gerenciamento de programas de capital funciona?

Usando dados críticos, as organizações analisam a melhor forma de gerenciar todo o seu programa de capital para fazer o melhor uso da verba alocada e priorizar o que deve ser construído, mantido ou reformado, bem como quando e como isso deve acontecer. Construir uma pista de aeroporto ou renovar uma rede de concessionárias de automóveis não acontece de forma pontual.

O gerenciamento de programas de capital exige a coordenação de centenas, se não milhares, de decisões e ações baseadas em dados, começando com o planejamento estratégico de capital para priorizar projetos. As etapas incluem a criação do orçamento e do cronograma, colaboração contínua, revisões e relatórios e gerenciamento contínuo de inúmeras disciplinas interligadas, tudo para melhorar a previsibilidade e os resultados e otimizar os gastos para atender às necessidades das partes interessadas.

Planejamento de capital

Para garantir que os projetos certos sejam priorizados, as organizações devem avaliar como cada um deles se alinha e apoia seus objetivos estratégicos. O planejamento de capital estabelece quais projetos a organização assumirá e aloca os fundos disponíveis entre esses projetos para alinhá-los aos objetivos. O planejamento de capital também deve incluir uma avaliação de risco completa.

Governança do programa

A governança do programa é fundamental para controlar e padronizar a maneira como os projetos são entregues. Ela também aumenta a eficiência, promove a responsabilização na tomada de decisões e reduz riscos por meio de processos simplificados e padronizados que melhoram a visibilidade e dão suporte à conformidade.

Gerenciamento financeiro

O gerenciamento financeiro sólido dos programas de capital mantém o controle e a visibilidade sobre os projetos para garantir que estejam operando dentro do prazo e do orçamento. Mantenha-se dentro do orçamento e do cronograma e dê poucos avisos; desvie-se do curso e você levantará bandeiras vermelhas dentro da sua organização e, em alguns casos, a má gestão financeira acaba sob os holofotes do público. Estabelecer políticas, procedimentos e padrões, apoiados por tecnologia comprovada, para gerenciar esses programas melhora os resultados financeiros, aumenta a eficácia operacional e promove a confiança das partes interessadas.

Gerenciamento de riscos

Projetos e ativos de capital estão inerentemente sujeitos a riscos como condições climáticas adversas, desastres naturais, interrupções na cadeia de suprimentos e escassez de mão de obra. O gerenciamento de riscos eficaz ajuda as equipes de projeto a prever, planejar e alocar fundos para antecipar possíveis desafios e redesignar recursos conforme necessário. O gerenciamento de riscos eficaz também é crucial para manter orçamentos precisos, liberar fundos de contingência em tempo hábil, cumprir o cronograma, garantir a confiança das partes interessadas e melhorar o aprendizado de projeto para projeto, tudo isso contribuindo para o sucesso da empreitada e apoiando futuras aprovações de financiamento.

Gerenciamento de partes interessadas

As partes interessadas em projetos de capital exigem informações diferentes em momentos diferentes. Sejam usados ​​por uma entidade de financiamento público, um CFO no escritório ou um gerente de projeto alocado, os processos manuais e as planilhas podem levar a informações isoladas e propensas a erros, além de produzir relatórios desatualizados no momento em que são entregues. Um sistema de gerenciamento de programas de capital seguro e conectado na nuvem ajudará você a fornecer informações confiáveis ​​e atualizadas às partes interessadas. Os relatórios na aplicação oferecem aos envolvidos visibilidade e transparência imediatas que geram confiança nos dados e proporcionam decisões oportunas e mais bem informadas.

Alocação de recursos

O sucesso de um projeto pode depender da eficiência com que mão de obra, capital, materiais e outros recursos são alocados e utilizados. Rastrear e alterar sua alocação conforme necessário pode ser difícil e demorado. Ao desenvolver seu programa de capital, acesse dados relevantes para desenvolver os requisitos do projeto, considere a disponibilidade de recursos e, então, aloque e gerencie esses recursos usando soluções comprovadas baseadas em nuvem que dão suporte ao planejamento de cenários e fornecem acesso e visibilidade iguais ao escritório e ao campo.

Monitoramento de desempenho

Os proprietários desejam monitorar simultaneamente o progresso de um projeto individual e de todos os demais no nível do portfólio. Ter acesso imediato aos itens pendentes e ao status dos marcos em relação ao cronograma e ao orçamento, até o nível do item de linha, é crucial para tomar medidas corretivas e ajudar a garantir o sucesso do projeto.

Gerenciamento de programas de capital público versus privado

Organizações do setor público são criadas e financiadas por combinações de governos locais, estaduais e nacionais e, às vezes, aproveitam modelos de financiamento alternativos, como parcerias público-privadas. Os departamentos de transporte e água normalmente possuem e gerenciam projetos de infraestrutura, incluindo represas, pontes, portos, rodovias e ferrovias. Os gerentes de projetos e programas do setor público são responsáveis ​​perante um amplo grupo de partes interessadas, incluindo agências de financiamento, autoridades eleitas, empresas e cidadãos contribuintes.

O gerenciamento de programas de capital do setor privado se concentra principalmente em ajudar a empresa a atingir suas metas projetadas, como rendimentos de fabricação e clientes atendidos, com objetivos gerais relacionados à obtenção de lucro para satisfazer os membros do conselho, proprietários da empresa e acionistas. A responsabilização é muito mais restrita.

Público Privado
Fontes de financiamento Dinheiro do contribuinte, subsídios, títulos públicos e parcerias público-privadas. Financiamento privado, financiamento de dívida, capital, investimentos, empréstimos e fluxo de caixa.
Foco objetivo Serviços públicos, benefício da comunidade e reputação. Maximização do lucro e valor para o acionista.
Conformidade regulatória Alto, devido a regulamentações governamentais. Códigos, trânsito, qualidade do ar e transparência financeira. Varia. A sustentabilidade ambiental agora é um fator maior. Geralmente menor que o setor público.
Participação das partes interessadas Alto, envolvendo interesses públicos, empresariais, autoridades eleitas e entidades governamentais. Seletivo, envolvendo principalmente proprietários corporativos, executivos, investidores e clientes.
Tipos de projetos Infraestrutura, instalações públicas e transporte. Desenvolvimento comercial, industrial e residencial.
Processo de tomada de decisões Longo, com múltiplas partes interessadas, participação pública e níveis de aprovação. Mais rápido, com menos entraves burocráticos.
Gestão de riscos Conservador, enfatizando a segurança e o bem-estar público. Agressivo, com foco em como o risco afetará os retornos financeiros.
Requisitos de transparência Alto, monitorado por órgãos de fiscalização, agências reguladoras e mídia com expectativas de responsabilização pública. Mais baixo, com menos supervisão pública. Informações proprietárias mantidas confidenciais.
Métricas de desempenho Focado em impactos socioeconômicos e satisfação pública. Focado em desempenho financeiro e ROI.
Restrições de orçamento Rigoroso, com alocações fixas, supervisão pública e escrutínio intenso. Vinculado às finanças da organização com potencial para negociação e ajuste.

5 fases do gerenciamento de programas de capital

Os donos dos projetos exigem um processo formal para aprovação e alocação de financiamento. Definir e implementar controles de projeto padrão e processos de gerenciamento de portfólio ajudam a garantir consistência, monitoramento e eficiência nas fases de planejamento, execução e operação de projetos de capital. A governança e a padronização de processos fornecem disciplina e consistência para garantir que projetos de qualidade sejam entregues no prazo e com valor ideal, levando em consideração escopo, cronograma e orçamento.

1. Iniciação

Inicie a descoberta e a análise do escopo para uma compreensão e definição claras do projeto e seu impacto. Determine o melhor uso de recursos limitados para produzir os maiores benefícios e ROI.

2. Planejamento

O planejamento do projeto avalia possíveis problemas e obstáculos, pondera opções e busca soluções. Compensações podem ser feitas com base em impactos ambientais, confiabilidade, relação custo-benefício, necessidades do projeto e impacto no cronograma.

3. Execução

Uma vez que o projeto esteja em andamento, os gerentes supervisionam os controles financeiros, os fluxos de trabalho automatizados, o gerenciamento de documentos e o controle de versões, além do gerenciamento de custos, contratos e mudanças. Esses processos conectados fornecem uma imagem clara do progresso em relação a um plano e informam decisões para manter o projeto no caminho certo e todos informados. Os gerentes também precisam de dados e aplicações precisos para manter uma comunicação clara e constante com todas as partes interessadas ao longo do ciclo de vida do projeto.

As equipes devem ser capazes de se ajustar rapidamente a fatores em constante mudança, incluindo alterações no clima e interrupções no fornecimento. Criar mais previsibilidade e transparência na execução do projeto melhora a produtividade, reduz o tempo de inatividade e o desperdício e cria melhores resultados.

4. Monitoramento e controle

Com tantas variáveis, organizações e membros de equipe envolvidos em um determinado projeto de capital, o monitoramento consistente e automatizado é essencial. Esses monitoramentos e controles fornecem insights e alertas oportunos sobre o status geral em relação ao plano, ajudando a garantir que o projeto esteja cumprindo o cronograma e o orçamento.

5. Encerramento

O encerramento abrangente do projeto garante que o ativo de capital possa estar operacional da forma mais rápida, eficaz e eficiente possível e que as equipes de operações e manutenção tenham os dados do projeto e do equipamento necessários para gerenciar o ativo da melhor forma. O encerramento de projetos mal conduzido pode levar a muitas ligações entre as equipes de projeto e manutenção meses depois, além de consumir um tempo valioso, gerar custos inesperados e até mesmo levar a litígios caros entre o proprietário e o contratante. Fornecer dados no formato adequado e utilizável para operações e manutenção permite que as equipes voltem seu foco imediatamente para o próximo projeto.

Boas práticas do gerenciamento de programas de capital

Crie a estrutura do seu projeto e processo de portfólio para fornecer consistência, dados conectados, insights oportunos e governança. Padronizar os fundamentos do projeto e do programa, incluindo fluxos de trabalho, e fornecer dados consistentes gera confiança nos relatórios e aumenta a eficiência. Uma solução centralizada e baseada na nuvem para gerenciamento de projetos, programas e portfólios elimina a necessidade de sistemas isolados e processos e planilhas offline propensos a erros.

  • Estrutura de governança robusta. Muitas organizações implementam sistemas e processos para melhorar os resultados do projeto, mas sem parâmetros de governança para ajudar a garantir que esses procedimentos sejam seguidos de forma consistente, os resultados provavelmente não melhorarão e muito tempo será desperdiçado tentando policiar a adesão aos processos.
  • Gerenciamento de riscos proativo. Identificar, quantificar e avaliar riscos potenciais em todos os projetos ajuda as organizações a tomar decisões mais informadas e estratégicas. Condições climáticas adversas, interrupções na cadeia de suprimentos e restrições trabalhistas representam riscos. A crescente adoção de sistemas integrados, juntamente com análises preditivas de dados, ajuda as equipes a identificar projetos que reduzem seus impactos, atribuir contingências com mais precisão e liberar essas contingências em tempo hábil. As organizações também podem empregar técnicas de IA generativa para ajudar a fazer perguntas sobre documentação de projetos anteriores, a fim de identificar riscos que podem surgir em diferentes tipos de projetos.
  • Comunicação eficaz e envolvimento das partes interessadas. Manter todas as partes informadas, engajadas e acessando as mesmas informações atualizadas e precisas ajuda a evitar falhas de comunicação, erros, retrabalho e disputas. Também cria um senso de colaboração e responsabilidade compartilhada e cultiva relacionamentos de longo prazo entre proprietários e suas equipes de entrega.
  • Ferramentas integradas de gerenciamento de programas. Em um mundo ideal, os principais elementos de gestão de projetos estariam dentro de uma solução de software de gerenciamento de programas de capital. Ainda assim, essa solução deve permitir a integração de recursos complementares do sistema. É importante considerar a maturidade e o sucesso das APIs do sistema, quem cria as integrações e quem é responsável por garantir que as elas funcionem de forma consistente e atendam aos requisitos de desempenho. Procure soluções e middleware desenvolvidos para serem integrados e com histórico comprovado.
  • Melhoria contínua via feedback. Dada a complexidade, a variação e os imensos gastos em projetos e programas de capital, ter um processo formal e automatizado para feedback regular sobre lições aprendidas é essencial para a melhoria contínua em áreas como gerenciamento de processos, especificações de materiais e gerenciamento de riscos.

Desafios do gerenciamento de programas de capital

Padronizar processos é um desafio constante. Cada projeto é único. Você está trabalhando com equipes diferentes, às vezes em vários fusos horários e continentes, com diferentes especificações, regulamentações e forças de trabalho. Gerenciar vários projetos de capital, não importa seu tamanho ou complexidade, traz consigo incertezas inerentes que afetam custos, cronogramas e qualidade.

  • Gerenciando interdependências de projetos. As empresas normalmente precisam gerenciar mão de obra, equipamentos e materiais em um portfólio de projetos diferentes, mas, em última análise, interdependentes. Se houver escassez ou atrasos em um ou mais conjuntos de insumos, vários projetos poderão ser afetados. O orçamento de uma organização também afeta vários projetos. Por exemplo, exceder o orçamento em um projeto, por exemplo, devido a custos mais altos de aço, afetará negativamente os orçamentos de outros projetos devido ao capital geral compartilhado atribuído. Os gerentes devem entender que há uma confiança mútua e risco compartilhado, que é melhor gerenciado usando uma solução de software que atue em todos os projetos.
  • Alinhamento com objetivos estratégicos em ambientes em constante mudança. Muitas vezes, as equipes de projeto perdem a visão geral ao tentar se ajustar às mudanças nas condições do mercado e atingir metas de curto prazo. Por exemplo, em meio a um aumento recente nos custos de mão de obra, um gerente decide cortar contratados para permanecer dentro do orçamento, mas a decisão adia o cronograma em um mês. O gerente não leva em consideração que o atraso faz com que a empresa perca um marco significativo do projeto que teria permitido à ela gerar receita que teria mais do que compensado os custos trabalhistas mais altos que foram evitados. Ao usar sistemas que integram planejamento de capital e execução de projetos, é mais provável que as equipes entendam e se alinhem com as metas organizacionais.
  • Gerenciamento de restrições financeiras e orçamentos excedidos. Estima-se que 69% dos projetos de capital excedem o orçamento em mais de 10%, em parte devido a controles de custos inadequados. Coletar dados para informar orçamentos e previsões precisas de projetos, monitorar consistentemente o desempenho em relação à previsão e atualizar a previsão conforme novas informações se tornam disponíveis ajuda a identificar problemas potenciais que podem contribuir para o aumento dos custos antes que eles se tornem irreparáveis. Quanto mais um problema persiste em um projeto, mais difícil se torna manter o orçamento sob controle. Implementar uma plataforma de tecnologia de gerenciamento de projetos e portfólios eficaz pode fornecer visibilidade, governança e estrutura para identificar possíveis problemas e corrigir o curso para manter os projetos dentro do orçamento.
  • Navegando pela dinâmica das partes interessadas. Gerenciar muitas as partes interessadas de um projeto, incluindo o público, acionistas, clientes internos e altos executivos, é muito mais complexo do que enviar um email ocasional ou fazer uma chamada mensal pelo Zoom. Informações claras, atualizadas e confiáveis ​​sobre o status do projeto, fornecidas regularmente ou por meio de acesso ao sistema, conforme apropriado, aumentam a confiança.
  • Adaptação às mudanças regulatórias. Adaptar-se às constantes mudanças nas regulamentações de engenharia, meio ambiente, segurança e outras não é fácil. Precisa ser negativo em carbono até 2030? OK, como você está definindo táticas para atingir essa meta e monitorando e relatando seu progresso? Usar um sistema que automatiza o gerenciamento e o rastreamento de projetos e fornece a governança para garantir que novos procedimentos sejam seguidos é um primeiro passo importante. O próximo passo é gerar relatórios de conformidade na aplicação.

Aumente seus retornos com o Oracle Capital Program Management

O Oracle Primavera Unifier é uma aplicação pré-configurada de gerenciamento de programas e projetos de capital que usa critérios ponderados e análises sofisticadas de Monte Carlo para ajudar equipes de construção e engenharia a tomar melhores decisões, aprimorar resultados e reduzir riscos. O Primavera Unifier conecta processos-chave, incluindo custos, contratos, gerenciamento de mudanças, de marcos de cronograma, de documentos e um mecanismo de fluxo de trabalho baseado em formulários. Os relatórios na aplicação permitem que as equipes visualizem o status e o fluxo de caixa no nível do projeto e entre projetos.

A integração nativa com o Oracle Primavera Portfolio Management permite que planejadores de programas de capital acessem os dados reais do projeto atual para informar suas decisões orçamentárias, enquanto as equipes de projeto podem acessar as deliberações diretamente do Primavera Unifier sem tempo de espera. A integração entre o Unifier e as ferramentas de cronograma do Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management e da Oracle Primavera Cloud permite que as equipes gerenciem e acompanhem o progresso do projeto, mudanças de escopo e entregas.

Perguntas frequentes sobre gerenciamento de programas de capital

Como posso monitorar e medir o desempenho de um programa de capital?
Acompanhe o desempenho real em relação ao cronograma proposto. Verifique sua previsão orçamentária em relação aos gastos reais. Monitore seu fluxo de caixa com base no cronograma em relação ao plano. Acompanhe as entregas em relação ao cronograma. Rastreie os pagamentos em relação ao orçamento por item e ao valor do trabalho concluído.

Como o gerenciamento de programas de capital difere do de projetos de capital?
O gerenciamento de programas de capital envolve o controle de processos e o fornecimento de relatórios e supervisão em todos os projetos, enquanto a gestão de projetos de capital se aplica a projetos individuais.

Como a tecnologia afeta o gerenciamento dos programas de capital?
Usar a tecnologia para automatizar o gerenciamento de programas de capital fornece os controles, a consistência e a padronização cruciais para administrar a complexidade dos projetos atuais. As aplicações mais recentes baseadas na nuvem podem ajudar a tornar os resultados dos programas de capital e projetos individuais muito mais previsíveis e mantê-los no caminho certo. Por exemplo, a tecnologia pode ajudar os membros da equipe a identificar e corrigir proativamente os riscos de segurança antes que alguém se machuque.

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