Os 15 principais benefícios e motivos para migrar para o ERP na nuvem
Michael Hickins | Estrategista de Conteúdo | 21 de março de 2024
À medida que a função de diretor financeiro se torna mais estratégica e influente, as aplicações de ERP em nuvem oferecem aos CFOs uma ferramenta vital para centralizar e analisar dados de vários sistemas financeiros e operacionais. Por exemplo, as aplicações podem acionar respostas automatizadas a eventos predefinidos (como reposição de estoque quando o estoque atinge um nível predeterminado) e gerar relatórios com dados oportunos para ajudar os líderes empresariais a tomar decisões.
Dado o ritmo acelerado das mudanças e o tempo cada vez mais curto que os eventos em uma parte do mundo levam para causar impacto em outra, os líderes financeiros e outros líderes contam com as aplicações de ERP em nuvem para ajudá-los a identificar e agir em relação aos problemas críticos que afetam seus negócios.
O que é ERP na nuvem?
O ERP em nuvem é um software como serviço que ajuda os líderes empresariais a gerenciar suas organizações, centralizando dados de sistemas operacionais e financeiros interconectados. Os sistemas ERP em nuvem geralmente abrangem recursos financeiros e contábeis, orçamentários e de planejamento, de compras, de estoque, de produção, de cadeia de suprimentos, entre outros. Eles também podem se integrar a aplicações em nuvem para recursos humanos, vendas e marketing, atendimento e suporte ao cliente, tornando os dados acessíveis por meio de um único painel. Esses dados são acionáveis por meio de uma combinação de gatilhos automatizados e reações aos dados produzidos pelos vários colaboradores.
Como as aplicações de ERP em nuvem são fornecidas pela internet, elas podem ser acessadas pelos usuários onde quer que estejam, em praticamente qualquer dispositivo de sua escolha. Além disso, o provedor de aplicações é responsável por fornecer atualizações regulares de recursos e patches de segurança, também pela internet, sem interrupção do serviço.
Principais conclusões
- As aplicações de ERP em nuvem são os sistemas financeiros e operacionais que as empresas usam para funcionar no dia a dia.
- Esse tipo de sistema oferece maior flexibilidade do que o ERP on-premises porque permite que as empresas dimensionem o uso em torno de picos sazonais, sem se preocupar com lentidão no desempenho. E porque é fornecido como um serviço de assinatura, libera recursos que, de outra forma, estariam vinculados a despesas de capital.
- Com o ERP em nuvem, o ônus da aplicação de patches de segurança, manutenção e atualizações recai sobre o provedor do serviço, e não sobre o cliente.
- A maioria das aplicações de ERP em nuvem são mais fáceis de integrar com outros sistemas de back-office do que as on-premises, especialmente quando fazem parte de um pacote unificado. Essa integração torna mais simples para as empresas relatar, analisar e agir com base em dados que refletem as condições e as operações comerciais atuais.
ERP em nuvem vs. ERP tradicional
O ERP em nuvem é geralmente mais fácil de implementar, acessar, manter, proteger e atualizar com novos recursos e soluções que oferecem uma abordagem mais ágil e fácil de usar em comparação com suas contrapartes locais. Por exemplo, o ERP em nuvem pode ser implementado em questão de meses, em vez de anos, enquanto a manutenção, as atualizações de funcionalidade, os patches de segurança e a infraestrutura são todos gerenciados pelo provedor de nuvem. Com o ERP on-premises, tudo isso é responsabilidade da empresa. Os sistemas em nuvem podem ser acessados fora do local de trabalho por meio de um navegador ou dispositivo móvel, embora essa funcionalidade dificilmente seja possível com sistemas on-premises.
No geral, o ERP em nuvem oferece maior flexibilidade, escalabilidade e acessibilidade em comparação com soluções tradicionais. Esse tipo de sistema reduz a demanda por recursos internos de TI, oferece economia de custos em infraestrutura e fornece dados e recursos atualizados que dão suporte a ambientes de trabalho modernos e móveis.
| ERP local | ERP na nuvem | |
|---|---|---|
| Velocidade de implementação | Pode levar um ano ou mais | Medido em meses |
| Acesso de fora do escritório | Difícil a impossível | Acessível com conexão à Internet, navegador e senha |
| Manutenção | Responsabilidade interna | Responsabilidade do provedor de nuvem |
| Patches de segurança | Responsabilidade interna | Responsabilidade do provedor de nuvem |
| Atualizações de recursos/funcionalidades | Precisa ser priorizado pela TI | Automático e regular |
| Requisitos de infraestrutura | Precisa ter suporte internamente | Gerenciado pelo provedor de nuvem |
| Adaptação a formatos móveis | Improvável | Mínimo |
| Relevância/atualidade dos dados | Depende do tempo de processamento em lote | Os dados são atualizados frequentemente, muitas vezes em tempo real |
15 benefícios do ERP em nuvem
O termo “planejamento de recursos empresariais” (ERP) originou-se na década de 1990, mas a categoria de software remonta aos sistemas de planejamento de requisitos de materiais dos anos 1960. As aplicações de ERP em nuvem são melhores que as gerações anteriores de sistemas ERP on-premises por vários motivos. Elas são mais fáceis de serem implementadas pelas empresas, são atualizadas com mais frequência, são acessíveis de fora do escritório e apresentam interfaces de usuário que se assemelham mais aos aplicativos de consumo.
1. Implementação mais rápida
Não é incomum que implementações de ERP na nuvem levem de algumas semanas a alguns meses, enquanto as implementações on-premises tradicionais geralmente levam pelo menos um ano e podem, para as grandes empresas, acrescentar milhões de dólares em honorários de consultoria. Como os sistemas em nuvem são mais modulares e mais fáceis de implementar do que os on-premises, as empresas podem começar a usar as aplicações mais rapidamente.
2. Segurança mais robusta
Os principais provedores de nuvem têm equipes de segurança maiores do que muitos de seus clientes têm funcionários de TI, e essas equipes se concentram exclusivamente na proteção de seus sistemas e dos dados de seus clientes. As empresas que executam seus sistemas ERP internamente muitas vezes atrasam a aplicação de patches de segurança críticos a vulnerabilidades recém-descobertas porque não possuem os recursos de TI para testar e implementar essas atualizações em tempo hábil. Os provedores de nuvem geralmente também facilitam a implementação de controles de acesso com base em funções para seus clientes.
3. Mais flexibilidade
Com o ERP na nuvem, é mais fácil para as empresas adotarem uma abordagem em fases para implementar novos recursos de TI. Por exemplo, uma organização poderia começar com finanças na nuvem, adicionando gerenciamento de riscos, compras, análises, cadeia de suprimentos e outras funcionalidades no futuro.
4. Dados em tempo real
As aplicações de ERP em nuvem são projetadas para integração com diversas fontes de dados, permitindo que os dados fluam para os painéis dos usuários assim que estiverem disponíveis, em vez de por meio de atualizações diárias em lote, como é o caso dos sistemas on-premises legados. Por exemplo, se uma equipe de compras conseguir obter atualizações mais oportunas sobre a necessidade da empresa de aumentar a produção devido ao aumento da procura dos clientes, poderá encomendar os suprimentos necessários mais cedo.
5. Escalabilidade facilitada
Se o uso de um sistema ERP em nuvem variar ao longo do trimestre ou do ano (em torno do fechamento trimestral, por exemplo), o provedor do serviço será responsável por gerenciar esses altos e baixos. A organização de TI do cliente não precisa se preocupar em alocar capacidade adicional de servidor ou armazenamento para lidar com os picos. Os clientes também podem adicionar ou reduzir assinaturas de licenças se o número de usuários mudar ao longo do tempo. Por outro lado, as implementações de ERP locais exigem recursos de TI dedicados para expandir ou reduzir a capacidade de software e hardware, mesmo ao abrir novos escritórios ou adquirir empresas.
6. Suporte aprimorado
Devido à relativa facilidade com que os clientes podem migrar de um provedor de nuvem para outro, seus fornecedores são incentivados a fornecer suporte robusto 24 horas por dia, 7 dias por semana e 99,999% de tempo de atividade. E como os provedores conhecem suas aplicações melhor do que ninguém, eles estão em melhor posição para fornecer suporte do que a equipe interna de TI de seus clientes, que é responsável por gerenciar uma colcha de retalhos de diferentes programas e tipos de infraestrutura.
7. Custos de operação mais baixos
A computação em nuvem permite que as empresas paguem apenas pelo número de funcionários que realmente usam as aplicações de ERP, e podem ajustar esse número conforme a necessidade. Além disso, os serviços de nuvem transferem a carga de instalação e manutenção das aplicações e do hardware subjacente para os provedores. E, como mencionado anteriormente, os serviços de ERP em nuvem reduzem a necessidade de consultores e integradores, bem como a de data centers internos e equipes de TI para gerenciar a manutenção, a segurança e as atualizações do sistema.
8. Visibilidade aprimorada
Em contraste com os sistemas on-premises que tendem a armazenar dados em silos, inacessíveis a muitos usuários e analistas, as aplicações de ERP em nuvem tornam mais fácil para os clientes agregar, relatar e analisar dados de diferentes sistemas, como os de marketing, gerenciamento de capital humano, de cadeia de suprimentos e de estoque. Por exemplo, ter dados integrados de planejamento de vendas, gerenciamento de campanhas de marketing e aplicações de estoque pode ajudar as equipes financeiras a melhorar a precisão das previsões de receita e a gerenciar o caixa de maneira mais eficaz. Os sistemas ERP em nuvem também melhoram a visibilidade, proporcionando acesso aos usuários, por meio de qualquer dispositivo móvel, quando estão fora do escritório.
9. Colaboração facilitada
Em relação ao que foi mencionado acima, os sistemas ERP em nuvem permitem que as partes interessadas façam login no sistema a partir de qualquer local, bem como relatem e analisem dados de um único conjunto. Isso não só permite que pessoas de diferentes departamentos vejam os mesmos dados nos mesmos formatos, mas também possibilita inserir atualizações que podem ser compartilhadas e refletidas em painéis operacionais em tempo real. Por exemplo, os dados de um sistema ou módulo de gerenciamento de armazém podem ser refletidos no mesmo painel que os de um sistema de gerenciamento de pedidos, tornando mais fácil ver se há estoque suficiente para atender a novos pedidos. Além disso, as aplicações em nuvem foram desenvolvidas com interfaces fáceis de usar, que são mais adequadas para a geração Y e outros recém-chegados à força de trabalho do que as orientadas por comandos de programas locais legados.
10. Atualizações rápidas
Ao contrário das aplicações on-premises legadas, que normalmente recebem uma grande atualização a cada três anos, as aplicações de ERP em nuvem são atualizadas com os recursos mais recentes com frequência, geralmente a cada trimestre, sem a necessidade de desativar os sistemas. Por exemplo, os sistemas ERP em nuvem são atualizados regularmente para se alinharem com GAAP, Sarbanes-Oxley e outros padrões financeiros, auxiliando na conformidade.
11. Acessibilidade por dispositivo móvel
ERP e outras aplicações em nuvem não estão apenas disponíveis em qualquer navegador da web em qualquer dispositivo móvel, mas cada vez mais têm aplicativos móveis associados que facilitam a realização de tarefas básicas e a geração de relatórios. Por exemplo, os gerentes podem aprovar rapidamente despesas de funcionários a partir de um aplicativo de despesas de um sistema ERP em nuvem em um dispositivo móvel. A funcionalidade móvel é fundamental para empresas cujos funcionários viajam com frequência, trabalham em campo ou precisam de informações atualizadas no chão de fábrica.
12. Redução da pegada de carbono
Os data centers usados pelos provedores de nuvem para fornecer serviços de ERP usam menos energia para resfriamento, computação e armazenamento do que o agregado dos muitos milhares de empresas individuais que fazem o mesmo em seus data centers separados. Os provedores de nuvem têm um incentivo financeiro para reduzir os seus custos de energia através da utilização de balanceamento de carga de última geração e outras técnicas de economia de energia, que reduzem a pegada de carbono dessas aplicações. Eles também são capazes de reduzir a energia geral usada para executar essas aplicações, pois elas são compartilhadas entre todos os usuários.
13. Independente do setor
Muitos sistemas ERP em nuvem são desenvolvidos para setores específicos, como construção e varejo. Mas quando se trata de processos de negócios, a maioria dos setores tem mais semelhanças do que diferenças. As aplicações de ERP em nuvem mais úteis são aquelas que aproveitam as melhores práticas de todos as indústrias, oferecendo módulos ou extensões para acomodar necessidades específicas, como modos de gerenciamento de quartos no setor hoteleiro. Isso oferece aos usuários o melhor dos dois mundos: funcionalidade que reflete as melhores práticas em todos os setores e uma base de código confiável que não está repleta de personalizações (que são caras para manter e corrigir). Alguns pacotes de ERP em nuvem incluem módulos que atendem a requisitos e práticas de relatórios específicos do setor.
14. Eficiência aprimorada
Migrar aplicações de ERP para a nuvem permite que as empresas implementem recursos de TI em outras áreas de maior valor da empresa. Isso também melhora a eficiência ao fornecer uma fonte única de dados para todos os relatórios internos e externos e permite que todas as partes interessadas acessem dados e relatórios de onde quer que estejam trabalhando. O aumento da automação e os dados amplamente compartilhados minimizam o tempo gasto em processos manuais, ao mesmo tempo que conectam e quantificam processos.
15. Integração fácil
As aplicações modernas de ERP em nuvem são desenvolvidas para integrar dados de diferentes fontes, mantendo níveis apropriados de segurança e restrições de acesso. A integração de uma aplicação de ERP com uma de RH, por exemplo, poderia permitir ao departamento financeiro ver a proporção de funcionários em relação às vendas esperadas.
Defendendo o ERP em nuvem
Conforme abordado anteriormente neste artigo, o ERP em nuvem ajuda as empresas de diversas maneiras, inclusive facilitando a implementação, o acesso, a manutenção, a segurança, o dimensionamento e a atualização dessas aplicações críticas, ao mesmo tempo em que reduz os gastos de capital e as pegadas de carbono. As equipes e os indivíduos encarregados de construir um caso de negócios para o ERP em nuvem ainda terão que fornecer aos tomadores de decisão da empresa um contexto detalhado sobre esses benefícios, explicando por que o investimento em tempo e recursos será recompensado. Isso deve incluir vincular o sistema ERP em nuvem à estratégia de negócios da empresa; definir custos e cronogramas de implementação; e quantificar o valor de novas capacidades, como a IA (mostrando como pode melhorar a previsão de receitas e outras funções corporativas).
Atualize para a nuvem com o Oracle Fusion Cloud ERP
As empresas que usam o Oracle Fusion Cloud ERP obtêm os benefícios das funcionalidades financeiras, de manufatura, de compras e outros recursos de última geração em aplicações executadas na infraestrutura de nuvem de alto desempenho da Oracle. O Oracle Cloud ERP é um conjunto integrado de aplicações que reúne dados financeiros, de cadeia de suprimentos, de gerenciamento de riscos e de desempenho e outros dados empresariais em um modelo comum. Ele foi desenvolvido para facilitar a integração com outras aplicações da Oracle e de fornecedores terceirizados.
Perguntas frequentes sobre benefícios do ERP em nuvem
Quanto tempo leva para implementar o ERP na nuvem?
Dependendo das integrações necessárias, da extensão do legado do ERP e da quantidade de dados que precisam ser migrados, as empresas podem levar de várias semanas a vários meses para implementar um sistema ERP em nuvem.
Por que o ERP em nuvem é mais seguro?
Os provedores de nuvem têm equipes grandes e especializadas dedicadas a proteger as aplicações e os dados dos clientes, aplicando as mais recentes tecnologias e práticas, enquanto as empresas que executam aplicações em seus próprios data centers geralmente não o fazem.
Como o ERP em nuvem pode economizar tempo?
Os sistemas ERP em nuvem proporcionam um tempo de retorno mais rápido porque são entregues como um serviço, permitindo que os clientes comecem a obter os benefícios mais rapidamente do que se estivessem implementando eles próprios os sistemas (com a ajuda de consultores) em seus próprios data centers.