Crie um caso de negócios de ERP em cinco etapas com nosso modelo

“Nosso ERP atual está OK. Por que consertar o que não está quebrado?”

É uma pergunta comum de líderes e funcionários da linha de frente que estão hesitantes em relação a uma grande revisão do sistema de TI ou simplesmente não percebem os benefícios que estão perdendo. Mas o momento da indústria continua a pender para a mudança das operações financeiras de software on-premises legado para aplicações mais recentes que possam atender melhor aos requisitos comerciais atuais. As empresas e as instituições estão repensando ou expandindo os seus modelos e as suas estratégias de negócio e implementando novas tecnologias com capacidade para apoiar novas abordagens. Quando as empresas decidem substituir uma aplicação, como o ERP, a escolha hoje em dia é, na maioria das vezes, pela nuvem. Dada a importância do ERP para as operações diárias, muitos executivos só veem risco ao fazer qualquer mudança. Com um caso de negócios de ERP bem definido, você pode abrir os olhos e os ouvidos dos principais líderes empresariais que devem aprovar tal medida e conquistar a equipe que usará os sistemas todos os dias.

O que é um caso de negócios de ERP?

O Enterprise Resource Planning (ERP) é um software que as organizações usam para monitorar suas operações comerciais diárias, abrangendo funções como contabilidade, compras, gerenciamento de projetos, gerenciamento de riscos e conformidade, além de operações da cadeia de suprimentos. Um caso de negócios de ERP é um documento no estilo de apresentação que descreve detalhadamente a lógica, as justificativas e os benefícios esperados da implementação de um novo sistema de ERP em uma organização. A maioria das empresas possui um sistema ERP (ou várias aplicações) para executar essas funções, de modo que o caso de negócios se concentra nos motivos para migrar dos sistemas on-premises existentes para a nuvem. Os motivos para a mudança devem estar diretamente relacionados à estratégia da empresa e aos recursos necessários para executar essa estratégia. O caso de negócios serve como roteiro para que as partes interessadas e os tomadores de decisão avaliem e aprovem o investimento em uma nova solução de ERP.

Por que é importante criar um caso de negócios para modernizar o ERP

Um caso de negócios de ERP é crucial para obter aprovação e financiamento para um projeto de ERP, pois o business case fornece aos principais tomadores de decisão uma compreensão clara dos benefícios, custos, riscos e estratégias previstos associados à implementação de um novo sistema de ERP. Ter um caso de negócios ajuda a concentrar a equipe no que é importante e nos motivos pelos quais a transformação está sendo feita. Ter esse foco aumenta o nível de comprometimento para que tudo funcione. Também é importante para deixar os funcionários entusiasmados com um sistema de software melhor ou, pelo menos, dispostos a dar uma chance a ele.

Quando uma organização começa a considerar seriamente a implementação de um novo sistema de ERP, a liderança geralmente cria uma equipe de projeto, e a primeira tarefa dessa equipe é criar um caso de negócios de ERP. Quando as empresas decidem substituir uma aplicação principal, como o ERP, a escolha mais frequente é uma aplicação baseada na nuvem. O caso de negócios oferece a chance de se aprofundar em como o novo software ERP fornecerá os recursos comerciais necessários para executar a estratégia da empresa e quantificar o valor desses recursos. O caso de negócios pode vincular novos recursos de software, como inteligência artificial, a previsões aprimoradas que ajudam a melhorar o desempenho dos negócios. Ele pode mostrar como um ERP baseado em nuvem reduz os custos de atualizações frequentes, tornando mais fácil e econômico o acesso a novos recursos de TI. Ao explicar e demonstrar o valor em relação ao custo, a equipe fica mais próxima de decidir se deve prosseguir com o projeto, incluindo encontrar a solução de ERP correta e obter a aprovação da liderança.

Principais conclusões

• O caso de negócios de ERP é a primeira etapa para fornecer aos executivos e às partes interessadas da empresa o contexto da necessidade de um novo sistema de ERP.
• Um caso de negócios de ERP analisa minuciosamente a avaliação de custo-benefício e o ROI potencial da implementação de um novo sistema.
• O caso de negócios de ERP deve oferecer uma visão geral de alto nível do projeto de ERP e também detalhar como o novo sistema será implementado, incluindo cronogramas, fases e os recursos necessários.

5 etapas para construir um caso de negócios para um novo ERP

Criar um caso de negócios de ERP requer colaboração multifuncional para identificar todas as necessidades de um novo e importante sistema de software, os benefícios que ele traria e a justificativa para o investimento. Veja as principais etapas para criar um caso de negócios de ERP.

1. Avalie o software atual em relação às necessidades futuras

Ao criar um caso de negócios de ERP em nuvem, considere primeiro a estratégia da empresa e os recursos necessários para implementá-la. Pense em suas necessidades futuras. Em seguida, identifique as lacunas entre esses recursos e o estado atual dos sistemas de ERP de sua organização e dos processos comerciais relacionados. Se possível, compare-se com alguns colegas para identificar áreas de oportunidade. Atualizar sua tecnologia pode ter inúmeros benefícios, que podem não ser obtidos se você não entender onde, como e por que as expectativas não estão sendo atendidas. Não faz sentido migrar um processo ineficiente para um novo sistema de ERP. Explicar os motivos pelos quais um novo ERP é necessário ajuda as partes interessadas a entender como será o esforço de transformação, considerando seu estado atual.

Faça uma avaliação do sistema existente

Juntamente com as várias partes interessadas, avalie os pontos fortes e fracos de seu software e processos atuais. Por exemplo, você está usando as tecnologias mais recentes e pode adicionar regularmente novos recursos à medida que eles surgem e se tornam disponíveis? Faça essa avaliação com base em diferentes funções, como finanças, planejamento e compras. A ideia é descobrir os pontos problemáticos, determinar onde existem ineficiências e explicar como essas limitações afetam a organização.

Faça a auditoria dos processos comerciais atuais

Realize uma análise completa dos processos de negócios e fluxos de trabalho para identificar gargalos, redundâncias e áreas de melhoria, como atualizações demoradas do sistema e tarefas manuais.

Liste os custos atuais do processo

Faça uma estimativa dos custos operacionais associados ao sistema ERP existente, incluindo licenças de software, hardware, treinamento, consultoria, pessoal, manutenção contínua, atualizações e outras despesas associadas.

Identifique as ineficiências existentes no processo

Identifique e documente os pontos problemáticos, as ineficiências e as limitações atuais dos sistemas e processos existentes, como dados ausentes ou de difícil acesso, tarefas excessivamente manuais ou falta de dados em tempo real.

Some o custo das ineficiências relacionadas ao ERP on-premises

Quantificar o impacto financeiro das ineficiências relacionadas ao atual sistema ERP on-premises, como manutenção manual e tempos de inatividade prejudiciais, ou outras limitações do sistema, como a falta de flexibilidade e a necessidade de personalizações.

2. Determine os requisitos de ERP e os custos estimados

Esta etapa determinará se um novo sistema de ERP abordará as lacunas funcionais identificadas na etapa 1. É importante estabelecer metas e objetivos claramente definidos que sua organização pretende alcançar com o ERP em nuvem. Essa etapa descreve o que o novo sistema de ERP melhorará na empresa em comparação com o ERP on-premises.

Descubra quais são os requisitos funcionais

Faça uma análise abrangente dos sistemas existentes para determinar os requisitos funcionais e os recursos que o novo sistema de ERP deve ter para oferecer suporte aos processos de negócios e atender aos objetivos organizacionais.

Liste os recursos e módulos necessários

Identifique os benefícios nos quais você está interessado e especifique os recursos e módulos essenciais necessários no sistema de ERP para melhorar os processos comerciais e adicionar recursos, como previsão avançada usando recursos de machine learning e IA.

Faça a análise de lacunas funcionais

Identifique as lacunas entre os recursos do sistema atual e a funcionalidade do sistema de ERP na nuvem proposto. Procure roteiros de produtos nos sites das empresas para ajudar você nesse processo.

Crie um plano de implementação e implantação

Para que as partes interessadas tomem uma atitude em relação a um caso de negócios de ERP proposto, elas precisam ver um plano detalhando como o sistema de ERP substituto será implementado, incluindo cronogramas, fases, recursos necessários, além de possíveis desafios e estratégias de mitigação.

Calcule os custos do sistema de ERP em cinco anos

Preveja os custos totais associados à implementação, ao licenciamento e à manutenção do sistema de ERP em um período prolongado.

3. Calcule o retorno do investimento

Para determinar se um novo ERP é a decisão certa, faça uma análise detalhada do potencial retorno sobre o investimento (ROI). Normalmente, essa análise é baseada na comparação dos ganhos – como aumento de receita, melhor fluxo de caixa, maior produtividade da equipe, custos de capital mais baixos e custos de suporte mais baixos – e os custos de implementação e de assinatura contínua. Ele comparará o custo total de propriedade do novo sistema com o custo de manter e conservar o sistema existente. Normalmente, ele se baseia em benchmarks do setor, estudos de analistas e modelos de maturidade de processos de negócios para avaliar uma série de modelos conservadores e prováveis de retornos e custos. O plano também deve fornecer um cronograma estimado de quando o novo sistema estará em vigor e quando os benefícios esperados serão obtidos. Você quer que as partes interessadas entendam o que é sucesso e como você medirá esse sucesso no futuro.

Atenda primeiro às necessidades essenciais da empresa

Demonstre como o sistema ERP aborda as lacunas críticas de recursos listadas na fase de avaliação, como a necessidade de automação de processos, análise incorporada, machine learning e recursos colaborativos para melhorar a precisão e a velocidade da tomada de decisões.

Destaque as melhorias nas operações comerciais

Demonstre como o novo sistema de ERP pode ajudar a melhorar a eficiência operacional e aumentar a produtividade. Os ganhos de eficiência podem ser obtidos por meio da padronização, simplificação e automação de processos de negócios desarticulados. Cite as métricas que essas mudanças podem melhorar, como a entrega pontual aos clientes ou a redução dos dias de vendas pendentes.

Demonstre os custos gerais mais baixos

O custo total de propriedade (TCO) mais baixo é um valor em potencial da migração para um ERP baseado em nuvem, que reduz os custos de manutenção e elimina as atualizações, liberando a equipe de TI para se concentrar em iniciativas de maior valor agregado. Ele também elimina as despesas de capital para atualizações de hardware e operações de instalações de data center. Economias adicionais podem resultar da simplificação e automação dos processos de negócios.

Forneça uma estratégia para obter e medir a economia

Detalhe as estratégias e os planos para obter as economias previstas por meio da implementação do ERP. Crie indicadores-chave de desempenho (KPIs) e benchmarks que possam ser acompanhados quando sua organização estiver em funcionamento e usando a solução para quantificar o retorno sobre o investimento.

Crie um plano de financiamento de ERP

Elabore um plano financeiro detalhando os recursos financeiros necessários para o projeto de implementação do ERP, incluindo custos de software, requisitos de mão de obra, suporte do integrador de sistemas e outras despesas.

4. Crie um plano de implementação e implantação

Uma das principais preocupações dos gerentes e dos funcionários é saber se a revisão do ERP causará interrupções nos negócios. Se estiver migrando para um ERP baseado em nuvem, será necessário detalhar como você gerenciará a redução da escala dos seus sistemas on-premises ao aumentar suas aplicações em nuvem. Os funcionários estarão ansiosos para entender como isso mudará seus trabalhos diários, enquanto os executivos desejarão conhecer os possíveis riscos que podem atrasar as operações. Nessa seção, você deve abordar essas preocupações e, ao mesmo tempo, mostrar a viabilidade do projeto e oferecer um cronograma realista. A responsabilidade é fundamental: mostre como você acompanhará os resultados e o que acontecerá se eles não forem alcançados.

Crie um plano B

Desenvolva um plano que descreva as pessoas, as habilidades e as funções necessárias para o projeto de ERP. Você precisará contar com a experiência e os recursos de um integrador de sistemas? Considere como você fará o treinamento necessário para oferecer suporte às pessoas-chave que trabalham com os novos sistemas.

Encontre maneiras de minimizar o tempo de inatividade da empresa

Apresentar estratégias para minimizar as interrupções durante a transição para o novo sistema, garantindo a continuidade das operações e reduzindo o risco de perda de dados, tempo de inatividade e retrabalho durante a migração. Por exemplo, mapeie detalhadamente a implementação de novos recursos de ERP por regiões e funções. Seja claro sobre quando os sistemas legados serão desativados e quando e como os dados serão migrados (bem como seu volume). Estabeleça também um plano de testes para integrações com aplicações, bancos de dados e sistemas de terceiros existentes para evitar problemas que possam interromper o fluxo de dados.

Apresente o plano para minimizar os riscos de implementação

Identifique e avalie os possíveis riscos associados à implementação do ERP, juntamente com as estratégias para reduzir esses riscos, como testes extensivos, simulações de ativação e garantia de que todo o hardware, software e redes sejam compatíveis e atualizados para oferecer suporte ao novo sistema de ERP.

Seja realista sobre os cronogramas

Defina prazos realistas para a implementação, considerando as complexidades e os possíveis desafios. Mapeie as fases de implementação, por exemplo, por regiões geográficas, funções de negócios ou outros fatores. No caso de aplicações em nuvem, o tempo de implementação costuma ser menor do que o exigido pelos sistemas convencionais on-premises, mas ser realista quanto ao prazo e ao gerenciamento de mudanças necessário é fundamental para estabelecer a credibilidade e gerenciar expectativas.

Demonstre responsabilidade

Defina sua abordagem para acompanhar a obtenção dos benefícios, quem é responsável por eles e quais ações as equipes podem tomar se eles não forem obtidos.

5. Apresente seu caso de negócios

Depois de estabelecer o objetivo da implementação do ERP, os benefícios e custos previstos e o plano para oferecê-los, é hora de apresentar seu caso de negócios às partes interessadas. Nesse estágio, não se trata de propor uma estratégia de implementação detalhada, embora já a tenha implementado e esteja pronto para responder às perguntas. Em vez disso, destile esses dados, análises e planos abrangentes em uma visão geral de alto nível que demonstre claramente aos executivos as necessidades, os benefícios, os custos, os riscos e as estratégias para a migração do ERP.

Conheça seu público

Ao apresentar o caso de negócios do ERP para os tomadores de decisão, como executivos da diretoria ou um comitê de auditoria, antecipe as perguntas ou preocupações que eles possam ter e tente adaptar a apresentação para atender às suas prioridades e interesses.

Use a visualização de dados

Utilize ferramentas de visualização de dados para ilustrar os benefícios, a economia de custos e o ROI da implementação do novo sistema de ERP.

Não ignore os dados financeiros

Sim, você está fornecendo uma visão geral do projeto. No entanto, você precisa fornecer projeções financeiras detalhadas, análises de custo-benefício e um detalhamento do ROI esperado para fundamentar seus argumentos. O CEO e outros tomadores de decisão precisam de dados financeiros concretos para justificar esse tipo de investimento.

Faça download do modelo de caso de negócios de ERP (DOC)

O ERP ficou ainda mais fácil com a Oracle

Criar um caso de negócios de ERP em nuvem realista e prático exige uma compreensão completa do estado atual e das necessidades futuras da sua empresa e a capacidade de demonstrar claramente os possíveis benefícios que o ERP em nuvem pode trazer para a organização.

O Oracle Fusion Cloud ERP integra totalmente o gerenciamento financeiro, as compras, o gerenciamento de desempenho, a cadeia de suprimentos e a manufatura em uma plataforma para fornecer insights de toda a empresa com dados em tempo real. Ao automatizar processos que costumavam ser manuais, o Oracle Cloud ERP ajuda as equipes financeiras a responder rapidamente às condições de negócios em rápida mudança. Ele também oferece suporte à colaboração dentro do conjunto de aplicações para compartilhamento instantâneo de dados e solução de problemas, além de oferecer as melhores práticas padronizadas e incorporadas que promovem a eficiência do processo. Com o Oracle Cloud ERP, sua equipe de TI não está mais focada no suporte de hardware e em ciclos de atualização caros e pode se concentrar em ajudar a organização a aproveitar ao máximo seus recursos. As atualizações trimestrais oferecem as inovações mais recentes para que você nunca precise se preocupar com a obsolescência do software ou com outra atualização disruptiva. Para empresas que trabalham em sua estratégia de substituição de ERP, o Oracle Business Value Services pode ajudá-las a definir e articular o caso de negócios. A Oracle também oferece opções de financiamento que podem ajudar as empresas a gerenciar os custos iniciais do projeto.

Perguntas frequentes sobre casos de negócios de ERP

O que é um caso de negócios de ERP?
O caso de negócios serve como justificativa estratégica e econômica para uma implementação de ERP, apresentando às partes interessadas os benefícios, custos e riscos do novo sistema.

Como montar um caso de negócios de ERP?
Montar um caso de negócios envolve a participação multifuncional para fornecer uma compreensão profunda da necessidade e dos benefícios da implementação de um novo sistema ERP.

Quais são os casos de uso de ERP?
Os casos de uso são documentos que detalham como os funcionários ou outras aplicações de software irão interagir com o novo sistema ERP, explicando como o programa deve ser usado para atingir objetivos específicos e executar tarefas.