Como controlar facilmente as despesas comerciais em 6 etapas

Orçamento

Toda empresa precisa estar atenta ao seu orçamento, e monitorar de perto as despesas comerciais ajuda tanto a estabelecê-lo quanto a cumpri-lo. A maioria dos líderes de equipes e departamentos são responsáveis por cumprir seus orçamentos e, com o monitoramento regular das despesas, eles podem evitar qualquer gasto excessivo logo no ínicio. A cada ciclo de orçamento, as equipes de planejamento e análise financeira (FP&A) podem obter insights sobre padrões de gastos e ajustar orçamentos futuros para refleti-los com mais precisão. Se, ao monitorar despesas, ficar claro que uma despesa está se tornando um custo muito alto, a empresa pode investigar opções de fornecedores de menor custo ou mudanças nas políticas. Por exemplo, se os custos de viagem dos funcionários estiverem disparando, a empresa colocaria uma política em prática para exigir aprovação prévia do gerente — ou até mesmo de seu superior — antes que um funcionário possa reservar uma viagem.

Deduções fiscais

Outro motivo importante pelo qual as empresas precisam controlar de perto suas despesas comerciais necessárias e comuns é porque a maioria delas é dedutível de impostos, ou seja, as organizações podem subtrair esses gastos de sua receita bruta, reduzindo o valor dos impostos locais, regionais e federais que pagam sobre essa receita. Normalmente, as deduções fiscais incluem salários e ordenados, benefícios padrão dos funcionários, matérias-primas e outros insumos de produtos, aluguel de propriedades comerciais, depreciação de ativos, publicidade, custos de transporte, despesas de viagem, treinamento, material de escritório, software, seguros, despesas com juros, dívidas incobráveis ​​e até mesmo uma variedade de impostos. Essa lista pode ser ainda maior, e pode haver variações a depender do país. Nos EUA, por exemplo, 50% do custo das refeições dos funcionários durante viagens é dedutível.

Fluxo de caixa

Como o fluxo de caixa é essencial para a saúde financeira de uma empresa, as equipes responsáveis ​​pela gestão de caixa precisam de um rastreamento preciso e oportuno das despesas comerciais. Sua função é monitorar de perto quanto dinheiro entra dos bens e serviços que suas empresas vendem e — mais pertinente para esta discussão — quanto sai. Despesas como viagens e entretenimento — ou V&E — para que os funcionários se encontrem com clientes e se reúnam com colegas de trabalho podem resultar em desembolso significativo e altamente variável se as políticas e expectativas adequadas não estiverem em vigor. Desde que essas despesas sejam rastreadas com precisão, subtraídas de entradas igualmente precisas, o CFO pode ter certeza de que a empresa não ficará sem recursos para pagar suas contas e que suas previsões de fluxo de caixa são um reflexo verdadeiro da situação financeira atual. Ao monitorar as despesas comerciais quando elas ocorrem, as organizações financeiras podem tomar medidas imediatas — seja por meio de cortes de custos, empréstimos ou outras medidas — para melhorar o fluxo de caixa, se necessário, em vez de esperar até que os números sejam consolidados semanas ou meses depois, quando já é tarde demais.

Economia de custos

Em relação ao que foi mencionado acima, se uma empresa sabe exatamente quanto está gastando em tempo quase real, ela pode adotar práticas financeiras mais ágeis, aproveitando oportunidades para buscar opções de menor custo, renegociar contratos para obter descontos por volume ou adiar compras quando certos preços estão subindo. Acompanhar com precisão as despesas comerciais à medida que elas acontecem também facilita a redução de duplicações, tanto não intencionais quanto fraudulentas. Por exemplo, gerentes em diferentes unidades de marketing podem ter assinado diferentes serviços de banco de imagens, quando conseguiriam um melhor negócio consolidando seu uso com um único provedor.

1. Estabelecer contas comerciais e relacionamentos bancários

Os relacionamentos com bancos, inclusive com provedores de cartão de crédito corporativo, fornecem uma base para os esforços de controle de despesas empresariais. Integrar cartões de crédito com sistemas de gerenciamento de despesas significa que os gastos dos funcionários feitos com esses cartões podem entrar automaticamente no sistema, reduzindo erros e economizando tempo dos funcionários e das equipes financeiras. Alguns sistemas ERP até incorporam serviços bancários para que as equipes de compras possam acessar financiamentos e pagamentos diretamente na aplicação para realizar transações B2B. Essas empresas bancárias também fornecem os fundos de capital de giro rotativo necessários para administrar contas a pagar e a receber. Como os recursos e os dados necessários para gerenciar as despesas comerciais fluem por meio desses provedores de serviços financeiros, uma colaboração forte e bem integrada gera grandes dividendos. Ao estabelecer tais relacionamentos, as empresas também podem achar mais fácil obter empréstimos para compras maiores para expandir os negócios, adquirir equipamentos especializados ou financiar uma campanha de marketing.

2. Acompanhar recibos e faturas

As empresas devem rastrear os recibos e as faturas comerciais à medida que são emitidos. Com isso, as empresas podem prever as necessidades de caixa e ajustar seus gastos conforme necessário, monitorar a conformidade com a política de despesas, responder a auditorias, cumprir com as regulamentações de relatórios financeiros e manter as coisas relativamente simples quando a temporada de impostos chegar.

3. Escolher um sistema contábil

Os sistemas de software de contabilidade variam em tamanho e escopo, desde planilhas e softwares rudimentares de contabilidade e impostos até sofisticados conjuntos de aplicações corporativas. Em geral, empresas grandes, multinacionais e de rápido crescimento precisarão de aplicações financeiras incorporadas com recursos avançados de relatórios e análises e dados que abranjam alguns ou mais dos seguintes aspectos: gerenciar contas a pagar e a receber, integrar planejamento financeiro e orçamento, controlar desembolsos de caixa, automatizar tarefas financeiras de rotina e dar suporte à previsão de caixa — tudo isso ao mesmo tempo em que lidam com diversas moedas, eliminam duplicações e fraudes e ajudam as empresas a gerenciar riscos financeiros. Cada vez mais, esses sistemas de gerenciamento de despesas incorporarão inteligência artificial às aplicações, dando suporte a trabalhos como inserir e conciliar faturas e pagamentos para melhorar a precisão. Um sistema financeiro baseado em nuvem normalmente é mais escalável do que um sistema on-premises, o que significa que ele pode responder a picos de demanda, como fechamentos trimestrais ou declarações de impostos. Também é geralmente mais fácil de implementar, atualizar com novos recursos e integrar com estoque, cadeia de suprimentos, compras e outras aplicações (especialmente quando faz parte de um pacote).

4. Integrar software com contas

Usar um software de contabilidade sem conectá-lo às contas bancárias da empresa é como ter um carro esportivo, mas nunca levá-lo para a estrada: claro, a vida cotidiana será melhor do que antes, mas você não aproveitará todo o potencial do investimento. Quanto mais sistemas e instituições estiverem vinculados, mais poderoso será o software. A maioria das aplicações financeiras inclui salvaguardas para evitar uso mal-intencionado. Por que inserir dados manualmente quando eles podem ser carregados automaticamente em intervalos definidos? Por que fazer login separadamente em uma conta bancária empresarial quando o sistema pode realizar transações?

5. Decidir entre contabilidade de caixa ou de exercício

Na verdade, essa não é uma grande escolha, já que empresas maiores — incluindo todas as de capital aberto — precisam usar a contabilidade de exercício para despesas (e receitas). Mas vale a pena ter uma compreensão clara das duas abordagens contábeis aplicadas às despesas. Elas podem ser registradas quando ocorrem (método de contabilidade de exercício) ou quando são pagas (método de contabilidade de caixa). Esses registros podem ocorrer ao mesmo tempo, como quando uma empresa paga em dinheiro por material de produção de um atacadista. Mas quando se trata de cartões de crédito, faturas e pedidos de compra, há uma lacuna entre o momento em que os bens e os serviços são prestados e pagos.

A variedade mais simples é a contabilidade de caixa, em que as despesas comerciais só entram nos livros quando a quantia é paga ao fornecedor. Esse tipo de sistema de contabilidade é fácil de manter e dá uma indicação muito clara de quanto dinheiro há no banco em um determinado momento, por isso startups e empresas menores às vezes dependem dele. No entanto, pode não oferecer uma imagem real da situação financeira da empresa, já que uma empresa pode acumular muitas despesas a crédito enquanto recebe o pagamento em dinheiro pelas vendas, então parece estar no azul quando não está. É por isso que os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) usam a contabilidade de exercício.

A contabilidade de exercício registra as transações quando elas ocorrem, mas antes que qualquer quantia mude de mãos. Assim, um restaurante registraria o custo da compra de ingredientes (contas a pagar) imediatamente, mesmo se comprados a crédito. Esse método contábil ajuda a evitar picos e quedas financeiras repentinas, resultando em uma visão mais precisa da integridade financeira da empresa. Nos EUA, empresas com receita inferior a US$ 25 milhões podem escolher como registrar despesas, mas elas precisam ser consistentes e precisas. Empresas com receita de US$ 25 milhões ou mais são obrigadas a usar a contabilidade de exercício. As regras variam em diferentes países.

6. Revisar regularmente as despesas comerciais

O software de contabilidade pode produzir relatórios mensais e trimestrais que fornecem informações sobre o que está sendo gasto e onde, mas também pode oferecer detalhes sobre despesas em tempo real. Cada um desses conjuntos de análises oferece a oportunidade de monitorar as despesas conforme elas ocorrem e começar a construir o plano orçamentário para o ano seguinte. Por exemplo, um CFO de uma empresa farmacêutica percebe que o valor gasto em despesas de viagem e entretenimento para sua força de vendas vem aumentando há vários meses. A empresa pode responder renegociando seus relacionamentos preferenciais com companhias aéreas e hotéis, transferindo mais reuniões de vendas para videoconferência ou criando novos processos de pré-aprovação para grandes despesas com entretenimento.