O que é HRIS?

HRIS vs HRMS vs HCM - Quais são as diferenças?

Os termos HRIS, sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) e gerenciamento de capital humano (HCM) são frequentemente usados de forma intercambiável. No entanto, há diferenças sutis entre eles, dependendo de quais recursos a empresa determina habilitar.

HRIS, originalmente referido como um sistema básico de manutenção de registros administrativos de funcionários. À medida que as funções de RH se tornaram mais complexas, o HRIS incorpora processos, como aquisição de talentos, avaliação de desempenho, recrutamento, gestão de processos, gerenciamento e processamento contínuo de dados de funcionários.

HRMS, entrou em uso quando as organizações começaram a usar softwares cada vez mais sofisticados e tarefas automatizadas para executar suas funções de RH, embora ainda seja usado de forma intercambiável com HRIS. O HRIS de hoje pode incluir gerenciamento de folha de pagamento e de tempo e mão de obra.

HCM, refere-se a uma solução mais ampla ou abrangente que cobre todos os aspectos da função de RH e de gerenciamento da força de trabalho. A funcionalidade adicional inclui tarefas avançadas de gerenciamento de talentos, como gerenciamento de desempenho, planejamento de sucessão, planejamento de remuneração, planejamento estratégico da força de trabalho e todas as outras atividades de planejamento de RH. O HCM abrange a gama de funções de RH, sejam elas baseadas em dados, transacionais ou estratégicas.

O que é um sistema HRIS? Os dois pilares

Um HRIS é desenvolvido com dois pilares que criam a base para gerenciar pessoas e políticas para oferecer suporte à eficácia organizacional geral.

Design organizacional

De uma perspectiva estrutural, o HRIS inclui funções e hierarquias de relatórios. Com a avaliação de desempenho integrada, ao definir a estrutura organizacional, o HRIS fornece responsabilidade reconhecível e um caminho para a funcionalidade e consistência operacional.

O HRIS certo ajuda a enfrentar os desafios da empresa permitindo alocar os talentos certos. Por meio do gerenciamento consistente e automatizado de dados de aquisição e recrutamento, o HRIS pode ajudar a construir uma força de trabalho que tenha as pessoas certas com as habilidades certas, executando as funções certas e com a estrutura certa, para atingir seus objetivos estratégicos.

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Gerenciamento de dados de funcionários

Semelhante ao gerenciamento de relacionamento com clientes, mas dentro da configuração de empregador/funcionário, o HRIS oferece uma visão abrangente de cada funcionário, incluindo nome, endereço, data da contratação, remuneração, seleções de benefícios, entre outros. Com o poder do People Analytics, poderá se conectar melhor com seus funcionários, ajudá-los a desenvolver planos de carreira, encontrar o treinamento certo e levar o desempenho deles a outro patamar.

O HRIS habilita a manutenção de registros automatizada e padronizada, geração de relatórios e a funcionalidade de autoatendimento. Essa automatização contribui significativamente para uma gestão de processos mais eficiente, resultando em um gerenciamento de informações mais preciso e atualizado, com maior conveniência e facilidade de uso para os funcionários.

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Recursos, funções e usuários do HRIS

Um HRIS típico inclui recursos básicos que auxiliam no recrutamento e na aquisição de talentos, remuneração, gerenciamento organizacional e gerenciamento de ausências (como férias, licença médica e folgas). Com uma gestão de processos otimizada, os recursos adicionais podem ser facilmente adaptados para atender às necessidades específicas de cada negócio.

A automatização de tarefas como a avaliação de desempenho e o fornecimento de acesso de autoatendimento possibilitam uma gestão de pessoas mais eficaz, com processos padronizados e uma experiência do colaborador mais positiva.

Embora todos na empresa sejam usuários do HRIS pelo simples fato de serem funcionários, os usuários avançados do HRIS são a equipe do RH, administradores, especialistas em folha de pagamento, especialistas em gerenciamento de talentos e recrutadores. Uma parte significativa dos cargos desses funcionários inclui interagir com o HRIS regularmente.

Os desafios dos sistemas de recursos humanos

Cada empresa é única e enfrenta seus próprios desafios. O HRIS deve atender a essas preocupações. Veja alguns dos desafios mais comuns do HRIS.

• Privacidade e segurança de dados. Uma das maiores preocupações associadas ao gerenciamento do HRIS é garantir a segurança e a privacidade de dados dos funcionários. Esses sistemas contêm grandes volumes de dados sensíveis e confidenciais que devem ser protegidos. Ao mesmo tempo, a implementação eficaz de People Analytics exige o acesso a esses dados para gerar insights valiosos sobre a força de trabalho. Um dos principais desafios do HRIS enfrentados pelas organizações é como implementar uma solução suficientemente sofisticada para que todos os usuários que acessarem o sistema possam obter exatamente as informações necessárias para executar uma tarefa sem acessar informações não autorizadas.
• Regulamentos e conformidade. As regras de acesso do HRIS também devem estar alinhadas às regulamentações. Todas as organizações devem garantir que o HRIS permanece em conformidade com as regulamentações que estão em constante mudança. Isso é particularmente desafiador para empresas globais. A utilidade e a funcionalidade dependem de cada usuário poder executar transações de forma rápida e fácil por meio do sistema sem violar a confidencialidade ou a lei.
  
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• Interrupção nos negócios. As mudanças contínuas em recursos do HRIS também podem apresentar desafios. Em um momento de inovação disruptiva contínua, as organizações encontram dificuldades para acompanhar as atualizações e os refinamentos do HRIS. Da mesma forma, selecionar o HRIS certo para sua empresa pode ser complicado. Com tantas opções e recursos disponíveis, é importante escolher um sistema que seja mais coerente com as metas da sua empresa e não focar em componentes que talvez não sejam úteis para você.
  
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Quais são os benefícios de migrar o HRIS para a nuvem?

Implantar um HRIS na nuvem tem inúmeros benefícios em comparação com um HRIS on-premises, incluindo:

• Escalabilidade fácil. Na nuvem, é possível redimensionar facilmente de acordo com as necessidades da empresa. Além disso, você obtém maior flexibilidade financeira e pode gerenciar melhor os custos ao aprimorar ou reduzir as operações.
• Maior controle sobre gastos operacionais versus despesas de capital. Na nuvem, você só paga pelo que usar e não precisa investir em uma infraestrutura de alto custo. As despesas são operacionais e não de capital.
• Acesso fácil e rápido à inovação. Como o desenvolvimento e a implantação acontecem muito rápido na nuvem, você tem acesso a atualizações e inovações muito antes.

Principais considerações sobre a escolha do melhor HRIS

Para atender às necessidades específicas da sua empresa, é necessário personalizar a solução. No entanto, existem duas áreas principais de funcionalidade que toda empresa deve garantir que estejam disponíveis no provedor de soluções HRIS que escolherem.

1. A solução deve ser capaz de abranger todas as facetas da gestão de RH, incluindo recrutamento, integração, avaliação de desempenho, aprendizado, planejamento de sucessão e suporte técnico de RH. Uma gestão de processos bem estruturada é fundamental para uma solução completa, de ponta a ponta, que acompanhe a evolução das suas necessidades.

2. A solução deve fazer parte de uma solução corporativa mais ampla que conecte RH e finanças. A mão de obra é um dos fatores de custo mais altos em qualquer organização. Qualquer decisão que diz respeito às pessoas tem uma implicação financeira. É imprescindível que a empresa tenha visibilidade completa de seus funcionários e de suas finanças, além da relação entre os dois. O melhor HRIS é aquele que está intrinsecamente conectado com a função financeira. Idealmente, esse sistema estará na mesma plataforma e usará a mesma tecnologia que as finanças da empresa.

O futuro do HRIS

À medida que as tecnologias automatizadas avançam, o local de trabalho passa por mudanças significativas. Os humanos estão trabalhando cada vez mais ao lado da tecnologia de maneiras cada vez mais sofisticadas. Embora isso crie muitas vantagens comerciais, um dos possíveis riscos atrelados é a desumanização do local de trabalho. Ironicamente, na área de RH, o avanço da tecnologia está criando a oportunidade de transformar o HRIS de um sistema impessoal de gerenciamento de dados de pessoas para um sistema que cria uma experiência mais humana no local de trabalho, focada na gestão de processos que priorizam o colaborador.

O HRIS do futuro será mais útil e intuitivo, tornando mais fácil para os funcionários alcançarem seus objetivos com mais facilidade, rapidez e melhores resultados. Com a evolução da avaliação de desempenho, os HRIS se transformarão em verdadeiros parceiros estratégicos das empresas, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões e impulsionando o crescimento. Esses sistemas usarão IA e ML para deduzir o que os funcionários estão tentando fazer e oferecer soluções de forma proativa, desde fazer uma mudança de endereço até se inscrever na melhor opção de treinamento. Do ponto de vista operacional de back-end, as inovações do HRIS se tornarão mais gerenciáveis. A instalação de atualizações e novas versões será mais fácil e adaptada às necessidades do cliente.

As organizações que adotam tecnologias novas e emergentes nos HRIS farão parte do movimento para transformar o local de trabalho em um ambiente onde a tecnologia e os humanos trabalhem juntos para obter melhores resultados para todos. A função de RH está no centro dessa transformação. Deixe-nos ajudar a mover o HRIS para a nuvem para que você possa utilizar o People Analytics e oferecer uma experiência de colaborador mais personalizada e centrada em dados.