O que é Workforce Management (WFM)?

O gerenciamento eficaz da força de trabalho abrange todas as atividades necessárias para manter uma força de trabalho produtiva e econômica. Isso abrange todas as tarefas e processos envolvidos em projetos de recrutamento eficiente para garantir que a combinação correta de mão de obra esteja disponível no momento certo e com os custos certos. Também inclui automatizar o registro de tempo de todos os funcionários (incluindo colaboradores temporários e de turno) e gerenciar ausências e licenças, considerando as leis regionais e os requisitos de geração de relatórios.

Ao fornecer ferramentas integradas que vão além das atividades tradicionais de conformidade e automação, as equipes de RH podem se tornar mais estratégicas na forma como agregam valor ao restante dos negócios. À medida que empresas e empregadores começaram a automatizar o registro de tempo, eles também aumentaram o uso da modelagem de trabalho e da análise em tempo real. Os principais sistemas de RH de hoje não são uma miscelânea de ferramentas díspares e sistemas de informações legados, mas sim sistemas estratégicos, conectados e integrados que atendem aos requisitos das empresas digitais modernas.

Componentes da solução de WFM

Uma solução de WFM típica incluirá recursos que auxiliam no registro de tempo e mão de obra, agendamento de funcionários e gerenciamento de ausências. Além desses processos fundamentais, as soluções de gerenciamento da força de trabalho podem ser estendidas para incluir saúde e segurança da força de trabalho.

Tempo e mão de obra

Um sistema de gerenciamento de tempo oferece visibilidade e controle sobre o recurso mais caro e valioso: seus funcionários. Além disso, garante o cumprimento das leis trabalhistas ou acordos sindicais.

Tempo e Mão de Obra (3:54)

Gerenciamento de ausência

Uma aplicação que permite gerenciar o índice de ausências dos funcionários e cumprir os regulamentos globais de licença. Uma aplicação de gerenciamento de ausências oferece a capacidade de reduzir os efeitos associados ao absenteísmo, como aumento de custos e riscos e redução de produtividade.

Gerenciamento de Ausência (4:06)

Saúde e segurança da força de trabalho

Esta aplicação permite que as organizações gerenciem de maneira fácil e eficaz os incidentes de saúde e segurança ambiental. Ela melhora a segurança geral da empresa simplificando e automatizando todo o processo, incluindo relatórios, captura de informações críticas e descoberta das principais causas dos incidentes.

Saúde e Segurança da Força de Trabalho (4:16)

Quais são os desafios das soluções tradicionais de gerenciamento de força de trabalho?

Cada empresa é única e enfrenta seus próprios desafios. A solução de gerenciamento da força de trabalho deve atender a essas preocupações. Alguns dos desafios mais comuns de gerenciamento da força de trabalho (WFM) incluem:

Registro de tempo

O registro de tempo afeta quase todos os funcionários de uma organização. Um dos maiores problemas que os clientes enfrentam com os atuais sistemas de gerenciamento de tempo e mão de obra de nicho é a latência, ou falta de integridade, dos dados provenientes do principal sistema de RH. Tradicionalmente, o registro de tempo é confuso, lento e altamente propenso a erros, o que pode resultar em custos desnecessários de folha de pagamento e encargos administrativos adicionais. Ainda mais preocupante é o impacto no moral dos funcionários quando os pagamentos são imprecisos. Nenhuma empresa quer ser processada ou ter má reputação porque não pagou seus funcionários corretamente ou porque não seguiu a lei.

Funcionários representados

Funcionários representados que geralmente desfrutam de salários significativamente mais altos e melhores benefícios do que os trabalhadores não representados. O cumprimento dessas regulamentações pode ser muito desafiador para algumas organizações devido à complexidade das regras de tempo de empresa, titularidade, elegibilidade, benefícios, ausência e direitos salariais. Gerenciar regras de contrato pode se tornar difícil sem uma solução abrangente de gerenciamento de força de trabalho.

Funcionários representados (4:11)

Sistema de gerenciamento de ausências

A falta de um sistema confiável de gerenciamento de ausências pode resultar em aumento de custos e de riscos e redução da produtividade. As organizações precisam atender aos diversos e complexos requisitos resultantes do gerenciamento de políticas de ausências no mundo todo. Os sistemas de gerenciamento de ausências são frequentemente desafiados pelas regras exclusivas e interfaces de usuário exigidas para diferentes países e regiões.

Muitas organizações têm dificuldades para receber notificações de incidentes de saúde e segurança (PDF) em tempo hábil. Os colaboradores não têm certeza se devem notificar a organização sobre quase acidentes ou condições inseguras. Muitas organizações carecem de ferramentas simples e intuitivas que incentivem a geração de relatórios e minimizem os obstáculos para que os funcionários relatem incidentes passados ou potenciais. Em última análise, as organizações são responsabilizadas pelas políticas de saúde e segurança, por isso é do seu próprio interesse implementar processos de gerenciamento de saúde e segurança modernos e eficientes.

Os 10 principais benefícios do gerenciamento da força de trabalho

1. Acompanhamento automático de presenças

O software de gerenciamento da força de trabalho automatiza o acompanhamento de presenças, melhorando a precisão dos dados e reduzindo os erros na folha de pagamento. Com uma solução abrangente de gerenciamento de força de trabalho, as organizações podem oferecer vários tipos de funcionários de maneira fácil e intuitiva, para relatar com precisão horas trabalhadas e ausências em tempo real.

2. Força de trabalho mais produtiva

Um sistema de gerenciamento da força de trabalho reduz os processos manuais e permite fornecer um melhor gerenciamento de uma gama completa de políticas que regem o horário e a presença. Com maior visibilidade das horas trabalhadas, disponibilidade de funcionários e incidentes de segurança, a produtividade geral da força de trabalho melhora e os gerentes podem garantir que as necessidades dos funcionários sejam atendidas e reajam rapidamente em caso de mudanças.

3. Ambiente de trabalho mais seguro

Um sistema de gerenciamento de força de trabalho pode ajudar a promover uma cultura de segurança e conformidade da força de trabalho, ao mesmo tempo em que ajuda a gerenciar incidentes de saúde e segurança ambiental de forma mais eficaz. Ao simplificar e automatizar todo o processo, desde o relato de incidentes até a captura de informações essenciais, você garante que as informações sejam precisas e incentiva os colaboradores a relatar problemas de integridade e segurança.

4. Custo reduzido

À medida que a produtividade da força de trabalho aumenta, os custos de gerenciamento com ela podem diminuir como resultado de processos mais simplificados, o que significa menos tempo gasto em tarefas administrativas. Uma maior visibilidade da disponibilidade dos funcionários e das horas orçadas garante precisão e autenticidade do tempo trabalhado e das ausências usadas, diminuindo as despesas de equipe de coisas como horas extras incrementais ou horas extras de mão de obra.

5. Engajamento dos colaboradores

As ferramentas de gerenciamento da força de trabalho podem melhorar o engajamento dos colaboradores, ajudando-os a se sentirem mais produtivos no trabalho e a obter um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional por meio de uma maior flexibilidade de programação. Você pode entender o estado de ânimo dos colaboradores e usar o feedback e preferências deles para influenciar o funcionamento do gerenciamento da força de trabalho, como agendamento, as organizações também podem dar voz aos colaboradores e melhorar o empoderamento deles.

6. Cronograma flexível

Muitas organizações lutam para gerenciar os cronogramas dos colaboradores - especificamente, combinando habilidades de trabalho com demandas de negócios para maximizar a produtividade e minimizar os custos. As soluções de gerenciamento da força de trabalho oferecem ferramentas que permitem que os gerentes criem cronogramas que alinhem sua força de trabalho com a demanda prevista, dando aos colaboradores a liberdade de gerenciar seus cronogramas com ferramentas de autoatendimento.

7. Segurança

Algumas soluções de gerenciamento de força de trabalho usam dispositivos de coleta de dados biométricos (por exemplo, scanners de impressão digital) para registrar os funcionários como entrada e saída, o que ajuda a eliminar a "ponta de soco" - a prática de um funcionário que bloqueia outro. Ademais, o acesso com base na localização de um relógio na web pode certificar e garantir que os colaboradores somente registrem o seu ponto a partir do lugar em que eles foram registrados para trabalhar. Sistemas seguros de gerenciamento de força de trabalho também têm machine learning incorporado que monitora para atividades suspeitas e anomalias nos dados de gerenciamento da força de trabalho para ajudar a evitar erros ou transações fraudulentas que vão para a folha de pagamento.

8. Insights comerciais

As empresas podem tomar melhores decisões de negócios para o futuro com dados organizacionais e departamentais centralizados em um sistema de gerenciamento de força de trabalho. As ferramentas de gerenciamento da força de trabalho permitem que as empresas monitorem o desempenho geral da empresa com relatórios em tempo real.

9. Acesso de qualquer lugar

As soluções de gerenciamento da força de trabalho permitem que as empresas conversem com os colaboradores onde eles estiverem para ajudá-los a trabalhar com mais eficiência. Em qualquer lugar, o acesso permite que os colaboradores executem tarefas de forma rápida e fácil em seus dispositivos móveis, incluindo entrada e saída, troca de turnos, solicitação de folga e acesso a informações como contracheques e W2s.

10. Menos erros

Os sistemas de gerenciamento da força de trabalho minimizam os erros humanos por meio de recursos automatizados de tempo e presença. A automatização garante a precisão, eliminando erros de entrada de dados cometidos com ferramentas de relatório de horas de autoatendimento. Por exemplo, ao usar a automação de processos robóticos, um sistema inteligente pode escutar alterações retroativas que podem afetar a forma como o tempo de um funcionário deve ter sido calculado e, em seguida, recalcular automaticamente o tempo de um colaborador e enviar os ajustes automaticamente à folha de pagamento. Os alertas inteligentes de conformidade também podem ajudar a garantir que o tempo de um colaborador seja registrado com precisão e que ele adote seus cronogramas de trabalho.

Quais são os desafios das soluções tradicionais de gerenciamento da força de trabalho?

Principais considerações para escolher a melhor solução de gerenciamento da força de trabalho

Para a adoção bem-sucedida de soluções de gerenciamento da força de trabalho, as organizações devem ser capazes de aplicar as seguintes melhores práticas:

Facilite para os funcionários

Forneça gerenciamento e entrada de horas de autoatendimento em todos os dispositivos usados pelos funcionários. Reduza os erros e libere a equipe de RH, permitindo que os funcionários insiram os próprios dados de horário e presença por meio de cartões de ponto ou outros processos de autoatendimento de usuário. A entrada de horas simples e responsiva em dispositivos móveis ou um assistente digital para entrada de horas e ausências, facilita e agiliza o registro de tempo trabalhado para os funcionários. Uma boa solução de gerenciamento de licenças fornece controle total quando se trata de definir as regras e políticas que regem o absenteísmo nas organizações. Configure rapidamente a duração, a elegibilidade, acúmulo, definições de direitos e especificações de pagamentos para criar planos de ausência. E configure validações de ausência, regras de transporte, tarefas administrativas e aparência de exibição para criar tipos de ausência.

Facilite para gerentes e o RH

As soluções modernas e flexíveis de gerenciamento de tempo e mão de obra e de ausências podem ser configuradas de acordo com as necessidades da empresa e da força de trabalho para que os gerentes consigam reduzir o impacto de ausências não planejadas e gerenciar as horas por exceções. Os alertas de conformidade interrompem possíveis violações antes que elas ocorram. Os alertas podem ser enviados por mensagens de texto para notificações mais rápidas. Um mecanismo de regras e modelos configuráveis permitem que os gerentes criem cartões de ponto adequados para cada funcionário, sem envolver a equipe de TI.

Facilite a conexão de dados de funcionários da empresa

Embora um sistema de tempo e mão de obra ofereça muitos benefícios, ao integrá-lo ao agendamento, à folha de pagamento, ao razão geral ao gerenciamento de projetos e principais sistemas de RH, os benefícios são ainda maiores. De fato, as organizações que integram horário e presença à folha de pagamento podem observar a redução dos erros de processamento e de controle de tempo. Forneça uma integração perfeita com os sistemas de folha de pagamento e gerenciamento de tempo. Ao usar os dados dos principais sistemas de folha de pagamento, tempo e mão de obra e HCM, uma solução de gerenciamento robusta conecta os pontos entre as alterações nas licenças e os cálculos de pagamento. Os funcionários podem agendar ausências por meio de um autoatendimento ou diretamente em um cartão de ponto. De qualquer forma, o resultado é o mesmo: visibilidade completa do gerenciamento de horas e licenças.

O futuro do gerenciamento da força de trabalho

Mercados em constante mudança, um ambiente regulatório rigoroso e uma força de trabalho cada vez mais diversificada e dispersa tornaram o trabalho de gerenciamento da força de trabalho mais complexo e ainda mais necessário. Sem a tecnologia de gerenciamento da força de trabalho, as organizações verão o impacto negativo nos resultados financeiros porque não conseguem acessar as informações estratégicas necessárias para determinar onde a mudança é necessária e alinhar as atividades de RH às metas de negócios.

O gerenciamento eficiente da força de trabalho inclui o gerenciamento de tempo e mão de obra, gerenciamento de ausências e integridade e segurança – além de estar totalmente integrado à folha de pagamento e outras funções essenciais de RH e dados financeiros – a fim de trazer precisão, simplicidade e insights a uma tarefa onerosa. O resultado é uma força de trabalho engajada, produtiva e conectada para contribuir para o sucesso organizacional.