Mitä ERP on?

Toiminnanohjauksen (ERP) määritelmä

Toiminnanohjaus (ERP) tarkoittaa ohjelmistotyyppiä, jolla organisaatiot hallinnoivat päivittäisiä liiketoimintoja, joita ovat esimerkiksi kirjanpito, hankinta, projektinhallinta, riskien hallinta ja vaatimustenmukaisuus sekä toimitusketjun toiminnot. Kattava toiminnanohjausohjelmistopaketti sisältää myös yrityksen suorituskyvyn hallintaohjelmiston, joka auttaa organisaation taloudellisten tulosten suunnittelussa, budjetoinnissa, ennustamisessa ja raportoinnissa.

Toiminnanohjausjärjestelmät yhdistävät useita liiketoimintaprosesseja ja mahdollistavat tietojen kulun niiden välillä. Keräämällä organisaation jaetut tapahtumatiedot useista lähteistä toiminnanohjausjärjestelmät eliminoivat tietojen kaksoiskappaleet ja tarjoavat yhtenäisen tietolähteen.

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat nykyisin erittäin tärkeitä tuhansien kaikenkokoisten ja kaikilla toimialoilla toimivien yritysten hallinnassa. Näille yrityksille toiminnanohjausjärjestelmä on yhtä välttämätön kuin sähkö, joka pitää valot päällä.

Mikät toiminnanohjausjärjestelmä on?

Miten nämä ratkaisut voivat hallinnoida organisaatioiden päivittäisiä liiketoimintoja, kuten kirjanpitoa, rahoitusta, hankintaa, projektinhallintaa, toimitusketjua ja valmistusta?

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat kattavia, integroituja alustoja, jotka ovat joko paikallisia tai pilvessä ja jotka hallinnoivat kaikkia tuotantopohjaisen tai jakeluliiketoiminnan osa-alueita. Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmät tukevat kaikkia taloushallinnon, henkilöstöhallinnon, toimitusketjun hallinnan ja valmistuksen osa-alueita keskeisten kirjanpitotoimintojen avulla.

Toiminnanohjausjärjestelmät tarjoavat läpinäkyvyyttä myös koko liiketoimintaprosessiin seuraamalla kaikkia tuotannon, logistiikan ja taloushallinnon osa-alueita. Nämä integroidut järjestelmät toimivat yrityksen keskitettynä keskuksena kaikille työnkuluille ja tiedoille. Niitä voivat käyttää useat yrityksen eri osastot.

Toiminnanohjausjärjestelmät ja -ohjelmistot tukevat useita toimintoja suuryrityksissä ja PK-yrityksissä, mukan lukien toimialakohtainen räätälöinti.

Mitä eroa toiminnanohjauksella ja taloushallinnolla on?

Vaikka termiä taloushallinto käytetään usein kuvaamaan toiminnanohjausohjelmistoa, taloushallinto ja toiminnanohjaus eivät kuitenkaan ole sama asia. Taloushallinto tarkoittaa vain pientä osaa toiminnanohjausjärjestelmästä.

Taloushallinnolla tarkoitetaan organisaation talousosastoon liittyviä liiketoimintatoimintoja, ja se sisältää moduuleja kirjanpitoon, osakirjanpitoon, kirjanpitokeskukseen, ostoreskontraan ja myyntireskontraan, tuoton hallintaan, laskutukseen, avustuksiin, kulujen hallintaan, projektinhallintaan, käyttöomaisuuden hallintaan, yhteisyrityksen kirjanpitoon ja perintään.

Taloushallinto-ohjelmisto käyttää raportointi- ja analyysiominaisuuksia hallintoelinten raportointivaatimusten täyttämiseen. Tällaisia ovat esimerkiksi International Financial Reporting Standards Foundationin (IFRS) ja Financial Accounting Standards Boardin (FASB) yleisesti hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet Yhdysvalloissa (GAAP) sekä muissa maissa (esimerkiksi HGB Saksassa ja PCG Ranskassa).

Julkisissa organisaatioissa taloushallinto-ohjelmistojen on pystyttävä tuottamaan säännöllisiä tilinpäätöksiä sääntelyviranomaisille, kuten Yhdysvaltain arvopaperi- ja pörssikomissiolle (SEC) (erilaiset raportit, esimerkiksi 10-Q neljännesvuosittain ja 10-K vuosittain) ja Euroopan arvopaperimarkkinaviranomaiselle (ESMA) sekä muille. Tämäntyyppisissä taloudellissa raporteissa käytetään kerronnallisen raportoinnin työkalua. Henkilö, joka on viime kädessä vastuussa taloushallinnosta, on talousjohtaja.

Taloushallinto käsittelee yhtä liiketoiminnan osa-aluetta, kun taas toiminnanohjaus käsittää monenlaisia liiketoimintaprosesseja, mukaan lukien taloushallinnon. Toiminnanohjausohjelmisto voi sisältää ominaisuuksia esimerkiksi hankintaan, toimitusketjun hallintaan, varastoon, valmistukseen, kunnossapitoon, tilausten hallintaan, projektinhallintaan, logistiikkaan, tuotteiden elinkaaren hallintaan, riskien hallintaan, yrityksen suorituskyvyn hallintaan (EPM), henkilöstöhallintoon ja henkilöstöjohtoon.

Toiminnanohjaus voidaan myös integroida Front Office -sovelluksiin, esimerkiksi asiakkuudenhallintaratkaisuihin (CRM-ratkaisuihin). Tämä auttaa luomaan kokonaisvaltaisia asiakasnäkymiä. Lisäksi pilvipohjaiset toiminnanohjaussovelluksiin on usein upotettu seuraavan sukupolven tekniikoita, kuten esineiden Internet (IoT), lohkoketjut, tekoäly, koneoppiminen ja digitaaliset avustajat. Nämä kehittyneet tekniikat tuottavat tietoja ja ominaisuuksia, jotka eivät vain paranna perinteisiä toiminnanohjaustoimintoja, vaan ne tarjoavat uusia mahdollisuuksia tehostaa toimintaan luoda uusia palveluita ja tuottaa syvällisempää tietoa koko yrityksestä. Koska toiminnanohjausjärjestelmät ovat kattavia koko yrityksessä, niiden hallintaan liittyy usein kumppanuutta talousjohtajan, tietojohtajan, operatiivisen johtajan ja muiden keskeisten johtohenkilöiden kanssa.

Lisäksi pilvipohjaisiin toiminnanohjaussovelluksiin on usein upotettu seuraavan sukupolven tekniikoita, kuten esineiden Internet (IoT), lohkoketjut, tekoäly, koneoppiminen ja digitaaliset avustajat.

Toiminnanohjauksen peruskäsitteet

Toiminnanohjausjärjestelmät on suunniteltu yhden määritetyn tietorakenteen ympärille, jolla on yleensä yhteinen tietokanta. Näin varmistetaan, että yrityksessä käytetyt tiedot normalisoidaan ja että ne perustuvat yhteisiin määrityksiin ja käyttäjäkokemuksiin. Nämä ydinrakenteet on liitetty toisiinsa liiketoimintaprosesseissa, joita ohjaavat eri liiketoimintaosastojen työnkulut (esimerkiksi taloushallinto, henkilöstöhallinto, suunnittelu, markkinointi ja operatiiviset toiminnot), yhdistämisjärjestelmät ja niitä käyttävät henkilöt. Yksinkertaistettuna voidaan siis sanoa, että toiminnanohjaus on nykyaikaisen yrityksen kattava ratkaisu, jonka avulla käyttäjät, prosessit ja tekniikat voidaan integroida.

Otetaan esimerkiksi vaikkapa yritys, joka valmistaa autoja hankkimalla osia ja komponentteja useilta toimittajilta. Se voisi käyttää toiminnanohjausjärjestelmää näiden hyödykkeiden hankintaehdotusten ja ostojen seuraamiseen sekä varmistaa, että jokainen komponentti käyttää koko prosessissa aina hankinnasta maksuun yhtenäisiä ja puhtaita tietoja, jotka on liitetty yrityksen työnkulkuihin, liiketoimintaprosesseihin, raportointiin ja analytiikkaan.

Kun toiminnanohjaus otetaan asianmukaisesti käyttöön tässä autonvalmistusyrityksessä, komponentti, esimerkiksi etujarrupalat, tunnistetaan johdonmukaisesti osan nimen, koon, materiaalin, lähteen, eränumeron, toimittajan osanumeron, sarjanumeron, kustannusten ja erittelyn sekä monien muiden kuvaavien ja tietoihin perustuvien nimikkeiden perusteella.

Koska tiedot ovat jokaisen modernin yrityksen elinehto, toiminnanohjaus helpottaa näiden tietojen keruuta, järjestämistä, analysointia ja jakelua kaikille henkilöille ja järjestelmille, jotka tarvitsevat niitä voidakseen parhaiten täyttää tehtävänsä ja vastuunsa.

Toiminnanohjaus varmistaa myös, että nämä tietokentät ja määritteet kerätään yhteen oikeaan tiliin yrityksen pääkirjassa, jotta kaikkia kustannuksia voidaan seurata ja esittää asianmukaisesti. Kun etujarrupaloja kutsuttiin ennen etujarruiksi yhdessä ohjelmistojärjestelmässä (tai ehkä joukossa laskentataulukoita), jarrupaloiksi toisessa ja etupaloiksi kolmannessa, autonvalmistusyrityksen oli vaikea selvittää, kuinka paljon käytetään vuosittain etujarrupaloihin ja tulisiko sen vaihtaa tavarantoimittajia tai neuvoteltava paremmat hinnat.

Keskeinen toiminnanohjauksen periaate on keskitetty tiedonkeruu laajaan jakeluun. Useiden erillisten tietokantojen sijaan, joissa on kussakin loputon luettelo erillisistä laskentataulukoista, toiminnanohjausjärjestelmät tuovat järjestystä kaaokseen, jotta kaikki käyttäjät – aina toimitusjohtajasta myyntisihteereihin – voivat luoda, tallentaa ja käyttää samoja tietoja, jotka on johdettu yhteisistä prosesseista. Suojatun ja keskitetyn tietovaraston avulla kaikki organisaation työntekijät voivat luottaa siihen, että tiedot ovat oikeita, ajantasaisia ja täydellisiä. Tietojen eheys varmistetaan kaikissa organisaation tehtävissä – aina neljännesvuosittaisesta tilinpäätöksestä yhteen myöhässä olevaan myyntireskontraraporttiin – ilman virhealttiiden laskentataulukoiden käyttöä.

Toiminnanohjauksen liiketoiminta-arvo

On mahdotonta sivuuttaa toiminnanohjauksen vaikutusta nykypäivän yritysmaailmassa. Kun yritysten tiedot ja prosessit on koottu toiminnanohjausjärjestelmiin, yritykset voivat yhdistää erillisiä osastoja ja parantaa työnkulkuja, mikä tuo merkittäviä kustannussäästöjä. Esimerkkejä erityisistä liiketoimintaeduista ovat esimerkiksi seuraavat:

• paremmat liiketoimintatiedot raporttien reaaliaikaisten tietojen ansiosta
• pienemmät operatiiviset kustannukset sujuvampien liiketoimintaprosessien ja parhaiden käytäntöjen ansiosta
• parempi yhteistyö käyttäjien kanssa, sillä he jakavat tietoja sopimuksissa, hankintaehdotuksissa ja ostotilauksissa
• parempi tehokkuus hyvin määritettyjen liiketoimintaprosessien ja monien funktioiden yhteisen käyttökokemuksen ansiosta
• yhdenmukainen infrastruktuuri aina taustatoiminnoista kaikkiin operatiivisen liiketoiminnan toimintoihin samalla ulkoasulla ja ilmeellä
• paremmin onnistunut käyttöönotto käyttäjien keskuudessa yhteisen käyttöliittymän ja ulkoasun ansiosta
• pienemmät riskit tietojen paremman aheyden ja paremman taloushallinnon ansiosta
• pienemmät hallintakulut ja operatiiviset kustannukset yhdenmukaisten ja integroitujen järjestelmien ansiosta.

Toiminnanohjauksen lyhyt historia

Paperikorteista mobiililaitteisiin
Toiminnanohjauksen historia ulottuu yli sadan vuoden päähän. Vuonna 1913 insinööri Ford Whitman Harris kehitti taloudellisen tilausmäärän (EOQ) mallin, joka on paperipohjainen valmistusjärjestelmä tuotannon suunnittelua varten. Vuosikymmenten ajan EOQ oli valmistuksen standardi. Työkaluvalmistaja Black ja Decker muutti peliä vuonna 1964, kun siitä tuli ensimmäinen yritys, joka otti käyttöön materiaalivaatimusten suunnitteluratkaisun, joka yhdisti EOQ-konseptit keskustietokoneeseen.

MRP pysyi valmistusstandardina, kunnes valmistuksen resurssisuunnittelu (MRP II) kehitettiin vuonna 1983. MRP II:ssa esiteltiin moduulit keskeisenä ohjelmistosuunnittelukomponenttina ja integroidut ydinvalmistuskomponentit, kuten ostot, materiaaliluettelot, aikataulutus ja sopimusten hallinta. Ensimmäistä kertaa erilaiset valmistustehtävät oli integroitu yhteiseen järjestelmään. MRP II tarjosi myös houkuttelevan vision siitä, miten organisaatiot voisivat hyödyntää ohjelmistoja yritystietojen jakamiseen ja integrointiin sekä tehostaa toimintaansa parantamalla tuotannon suunnittelua, pienentämällä varastoja ja vähentämällä hävikkiä. Kun tietotekniikka kehittyi 1970- ja 1980-luvuilla, MRP II:n kaltaisia konsepteja kehitettiin käsittelemään yritystoiminnan muitakin osa-alueita valmistamisen lisäksi. Mukaan sisällytettiin esimerkiksi taloushallinto, asiakassuhteiden hallinta ja henkilöstöhallinnon tiedot. Vuoteen 1990 mennessä IT-analyytikoilla oli jo nimi tälle uudelle liiketoiminnan hallintaohjelmistojen luokalle: toiminnaohjaus.

Toiminnanohjauksen käyttöönottomallit: paikallisista järjestelmistä pilveen

ERP:n menneisyys: 1990-luvulta uudelle vuosituhannelle
1990-luvulta 2000-luvulle tultaessa toiminnanohjausjärjestelmien käyttö kasvoi nopeasti. Samalla toiminnanohjausjärjestelmein käyttöönoton kustannukset alkoivat myös nousta. Ohjelmiston suorittamiseen tarvittava laitteisto oli yleensä yrityksen omaissa tiloissa: se käsitti suuria koneita palvelinhuoneessa. Sekä laitteisto että ohjelmistolisenssit edellyttivät pääomasijoituksia, joiden poistoon kului viidestä kymmeneen vuotta. Lisäksi organisaatiot halusivat lähes aina mukauttaa toiminnanohjausjärjestelmänsä vastaamaan omia erityistarpeitaan, mikä tarkoitti lisäkustannuksia ohjelmistokonsulteista ja koulutuksesta.

Samaan aikaan toiminnanohjausteknikka kehittyi Internetin myötä uusien ominaisuuksien ja toimintojen myötä, esimerkiksi kuten upotetun analytiikan ansiosta. Ajan myötä monet organisaatiot huomasivat, että niiden paikalliset toiminnanohjausjärjestelmät eivät voisi pysyä ajan tasalla nykyaikaisten turvallisuusvaatimusten tai kehittyvien tekniikoide suhteen (esimerkiksi älypuhelimet).

Cloud ERP: uudenlainen toiminnanohjauksen toimitusmalli

Ohjelmisto palveluna (SaaS)
Tässä kohtaa kuvaan astuivat myös ohjelmistot palveluna (SaaS) -pilviratkaisut toiminnanohjaukseen. Kun toiminnanohjausohjelmisto toimitetaan pilvessä palveluna, se toimii etäpalvelimien verkossa yrityksen palvelinhuoneen sijaan. Pilvipalveluntarjoaja korjaa, hallinnoi ja päivittää ohjelmistoa useita kertoja vuodessa sen sijaan, että yrityksen täytyisi itse toteuttaa kalliita paikallisia päivityksiä 5–10 vuoden välein. Pilvipalvelu voi vähentää sekä toimintakustannuksia (OpEx) että investointikustannuksia (CapEx), koska sen ansiosta yritysten ei tarvitse hankkia ohjelmistoja tai laitteita tai palkata lisää IT-henkilöstöä. Nämä resurssit voidaan sen sijaan sijoittaa uusiin liiketoimintamahdollisuuksiin, ja lisäksi organisaatio on aina ajan tasalla ja sillä on käytössään uusimmat toiminnanohjausohjelmistot. Työntekijät voivat kohdistaa huomionsa IT-hallinnosta lisäarvoa tuottaviin tehtäviin, kuten innovaatioihin ja kasvuun.

7 syytä siirtyä toiminnanohjauksen pilviratkaisuun

Kaikenkokoisilla yrityksillä, mukaan lukien PK-yrityksillä, ei kuitenkaan ole mahdollisuuksia siirtyä kerralla täysin paikallisista järjestelmiin kokonaan pilveen. Ainakaan yritykset eivät koe kykenevänsä tähän nopealla aikataululla. Paikallisen toiminnanohjausjärjestelmän käytön jatkaminen huolimatta kaikista toiminnanohjauksen pilvijärjestelmien merkittävistä eduista ei kuitenkaan ole sekään houkutteleva vaihtoehto. Miksi siis kannattaa harkita paikallisen järjestelmän korvaamista tai täydentämistä pilvisovelluksilla?

Oracle ERP:n käytön aloittaminen

Organisaatioilla on aina ollut vaikeuksia löytää tasapaino perinteisen toiminnanohjausjärjestelmän korkeiden kustannusten ja monimutkaisuuden sekä räätälöityjen ominaisuuksien ja joustavuuden tarpeen sekä liiketoiminnan vaatimusten välillä. Katso ja opi, miten Oracle ERP Cloud mahdollistaa tehokkaat tiimit, yhtenäiset tiedot ja reaaliaikaiset analyysit sekä auttaa sinua ja taloushallintotiimiäsi tekemään aina parhaita liiketoimintapäätöksiä. Kun toiminnanohjaus on pilvessä toimiva ratkaisu, organisaatiosi on valmis tulevaisuuteen ja pysyy askeleen edellä muutoksia.

Yksi SaaS-mallin eduista on se, että ohjelmisto on aina ajan tasalla ja sisältää uusimmat ominaisuudet, toiminnot sekä parhaat käytännöt. Pilvitoiminnanohjausjärjestelmien palveluntarjoajat julkaisevat päivityksiä säännöllisesti (esimerkiksi Oraclen tapauksessa kuukausittain). Tämä tarkoittaa, että uusimmat mullistavat tekniikatt, kuten tekoäly, digitaaliset avustajat, koneoppiminen, lohkoketju, lisätty todellisuus ja esineiden Internet, ovat tilaajien käytettävissä säännöllisesti.

Näillä uusilla tekniikoilla organisaatiot voivat parantaa liiketoimintansa parhaita käytäntöjä nopeasti, kun toiminnanohjausohjelmistot kehittyvät. Ne voivat automatisoida prosesseja, joihin tarvitaan paljon manuaalista työtä, esimerkiksi kirjanpitoa. Lisäksi käyttäjät saavat kattavan ja reaaliaikaisen käsityksen yrityksen liiketoiminnasta pääkonttorin lisäksi myös varastoissa, tuotantolaitoksissa ja kaikkialla muuallakin yrityksessä. Tämä tieto on helposti kaikkien asianomaisten työntekijöiden käytettävissä heidän mobiililaitteillaan, esimerkiksi älypuhelimilla ja tableteilla.

Digiaikaan suunniteltu nykyaikainen toiminnanohjauspilvipalvelu hyödyntää mobiililaitteita, someominaisuuksia, analytiikkaa ja uusimpia nousevia tekniikoita. Mikään muu ei riitä organisaation kehityksen ylläpitämiseen.

ERP – usein kysytyt kysymykset

Mitä ERP yksinkertaistetusti tarkoittaa?
ERP tulee englanninkielisistä sanoista Enterprise Resource Planning, mikä tarkoittaa toiminnanohjausta. Se on ohjelmistojärjestelmä, johon sisältyvät kaikki menestyksekkään liiketoiminnan edellyttämät työkalut ja prosessit, kuten HR, tuotanto, toimitusketju, taloushallinto, kirjanpito ja paljon muuta.

Mitkä ovat 3 tavallisinta ERP:n tyyppiä?
Kolme tavallisinta ERP:n tyyppiä ovat paikallinen, pilvipohjainen ja hybridi-ERP. Paikallista ERP-järjestelmää käytetään yrityksen omilla palvelimilla, kun taas pilvipohjainen ERP toimii ulkopuolisen tahon tarjoamalla etäpalvelimella. Hybridi-ERP on edellisten yhdistelmä, ja siinä yrityksen pääkonttorissa on tavallisesti paikallinen ERP ja tytäryhtiöissä pilvipohjaiset ERP-järjestelmät.

Voitteko antaa esimerkin ERP:stä?
Hyviä esimerkkejä ERP:stä ovat toimialakohtaiset ERP-järjestelmät, jotka täyttävät tietyn toimialan yritysten erityisvaatimukset ja tarjoavat alakohtaisia ominaisuuksia, kuten materiaalien suunnitteluun ja erikoisvalmistukseen liittyvien arkistojen hallintatoimintoja. Koska tällaisten järjestelmien ominaisuudet ovat niin pitkälle räätälöityjä, yritysten ei tarvitse juurikaan mukauttaa niitä itse tai integroida niihin muita ulkoisia työkaluja.