Guida ai software di gestione della pianificazione del capitale

Il software di gestione della pianificazione del capitale aiuta le aziende edili a dare priorità, pianificare e consegnare progetti di capitale in modo più efficace, aspetto sempre più importante data la crescente pressione competitiva e la notevole spesa di capitale nel settore pubblico e privato.

Per migliorare il processo decisionale, il controllo e l'accuratezza dei progetti, le organizzazioni edili devono standardizzare e coordinare i processi di gestione della pianificazione del capitale, allontanandosi dai processi manuali soggetti a errori, dai fogli di calcolo isolati e dalle applicazioni disconnesse.

Questo articolo traccia un percorso per le organizzazioni per aiutarle a migliorare le prestazioni dei progetti e della pianificazione del capitale collegando processi, sistemi e team e unificando i dati. Vengono descritti i vantaggi dei software di gestione della pianificazione del capitale di livello aziendale e come scegliere la piattaforma giusta per le proprie esigenze.

Che cos'è un software di gestione della pianificazione del capitale (CPMS, capital program management software)?

Le suite di software di gestione della pianificazione del capitale offrono una soluzione coerente per connettere e gestire i processi a livello di progetto e portfolio di capitale. Le migliori suite basate su cloud si integrano anche con l'ERP correlato e altre applicazioni aziendali, offrendo a tutti i partecipanti pertinenti l'accesso immediato agli stessi dati uniformi.

La maggior parte delle organizzazioni proprietarie dispone di personale che analizza l'intera pianificazione di capitale, ponendo domande come: come facciamo a utilizzare al meglio questo budget? Cosa dobbiamo costruire? Cosa dobbiamo gestire? Cosa dobbiamo ammodernare?

I team finance aziendali in genere utilizzano le applicazioni ERP. Tuttavia, se non esiste un sistema automatizzato per gestire in modo coerente i controlli dei progetti, tra cui costi, previsioni, contratti, modifiche e pianificazione, a livello di progetto e tra più progetti, l'applicazione ERP potrebbe non riflettere i dati più recenti. Integrare una soluzione di progetto e portfolio con la tua applicazione ERP può aiutarti a mantenerla aggiornata.

Concetti chiave

• Il software di gestione della pianificazione del capitale può aiutare a standardizzare e automatizzare i processi e a centralizzare le informazioni affinché le organizzazioni possano tenere sotto controllo i progetti e prendere decisioni rapide, coerenti e informate.
• Implementare un CPMS può aiutare a migliorare la visibilità e il controllo dei progetti, ma anche la collaborazione tra team.
• Il software supporta confronti tra progetti e l'apprendimento di insegnamenti.
• Assicurati che la soluzione CPMS scelta dalla tua organizzazione abbia la flessibilità necessaria per cambiare e ridimensionarsi per il lungo periodo.

Definizione di gestione della pianificazione del capitale

Un sistema software di gestione di progetti e della pianificazione del capitale a livello aziendale può standardizzare processi e informazioni per migliorare il controllo e il processo decisionale e allineare progetti e obiettivi organizzativi prioritari. Consente inoltre alle organizzazioni di allocare materiali, attrezzature e personale. Ad esempio, una volta approvata una richiesta di modifica in un flusso di lavoro automatizzato, qualsiasi impatto sui costi associato viene immediatamente visualizzato nel foglio costi e nel contratto associato, legato all'applicazione di pagamento, in modo da poter dire "Sì, questo costo aggiuntivo è stato approvato e questa applicazione di pagamento può essere approvata".

Perché hai bisogno di un software di gestione della pianificazione del capitale

Ogni progetto edilizio e di ingegneria è diverso, venendo composto da membri del team diversi e sottostando a regolamenti legati a location specifiche e ambiti diversi, cosa che rende la standardizzazione una delle maggiori sfide del settore. Per i proprietari di progetti, questa sfida si manifesta spesso sotto forma di fonti e formati di dati diversi, processi incoerenti e sistemi disconnessi.

Le organizzazioni hanno bisogno della capacità di controllare tutti i progetti e i programmi, dalla definizione delle priorità e dell'approvazione fino all'esecuzione, alle operazioni continue e alla manutenzione. Il software di gestione dei progetti e delle pianificazioni di capitale possono conferire tale controllo, contribuendo ad aumentare l'efficienza e l'accuratezza e a migliorare i risultati.

Vantaggi dei software di gestione della pianificazione del capitale

I programmi di capitale di oggi sono intrinsecamente complessi, coinvolgendo svariati stakeholder, processi dettagliati e investimenti finanziari sostanziali. Un software di gestione della pianificazione basato sul cloud può aiutare i team edilizi a eseguire più progetti complessi, ad aumentare l'efficienza dei progetti e a migliorarne i risultati complessivi. Di seguito sono riportati i principali vantaggi potenziali.

• Visibilità e controllo dei progetti migliori
  Per una gestione efficace dei programmi, è essenziale comprendere e condividere lo stato, i progressi e i potenziali ostacoli di ciascun progetto. Il software di gestione della pianificazione del capitale offre a tutti gli stakeholder visibilità sui progetti aiutando i team a comunicare e controllare le risorse.
• Maggiore collaborazione tra gli stakeholder
  Avere tutte le parti informate e coinvolte, con accesso immediato alle stesse informazioni, può aiutare a prevenire errori di comunicazione e creare un senso di responsabilità condivisa per il successo del progetto. È anche vantaggioso per le relazioni a lungo termine e permette di coltivare collaborazioni ripetute tra i proprietari e i loro team di consegna.
• Flussi di lavoro semplificati e processi automatizzati
  Il tempo è fondamentale in ambienti di progetti edilizi rapidi e complessi. Le e-mail e i fogli di calcolo in silos ostacolano i progressi limitando le comunicazioni e la condivisione delle informazioni. Una soluzione di gestione della pianificazione basata su cloud può aiutare a semplificare i flussi di lavoro e le informazioni a cui tutti gli stakeholder possono accedere ovunque si trovino e quando vogliono.
• Migliore gestione e mitigazione dei rischi
  I progetti edilizi possono andare fuori strada a causa di condizioni meteorologiche avverse, interruzioni della supply chain, carenze di manodopera e altri fattori. Un risk management efficace aiuta i team di progetto a prevedere e gestire tali sfide e a riallocare le risorse in base alle esigenze. Il software di gestione della pianificazione del capitale può aiutare ad analizzare la documentazione dei progetti precedenti per identificare i rischi e fornire intelligence predittiva che può aiutare a migliorare il risk management a tutti i livelli di un'organizzazione.
• Accesso in tempo reale ai dati e agli analytics dei progetti
  Le migliori applicazioni di gestione della pianificazione del capitale si basano su report e analytics avanzati dei dati che forniscono insight sui progressi e sulle prestazioni del progetto e aiutano i team a identificare rapidamente le aree di miglioramento. Accedendo a informazioni in tempo reale i team sul campo possono essere più informati che mai.
• Maggiore precisione in budgeting e previsioni
  La possibilità di monitorare costantemente lo stato di avanzamento del progetto fornisce i dati per prendere decisioni di budget più accurate e informate e prevedere le tempistiche del progetto. I dati storici archiviati in una soluzione di gestione edilizia possono anche contribuire a migliorare l'accuratezza delle previsioni.
• Gestione e controllo efficienti dei documenti
  Il settore dell'edilizia è sommerso dai documenti: progetti, approvazioni di progetti, ordini di modifica, qualsiasi cosa. La gestione centralizzata dei documenti digitali offre ai team di progetto visibilità sull'intera cronologia del loro lavoro (quali modifiche sono state apportate lungo il percorso, chi le ha apportate e quando) con tutti gli artifact accessibili nello stesso sistema per mostrare l'intero albero decisionale e i progressi del lavoro dall'inizio alla fine.
• Allocazione delle risorse e gestione della forza lavoro ottimizzare
  Il successo di un progetto spesso dipende dall'allocazione efficiente di capitale, materiali e altre risorse. Le soluzioni software di gestione edilizia possono identificare i requisiti del progetto, prendere in considerazione la disponibilità delle risorse, gestire la distribuzione della forza lavoro e quindi allocare tali risorse.
• Task semplificati di compliance normativa
  Le leggi e le normative edilizie a livello locale, statale e federale cambiano costantemente. Una soluzione di gestione della pianificazione basata sul cloud può aiutare i team a monitorare gli sviluppi più recenti e a semplificare i task di compliance.
• Ritardi dei progetti e sovraccosti minori
  Poiché i progetti edilizi si estendono per mesi o anni, cambiamenti climatici significativi o picchi dei costi di manodopera, attrezzature e materiali possono causare costosi ritardi nei progetti. I sovraccosti sono anche un indicatore di una gestione scadente dei progetti, nonché di piani e di budget impostati in modo impreciso dall'inizio del progetto. Identificare, quantificare e valutare in modo proattivo i rischi potenziali tra i progetti con un software di gestione della pianificazione può aiutare le organizzazioni a prendere decisioni più informate e a rispettare tempi e budget del progetti.
• Scalabilità per gestire la crescita e l'aumento della complessità
  Le suite di software di gestione della pianificazione del capitale complete e basate sul cloud consentono alle organizzazioni di implementare funzionalità aggiuntive, tra cui processi aziendali, report e dashboard, quando ne hanno bisogno, con funzionalità facilmente accessibili sia per nuovi utenti che per i veterani. Anche le suite basate sul cloud vengono aggiornate regolarmente con nuove funzionalità e integrazioni migliori e più semplici. Le soluzioni migliori hanno spazio per progetti di ogni dimensione.

Caratteristiche principali dei software di gestione della pianificazione del capitale

Alcuni progetti e programmi di capitale, ad esempio una modernizzazione dell'aeroporto o un nuovo impianto di produzione, possono richiedere investimenti dal valore di miliardi di dollari, rendendo necessario un sofisticato software di gestione della pianificazione del capitale per far rispettare ai progetti tempi e budget, mitigando al contempo i rischi. Ecco alcune delle caratteristiche principali dei migliori pacchetti software.

• Programmazione dei progetti e gestione della sequenza temporale. Ogni progetto edilizio ha un programma, ma non tutti i programmi di progetto rendono i dati chiave facilmente accessibili ai membri a cui servono. Automatizzare la pianificazione edilizia con il software giusto può allineare il percorso critico e le pianificazioni delle attività per tenere a loro volta allineati i team in ufficio e sul campo e ridurre il ritardo dei dati, gli errori, le rilavorazioni e l'inattività dei team. L'accesso parallelo può aiutare ad accelerare il processo di programmazione e pianificazione degli scenari può fornire visibilità sui potenziali impatti di vari percorsi, aiutando a ottimizzare i programmi e le risorse correlate.
• Budgeting e gestione finanziaria. I project manager hanno bisogno delle informazioni giuste per sviluppare previsioni di budget affidabili e accurate basate su informazioni di progetto passate e attuali. È fondamentale disporre di un software per accedere alle informazioni necessarie e gestire e generare report sul piano previsto rispetto ai risultati effettivi, mantenendo al contempo un registro di tali informazioni da utilizzare per la pianificazione e l'esecuzione future dei progetti. Scomponendo i budget in codici di costo e discipline, il software può aiutare a tracciare il budget, gestire il flusso di cassa, prevedere le modifiche al budget e gestire quelle ai contratti quasi in tempo reale.
• Gestione e controllo dei documenti. Fra le funzionalità chiave di questo tipo di software ci sono il controllo della versione dei documenti, la possibilità di assegnare nomi in modo coerente ai documenti nei progetti con autorizzazioni di accesso per gli utenti autorizzati, e un audit trail completo. Assicurarti di sapere chi è il proprietario dei dati del progetto all'interno del sistema.
• Allocazione delle risorse e gestione della forza lavoro. Molte parti hanno spesso bisogno di un accesso immediato e simultaneo al software di gestione della pianificazione del capitale per riallocare manodopera, materiali e attrezzature. Assicurati di utilizzare un sistema che fornisca avvisi tempestivi relativi alle discrepanze tra piano e risultati effettivi, in modo da poter intraprendere azioni tempestive anziché dover attendere report settimanali o mensili.
• Strumenti di compliance e risk management. Le organizzazioni hanno bisogno della capacità di gestire, monitorare, generare report e sviluppare un audit trail delle attività a supporto della compliance alle leggi e alle normative pertinenti. Ad esempio, un progetto per ferrovie ad alta velocità potrebbe dover rispettare i requisiti di sostenibilità, manodopera, ingegneria locali, statali e federali, ma anche dimostrare che le assegnazioni specifiche di finanziamento sono andate ad attività designate. I sistemi di gestione della pianificazione del capitale possono aiutare le organizzazioni a soddisfare e generare report su tali requisiti. Il rischio risiede a livello di portfolio, programma e progetto, e condizioni meteorologiche avverse o problemi della supply chain possono ostacolare ogni fase. Sebbene un framework di risk management non elimini tutti i rischi, è una componente essenziale del software di gestione della pianificazione del capitale. Concedi a tutti i membri interessati del team l'accesso a un registro centrale dei rischi dei progetti per identificare, registrare e quantificare il maggior numero possibile di rischi. I rischi identificati in un progetto possono essere inclusi in progetti simili.
• Funzionalità di reporting e analytics. I migliori strumenti di gestione della pianificazione del capitale aiutano i manager a segnalare e analizzare una vasta gamma di dati finanziari, di pianificazione, operativi, KPI e di altro tipo, mantenendo aggiornate gli stakeholder e offrendo insight granulari su un progetto o un ampio portfolio. Ne sono esempio il flusso di cassa rispetto al piano, l'aderenza al programma, l'impatto sulla sostenibilità ambientale e gli indicatori KPI sull'efficienza delle risorse allocate a task e progetti. Cerca il software con report e dashboard preconfigurati che possono essere modificati o aggiunti per soddisfare le tue esigenze.
• Integrazione con altri software e sistemi. Per trarre il massimo valore dalle suite CPMS, cerca integrazioni native, API mature, adattatori integrati e servizi di middleware e consulenza di un fornitore. I sistemi dovrebbero integrarsi perfettamente con ERP, supply chain e altre applicazioni di back-office in base alle esigenze. L'obiettivo è quello di unificare processi e dati per prendere decisioni migliori e più tempestive. Un fornitore può affermare che le sue API sono sufficienti, ma che tipo di API sono e che cosa abilitano? Chi è responsabile del funzionamento di tali integrazioni? Quale middleware è supportato? C'è un costo aggiuntivo? Qual è il track record di integrazione del fornitore? Le integrazioni fai da te possono richiedere tempo, essere costose, e introdurre rischi.

Scegliere il giusto software di gestione del progetto e della pianificazione del capitale

Quando acquisti software per la gestione della pianificazione e del progetto di capitale, informati bene e assicurati di porre queste (tra le altre) domande importanti. Il fornitore ha una comprovata esperienza nel settore dell'edilizia e dell'ingegneria? Otterremo tutte le funzionalità di cui abbiamo bisogno, comprese quelle potenziate dall'AI? La soluzione è abbastanza flessibile da soddisfare le nostre esigenze di oggi e cambiare man mano che cambiano le nostre esigenze? Il prodotto si integrerà con il nostro ERP e altre applicazioni di base? Il sistema è facile da imparare ad utilizzare? La compliance normativa e la sicurezza sono le priorità principali per il fornitore? Il nostro investimento è protetto tramite aggiornamenti periodici delle applicazioni? Il fornitore ci supporterà mentre cresciamo? Dove e come viene ospitata la soluzione?

Leggi le storie di successo dei clienti e i casi d'usi. Ci sono probabilmente somiglianze tra le sfide iniziali degli altri e ciò che stai affrontando oggi. Rivolgiti agli attuali clienti del software per avere il loro feedback.

Unifica i dati di progetti e pianificazione di capitale con Oracle Capital Project and Program Management

Oracle Primavera Unifier offre alle organizzazioni di edilizia e ingegneria le funzionalità di cui hanno bisogno per gestire la loro pianificazione di progetti di capitale, ma anche i processi e i dati del portfolio. Si tratta di un sistema integrato che unisce costi, contratti, modifiche, milestone di pianificazione, rischi, flussi di lavoro e gestione dei documenti e supporta gli analytics predittivi e altre funzionalità AI. Oracle Primavera Unifier si integra anche in maniera nativa con le applicazioni di pianificazione del capitale e programmazione Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) e Oracle Primavera Cloud, parte di Oracle Smart Construction Platform.

Domande frequenti sui software di gestione della pianificazione del capitale

Che c'è un manager della pianificazione del capitale?
Un manager della pianificazione del capitale viene in genere assegnato dalle organizzazioni proprietarie per valutare le esigenze e richiedere il budget per l'intero programma, ponendo domande importanti come "In che possiamo spendere al meglio i soldi che abbiamo? Come possiamo assicurarci di dare la priorità ai progetti che meglio si allineano ai nostri obiettivi organizzativi? Come possiamo definire in modo più accurato il budget dei progetti approvati? Stiamo eseguendo questi progetti in modo da trarne il massimo vantaggio? Stiamo eseguendo i progetti in modo coerente e prevedibile per ottenere risultati ottimali?

Che cos'è un software di pianificazione del capitale?
Un software di pianificazione del capitale aiuta il processo di utilizzo di dati e analytics per assegnare la priorità, selezionare e definire con precisione i progetti per supportare gli obiettivi a breve e lungo termine di un'organizzazione.

Che cos'è un sistema di gestione dei progetti di capitale?
Un sistema di gestione dei progetti di capitale è il luogo in cui le organizzazioni unificano la gestione di costi, contratti, modifiche, rischi, pianificazioni, flussi di lavoro e documenti di uno o più progetti. Aiuta a garantire che tutti i processi vengano eseguiti senza problemi e in modo coerente, offrendo ai proprietari la visibilità e il controllo di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate e tempestive per ottenere risultati prevedibili.

Quali sono degli esempi di progetti e programmi di capitale?
Esempi di progetti e programmi di capitale sono il rinnovo di un terminal aeroportuale, l'aggiunta di un'ala a un ospedale, l'ammodernamento di 100 concessionarie di auto e la costruzione di un hotel.