Che cos'è la pianificazione delle vendite?

I mercati continuano ad essere imprevedibili, i problemi della supply chain persistono, l'inflazione rimane ostinatamente alta e l'attività di vendita continua ad allontanarsi dai canali convenzionali. Con questo tipo di incertezza, elaborare un piano di vendita su un foglio di calcolo non è più sufficiente. Questi problemi fra loro correlati hanno spinto in favore di pratiche di pianificazione delle vendite sofisticate e all'avanguardia e di soluzioni tecnologiche che le supportano. Le aziende vogliono formulare e rivedere rapidamente i propri piani di vendita. Vogliono prefiggersi obiettivi di ricavi raggiungibili e inoltrarli a un chief revenue officer per assegnare aree e definire quote destinate ai rappresentanti commerciali. Vogliono monitorare le performance a livello granulare e adottare modelli di retribuzione che motivano tutti a impegnarsi e raggiungere il successo.

Ma per raggiungere questi obiettivi serve molto più che allontanarsi dai vecchi fogli di calcolo. Le aziende devono implementare in modo olistico strategie e best practice collaudate, prendere decisioni basate sui dati e non solo sull'istinto e implementare applicazioni basate su cloud progettate per superare i numerosi ostacoli del ciclo di vendita. Le moderne strategie e metodologie di pianificazione delle vendite aiutano i venditori a conquistarsi la fiducia dei clienti coltivando relazioni interpersonali. E in un mondo in cui sempre più trattative vengono avviate e concluse online, devono anche fornire visibilità su account in cui l'intervento umano è completamente assente.

Che cos'è la pianificazione delle vendite?

La pianificazione delle vendite prevede lo sviluppo e la documentazione di una strategia che tratti il modo in cui l'organizzazione di vendita assegna le proprie limitate risorse per raggiungere nel miglior modo possibile gli obiettivi di ricavi e gli obiettivi aziendali più ampi. Il processo produce un piano di vendita che delinea i passi attraverso cui ottimizzare le performance del team di vendita. I passi includono la definizione di obiettivi di ricavi, l'identificazione di mercati target, l'assegnazione delle aree di vendita, l'impostazione di quote e modelli di retribuzione per i rappresentanti commerciali, la valutazione dei trend di acquisto dei consumatori e delle dinamiche di mercato e la raccolta coerente di dati per far evolvere il piano nel corso della campagna di vendita.

Differenze tra pianificazione delle vendite e piano di vendita

La pianificazione delle vendite è un processo utilizzato per creare un piano di vendita che documenti chiaramente target, obiettivi e strategie di vendita lungo un determinato periodo. Ma un piano di vendita non è certo immutabile. La pianificazione delle vendite è un processo continuo in cui i leader delle vendite monitorano continuamente i risultati del mondo reale, valutano le condizioni di mercato in evoluzione e creano nuove previsioni basate sullo spostamento di dati e modelli. E se questi risultati e queste previsioni si allontanano dalle aspettative iniziali, i responsabili della pianificazione modificano di conseguenza il piano di vendita esistente.

Concetti chiave

• La pianificazione delle vendite è il processo attraverso il quale i professionisti delle vendite sviluppano e documentano la strategia che ritengono abbia più probabilità di raggiungere gli obiettivi.
• Questi passi prescrittivi sono documentati in un piano di vendita che definisce le assegnazioni delle aree, le quote per i team regionali, le commissioni per i rappresentanti commerciali e gli strumenti che questi devono utilizzare per ottenere i risultati previsti.
• La pandemia globale, con i suoi divieti di viaggio, i suoi blocchi e i suoi obblighi di distanziamento sociale, ha drasticamente interrotto i tipici movimenti di vendita. L'attività di vendita B2B e B2C è però aumentata online, e i team di vendita devono adattarsi a questa duratura realtà.
• I responsabili della pianificazione delle vendite da sempre utilizzano scomodi fogli di calcolo per documentare i propri piani di esecuzione delle vendite. Ma strumenti all'avanguardia, inclusi quelli con intelligenza artificiale integrata, possono offrire ai leader delle vendite una maggiore visibilità sulle performance di vendita affinché possano modellare gli scenari e perseguire i propri obiettivi. Tali applicazioni rendono più facile adattarsi alle proiezioni e alle quote in base a obiettivi e rischi che cambiano frequentemente; forniscono anche previsioni più affidabili.

Definizione di pianificazione delle vendite

La pianificazione delle vendite è un processo multiforme che fornisce un piano dettagliato e prescrittivo per incrementare le vendite dei prodotti di un'azienda in region e mercati target.

Il processo di solito inizia con i leader finanziari che, di concerto con i leader delle vendite, stabiliscono obiettivi di ricavi ambiziosi e realistici. Il finance inoltra tali obiettivi all'organizzazione delle vendite, spesso attraverso l'ufficio del chief revenue officer.

Il CRO e il suo team di gestione devono quindi formulare un piano per raggiungere i risultati desiderati. Questo inizia con l'identificare i mercati che probabilmente si riveleranno fruttuosi con risorse di vendita dedicate a loro. Il CRO definisce inoltre quote per vaste regioni, team localizzati e singoli rappresentanti commerciali, ma anche commissioni che incentivano tutti a impegnarsi e raggiungere il successo.

I piani di vendita devono essere sì precisi, ma anche abbastanza flessibili da adattarsi alle mutevoli condizioni del mercato. I responsabili delle vendite devono monitorare più metriche di performance a livello granulare, tra cui i tassi di conversione, i costi di acquisizione dei clienti e il feedback dei clienti, per sapere quando modificare i propri piani.

Perché è importante la pianificazione delle vendite?

La pianificazione delle vendite è importante perché ha un impatto enorme sul successo di un prodotto sul mercato. Un piano efficace può aumentare i ricavi permettendo ai rappresentanti commerciali di concludere un maggior numero di affari più ampi applicando insight basati sui dati per assegnare aree, obiettivi e quote in modo da ottimizzare i risultati delle vendite. Questo inoltre offre il vantaggio aggiuntivo di motivare i rappresentanti commerciali esistenti e aumentare la loro produttività, attirando contestualmente anche venditori di talento con un potenziale di guadagno e alimentando così ulteriormente il movimento delle vendite. Un piano di vendita ben progettato aiuta anche nelle relazioni con i clienti in quanto garantisce che i venditori esperti siano accessibili per il maggior numero possibile di clienti potenziali ed esistenti e che i team regionali siano dotati di personale e attrezzati per servire account importanti.

Il ruolo della pianificazione delle vendite nel business

La pianificazione delle vendite può dipendere da molte divisioni aziendali diverse, ma anche impattarle. Per questo motivo, l'organizzazione delle vendite non dovrebbe mai essere isolata. Poiché i leader delle vendite hanno una visibilità e degli insight unici sui volumi delle vendite, dovrebbero collaborare a stretto contatto con i leader finanziari per stabilire obiettivi di ricavi. Obiettivi troppo elevati possono generare insoddisfazione e turnover nel team di vendita; obiettivi troppo bassi non sfruttano appieno il potenziale di un team.

L'organizzazione delle vendite deve inoltre coordinarsi con le HR per strutturare le commissioni. I leader delle vendite potrebbero sapere quali margini di profitto su quali prodotti e in quali regioni motiveranno di più i loro team, ma non controllano direttamente il ciclo paghe.

Ed è fondamentale che l'organizzazione di vendita sia allineata al marketing quando si tratta di generare interesse per i clienti. Le campagne di marketing gettano le basi per iniziative di vendita di successo. Nel frattempo, i rappresentanti commerciali che interagiscono direttamente con i clienti spesso sviluppano insight unici sui luoghi da cui viene la domanda, su dove le risorse di marketing possono migliorare la consapevolezza dei prodotti e su quali campagne si stanno dimostrando efficaci. Le vendite e il marketing sono molto interdipendenti: il successo dipende dal modo in cui questi team articolano messaggi comuni.

Elementi di una pianificazione delle vendite di successo

In definitiva, la pianificazione delle vendite dovrebbe attingere agli istinti dei leader delle vendite esperti, supportati da un'analisi rigorosa dei dati, per perseguire l'obiettivo della forza vendita di incrementare i ricavi. Tuttavia, le tattiche e gli strumenti collaudati riportati a seguire sono comuni alle strategie di vendita di maggior successo.

• Definisci quote e obiettivi realistici: i responsabili della pianificazione delle vendite dovrebbero collaborare con i leader finanziari per assicurarsi che gli obiettivi di ricavi siano ambiziosi, ma raggiungibili. Obiettivi di ricavi non realistici vengono convertiti in quote di vendita non realistiche che possono demoralizzare i venditori di talento. Le quote che i rappresentanti commerciali dovrebbero soddisfare dovrebbero essere basate sui prodotti specifici che stanno vendendo e sui mercati in cui stanno operando. Tutti, dai manager regionali ai team leader e ai singoli rappresentanti, dovrebbero capire cosa ci si aspetta da loro e sentirsi abbastanza supportati da condividere il proprio input.
• Identifica i mercati target e gli account chiave: nei loro piani, i responsabili della pianificazione delle vendite dovrebbero sforzarsi di identificare metodicamente e documentare chiaramente i mercati geografici e demografici che hanno maggiori probabilità di dimostrarsi ricettivi rispetto a determinati prodotti, nonché i loro account chiave all'interno di tali mercati. Ciò richiede un'analisi rigorosa, tra le altre cose, delle dinamiche dei consumatori, dei trend di mercato, dei cambiamenti stagionali e degli eventi regionali e globali che potrebbero incidere sui consumi.
• Valuta la concorrenza: comprendere gli approcci che i competitor di successo stanno adottando per vendere prodotti comparabili è estremamente prezioso quando viene sviluppato un piano di vendita, soprattutto per le aziende che lanciano nuovi prodotti. I pianificatori dovrebbero studiare i dati di vendita dei competitor e cercare di raccogliere insight dalle varie strategie che utilizzano.
• Considera attentamente la retribuzione: la retribuzione incentiva il successo. Le commissioni trattenute dai rappresentanti commerciali e i margini che le determinano possono motivare i rappresentanti a lavorare di più e a piazzare i prodotti in modo più efficace. Offrire commissioni adeguate rende anche più probabile che un'azienda assuma e fidelizzi i talenti di vendita migliori. Ma avere margini troppo elevati può danneggiare le vendite, in particolare in un mercato altamente competitivo, e finire per consumare i profitti. I margini definiti nei modelli di retribuzione dovrebbero essere pensati con attenzione e perfezionati in linea con le metriche per regioni e prodotti specifici.
• Coordina tra i dipartimenti: l'organizzazione di vendita non dovrebbe mai operare in modo indipendente dagli altri dipartimenti aziendali. I team di vendita che non coordinano la loro pianificazione con finance, HR e marketing non riusciranno a trarre il massimo dal loro potenziale.
• Adotta l'intelligenza artificiale: l'intelligenza artificiale offre ai pianificatori un nuovo e potente strumento per prevedere le vendite e analizzare le trattative. Le applicazioni che sfruttano gli algoritmi AI addestrati sui dati contestuali possono aiutare le organizzazioni di vendita ad allocare meglio le risorse per il trimestre o l'anno successivo, rivalutare le opportunità dei clienti, allinearsi a obiettivi aziendali più ampi ed evidenziare le metodologie di vendita più efficaci.

5 consigli e best practice per la pianificazione delle vendite

Anche se l'attività di vendita si sta spostando sempre più verso le piattaforme online, i seguenti approcci collaudati alla pianificazione delle vendite continuano ad essere molto efficaci.

Processo di pianificazione delle vendite: come creare un piano vendite

Il processo di creazione di un piano vendite in genere ha origine al di fuori dell'organizzazione delle vendite.

Il dipartimento finanziario fissa gli obiettivi di fatturato per un trimestre o anno fiscale, mentre il management esecutivo articola obiettivi aziendali più ampi come la penetrazione in un mercato di un nuovo prodotto o l'espansione in nuovi mercati di uno già esistente.

I responsabili della pianificazione delle vendite devono convertire questi obiettivi finanziari e aziendali in obiettivi di vendita chiari. Questi obiettivi e queste quote non sempre danno la priorità alle vendite totali massime. Difatti, ci sono momenti in cui le aziende vogliono limitare intenzionalmente la disponibilità dei loro prodotti a un determinato prezzo, o per attribuire un'aria di prestigio data dal possedere qualcosa di poco comune o per evitare di sopraffare la capacità produttiva esistente.

Il passo successivo è definire una strategia utile per realizzare gli obiettivi di vendita. Questo prevede l'identificazione di mercati specifici, sia per regione che per popolazione, che saranno terreno fertile per il prodotto in vendita: se stai vendendo tavole da surf, ad esempio, probabilmente non dovresti dedicare risorse agli stati che non hanno sbocco sul mare. I leader delle vendite dovrebbero basarsi sull'esperienza e sugli insight dei loro team quando targettizzano i mercati, incorporando al contempo grandi quantità di dati e analytics delle ricerche di mercato.

I responsabili della pianificazione delle vendite devono quindi fare un bilancio delle risorse disponibili per portare a termine il lavoro. Lavoreranno con un certo budget assegnato che pone limiti a quanto possono spendere per assumere manager e rappresentanti commerciali, generare lead, visitare clienti ed eseguire il provisioning degli strumenti di vendita. Dovranno distribuire in modo intelligente tali risorse in aree geografiche, linee di prodotti e account in base ai potenziali rendimenti. Le organizzazioni di vendita potrebbero anche rimescolare le assegnazioni delle aree o assumere nuovi rappresentanti commerciali per colmare le lacune, spostando l'attenzione su nuovi prodotti o implementando nuovi piani.

Il piano vendite deve impostare le quote per regioni, team e singoli rappresentanti commerciali. Dovrebbe anche prescrivere tattiche di vendita, tra cui script per chiamate a freddo, suggerimenti per lavorare con i rivenditori, indicazioni su come gestire le offerte che hanno origine su piattaforme online e regole per intrattenere i clienti potenziali. Il piano vendite dovrebbe stabilire in che modo i rappresentanti commerciali vengono formati su queste tattiche e funzionalità del prodotto, su come vengono allocati i lead e su come accederanno ai sistemi di vendita per aiutarli a collaborare e a rivedere le proprie metriche.

Per motivare i dipendenti, i leader delle vendite definiscono margini per ogni prodotto che determineranno le commissioni che i rappresentanti ricevono quando concludono un affare. Margini insufficienti potrebbero scoraggiare i rappresentanti commerciali e non attirare talenti delle vendite verso l'organizzazione, ma margini eccessivamente elevati potrebbero allontanare i clienti e diminuire ricavi e profitti.

Infine, è importante ricordare che i piani vendite non sono immutabili. I piani dovrebbero sempre essere adattati alla realtà sul campo, o essere abbandonati del tutto se non riescono a produrre risultati. A tal fine, i responsabili delle vendite devono assicurarsi di raccogliere metriche di performance di qualità. Ciò significa monitorare lead, trattative, ricavi e soddisfazione dei clienti a livello di rappresentanti, team e regioni.

Migliora l'efficienza e aumenta i ricavi con Oracle Sales Planning

Gli strumenti di pianificazione delle vendite più recenti e migliori, se isolati, non saranno in grado di offrire i vantaggi che promettono. Soluzioni specializzate e sistemi frammentati non possono soddisfare adeguatamente le complesse esigenze delle organizzazioni di vendita in mercati sempre più complessi.

Oracle Sales Planning e Oracle Sales Performance Management, parte della suite di applicazioni Oracle Customer Experience, si connettono in modo impeccabile con i moduli di pianificazione finanziaria e della forza lavoro inclusi nella suite Oracle Enterprise Performance Management (EPM). Questi strumenti di pianificazione delle vendite offrono visibilità in tempo reale sulle performance dei team di vendita. Con questi strumenti, i leader delle vendite possono impostare, analizzare e adattare le quote per team di grandi dimensioni e singoli rappresentanti. Possono anche utilizzare le applicazioni per affinare le previsioni, ottimizzare le assegnazioni delle aree, generare lead, eliminare i colli di bottiglia, identificare tattiche efficaci e allinearsi ad altre divisioni aziendali. Le soluzioni di pianificazione delle vendite basate su cloud di Oracle sfruttano la potenza dei dati e dell'intelligenza artificiale per fornire un livello di insight che i leader delle vendite potevano solo sognare.

Domande frequenti sulla pianificazione delle vendite

Come è cambiata l'attività di vendita durante la pandemia di COVID-19?
I lockdown, le misure di distanziamento sociale e le restrizioni ai viaggi imposte dalla pandemia hanno accelerato il passaggio alle vendite online. Sebbene alcuni si rammarichino del declino della dimensione interpersonale, l'enorme quantità di dati che proviene da una quota sempre maggiore di trattative concluse online può essere una manna dal cielo per i pianificatori delle vendite.

In che modo la pianificazione delle vendite si estende al di fuori dell'organizzazione delle vendite?
I responsabili della pianificazione delle vendite devono lavorare a stretto contatto con i leader finance per assicurarsi che gli obiettivi di ricavi stabiliti dal CFO si traducano in quote di vendita raggiungibili. Devono coordinarsi con le HR per fornire pacchetti di retribuzione che incentivano i rappresentanti commerciali. E devono collaborare con il dipartimento di marketing per creare messaggi comuni e unificati che generino interesse per i clienti.

Come vengono impostate le quote vendite?
I responsabili della pianificazione delle vendite impostano le quote per regione, team e singoli rappresentanti in base agli obiettivi di fatturato passati dal dipartimento finanziario e dal management esecutivo.

Quali tecnologie stanno rivoluzionando la pianificazione delle vendite?
La crescente complessità del movimento delle vendite sta stimolando l'adozione di soluzioni di pianificazione basate su cloud integrate con le più grandi soluzioni di finance aziendale, HR, marketing, performance management e altre applicazioni. Una volta che l'organizzazione di vendita ha popolato queste applicazioni integrate con dati di qualità raccolti dalle piattaforme di automazione delle vendite, può scatenare l'intelligenza artificiale per perfezionare le previsioni, migliorare i piani di esecuzione e fornire insight preziosi ai rappresentanti sul campo che stanno ancora coltivando relazioni con i clienti a cena.