I 15 principali vantaggi e motivi per migrare all'ERP cloud
Michael Hickins | Content Strategist | 21 marzo 2024
Il ruolo del chief financial officer sta diventando sempre più strategico e influente, e le applicazioni ERP cloud offrono ai CFO uno strumento vitale per centralizzare e analizzare i dati provenienti da vari sistemi finanziari e operativi. Ad esempio, le applicazioni possono attivare risposte automatizzate a eventi predefiniti (ad esempio, il rifornimento del magazzino quando le scorte raggiungono un livello predeterminato) e generare report con dati aggiornati per aiutare i leader aziendali a prendere decisioni.
Data la velocità con cui avvengono i cambiamenti e il brevissimo periodo di tempo che serve perché eventi di una parte del mondo abbiano un impatto su un'altra, i leader finance e altri leader si affidano alle applicazioni ERP cloud affinché li aiutino a identificare e intervenire su problemi critici che interessano i loro business.
Cos'è l'ERP cloud?
L'ERP cloud è un software as a service che aiuta i leader aziendali a gestire le loro organizzazioni centralizzando i dati provenienti da sistemi operativi e finanziari interconnessi. I sistemi ERP cloud in genere comprendono funzionalità relative a aspetti finanziari e contabili, budgeting e pianificazione, procurement, magazzino, manufacturing, supply chain e altro ancora. Possono inoltre integrarsi con le applicazioni cloud per human resources, vendite e marketing, customer service e assistenza, rendendo i dati accessibili tramite un'unica dashboard. Questi dati possono essere utilizzati attraverso una combinazione di trigger automatizzati e reazioni ai dati creati da persone nei loro diversi ruoli.
Poiché le applicazioni ERP cloud vengono fornite su Internet, sono accessibili agli utenti ovunque si trovino e su qualsiasi dispositivo da loro scelto. Inoltre, il provider di applicazioni è responsabile della fornitura di aggiornamenti regolari delle funzionalità e di patch di sicurezza, anche attraverso l'Internet, senza interruzioni del servizio.
Concetti chiave
- Le applicazioni ERP cloud sono i sistemi finanziari e operativi che le aziende utilizzano quotidianamente.
- L'ERP cloud offre una maggiore flessibilità rispetto all'ERP on-premise perché consente alle aziende di aumentare e diminuire l'utilizzo in base ai picchi stagionali senza preoccuparsi dei rallentamenti delle prestazioni. E poiché viene fornito come servizio in abbonamento, permette di non utilizzare denaro che altrimenti sarebbe legato alle spese in conto capitale.
- Con l'ERP cloud, l'onere di patch, manutenzione e aggiornamenti di sicurezza ricade sul fornitore di servizi cloud piuttosto che sul cliente.
- La maggior parte delle applicazioni ERP cloud è più facile da integrare rispetto alle applicazioni on-premise con altri sistemi di back-office, soprattutto quando fanno parte di una suite unificata. Tale integrazione aiuta le aziende a creare report, analizzare e agire in base ai dati che riflettono le attuali condizioni e operations aziendali.
Differenze tra ERP cloud ed ERP tradizionale
È generalmente più facile accedere all'ERP cloud, è più facile da implementare, gestire, proteggere e aggiornare con nuove funzionalità e con soluzioni basate su cloud che offrono un approccio più agile e user-friendly rispetto alle loro controparti on-premise. Ad esempio, l'ERP cloud può essere implementato in pochi mesi anziché in anni, mentre la manutenzione, gli aggiornamenti delle funzionalità, l'applicazione di patch di sicurezza e l'infrastruttura sono tutti gestiti dal fornitore di servizi cloud; con un ERP on-premise, queste sono tutte responsabilità dell'azienda. È possibile accedere ai sistemi ERP cloud al di fuori del posto di lavoro tramite un browser o un dispositivo mobile, funzionalità impossibile o quantomeno improbabile con i sistemi on-premise.
Nel complesso, i sistemi ERP cloud offrono maggiore flessibilità, scalabilità e accessibilità rispetto alle tradizionali soluzioni on-premise. Riducono la domanda di risorse IT interne, offrono risparmi sui costi dell'infrastruttura e forniscono dati e funzionalità aggiornati che supportano ambienti di lavoro moderni e mobile-first.
| ERP on-premise | ERP cloud | |
|---|---|---|
| Velocità di implementazione | Può richiedere un anno o più | Possibile nell'arco di mesi |
| Accesso da luoghi al di fuori dell'ufficio | Difficile o impossibile | Accessibile con connessione Internet, browser e password |
| Manutenzione | Responsabilità interna | Responsabilità del fornitore di servizi cloud |
| Applicazione di patch di sicurezza | Responsabilità interna | Responsabilità del fornitore di servizi cloud |
| Aggiornamenti di funzioni/funzionalità | L'IT deve dar loro la priorità | Automatici e regolari |
| Requisiti dell'infrastruttura | Devono essere supportati internamente | Gestiti da provider cloud |
| Adattamento ai fattori di forma mobile | Improbabile | Requisito essenziale |
| Rilevanza/puntualità dei dati | Dipende dalle tempistiche dell'elaborazione batch | I dati vengono aggiornati frequentemente, spesso in tempo reale |
15 vantaggi dell'ERP cloud
Il termine "enterprise resource planning" ha avuto origine negli anni '90, ma la categoria software risale ai sistemi di pianificazione del fabbisogno di materiali degli anni '60. Le applicazioni ERP basate sul cloud sono, in molti modi, versioni migliori delle generazioni precedenti di sistemi ERP on-premise. Sono più facili da implementare per le aziende, vengono aggiornati più frequentemente, sono accessibili al di fuori dell'ufficio e presentano interfacce utente che assomigliano di più alle app dei consumatori.
1. Implementazione più rapida
Non è insolito che le implementazioni ERP cloud richiedano da poche settimane a pochi mesi, mentre le implementazioni on-premise tradizionali richiedono generalmente almeno un anno e possono, nel caso di quelle più grandi, aggiungere milioni di dollari in spese di consulenza. Poiché i sistemi ERP cloud sono più modulari e facili da implementare rispetto ai sistemi on-premise, le aziende possono iniziare a utilizzare le applicazioni più rapidamente.
2. Maggiore sicurezza
I principali fornitori di servizi cloud hanno team di sicurezza con un numero di dipendenti più elevato della forza lavoro IT di molti dei clienti, e questi team si concentrano esclusivamente sulla protezione dei loro sistemi e dei dati dei loro clienti. Le aziende che eseguono i propri sistemi ERP in-house spesso ritardano l'applicazione di patch di sicurezza critiche alle vulnerabilità appena scoperte perché non dispongono delle risorse IT per eseguire i test e quindi implementare tali aggiornamenti in modo tempestivo. I fornitori di servizi cloud generalmente rendono anche più semplice, per i clienti, il processo di implementazione di controlli dell'accesso basati su ruoli.
3. Più flessibilità
Con l'ERP cloud, è più facile per le aziende adottare un approccio graduale all'implementazione di nuove funzionalità IT. Ad esempio, un'organizzazione potrebbe iniziare con la gestione finanziaria cloud, aggiungendo la gestione del rischio, il procurement, gli analytics, la supply chain e altre funzionalità nel corso del tempo.
4. Dati in tempo reale
Le applicazioni ERP cloud sono progettate per essere integrate con varie origini dati, consentendo ai dati di fluire nei dashboard degli utenti non appena diventano disponibili anziché attraverso aggiornamenti batch giornalieri, come nel caso dei sistemi on-premise legacy. Ad esempio, se un team di procurement può ottenere aggiornamenti più tempestivi sulla necessità dell'azienda di aumentare la produzione a causa dell'aumento della domanda dei clienti, può ordinare le forniture necessarie prima.
5. Scalabilità più semplice
Se l'uso di un sistema ERP cloud varia nel corso del trimestre o dell'anno, ad esempio durante la chiusura trimestrale, il provider cloud è responsabile della gestione di tali alti e bassi. L'organizzazione IT del cliente non deve preoccuparsi di allocare ulteriore capacità del server o storage per gestire il picco. I clienti possono anche aggiungere o ridurre gli abbonamenti se il numero di utenti cambia nel tempo. Al contrario, le implementazioni ERP on-premise richiedono risorse IT dedicate per espandere o ridurre la capacità software e hardware, anche quando si aprono nuovi uffici o si acquisiscono aziende.
6. Supporto migliore
Per via della relativa facilità con cui i clienti possono passare da un fornitore di applicazioni cloud a un altro, i loro fornitori sono incentivati a fornire un supporto solido, 24/7 e un tempo di attività del 99,999%. E poiché i fornitori conoscono le loro applicazioni meglio di chiunque altro, sono in una posizione migliore per fornire supporto rispetto al personale IT interno dei loro clienti, che è responsabile della gestione di un patchwork di diverse applicazioni e tipi di infrastruttura.
7. Costi operativi minori
Il cloud computing consente alle aziende di pagare solo per il numero di dipendenti che utilizzano effettivamente le applicazioni ERP, e possono adeguare tale numero in base alle esigenze. Inoltre, i servizi cloud spostano l'onere dell'installazione e della gestione delle applicazioni e dell'hardware alla base ai provider. Come accennato in precedenza, i servizi ERP cloud riducono il bisogno di consulenti e integratori, nonché la necessità di data center interni e personale IT per gestire la manutenzione, la sicurezza e gli aggiornamenti del sistema.
8. Migliore visibilità
A differenza dei sistemi on-premise che tendono a memorizzare i dati in silos, inaccessibili a molti utenti e analisti, le applicazioni ERP cloud semplificano l'aggregazione, il reporting e l'analisi dei dati di sistemi diversi, come quelli per marketing, human capital management, supply chain management e gestione del magazzino. Ad esempio, la disponibilità di dati integrati provenienti da applicazioni di pianificazione delle vendite, gestione delle campagne di marketing e magazzino può aiutare i team finanziari a migliorare l'accuratezza delle previsioni dei ricavi e a gestire il denaro in modo più efficace. I sistemi ERP cloud migliorano anche la visibilità offrendo agli utenti l'accesso, tramite qualsiasi dispositivo mobile, quando non sono in ufficio.
9. Collaborazione più semplice
Come sopra, i sistemi ERP cloud permettono agli stakeholder di accedere al sistema da qualsiasi posizione e di segnalare e analizzare i dati da un unico set di dati. Ciò non solo consente alle persone di diversi dipartimenti di visualizzare gli stessi dati negli stessi formati, ma permette anche di inserire aggiornamenti che possono essere condivisi e riflessi nelle dashboard operativi in tempo reale. Ad esempio, i dati di un modulo o di un warehouse management system possono essere riflessi sulla stessa dashboard dei dati di un sistema di gestione degli ordini, semplificando la verifica dell'esistenza di scorte di magazzino sufficienti per evadere nuovi ordini. Inoltre, le applicazioni cloud sono state sviluppate con interfacce point-and-click intuitive, più adatte ai millennial e ad altri operatori recenti rispetto alle applicazioni basate sui comandi delle applicazioni on-premise legacy.
10. Aggiornamenti più rapido
A differenza delle applicazioni on-premise legacy, che in genere ricevono un grande aggiornamento una volta ogni tre anni, le applicazioni ERP cloud vengono frequentemente aggiornate con le funzionalità più recenti, di solito ogni trimestre, senza il bisogno di eliminare i sistemi. Ad esempio, i sistemi ERP cloud vengono aggiornati regolarmente per allinearsi a GAAP, Sarbanes-Oxley e altri standard finanziari, aiutando la compliance.
11. Accessibilità mobile
L'ERP e altre applicazioni cloud non solo sono disponibili su qualsiasi browser web su qualsiasi dispositivo mobile, ma hanno sempre più applicazioni mobile associate che semplificano l'esecuzione di attività di base e la generazione di report. Ad esempio, i manager possono approvare rapidamente le spese dei dipendenti dall'app di spesa di un sistema ERP cloud su un dispositivo mobile. Le funzionalità mobile sono fondamentali per le aziende i cui dipendenti viaggiano frequentemente, lavorano sul campo o hanno bisogno di informazioni aggiornate da un reparto produttivo.
12. Impronta di carbonio ridotta
I data center utilizzati dai provider cloud per fornire servizi ERP utilizzano meno energia per il raffreddamento, il calcolo e lo storage rispetto all'insieme di molte migliaia di singole aziende che fanno lo stesso nei loro data center separati. I fornitori di servizi cloud ricevono un incentivo finanziario per ridurre i costi energetici utilizzando un bilanciamento del carico all'avanguardia e altre tecniche di risparmio energetico, le quali riducono l'impronta di carbonio di queste applicazioni. Sono anche in grado di ridurre la potenza complessiva utilizzata per eseguire queste applicazioni in quanto condivise tra tutti i loro utenti.
13. Indipendente dal settore
Molti sistemi ERP cloud sono sviluppati per settori specifici, come l'edilizia e il retail. Ma, nel caso dei processi aziendali, fra i settori ci sono più similarità che differenze. Le applicazioni ERP cloud più utili sono quelle che sfruttano le best practice di tutti i settori, offrendo moduli o estensioni per soddisfare esigenze specifiche del settore, ad esempio moduli di gestione delle camere nel settore dell'hospitality. Ciò offre agli utenti il meglio di entrambi i mondi: funzionalità che riflettono le best practice in tutti i settori e una base di codice affidabile che non è piena zeppa di personalizzazioni (le quali sono costose da mantenere e aggiornare). Alcune suite ERP cloud includono moduli che gestiscono requisiti e pratiche di reporting specifici del settore.
14. Migliore efficienza
Spostare le applicazioni ERP nel cloud consente alle aziende di implementare risorse IT in altre aree di maggior valore dell'azienda. Inoltre, migliora l'efficienza fornendo un'unica fonte di dati per tutti i report interni ed esterni e consente a tutte le parti coinvolte di accedere a dati e report ovunque esse si trovino. Una maggiore automazione e l'ampia condivisione dei dati minimizzano il tempo dedicato ai processi manuali, collegando e quantificando allo stesso tempo i processi.
15. Integrazione più semplice
Le moderne applicazioni ERP cloud sono progettate per integrare i dati provenienti da fonti diverse, mantenendo livelli appropriati di sicurezza e restrizioni di accesso. L'integrazione di un'applicazione ERP con un'applicazione HR, ad esempio, potrebbe permettere al dipartimento finance di visualizzare il rapporto tra dipendenti e vendite previste.
Costruire il business case per l'ERP cloud
Come descritto in precedenza in questo articolo, l'ERP cloud aiuta le aziende in diversi modi, tra cui semplificando l'implementazione, l'accesso, la manutenzione, la sicurezza, la scalabilità e l'aggiornamento di queste applicazioni strategiche, e riducendo al contempo le spese in conto capitale e le impronte di carbonio. I team e le persone incaricate di creare un business case per l'ERP cloud dovranno comunque fornire ai responsabili delle decisioni aziendali un contesto dettagliato su questi vantaggi e sul motivo per cui l'investimento di tempo e risorse ripagherà. Ciò dovrebbe includere l'associare il sistema ERP cloud alla strategia aziendale dell'azienda, il definire costi e tempistiche di implementazione e il quantificare il valore di nuove funzionalità come l'intelligenza artificiale (mostrando come può migliorare la previsione dei ricavi e altre funzioni aziendali).
Passa al cloud con Oracle Fusion Cloud ERP
Le aziende che utilizzano Oracle Fusion Cloud ERP traggono vantaggio da funzionalità finanziarie, di produzione, di procurement e di altro tipo all'avanguardia nelle applicazioni in esecuzione sull'infrastruttura cloud ad alte prestazioni di Oracle. Oracle Cloud ERP è una suite integrata di applicazioni che integra dati finanziari, supply chain, gestione dei rischi, performance management e altri dati aziendali in un unico modello comune. È stato sviluppato per facilitare l'integrazione con altre applicazioni, da Oracle e da fornitori di terze parti.
Domande frequenti sui vantaggi dell'ERP cloud
Quanto tempo ci vuole per implementare l'ERP cloud?
A seconda delle integrazioni richieste, dell'entità della struttura ERP legacy e della quantità di dati di cui è necessario eseguire la migrazione, l'implementazione di un sistema ERP cloud può richiedere alle aziende da diverse settimane a diversi mesi.
Perché l'ERP cloud è più sicuro?
I fornitori di servizi cloud dispongono di grandi team esperti dedicati alla protezione delle applicazioni e dei dati dei clienti e applicano le tecnologie e le pratiche più recenti, mentre le aziende che eseguono applicazioni dai propri data center in genere non lo fanno.
In che modo l'ERP cloud fa risparmiare tempo?
I sistemi ERP cloud offrono un time-to-value più rapido perché vengono forniti sotto forma di servizio, consentendo ai clienti di iniziare a ottenere vantaggi più rapidamente rispetto a quando implementano i sistemi ERP stessi (con l'aiuto di consulenti) nei propri data center.