ERP per la contabilità e la gestione finanziaria

I software di enterprise resource planning (ERP) sono una suite di applicazioni che lavorano insieme per aiutare un'azienda a gestire l'intero business, non solo le funzioni finanziarie. Ma contabilità e gestione finanziaria sono componenti fondamentali di tutti i sistemi ERP. Le aziende si affidano alla gestione finanziaria nell'ERP per eseguire in modo efficiente attività di routine ma essenziali come l'invio di fatture, la raccolta di pagamenti in contanti e il calcolo delle imposte, ma anche per analizzare e applicare i dati finanziari in modi creativi per aiutare i manager a prendere decisioni strategiche di investimento e pianificare il successo organizzativo.

Che cosa si intende per contabilità e finance nell'ERP?

I moduli di contabilità e finance in un sistema ERP offrono ai team finance le funzionalità di cui hanno bisogno per gestire centralmente gli aspetti finanziari di un'organizzazione. Questi strumenti includono funzionalità di contabilità standard, ad esempio reporting, contabilità fornitori e spese, contabilità clienti e gestione dei flussi di cassa e riconoscimento dei ricavi. L'ERP può anche fornire funzionalità avanzate, come budgeting, previsioni ed elaborazione degli ordini.

Concetti chiave

• Il software ERP va oltre la contabilità di base per aiutare le aziende a coprire tutti gli aspetti della gestione aziendale e finanziaria, legando insieme tutte le aree del business.
• Il software ERP è uno dei principali driver dell'automazione nei processi finanziari e contabili, aiutando i team finance a lavorare in modo efficiente e ad avere più tempo da dedicare all'analisi del lavoro creativo, alle previsioni e al budgeting.
• Unendo i dati provenienti da un'azienda, il software ERP aiuta i team di contabilità e finance a fornire un monitoraggio e un'analisi più approfonditi e pertinenti delle performance finanziarie.

Definizione di ERP in finance e contabilità

Le funzionalità di finance e contabilità all'interno di un sistema ERP includono ciò che è disponibile nel software di contabilità standard, offrendo funzionalità per la gestione dei libri contabili, il tracciamento dei flussi di cassa, la gestione della contabilità clienti e fornitori e la gestione di spese e fatture. Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un sistema ERP per contabilità e finanza è la sua capacità di raccogliere dati da varie fonti, e consolidarli e archiviarli centralmente perché vengano usati in reporting, analytics e altre operations finanziarie chiave. Con questa visione consolidata, le funzionalità di finance e contabilità dell'ERP possono fornire la base di dati per la collaborazione tra le business unit per la pianificazione strategica, il budgeting e il processo decisionale in materia di investimenti.

L'importanza dell'ERP nel finance e nella contabilità

Quando pensi all'importanza dell'ERP per la contabilità finanziaria, prendi in considerazione due grandi aree: automazione e analisi. L'ERP offre l'automazione su attività di routine ma importanti come la verifica delle fatture, i calcoli del riconoscimento dei ricavi e le riconciliazioni dei conti. Gli elementi di questa automazione sono sempre più supportati tramite l'intelligenza artificiale e il machine learning. Grazie a questa automazione, i professionisti di finance e contabilità hanno il tempo necessario per eseguire l'analisi, la pianificazione e le previsioni che guidano il business e aiutano a prendere decisioni strategiche.

L'ERP fornisce quindi i dati e le funzionalità necessarie ai team di finance e contabilità per eseguire tali analisi e pianificazione e per condividere i risultati in modi significativi e fruibili. Ad esempio, un sistema ERP può aiutare a organizzare chi sono i tuoi clienti, cosa devono e con quale frequenza effettuano un acquisto. Può integrarsi con i sistemi di vendita e supply chain per gestire in modo intelligente le tue operations. Può aiutare i team del finance e di tutta l'azienda a effettuare previsioni e budgeting in base alle informazioni più aggiornate. Nel complesso, i sistemi ERP aiutano i team di contabilità e finance a gestire la propria organizzazione in modo molto più efficace rispetto all'aggiungere numeri in un foglio di calcolo.

Vantaggi dell'ERP in finance e contabilità

I team di finance e contabilità svolgono un ruolo di primo piano nelle funzioni chiave, tra cui l'allocazione del capitale e la gestione dei flussi di cassa, il monitoraggio finanziario, la generazione di report e l'audit, ma anche nel budgeting e nelle previsioni. I vantaggi che questi team traggono da un sistema ERP efficace alla fine li aiutano a lavorare più velocemente, a fornire dati migliori ai responsabili delle decisioni e conferire loro maggiore fiducia nelle loro analisi e nei loro report.

• Automazione: l'automazione dei processi abilitata dai sistemi ERP aiuta le aziende a operare in modo più efficiente, rimuovendo gli elementi del lavoro umano per le attività di routine e riducendo il rischio di errori umani. Ad esempio, nel processo di revisione delle spese, quando una spesa supera una determinata soglia, può essere instradata automaticamente al dirigente che ha l'autorità per approvarla, invece di rimanere bloccata in attesa che un manager di grado minore la valuti e la inoltri. Non appena la fattura o la spesa vengono inserite, il sistema ERP può rilevare chi ha l'autorità di autorizzarla, aiutando i processi a operare in modo più efficiente.
• Dati in tempo reale: avere a disposizione le informazioni più aggiornate consente alle aziende di prendere decisioni in base a un quadro completo dell'organizzazione. Un sistema ERP può unire continuamente i dati provenienti da vari dipartimenti e facilitare l'accesso a tali dati tramite dashboard e altri strumenti di visualizzazione dei dati per aiutare l'azienda a operare meglio nel suo complesso, soprattutto quando le condizioni aziendali cambiano rapidamente. Ad esempio, un sistema ERP può sfruttare dati unificati in tempo reale per eseguire previsioni di cassa continue, esaminando aree quali vendite, pagamenti dei clienti, produzione e costi di input per individuare problemi che potrebbero ostacolare il flusso di cassa.
• Velocità e accuratezza del reporting: gran parte della responsabilità dei team di finance e contabilità ha a che fare con il reporting. Usiamo l'esempio dei cespiti, un importante componente dello stato patrimoniale che i contabili devono monitorare quando l'azienda acquista nuovi cespiti e ne ritira altri. Con un sistema ERP, un manager a livello di dipartimento può aggiungere al sistema informazioni su un nuovo asset; finance e contabilità vedono subito questo cambiamento e i loro report si aggiornano automaticamente. Un altro esempio è il consolidamento e la chiusura finanziaria alla fine di un mese o trimestre. Utilizzando l'automazione e le funzionalità di un sistema ERP, i team finance e di contabilità possono effettuare la chiusura più velocemente, offrendo a dirigenti e leader di business unit informazioni chiave in anticipo e dando agli analisti di tutta l'azienda più tempo per valutare dove apportare miglioramenti.
• Previsione e analisi: quando un sistema ERP consolida aree come ciclo paghe, acquisti, contabilità fornitori, contabilità clienti e vendite, permette di riunire tutte queste informazioni per generare report e creare previsioni e analisi su cui le aziende si basano per risposte rapide e pianificazione a lungo termine. Tale quadro completo dei dati supporta anche una pianificazione degli scenari più approfondita e analisi della varianza e aiuta i leader ad allineare gli obiettivi finanziari agli obiettivi strategici. Se i team dovessero raccogliere i dati manualmente dai singoli sistemi, sarebbe un grande sforzo, data l'enorme quantità di informazioni necessarie, e i dati diventerebbero obsoleti rapidamente, rendendo più difficile fare previsioni accurate. I sistemi ERP che sfruttano i dati in tempo reale e hanno accesso a informazioni provenienti da diverse parti dell'organizzazione possono semplificare e migliorare le previsioni, offrendo alle aziende più possibilità di raggiungere i propri obiettivi.

Moduli ERP chiave per contabilità e finance

Il software ERP è modulare, il che significa che le aziende possono aggiungere funzionalità in blocchi di dimensioni ridotte specifiche per le esigenze di diverse aree del business. Per finance e contabilità, questi moduli ERP si concentrano sull'aiutare i team a gestire i processi finanziari, a soddisfare i requisiti di compliance, a fare previsioni e a definire il budget, e a fornire report finanziari accurati a dirigenti e stakeholder.

• Contabilità: un sistema ERP efficace funge da piattaforma di contabilità a livello aziendale che unifica i dati finanziari provenienti da sistemi di transazione eterogenei e sistemi di origine esterni per creare registrazioni contabili dettagliate che soddisfano le esigenze legali, aziendali, normative e di reporting gestionale. I team finance si affidano agli strumenti di contabilità all'interno dei sistemi ERP per eseguire il general ledger, un componente fondamentale del sistema contabile che registra e consolida tutte le transazioni finanziarie e fornisce la base su cui un'azienda crea i propri report finanziari, inclusi il conto economico e lo stato patrimoniale. I dati provenienti da libri contabili e sezionali possono essere utilizzati per generare insight analitici per l'azienda, offrendo ai responsabili delle decisioni una visione più approfondita dei risultati operativi.
• Contabilità fornitori e spese: i team finance utilizzano il modulo di contabilità fornitori (AP) nell'ERP per automatizzare e gestire i pagamenti in uscita a fornitori e vendor, utilizzandolo in parte per eliminare le attività manuali, come l'inserimento e l'abbinamento delle fatture. L'ERP consente ai team finance di offrire una gestione di cassa più sofisticata per la contabilità fornitori, che viene in genere misurata utilizzando il tempo medio di pagamento (DPO, days payable outstanding). In generale, più elevato è il DPO meglio è, poiché stai trattenendo denaro più a lungo e i sistemi ERP possono aiutare i team a funzionare al DPO ottimale senza mancare alcun pagamento. I team finance potrebbero anche utilizzare l'ERP per supportare strategie come lo sconto dinamico, attraverso il quale un modello AI integrato nell'ERP consiglia quando l'azienda dovrebbe pagare un fornitore in anticipo per richiedere uno sconto per un pagamento anticipato, senza rischiare una carenza di liquidità.
• Contabilità clienti: il componente di contabilità clienti (AR) di un sistema ERP si occupa delle fatture dovute e dei pagamenti in entrata dei clienti. Il sistema consente ai team finance di registrare i pagamenti, inviare fatture e consolidare i dati provenienti dalle fatture, nonché di abbinare e monitorare i pagamenti dei clienti e i saldi in sospeso. I dipartimenti finance prestano molta attenzione ai crediti come barometro della liquidità, assicurandosi che i pagamenti arrivino in tempo, che stiano dando ai clienti i termini di pagamento e il credito giusti e che l'azienda stia mantenendo un flusso di cassa sano. I sistemi ERP possono aiutarti ad automatizzare molte di queste attività di gestione della contabilità clienti, come la creazione di fatture dei clienti, l'invio di promemoria di pagamento e la raccolta di pagamenti, riducendo la necessità di inserire manualmente i dati e l'elaborazione dei pagamenti, e aumentando al contempo la visibilità finanziaria in tempo reale, compresi saldi di cassa e previsioni. Il sistema può fornire report e dashboard sui KPI della contabilità clienti, ad esempio il tempo medio di incasso (DSO, days sales oustanding).
• Gestione degli asset fissi: per asset fissi si intendono tutti gli elementi fisici posseduti dall'azienda per uso a lungo termine per gestire l'azienda, ad esempio apparecchiature di manufacturing, uffici, mobili, veicoli, computer e altre apparecchiature. All'interno di un sistema ERP, i moduli di gestione degli asset fissi aiutano a scoprire opportunità di risparmio sui costi calcolando l'ammortamento, la cessione e la manutenzione degli asset, consentendo alle aziende di gestire i cicli di vita degli asset dall'acquisizione al ritiro. I sistemi ERP possono anche gestire la complessa contabilità leasing, incluso il rispetto degli standard di contabilità leasing ASC 842 e IFRS 16 durante la vita delle attività per diritto d'uso e dei leasing, assicurandosi che tali leasing e passività siano adeguatamente capitalizzate nello stato patrimoniale.
• Gestione dei flussi di cassa: la previsione e l'ottimizzazione del flusso di cassa e della liquidità sono una delle funzioni più importanti per i team di finance e contabilità. I sistemi ERP ottimizzano il processo di gestione dei flussi di cassa raccogliendo dati da aree come la contabilità generale, la contabilità fornitori, la contabilità clienti e il ciclo paghe per offrire alle aziende visibilità diretta sui flussi di cassa in entrata e in uscita e garantire che dispongano sempre della liquidità sufficiente per finanziare le operazioni aziendali di base. Le funzionalità di gestione della liquidità di un sistema ERP aiutano i team finance a monitorare e controllare il ciclo di cassa, consentendo loro di monitorare le riconciliazioni bancarie, gestire incassi ed esborsi, e creare previsioni di cassa.
• Reporting finanziario: i report finanziari sono ciò che le aziende utilizzano per comunicare la salute e le performance di un'azienda a leader interni e stakeholder esterni, rendendoli un componente fondamentale della gestione finanziaria e un output standard dai sistemi ERP. I team di contabilità e finance in genere creano report finanziari, come conti economici, stati patrimoniali e rendiconti dei flussi di cassa su base trimestrale e spesso mensile, ma anche report personalizzati per analisi finanziarie approfondite e ad hoc. I sistemi ERP possono migliorare notevolmente questo processo, automatizzando la raccolta e l'elaborazione dei dati finanziari per ridurre gli errori e garantire precisione e coerenza nei report finanziari. L'ERP può anche aiutare i team finance a monitorare i report su base continuativa, individuando problemi nelle vendite o nei costi ben prima della chiusura trimestrale. I sistemi ERP più avanzati, ad esempio, possono incorporare l'intelligenza artificiale nel processo di reporting per individuare le anomalie all'interno dei dati operativi e transazionali.
• Budgeting e previsione: il modulo di budgeting e previsione di un sistema ERP consente ai team finance di creare, gestire e analizzare i budget alla base del ciclo di pianificazione e analisi finanziaria di un'azienda. I budget creati utilizzando i moduli ERP includono piani finanziari dettagliati, come gli obiettivi di ricavi e di spesa per un periodo futuro, che i team finance possono poi monitorare per verificare gli scostamenti dal budget. Le previsioni vengono inoltre create utilizzando gli strumenti ERP, combinando i dati storici relativi a vendite e spese con nuovi piani di prodotto e investimento e le prospettive economiche. Grazie agli strumenti per la pianificazione degli scenari e l'analisi della varianza, il budgeting e le previsioni all'interno di un sistema ERP aiutano le aziende ad allineare gli obiettivi finanziari agli obiettivi strategici e a monitorare se sono sulla buona strada per raggiungerli. Il modulo di budgeting e previsione è anche il punto in cui i team finance eseguono il drill-down e confrontano ciò che è stato preventivato e previsto rispetto ai risultati effettivi e determinano cambi di direzione in base alle esigenze.
• Gestione di compliance e audit: le funzioni ERP incentrate sulla gestione di compliance e audit aiutano le aziende a restare conformi agli standard contabili, alle normative e alle policy interne. I team finance eseguono audit di compliance interni ed esterni per identificare i punti deboli nel processo di compliance normativa dell'organizzazione e incorporano gli standard di compliance nelle operazioni e nei flussi di lavoro giornalieri, con l'obiettivo di ridurre i rischi ed evitare problemi legali o multe a seguito di violazioni della compliance. I sistemi ERP possono aiutare a questo sforzo controllando automaticamente le richieste di accesso al sistema per prevenire la violazione della separazione dei controlli dei compiti. I sistemi ERP offrono anche report e audit trail necessari per le revisioni della compliance.

Trasforma il finance da reattivo a strategico con Oracle ERP

Utilizzare il software ERP all'interno delle funzioni di contabilità e finance può offrire benefici all'intera azienda, collegando il lato finance alle operations per migliorare il processo decisionale e l'efficienza. I sistemi ERP possono aiutare le aziende a operare meglio stabilendo un'origine dati comune in tutte le parti dell'azienda, condividendo i dati attuali dei dipartimenti con i team di finance e contabilità per migliorare l'accuratezza e l'efficienza di budgeting, previsioni, reporting, procurement, project management, governance, rischio e compliance.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) offre numerose funzionalità integrate per aiutare le organizzazioni ad automatizzare i processi finanziari e contabili e migliorare l'efficienza operativa, ma anche analytics per rispondere ai cambiamenti del mercato e favorire la crescita. Come suite completa di applicazioni integrate, Oracle Fusion Cloud ERP consente un flusso regolare di dati e una migliore collaborazione tra i dipartimenti, migliorando la visibilità e il processo decisionale. Le funzionalità integrate di analytics e reporting di Oracle Fusion Cloud ERP offrono visibilità in tempo reale sugli indicatori chiave, consentendo alle organizzazioni di monitorare le performance finanziarie, identificare i trend e prendere rapidamente decisioni informate. Dashboard interattive, report personalizzabili e analytics predittivi aiutano a migliorare i tempi di risposta, mentre le funzionalità di compliance integrate consentono alle aziende di restare al passo con i requisiti normativi, gli standard di settore e le best practice.

Domande frequenti sull'ERP di finance e contabilità

In che modo l'ERP può incidere sulla gestione finanziaria?
Il software ERP aiuta le aziende a migliorare l'efficienza, l'accuratezza e la visibilità sulle funzioni finanziarie e contabili, supportando i loro sforzi per raggiungere gli obiettivi finanziari e promuovere una crescita sostenibile.

Quali attività possono svolgere i componenti ERP di contabilità e finance?
I componenti di finance e contabilità di un sistema ERP eseguono, tra le varie funzionalità, attività correlate alla gestione di contabilità generale, contabilità fornitori e contabilità clienti, gestione dei flussi di cassa, budgeting e previsione, generazione di report e contabilità dei costi.

I contabili utilizzano i sistemi ERP?
I contabili di vari settori utilizzano spesso sistemi ERP nel loro lavoro quotidiano, poiché il software offre molte funzionalità essenziali per l'auditing e la gestione finanziaria.