Che cosa si intende per gestione del procurement?

La gestione del procurement viene definita anche come un processo "source-to-settle". Comprende la valutazione, la selezione e la creazione di accordi contrattuali formali, nonché la gestione delle relazioni in corso con i fornitori dell'azienda.

Il procurement è una disciplina complessa che coinvolge molte attività correlate. Il processo di gestione del procurement include gli acquisti transazionali di beni e servizi e si integra con la contabilità fornitori per completare il ciclo source-to-settle fornendo i documenti di supporto necessari per l'elaborazione delle fatture fornitore finalizzata ai pagamenti.

Funzionalità principali di una soluzione di procurement basata su cloud

In un mercato sempre più complesso e dinamico, le aziende hanno bisogno di strumenti agili che le aiutino a migliorare i processi di approvvigionamento. Le organizzazioni di procurement strategiche adottano sempre più spesso suite software integrate basate su cloud in grado di combinare gestione dei fornitori, attività di sourcing, gestione dei contratti e gestione proattiva del rischio con capacità transazionali del processo procure-to-pay.

Utilizzando una soluzione di procurement completa, le aziende possono sfruttare informazioni critiche nella fase decisionale, gestendo in modo proattivo le attività in corso per tutto il ciclo source-to-settle. Una soluzione di gestione del procurement integrata e basata su cloud comprende quanto segue:

Gestione dei fornitori

Il procurement strategico inizia identificando e qualificando i fornitori prima di avviare le trattative. Comprende la raccolta, la valutazione e il monitoraggio dei dati dei fornitori per garantire che i fornitori rispettino le policy aziendali. Con il software di gestione del procurement, puoi raccogliere informazioni importanti sulle qualifiche dei fornitori attraverso questionari interni ed esterni e profili self-service. Scegli i fornitori migliori valutando le qualifiche, i fattori di rischio e la conformità alle policy.

Una soluzione basata su cloud consente ai team di procurement di gestire in maniera proattiva le relazioni con i fornitori. Utilizza la piattaforma di messaggistica incorporata per collaborare in modo più efficace e ottenere l'allineamento del business durante la pianificazione e la creazione di documenti di negoziazione. Ricevere avvisi quando sono disponibili nuove informazioni che potrebbero influire sulla gestione dei fornitori, sulle capacità o sui fattori di rischio. I fornitori e i team di procurement acquisiscono visibilità in tempo reale sulle transazioni e sulle attività di approvvigionamento attuali e future.

Approvvigionamento

La definizione dei requisiti, e la compilazione manuale e il confronto fra le offerte dei fornitori possono richiedere molto tempo e causare molti errori. Può anche ritardare acquisti importanti.

La creazione intelligente di documenti, il coinvolgimento nelle trattative e la selezione dei fornitori utilizzano le best practice di negoziazione per ottenere i risultati auspicati. La collaborazione social integrata semplifica l'impegno di tutti verso la creazione di documenti di negoziazione più efficaci. Strumenti di analisi pluripremiati consentono di valutare rapidamente le offerte dei fornitori in base a fattori predeterminati, quali prezzo, qualità e valore, e di arrivare alla migliore decisione di attribuzione possibile in base a requisiti aziendali specifici.

Gestione dei contratti

Una gestione efficace dei contratti di procurement è fondamentale. La gestione manuale del processo può richiedere molto tempo. Tuttavia, grazie a un moderno sistema di gestione del procurement, la creazione dei contratti può essere ottimizzata tramite l'authoring guidato che utilizza clause libraries preapprovate, modelli standardizzati e collaborazione social integrata.

La standardizzazione e l'automatizzazione del processo di gestione dei contratti permette di creare contratti di qualità in tempi più rapidi. Puoi ottenere visibilità completa sui contratti tenendo al contempo sotto controllo i costi. Gli analytics identificano eventuali differenze di termini nel contratto proposto dagli standard definiti. I flussi di lavoro verificabili applicano le approvazioni dei documenti. Un repository di contratti sicuro e dotato di funzionalità di ricerca con una cronologia delle revisioni e un monitoraggio completo consente agli utenti di individuare rapidamente ciò di cui hanno bisogno. Le funzionalità di gestione del rinnovo automatico informano tempestivamente i team di procurement dei contratti in scadenza in modo che essi possano intraprendere le azioni necessarie ed evitare potenziali rischi.

Richieste di approvvigionamento

I risparmi negoziati vengono rapidamente annullati quando l'acquisto non è adeguatamente gestito durante il ciclo procure-to-pay. Un software moderno per la gestione del procurement garantisce che i risparmi negoziati siano eseguiti attraverso policy aziendali, controlli e approvazioni.

La spesa fuori contratto può essere ridotta offrendo ai dipendenti un'esperienza di acquisto self-service da consumatore. Grazie a un'esperienza di facile utilizzo, i dipendenti possono sfogliare e acquistare prodotti o servizi in modo semplice e veloce. Non c'è bisogno di alcuna formazione. Funzionalità di ricerca consolidate, moduli intelligenti, liste della spesa ed esperienze di acquisto personalizzate assicurano che i prezzi e i termini negoziati vengano applicati automaticamente tramite i cataloghi dei fornitori e i flussi di lavoro di approvazione configurabili progettati per controllare la spesa e ridurre i costi.

Acquisti

Automatizzare le transazioni procure-to-pay di routine, come ad esempio creazione dell'ordine d'acquisto, libera le tue risorse e ti consente di trovare nuove opportunità di risparmio. Con un sistema di gestione del procurement basato su cloud, puoi ottimizzare il processo applicando i prezzi negoziati e garantendo la conformità alle policy. Crea ordini di acquisto dalle richieste approvate senza alcun intervento manuale. Fornisci ai tuoi team di procurement insight su eccezioni, stato e azioni richieste. Comunica con i tuoi fornitori utilizzando strumenti social incorporati.

Conti passivi

L'elaborazione delle fatture dei fornitori è spesso manuale, soggetta a errori e richiede tempo. Una soluzione completa source-to-settle semplifica e automatizza questa funzione fondamentale. Nel sistema integrato di gestione del procurement puoi sfruttare sconti sui pagamenti anticipati e ridurre i costi di manodopera. Ciò include un robusto sistema di gestione dei pagamenti che fornisce la trasmissione elettronica delle fatture dai fornitori e un'elaborazione più rapida supportata da scansione ottica, Machine Learning e abbinamento automatico degli ordini di acquisto. La convalida della fattura a livello di linea è completamente automatizzata per un'elaborazione più rapida. Le eccezioni sono gestite attraverso avvisi e collaborazione social con la condivisione dei documenti per velocizzare i tempi di risoluzione.

Migliora la gestione dei fornitori. Gestisci i costi. Fai rispettare la compliance.

Le aziende investono in soluzioni di gestione del procurement per semplificare e automatizzare il processo source-to-settle. Il software di gestione del procurement svolge un ruolo fondamentale nella gestione dei costi aumentando i risparmi attraverso accordi di acquisto negoziati con i fornitori. Le spese vengono gestite indirizzando gli acquisti ai fornitori approvati tramite applicazioni che fanno anche rispettare policy di acquisto. Le soluzioni source-to-settle migliorano inoltre l'efficienza del procurement semplificando i processi interni e riducendo i rischi attraverso una gestione dei fornitori e contratti più efficaci.

Automatizzando ed ottimizzando i processi di procurement i sistemi di gestione del procurement offrono i seguenti vantaggi:

Maggiori risparmi sui costi

Il risparmio sui costi inizia con l'approvvigionamento; il processo di identificazione e valutazione dei potenziali fornitori e di negoziazione con loro per acquistare beni e servizi. Queste attività garantiscono che l'azienda riceva prezzi competitivi ed il miglior valore. Per la maggior parte delle aziende, le trattative sono condotte attraverso un processo di offerta in cui diversi fornitori competono per il business dell'azienda. Anche se sarebbe semplicistico dire che il risparmio sui costi è l'unico fattore, questo è comunque in cima all'elenco dei criteri in base ai quali vengono valutate le organizzazioni di procurement. Quando si stipula un contratto ed un fornitore è selezionato, quest'ultimo diventa il fornitore approvato per un determinato prodotto o servizio. Garantendo la compliance in termini di spesa, le aziende sono in grado di massimizzare i risparmi sui costi e migliorare la redditività.

Migliore controllo sulle spese

Molte organizzazioni hanno ancora difficoltà con gli acquisti che si verificano al di fuori dei processi stabiliti, con fornitori che non sono tenuti per contratto ad offrire prezzi competitivi. Comunemente indicato come "maverick" o spesa fuori contratto. Le soluzioni di gestione del procurement sono progettate per controllare questa attività tramite l'applicazione acquisti conformi da fornitori approvati.

Gli acquisti conformi sono gestiti attraverso più livelli con sistemi di procurement che utilizzano sia incentivi che deterrenti. In primo luogo, offrono un'esperienza di acquisto da consumatore. Ciò permette ai dipendenti di trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno e di effettuare gli acquisti esclusivamente tramite fornitori autorizzati. I prodotti o i servizi vengono visualizzati in un'interfaccia di acquisto user friendly. Questi sistemi utilizzano inoltre criteri, regole e controlli configurabili per la gestione delle spese che comprendono flussi di lavoro e approvazioni dirigenziali per garantire la conformità degli acquisti e migliorare i risparmi sui costi.

Migliore efficienza ed automazione dei processi di procurement

I processi manuali complessi impediscono ai team di procurement di fornire un valore strategico maggiore. Processi di procurement inefficienti possono portare a smarrire i documenti, non controllare le spese, ed a perdere opportunità di sconto.

Le soluzioni di gestione di procurement standardizzano, semplificano e automatizzano i processi tipicamente manuali e cartacei e riducono la quantità di manodopera necessaria per completarli. Le aziende possono creare contratti migliori più velocemente e possono massimizzare il valore degli accordi negoziati. L'efficienza migliora lungo tutto il processo di gestione di procurement: valutando i fornitori, accelerando le trattative, concludendo i contratti e monitorando le attività di acquisto. Di conseguenza, le richieste di acquisto vengono approvate più velocemente e le fatture dei fornitori vengono elaborate e pagate più rapidamente. Le risorse preziose vengono liberate ed utilizzate per attività più strategiche quali la gestione dei fornitori, la negoziazione di prezzi più favorevoli e la ricerca di nuovi fornitori.

Migliore gestione dei fornitori

I fornitori sono business partner di primaria importanza che forniscono i prodotti o i servizi necessari alla azienda. Valutare l'idoneità di un potenziale fornitore come business partner è fondamentale. Il software di gestione del procurement semplifica il processo di valutazione di fattori essenziali quali la sostenibilità finanziaria, la conformità al codice di condotta dell'azienda ed altri fattori che li qualificano come partner commerciale.

Una volta qualificati, il sistema aiuta a gestire le relazioni in corso con i fornitori, ad esempio suggerendo professionisti del procurement alla scadenza delle qualifiche di un fornitore. Il sistema invia inoltre una notifica agli utenti quando diventano disponibili nuove informazioni che potrebbero sia influire negativamente sulle qualifiche e sulle capacità di un fornitore, sia cambiare il loro profilo di rischio.

Standardizzazione ed ottimizzazione del ciclo di vita del contratto

I contratti di procurement pongono fine al processo di approvvigionamento. Formalizzano le relazioni commerciali tra un'azienda e i suoi fornitori, le loro responsabilità, i prezzi, e definiscono le condizioni per la gestione delle controversie. Un moderno sistema di gestione del procurement ti permette di avere il controllo del processo di gestione dei contratti al fine di avere maggiore visibilità sugli accordi, di ridurre le tempistiche dei cicli, e di gestire la compliance.

Il processo di redazione dei contratti viene eseguito più rapidamente e con meno rischi grazie ad un linguaggio, a modelli ed a flussi di lavoro predefiniti. Durante le trattative, i revisori dei contratti possono identificare rapidamente le deviazioni proposte dal linguaggio standard per evidenziare i rischi, apportare le modifiche necessarie e ottenere le approvazioni richieste prima della finalizzazione. Dopo aver elaborato i contratti, il sistema fornisce archiviazione e recupero elettronici. I manager vengono informati sugli eventi, come, ad esempio, i contratti in scadenza, tramite avvisi, al fine di permettere azioni tempestive e ridurre al minimo i ritardi.

Oracle Fusion Cloud Procurement

Procurement Cloud modernizza i processi aziendali di procurement in modo da poter gestire in modo proattivo le relazioni con i fornitori e le attività lungo tutto il ciclo source-to-settle. Questa soluzione completa, integrata e basata su cloud ti consente di trasformare la tua organizzazione di procurement per fornire servizi di procurement veloci e compliant in tutte le aree della tua organizzazione.

Sfruttando le capacità digitali, come analytics incorporate, collaborazione social e dispositivi mobile, Procurement Cloud consente di ridurre i rischi dei fornitori, ottenere risorse in modo più efficace, controllare le spese e migliorare i margini di profitto della propria organizzazione.