Come monitorare le spese aziendali in 6 semplici passi

Budgeting

Ogni azienda deve stare attenta al proprio budget, e monitorare attentamente le spese aziendali aiuta sia a definirlo che a rispettarlo. Al giorno d'oggi, è sulla maggior parte dei team e dei responsabili di dipartimento che ricade la responsabilità di attenersi ai budget e, con il monitoraggio regolare delle spese, questi hanno la facoltà di stroncare sul nascere qualsiasi spesa eccessiva. A ogni ciclo di budgeting, i team di financial planning and analysis (FP&A) possono ottenere insight sui modelli di spesa e adattare i budget futuri per rifletterli più accuratamente. Se, monitorando le spese, diventa evidente che una spesa sta diventando un costo troppo grande, un'azienda può indagare sulle opzioni dei fornitori a basso costo o sui cambiamenti nelle policy. Ad esempio, se i costi di viaggio dei dipendenti stanno salendo alle stelle, l'azienda potrebbe introdurre una policy per richiedere l'approvazione preventiva da parte del manager di un dipendente, o anche del manager del manager, prima che un dipendente possa prenotare un viaggio.

Detrazioni fiscali

Un altro motivo fondamentale per cui le aziende devono tenere d'occhio le loro spese aziendali necessarie e ordinarie è che la maggior parte sono deducibili dalle tasse, ovvero le aziende possono sottrarre tali spese dal loro reddito lordo, riducendo l'importo delle tasse locali, regionali e federali che pagano su quel reddito. In genere, le detrazioni fiscali includono salari e stipendi, benefit standard per i dipendenti, materie prime e altri input di prodotti, affitto su proprietà aziendali, ammortamento di beni aziendali, pubblicità, costi di trasporto, spese di viaggio, formazione, forniture per ufficio, software, premi assicurativi, spese di interesse, crediti inesigibili e persino una varietà di tasse stesse.

Flusso di cassa

Poiché il flusso di cassa è essenziale per la salute finanziaria di un'azienda, i team finance responsabili della gestione della liquidità hanno bisogno di un monitoraggio accurato e tempestivo delle spese aziendali. Il loro compito è quello di monitorare attentamente il denaro che proviene dai beni e servizi che le loro aziende vendono e, cosa più rilevante per questa discussione, il denaro in uscita. Le spese come viaggi e intrattenimento, o T&E, travel and entertainment, di cui i dipendenti hanno bisogno per interagire con i clienti e collaborare con i colleghi possono aumentare in modo significativo e variabile l'esborso di denaro se non sono in vigore le policy e le aspettative appropriate. Fino a quando queste spese vengono monitorate con precisione, detratte da flussi in entrata altrettanto accurati, il CFO può essere sicuro che l'azienda non si troverà a corto del denaro necessario per pagare le sue fatture e che le sue previsioni sui flussi di cassa saranno un vero riflesso della situazione finanziaria attuale dell'azienda. Monitorando le spese aziendali man mano che hanno luogo, le organizzazioni finance possono prendere misure immediate, attraverso la riduzione dei costi, l'aumento dei prestiti o altri passaggi, per migliorare il flusso di cassa, se necessario, piuttosto che attendere che le cifre vengano consolidate settimane o mesi dopo, quando ormai è troppo tardi.

Risparmio sui costi

In relazione a quanto sopra, se un'azienda sa esattamente quanto sta spendendo in tempo reale, può adottare pratiche finanziarie più agili, cogliere le opportunità per cercare opzioni a costi inferiori, rinegoziare i contratti per ottenere sconti sui volumi o ritardare gli acquisti quando determinati prezzi stanno aumentando. Monitorare le spese aziendali man mano che hanno luogo rende anche più facile ridurre le duplicazioni, sia involontarie che fraudolente. Ad esempio, i manager di diverse unità di marketing potrebbero essersi abbonati a diversi servizi di archivi fotografici, quando avrebbero ottenuto un accordo migliore consolidando il loro utilizzo con un unico fornitore.

1. Definire conti aziendali e relazioni bancarie

Le relazioni bancarie, anche con i fornitori di carte di credito aziendali, forniscono una base per gli sforzi di monitoraggio delle spese aziendali. Integrare le carte di credito aziendali con i sistemi di gestione delle spese significa che le spese dei dipendenti addebitate su tali carte possono popolare automaticamente il sistema, riducendo gli errori e facendo risparmiare tempo ai dipendenti e ai team finance. Alcuni sistemi ERP incorporano persino i servizi bancari nell'applicazione, così i team di procurement possono accedere a finanziamenti e pagamenti direttamente nell'applicazione per le transazioni B2B. Queste imprese bancarie forniscono anche i fondi di capitale circolante necessari per gestire debiti e crediti. Poiché la liquidità e i dati necessari per gestire le spese aziendali passano attraverso questi fornitori di servizi finanziari, una collaborazione solida e ben integrata porta a grandi guadagni. Stabilendo tali relazioni bancarie, le aziende possono anche ottenere più facilmente prestiti per acquisti più grandi al fine di espandere il business, acquistare attrezzature specializzate o finanziare una campagna di marketing.

2. Tieni traccia di ricevute e fatture

Le società devono tenere traccia delle ricevute e delle fatture aziendali man mano che arrivano. Monitorando ricevute e fatture, possono prevedere le esigenze di cassa e adeguare le spese in base a quest'ultime, monitorare la conformità ai criteri di spesa, rispondere agli audit, rispettare le normative sui report finanziari e, in caso contrario, mantenere le cose relativamente semplici quando la stagione fiscale termina.

Le società devono tenere traccia delle ricevute e delle fatture aziendali man mano che arrivano. Monitorando ricevute e fatture, possono prevedere le esigenze di cassa e adeguare le spese in base a quest'ultime, monitorare la conformità ai criteri di spesa, rispondere agli audit, rispettare le normative sui report finanziari e, in caso contrario, mantenere le cose relativamente semplici quando la stagione fiscale termina.

3. Scegli un sistema di contabilità

I sistemi software di contabilità variano in termini di dimensioni e portata, dai fogli di calcolo ai software di contabilità e fiscali rudimentali fino alle sofisticate suite di applicazioni aziendali. In generale, le grandi aziende multinazionali e in rapida crescita avranno bisogno di applicazioni finanziarie integrate con funzionalità avanzate di reporting e analytics dei dati che coprano alcune o più delle seguenti attività: gestire la contabilità fornitori e clienti, integrare la pianificazione finanziaria e la definizione del budget, controllare le spese di cassa, automatizzare le attività finanziarie di routine e supportare le previsioni di cassa, il tutto gestendo più valute, eliminando duplicazioni e frodi e aiutando le aziende a gestire i rischi finanziari. Questi sistemi di gestione delle spese incorporeranno sempre più l'intelligenza artificiale nell'applicazione, supportando lavori come l'inserimento e la riconciliazione di fatture e pagamenti per migliorare la precisione. Un sistema finanziario basato sul cloud in genere è più scalabile di un sistema on-premise, il che significa che può rispondere a picchi di domanda come la chiusura trimestrale o la dichiarazione dei redditi. È inoltre generalmente più facile da implementare, aggiornare con nuove funzionalità e integrare con il magazzino, la supply chain, il procurement e altre applicazioni (soprattutto quando fa parte di una suite).

4. Integra il software con gli account

Utilizzare il software di contabilità senza collegarlo ai conti bancari dell'azienda è come possedere un'auto sportiva ma non farla uscire mai dal garage: certo, la vita quotidiana sarà migliore di prima, ma non trarrai il pieno potenziale dall'investimento. Più sistemi e istituzioni sono collegati, più potente sarà il software. La maggior parte delle applicazioni finanziarie include misure di sicurezza per prevenire l'uso fraudolento. Perché inserire manualmente i dati quando possono essere caricati automaticamente a intervalli prestabiliti? Perché accedere separatamente a un conto bancario aziendale quando il sistema può eseguire transazioni?

5. Scegli tra contabilità di cassa o per competenza

Questa in realtà non è una scelta, dal momento che le aziende più grandi, comprese tutte le società quotate in borsa, devono utilizzare la contabilità per competenza per le spese (e i ricavi). Ma vale la pena capire le differenze tra i due approcci in quanto importanti per le spese. Possono essere registrati quando hanno luogo (il metodo di contabilità per competenza) o quando sono stati pagati (il metodo di contabilità di cassa). Queste registrazioni possono verificarsi contemporaneamente, ad esempio quando un'azienda paga in contanti il materiale di produzione di un grossista. Ma, nel caso di carte di credito, fatture e ordini di acquisto, c'è un gap tra quando beni e servizi vengono resi e pagati.

La varietà più semplice è la contabilità di cassa, dove le spese aziendali vanno nei registri solo quando il denaro è stato pagato al fornitore. Questo tipo di sistema di contabilità è facile da gestire e fornisce un'indicazione molto chiara di quanto denaro è in banca in un dato momento, quindi le startup e le piccole imprese a volte si affidano ad esso. Tuttavia, potrebbe non offrire un quadro reale della situazione finanziaria dell'azienda: un'azienda potrebbe accumulare molte spese a credito mentre viene pagata in contanti per le vendite, quindi sembrare ricca quando non lo è. Ecco perché i principi contabili generalmente accettati (GAAP, generally accepted accounting principles) utilizzano la contabilità per competenza.

La contabilità per competenza registra le transazioni quando hanno luogo ma prima che il denaro venga trasferito. Quindi, un ristorante registrerebbe immediatamente il costo dell'acquisto di ingredienti (contabilità fornitori) anche se acquistati a credito. Questo metodo di contabilità aiuta a evitare improvvisi picchi e fossi finanziari, con conseguente visione più accurata della salute finanziaria dell'azienda.

6. Rivedi regolarmente le spese aziendali

Il software di contabilità può produrre report mensili e trimestrali che forniscono insight su cosa viene speso e dove, ma possono anche offrire più informazioni sulle spese in tempo reale. Ciascuna di queste serie di analisi offre l'opportunità di monitorare le spese mentre hanno luogo e di iniziare a creare il piano budget per l'anno successivo. Ad esempio, un CFO di un'azienda farmaceutica nota che l'importo che spende per le spese di viaggio e intrattenimento per la sua forza vendita è salito per un certo numero di mesi. L'azienda può rispondere rinegoziando le linee aeree e le strutture alberghiere di riferimento, spostando più riunioni di vendita in videoconferenza o creando nuovi processi di preapprovazione per le spese di rappresentanza più costose.