I 12 principali problemi HR nel settore sanitario da risolvere nel 2023

Mark Jackley | Content Strategist | 17 marzo 2023

I prestatori di assistenza sanitaria devono affrontare sfide complesse a livello di risorse umane. Ancora prima che la pandemia di COVID-19 sconvolgesse il settore, ospedali, cliniche, ambulatori e altri fornitori facevano già i conti con la carenza di medici e infermieri, il calo dei tassi di fidelizzazione, il burnout dei dipendenti e l'aumento costante dei costi di manodopera. Se non risolti, questi problemi possono mettere a rischio la salute e persino la vita dei pazienti, nonché il benessere emotivo dei dipendenti e l'integrità fiscale dei sistemi sanitari.

L'elenco di problemi HR in questo settore non è breve, ma le soluzioni sono interconnesse: un miglioramento in un'area può portare a un miglioramento in un'altra. Ad esempio, una formazione più efficace può aiutare i prestatori di assistenza sanitaria a fidelizzare i dipendenti, migliorare la sicurezza sul posto di lavoro e rispettare le leggi sulla privacy.

A seguire riportiamo i dieci principali problemi HR che i prestatori di assistenza sanitaria devono affrontare oggigiorno, nonché le strategie e le best practice per risolverli.

Cosa fanno le HR nel settore sanitario?

Come in molti altri settori, anche in ambito sanitario le responsabilità dei team HR non si limitano all'assunzione di personale e alla gestione dei benefit. I team HR nel settore sanitario si occupano anche dei programmi di formazione e sviluppo. Aiutano a far rispettare le misure di sicurezza che proteggono pazienti e dipendenti. Svolgono un ruolo chiave nella tutela della privacy di cartelle cliniche e record dei dipendenti. Aiutano a sviluppare piani di retribuzione che non includono solamente paghe e benefit. Aiutano a creare criteri di pianificazione dei dipendenti per prevenire il burnout. E contribuiscono allo sviluppo di politiche e programmi che migliorano la soddisfazione dei pazienti.

Concetti chiave

  • Il problema HR numero 1 nel settore sanitario consiste nell'attirare e fidelizzare il personale in un mercato del lavoro competitivo, caratterizzato da una significativa carenza di talenti.
  • La carenza di personale non solo aumenta il rischio di burnout e turnover dei dipendenti, ma compromette anche gli sforzi profusi dai prestatori di assistenza sanitaria per migliorare la soddisfazione dei pazienti, la conformità normativa e la sicurezza di pazienti e dipendenti.
  • I team HR hanno bisogno di soluzioni creative per trovare un punto di equilibrio tra le esigenze dei dipendenti, come paghe e benefit più competitivi, orari di lavoro flessibili e accesso alle nuove tecnologie, e la necessità di frenare l'aumento dei costi di manodopera.

12 problemi HR nel settore sanitario

Non sorprende che i problemi più spinosi per i professionisti HR nel settore sanitario abbiano a che fare con il capitale umano. L'asssunzione, la fidelizzazione e lo sviluppo del personale sono questioni di per sé complesse e i progressi in una qualsiasi di queste aree contribuiranno a superare problemi più ampi, come il miglioramento della salute dei pazienti e la conformità alle normative sui dati.

1. Assegnazione del personale

In un report del 2021, l'Association of American Medical Colleges ha rivelato che gli Stati Uniti potrebbero trovarsi ad affrontare una carenza di 124.000 medici entro il 2034. Il report prevedeva una carenza di quasi 50.000 medici di assistenza primaria e fino a 77.000 specialisti.

La tecnologia può aiutare i team HR a gestire l'assegnazione del personale. I sistemi di gestione del capitale umano (HCM, Human Capital Management) basati sul cloud offrono ai prestatori di assistenza sanitaria una visione in tempo reale delle esigenze attuali e future in termini di organico, mentre i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali cloud facilitano la pianificazione del budget per mantenere o migliorare i livelli di assegnazione del personale. La tecnologia può anche migliorare l'erogazione dei servizi HR, ad esempio consentendo ai candidati di fare domanda per le opportunità disponibili da dispositivo mobile, in modo da accelerare il processo di verifica dei profili, la pianificazione dei colloqui e la presentazione di offerte rispetto alla concorrenza in un mercato competitivo.

2. Burnout

La Mayo Clinic definisce il burnout come una forma di stress associato al lavoro, "uno stato di esaurimento fisico o emotivo che comporta anche un sentimento di depersonalizzazione e ridotta realizzazione". In un sondaggio dell'American Medical Association, metà degli intervistati, tra cui il 56% degli infermieri, ha riferito di avere almeno un sintomo di burnout. Un terzo ha riportato alti livelli d'ansia o depressione e il 25% dei medici intervistati ha dichiarato che intende lasciare la professione entro due anni.

Per ridurre il burnout, i team HR nel settore sanitario devono fare della salute e del benessere dei dipendenti i valori principali della loro organizzazione. Per tradurre questi valori in azione, il team HR deve anche adottare l'analisi dei dati per migliorare la pianificazione, l'assegnazione del personale e gli orari di lavoro rispondendo a domande quali: quante risorse e letti sono stati utilizzati negli ultimi tre mesi? Quanto è probabile che i pazienti tornino in ospedale o vi restino oltre il dovuto? E come possiamo evitare la carenza di risorse durante i picchi d'influenza? L'analitica può anche aiutare i team HR a individuare i motivi per cui i dipendenti proseguono o interrompono il rapporto di lavoro. Oltre all'analitica, le tecnologie digitali aiutano i dipendenti a rimanere connessi e possono alleggerire lo stress semplificando e rendendo più efficiente la gestione delle attività di routine, tra cui controllo degli orari di lavoro, accesso ai record personali e partecipazione a sondaggi sulla soddisfazione lavorativa, ovunque e in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo.

3. Fidelizzazione dei dipendenti

La carenza di personale e il burnout dei dipendenti hanno un impatto negativo sulla fidelizzazione. Secondo l'agenzia di selezione di personale sanitario NSI, negli Stati Uniti il tasso medio di turnover del personale sanitario nel 2021 è stato del 25,9%, un aumento di 6,4 punti percentuali rispetto all'anno precedente. Negli ultimi cinque anni, gli ospedali hanno cambiato di norma il 100% del loro personale.

Le dimissioni volontarie hanno rappresentato il 95,5% di tutte le risoluzioni del rapporto di lavoro in ambito sanitario nel 2021. A differenza del settore industriale, in cui è possibile chiudere le linee di produzione o ridurre la percentuale di ordini, nel settore sanitario è necessario coprire tutti i turni per garantire ai pazienti un'assistenza continua. Gli straordinari obbligatori per carenza di personale potrebbero spingere i dipendenti a organizzare scioperi, pretendere migliori condizioni di lavoro o scegliere la cassa integrazione o addirittura il pensionamento anticipato. Secondo quanto emerso dallo studio dell'NSI, i giovani medici lasciano il lavoro due volte più velocemente rispetto ai medici più anziani e quasi un terzo degli infermieri appena assunti si dimette entro un anno.

Per aumentare la fidelizzazione, i team HR non possono limitarsi a migliorare paghe e orari di lavoro. Alcune organizzazioni sanitarie stanno cercando di creare una cultura più allettante, ad esempio riducendo le limitazioni del codice di abbigliamento. Il Calvert Health System, un ospedale in Maryland, ha lanciato un programma che utilizza un algoritmo software per facilitare l'identificazione e la risoluzione dei problemi sul posto di lavoro. Il programma consente ai dipendenti di segnalare in forma anonima problemi quali violazioni delle regole, errori medici e conflitti tra i membri del personale, fornendo una serie di informazioni che aiutano il team HR a risolvere queste situazioni prima che abbiano un effetto negativo sulla fidelizzazione.

4. Programmazione e gestione

Se il personale sanitario è sovraccarico o ritiene di non avere voce in capitolo per quanto riguarda gli orari di lavoro, ne conseguono burnout, assistenza al paziente inferiore alla norma e alto turnover. Aiutando i team di tutta l'azienda a gestire più efficacemente gli orari di lavoro, le HR possono anche contribuire a fidelizzare i talenti.

Le aziende sanitarie tendevano a utilizzare fogli di calcolo per organizzare gli orari di lavoro del personale: un processo manuale noioso. Oggigiorno, il software di gestione turni nel settore sanitario alleggerisce questo compito, consentendo di risparmiare tempo e migliorare l'esperienza dei dipendenti. I dipendenti ricevono notifiche automatiche degli orari, inclusi i messaggi relativi a eventuali variazioni, direttamente sui propri dispositivi mobili. Il miglior software disponibile consente ai dipendenti di fare richiesta di ferie o cambiare i turni con un collega. I responsabili possono creare programmi giornalieri o settimanali in pochi minuti. L'analitica applicata alla programmazione può segnalare ai responsabili se un membro dello staff è oberato di lavoro, ad esempio identificando i dipendenti che saltano costantemente le pause o si trattengono oltre l'orario stabilito, oltre ad offrire approfondimenti che possono aiutare le organizzazioni a migliorare le condizioni di lavoro generali.

5. Miglioramento della soddisfazione dei pazienti

La soddisfazione dei pazienti è un problema delle HR in quanto strettamente correlata alle prestazioni dei dipendenti. Se i medici arrivano in ritardo agli appuntamenti, gli infermieri trattano i pazienti in modo sgarbato o il personale di accettazione non è collaborativo nel fissare appuntamenti o rispondere alle domande, la soddisfazione dei pazienti ne risente. Uno studio del National Institutes of Health ha dimostrato che il 39% degli intervistati ha evitato di andare dal medico a causa di precedenti esperienze negative.

Per mezzo di sondaggi, riunioni in piccoli gruppi o funzionalità di feedback integrate nei propri sistemi HCM, le HR devono identificare i problemi principali che influiscono sulle prestazioni dei dipendenti, indipendentemente dal fatto che si tratti di sovraccarico, bassa retribuzione, tecnologie obsolete o altri fattori. Correggendo le situazioni avverse, le HR possono contribuire a migliorare la soddisfazione dei pazienti.

6. Gestione della conformità dei record

Il team HR è responsabile della definizione di politiche e procedure per garantire la conformità alle normative riguardanti i dati dei pazienti. Ai sensi dell'Health Insurance Portability and Accountability Act, il settore sanitario degli Stati Uniti deve soddisfare standard rigorosi in materia di raccolta dei dati dei pazienti, conservazione dei record, accesso ai record e molto altro ancora. La mancata osservazione di suddette normative può essere sanzionata con multe fino a 1,5 milioni di dollari all'anno.

Il team HR è tenuto a dare il proprio contributo, creando una cultura all'insegna della conformità e lavorando a stretto contatto con i team IT e legale dell'organizzazione per tutelare la riservatezza delle cartelle cliniche. Con il supporto del team HR, un'organizzazione sanitaria può decidere chi autorizzare alla consultazione di informazioni riservate, come procedere quando un dipendente viola una politica e dove conservare e aggiornare le politiche e le procedure in base alle esigenze. Adottando approcci intelligenti alla conformità normativa, inclusa la formazione per tutti i dipendenti, il team HR contribuisce a proteggere l'organizzazione da sanzioni economiche e azioni legali, così come ad alleggerire il carico di lavoro amministrativo generale.

7. Formazione e sviluppo

Un programma completo di formazione e sviluppo offre vantaggi di ampia portata, tra cui una maggiore fidelizzazione del personale, una migliore conformità normativa e una più efficace assistenza ai pazienti. Tuttavia, secondo l'Association for Talent Development, in un anno gli operatori sanitari dedicano in media il 34% di tempo in meno alla formazione rispetto ai lavoratori di altri settori a causa della turnazione e dell'ampia varietà di mansioni, competenze e certificazioni.

Data la gravità della carenza di personale e del burnout dei dipendenti, le organizzazioni sanitarie devono investire in tutti i tipi di formazione e sviluppo. La formazione sulla sicurezza e la conformità normativa offre vantaggi a tutti i dipendenti. La formazione specializzata per infermieri e amministratori migliora l'assistenza ai pazienti e l'employee experience. Grazie a piani di sviluppo ben definiti, i dipendenti possono scegliere percorsi di carriera facili da seguire. È particolarmente importante che i dipendenti negli ospedali e in altri luoghi di lavoro con servizio attivo 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana, possano accedere a strumenti di formazione funzionali, ovunque si trovino e in qualsiasi momento ne abbiano bisogno. La tecnologia può svolgere un ruolo fondamentale in questo settore, ad esempio offrendo soluzioni di formazione e sviluppo accessibili da qualsiasi dispositivo e un sistema di tracciamento online che invia avvisi automatici in prossimità delle scadenze dei corsi.

8. Sicurezza di pazienti e dipendenti

Nella maggior parte dei casi, un basso livello di sicurezza dei pazienti non è intenzionale, bensì il risultato di una formazione insufficiente dei dipendenti o del mancato rispetto delle procedure. Risolvendo gli altre principali problemi del settore sanitario, quali carenze di personale, burnout, sovraccarico e formazione inadeguata, il team HR può anche contribuire a migliorare la sicurezza e il benessere dei pazienti.

La sicurezza dei dipendenti è minacciata dai rischi intrinsechi del lavoro. Secondo il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti, gli operatori sanitari convivono con un alto rischio di infortuni sul lavoro, come ferite da taglio, esposizione a farmaci e agenti chimici e lesioni alla schiena, per un totale di oltre 600.000 lavoratori infortunati ogni anno. La continua minaccia del COVID-19 e di altre malattie infettive aumenta considerevolmente il grado di rischio. Inoltre, secondo quanto segnalato dall'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) degli Stati Uniti, il rischio di aggressioni sul posto di lavoro è quattro volte più alto per gli operatori sanitari che per i dipendenti di altri settori. Oltre alla sicurezza fisica, anche il benessere emotivo può costituire un problema. Un'indagine ha mostrato che un operatore sanitario su quattro è stato esposto o ha assistito a livelli potenzialmente pericolosi di stress emotivo sul posto di lavoro.

Non esiste una soluzione magica. Il team HR è tenuto a formare i nuovi assunti sugli standard di sicurezza stabiliti dall'OSHA e dalla propria organizzazione, oltre ad accertarsi che i responsabili creino un ambiente di lavoro sicuro. Inoltre, deve riesaminare e aggiornare regolarmente le politiche e procedure di sicurezza, collaborando al contempo con il team di gestione delle strutture per verificare potenziali rischi sul posto di lavoro.

9. Retribuzione competitiva

I responsabili HR incontrano non poche difficoltà nella ricerca di medici, infermieri e personale amministrativo di primo livello. Spesso i medici firmano accordi di non concorrenza che richiedono un lungo periodo di preavviso prima di poter assumere un nuovo incarico. Se una struttura sanitaria si trova in un'area remota, il personale di cui vi è maggiormente bisogno, ovvero infermieri e medici specialisti, potrebbe non essere disposto al trasferimento.

Per questi e altri motivi, è fondamentale offrire un pacchetto attraente di retribuzione e indennità rispetto a quelli dei concorrenti diretti. Oltre a corrispondere una paga almeno pari all'offerta dei concorrenti, i datori di lavoro nel settore sanitario devono anche garantire benefit standard come l'assicurazione sanitaria, tra cui la copertura odontoiatrica e oculistica, e un piano di risparmio 401(k) o di altro tipo. Ma queste sono solo le basi. A seconda delle posizioni da coprire, i team HR nel settore sanitario dovrebbero cercare di aumentare i benefit per includere contributi per le spese di asilo nido, programmi di sostegno psicologico, abbonamenti in palestra, assistenza per il rimborso dei prestiti agli studenti e agevolazioni per i pendolari, come la detrazione delle spese di trasporto pubblico.

10. Migliorare l'identità d'impresa

Le persone in cerca di occupazione possono trovare facilmente datori di lavoro su Glassdoor e altre fonti online, che rappresentano sia una sfida che un'opportunità per i prestatori di assistenza sanitaria. Per convincere i talenti migliori a scegliere la loro organizzazione, i team HR nel settore sanitario devono collaborare con l'area marketing per creare un'identità d'impresa convincente.

Gli esperti avvertono che un brand efficace è innanzitutto un brand onesto. Com'è l'ambiente di lavoro nell'organizzazione? Quali sono gli aspetti più apprezzati dal personale e in che modo l'organizzazione apporta miglioramenti continui? Il nostro consiglio è di lasciare che i dipendenti parlino dell'organizzazione dal loro punto di vista, descrivendo non solo ciò che fanno, ma anche come si sentono quando sono al lavoro. Nel caso di un ambiente di lavoro frenetico, questa caratteristica può essere sfruttata per attrarre i candidati amanti delle sfide. Se i tassi di fidelizzazione sono superiori alla media, è l'occasione giusta per far sapere a tutti perché i dipendenti rimangono nell'azienda, indipendentemente dal fatto che il motivo sia la stabilità, la gestione sanitaria, gli stimoli sul lavoro, i buoni rapporti tra i colleghi o qualsiasi altro fattore.

11. Costi di manodopera e ciclo paghe

L'aumento dei costi di manodopera si aggiunge alle difficoltà economiche che attanagliano i sistemi sanitari statunitensi. Secondo quanto emerso da un report di Kaufman Hall (PDF) , i costi di manodopera in questo settore sono aumentati di oltre un terzo dall'inizio del COVID-19. Una delle cause principali è il lavoro a contratto, che ora rappresenta l'11% dei costi totali di manodopera nei sistemi sanitari. I salari orari medi degli infermieri a contratto sono aumentati drasticamente, passando al 106% dal 2019 al 2022.

Esistono diversi modi in cui i datori di lavoro nel settore sanitario possono ridurre i costi di manodopera e del ciclo paghe continuando ad offrire una retribuzione competitiva. Analizzando straordinari e gratifiche, ad esempio i pagamenti per turni doppi e tripli, è possibile identificare i reparti che pagano regolarmente ore extra. Si consiglia di esaminare la struttura dirigenziale e di tagliare le posizioni non essenziali. Ciò non solo consente di risparmiare denaro, ma mostra anche ai dipendenti di prima linea che la direzione non è esente da misure di riduzione dei costi. L'aspetto forse più importante da tenere a mente è di ridurre, ove possibile, l'impiego di dipendenti a contratto, infermieri a chiamata e altri lavoratori temporanei, che in genere chiedono un compenso elevato e sono costosi da sostituire.

12. Aggiornarsi continuamente sulle ultime tecnologie

La tecnologia sta trasformando l'assistenza sanitaria al pari di ogni altro settore. Ora i medici e gli infermieri visitano i pazienti da remoto, in particolare gli anziani e i malati estremamente contagiosi, risparmiando tempo e migliorando la sicurezza. Le cartelle cliniche sono già da tempo in formato digitale e il personale clinico può raccogliere dati, a volte in tempo reale, dai dispositivi indossabili o integrati dei pazienti.

Tuttavia, poiché la tecnologia medica continua a progredire e alcuni sistemi presentano una curva di apprendimento ripida, molti operatori sanitari non riescono a restare al passo. I team HR devono impartire una formazione obbligatoria sui nuovi sistemi medici e aiutare i lavoratori turnisti a trovare il tempo di completare i corsi. L'ideale sarebbe assumere dipendenti tecnologicamente esperti, ma d'altronde i datori di lavoro non possono essere troppo esigenti in un mercato del lavoro ristretto.

Oracle Healthcare HCM: la soluzione per i problemi HR

Per affrontare le tante difficoltà all'ordine del giorno, i team HR nel settore sanitario hanno bisogno di tecnologie potenti, non di un'accozzaglia di sistemi non connessi.

Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) consente ai prestatori di assistenza sanitaria di pianificare, creare, gestire e ottimizzare i processi HR che promuovono una cultura collaborativa, in grado di prevenire il burnout dei dipendenti e ridurre il turnover. Si tratta di una soluzione completa che connette tutti i processi HR all'interno del sistema sanitario, offrendo una fonte di dati comune per aiutare i team HR a prendere decisioni migliori e restare al passo con le esigenze in continua evoluzione della forza lavoro.

Migliorate le opportunità di crescita per il personale medico/paramedico e non e aiutate i dipendenti ad acquisire nuove competenze con strumenti di sviluppo della carriera, gestione intuitiva delle prestazioni e apprendimento personalizzato e basato sui ruoli. Create piani di gestione del personale che migliorino le prestazioni e l'assistenza ai pazienti alleviando il burnout. Migliorate le funzionalità self service consentendo ai dipendenti di accedere ai sistemi HR, inclusi i loro stessi record, al lavoro o a casa da dispositivo mobile. Sfruttate l'automazione per accelerare i processi di assunzione e aggiudicarvi i candidati migliori, quindi fate affidamento a strumenti di comunicazione online per raccogliere i feedback dei dipendenti e creare un ambiente connesso e collaborativo che favorisca la fidelizzazione.

Domande frequenti sui principali problemi HR nel settore sanitario

Cosa fa il team HR nel settore sanitario?
Le organizzazioni HR nel settore sanitario non si occupano semplicemente di gestione delle assunzioni, onboarding, buste paga e altri compiti tradizionali. Aiutano anche personale medico/paramedico, dirigenti e colleghi a intraprendere una carriera di successo. In un mercato del lavoro ristretto come quello dell'attuale settore sanitario, il team HR svolge un ruolo fondamentale per ridurre il burnout e il turnover del personale mediante orari di lavoro migliori , corsi di formazione completi per i dipendenti e retribuzioni competitive.

Quale delle principali attività HR è la più complessa nel settore sanitario?
La più grande sfida per il team HR nel settore sanitario è quella di attirare e fidelizzare profili competenti, in particolare infermieri e medici specialisti, in un mercato attuale caratterizzato dalla carenza di talenti.

Quali sono i principali obiettivi del team HR nel settore sanitario?
I professionisti HR nel settore sanitario perseguono numerosi obiettivi, tra cui trovare e fidelizzare i talenti giusti, ascoltare e sostenere i dipendenti che svolgono mansioni stressanti, garantire la conformità alle leggi sulla privacy e ad altre normative e assicurarsi che tutti i lavoratori, indipendentemente da loro ruolo, ricevano la formazione necessaria per eccellere in quello che fanno e dare slancio alla loro carriera.

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