Un sistema di monitoraggio dei candidati (ATS, applicant tracking system) è un software che consente a recruiter e datori di lavoro di monitorare i candidati durante il processo di selezione e assunzione. Questo software può essere dotato di funzionalità che vanno dalla semplice funzionalità del database a una suite completa di strumenti che semplifica per le aziende di qualsiasi dimensione il filtraggio, la gestione e l'analisi dei candidati.
Ogni organizzazione è unica, ma tutte traggono beneficio dall'attirare, dall'assumere e dall'avere i talenti migliori. Molte aziende devono affrontare sfide importanti a un certo punto del processo di assunzione o inserimento del personale. Un ATS può offrire una vasta gamma di funzionalità che possono aiutare l'organizzazione a trovare, assumere e fidelizzare i candidati migliori. Fra i vantaggi di un ATS ci sono:
Alcune organizzazioni non hanno la capacità necessaria per connettersi con i principali cercatori di lavoro o per gettare una rete abbastanza ampia sul mercato. Altre mancano di dati fondamentali sui canali giusti per trovare candidati specifici; altre ancora potrebbero non possedere la giusta riconoscibilità del marchio e i mezzi per svilupparla. Un ATS può aiutare ad affrontare queste sfide di importanza critica. Alcuni sistemi possono essere arricchiti con l'intelligenza artificiale (AI) e il machine learning per creare un profilo di un candidato ideale, valutare e identificare le competenze e prevedere i fattori di successo per trarre il massimo da ogni nuovo assunto. Ciò consente alle organizzazioni di comprendere meglio il comportamento dei candidati, amplificare il riconoscimento del marchio e individuare le persone in cerca di lavoro specifiche sulle piattaforme e sui canali che utilizzano di più.
Il percorso che un candidato effettua a partire dal primo contatto per arrivare al primo giorno di lavoro può essere ricco di interazioni. È molto facile perdere un candidato di alto livello a causa di tempi di risposta lenti o di uno scarso coinvolgimento nelle pianificazioni dei colloqui. Un ATS crea una maggiore visibilità sul ciclo di vita del candidato affinché quindi i punti di contatto non vengano ignorati.
La dipendenza da processi manuali inefficienti, la scarsa collaborazione all'interno del team addetto alla selezione del personale e le comunicazioni errate con gli stakeholder coinvolti nel processo di assunzione portano i candidati a muoversi lentamente lungo il processo di assunzione. Ciò porta a dei rapporti costo/assunzione e tempo/assunzione elevati. Un ATS crea opportunità per automatizzare i processi manuali, aumentare la visibilità sul ciclo di assunzione per l'intero team di selezione del personale e aumentare le opportunità di comunicazione durante tutto il percorso del candidato.
Il 78% dei selezionatori che utilizza un report ATS ha migliorato la qualità dei candidati che assumono.2
Scopri nel dettaglio le numerose funzionalità di un ATS affidabile (4:02)
A partire dal 2019, il 99% delle aziende Fortune 500 ha utilizzato un ATS nel processo di assunzione.1 Queste aziende possiedono già riconoscibilità del marchio e le risorse per competere per i talenti migliori; un ATS può far giocare ad armi pari creando un accesso migliore e più rapido ai candidati.
Il giusto ATS può anche contribuire all'inserimento dei dipendenti, assicurando che i candidati che accettano un impiego dispongano di tutte le informazioni necessarie per iniziare ad avere un impatto fin dal primo giorno, cosa che aumenta la produttività e la fidelizzazione complessive.
In un mercato del lavoro competitivo, selezionatori e responsabili delle assunzioni cercano di sfruttare ogni potenziale vantaggio nella lotta per i talenti migliori. Poiché molte organizzazioni fanno affidamento sul lavoro da remoto, questo bisogno è ancora maggiore. Il settore competitivo si è ampliato: le barriere geografiche sono state rimosse, dando così ai migliori candidati ancora più scelta. Un ATS può essere un elemento di differenziazione fondamentale per i candidati più esigenti. Ecco alcuni dei vantaggi:
Le persone che cercano lavoro si aspettano un'esperienza digitale impeccabile durante la loro ricerca. Il miglior ATS automatizza molti degli aspetti più complessi della ricerca del lavoro fornendo applicazioni online di riempimento automatico, pianificazione self-service dei colloqui e comunicazione trasparente e coerente tra i team di selezione del personale.
L'86% dei selezionatori ha riferito che l'utilizzo di un ATS li ha aiutati ad assumere più rapidamente.3
Scopri i vantaggi di una migliore employee experience attraverso il percorso ATS (12:19)
Un basso coinvolgimento dei candidati è spesso il risultato di team di selezione disconnessi che non possono collaborare in modo efficace, non hanno visibilità sul punto in cui il candidato si trova nel processo di assunzione o non possono fornire informazioni importanti a un candidato. Questo può essere molto frustrante per i candidati migliori, che prendono decisioni su se accettare o meno un lavoro in base a ogni aspetto dell'esperienza. Un ATS può aiutarti a evitare qualsiasi problema negativo, ad assumere i candidati più velocemente e a creare un passaparola più positivo per il brand.
I dipendenti migliori vogliono partire in quarta. Un ATS non solo supporta la selezione e l'assunzione, ma offre anche dozzine di strumenti per semplificare il processo di inserimento. In questo modo la transizione da candidato a dipendente a tempo pieno diventa agevole.
Il giusto ATS può avere un enorme impatto sull'efficacia dei selezionatori, aiutandoli a:
Le organizzazioni creano una richiesta di personale perché hanno identificato un'esigenza aziendale critica che lo staff attuale non soddisfa. La descrizione del lavoro deve tradurre questa esigenza aziendale in responsabilità principali. Ma deve anche catturare l'attenzione del candidato più qualificato. Un ATS dispone di modelli ricchi di parole chiave per le descrizioni delle mansioni che attirano l'attenzione giusta, al momento giusto e nei luoghi in cui stanno cercando i candidati migliori.
Un ATS consente ai selezionatori di abbinare le richieste di personale ai siti di pubblicazione delle mansioni e ai canali dei social media più appropriati per candidati specifici. Un ATS massimizza anche la visibilità delle bacheche annunci di lavoro interne, richiedendo al contempo meno clic ed eliminando le barriere per i potenziali dipendenti.
Un ATS è in grado di trasformare e automatizzare i processi manuali in tutto il ciclo di assunzione mediante strumenti quali la pubblicazione e la comunicazione automatizzate delle mansioni e la pianificazione digitalizzata e flessibile dei colloqui. I datori di lavoro possono ridurre la loro dipendenza da processi decentralizzati, cartacei ed e-mail. In questo modo si evita che i candidati qualificati passino inosservati. Elimina anche errori e rallentamenti e, allo stesso tempo, fa muovere più rapidamente i candidati attraverso il funnel delle assunzioni per migliorare le metriche relative ai costi delle assunzioni. La digitalizzazione e la centralizzazione dei dati sensibili migliorano anche la sicurezza di tali dati.
Proprio come i candidati, anche i team di selezione del personale si sono sparpagliati. Molte organizzazioni hanno difficoltà a essere efficienti a causa della poca collaborazione che processi incoerenti e strumenti inefficaci permettono. Un ATS consente a interi team di selezione del personale di vedere dove si trova un candidato, quali punti di contatto si sono verificati e i successivi passi rimanenti. Possono essere stabiliti avvisi in modo da non trascurare le responsabilità critiche e da non perdere i candidati validi.
Con una vasta gamma di opzioni ATS disponibili, le organizzazioni devono valutare diversi fattori prima di decidere lo strumento migliore per massimizzare il proprio investimento.
Con così tante opzioni ATS, è fondamentale isolare i veri punti dolenti per cui c'è bisogno della soluzione. Per esempio:
Come per qualsiasi investimento software o tecnologico, parti da una chiara comprensione delle capacità dell'organizzazione. I datori di lavoro dovrebbero conoscere la fame del loro business per il cambiamento e la sua disponibilità ad adottare nuovi strumenti. Devono inoltre essere fermi in termini di restrizioni di bilancio e avere agilità per quanto riguarda il rendimento atteso degli investimenti in dollari e tempo.
Le opzioni ATS possono variare. Le offerte più complete possono essere piuttosto complesse. La maggior parte degli ATS avanzati non sono soluzioni pronte all'uso, quindi è fondamentale garantire che l'azienda abbia il tempo e le risorse IT da dedicare a un processo che potrebbe richiedere mesi o addirittura anni. L'implementazione e l'integrazione dei processi possono anche estendersi oltre l'infrastruttura IT esistente. L'ATS potrebbe dover interfacciarsi con un software esterno che è spesso fondamentale per il processo di assunzione, ma non è incluso nei sistemi di tracciamento. Ciò include aspetti quali i controlli antidroga pre-assunzione e le verifiche dei precedenti personali. I datori di lavoro devono conoscere il loro ambiente per identificare la soluzione giusta.
Gli applicant tracking system sono strumenti efficaci che continuano a innovare per soddisfare il ritmo dei cambiamenti e la domanda della forza lavoro. I migliori sistemi stanno affrontando questa sfida ora, ma condivideranno in futuro le seguenti caratteristiche:
Le esigenze di una forza lavoro multigenerazionale sono in costante evoluzione e il tuo ATS deve essere flessibile e adattabile per soddisfare tali aspettative. I candidati migliori chiedono un'interazione impeccabile e completamente mobile e i leader del mercato ATS stanno soddisfacendo le loro esigenze nel luogo e nel modo in cui cercano lavoro: cioè sul loro telefono e in movimento. Le persone in cerca di lavoro si aspettano inoltre risposte dettagliate a una serie di domande pre-assunzione, che spingono gli ATS a diventare più ricercabili, a fornire supporto in tempo reale o ad impiegare bot per gestire le domande frequenti, ed essere personalizzabili per soddisfare nuove esigenze in tempo reale.
Gli ATS continueranno a perfezionare e ottimizzare il percorso del candidato. Interfacce più intuitive e semplici, la possibilità di estrarre automaticamente le informazioni dai curriculum e le funzionalità self-service per la pianificazione dei colloqui sono e continueranno a essere fattori di differenziazione per i potenziali dipendenti. I selezionatori trarranno inoltre vantaggio da un'esperienza più trasparente in ogni ambito, dalla pubblicazione del lavoro alla gestione delle attività.
I social network sono essenziali per il processo di selezione e gli ATS saranno più integrati con i social media per identificare i candidati passivi e attivi di fascia alta, aiutando al contempo le organizzazioni a costruire un social brand solido.
L'intelligenza artificiale è essenziale per creare livelli di efficienza più elevati. Un ATS che incorpora l'intelligenza artificiale può elaborare set di dati complessi, aiutando a identificare le competenze che differenziano i performer migliori all'interno di un'organizzazione. Isolando i fattori che determinano il successo, i datori di lavoro e i selezionatori possono creare pubblicazioni di mansioni più mirate, analizzare e valutare le competenze a livello più granulare e contribuire a risolvere i punti deboli del processo di assunzione. Gli algoritmi perfezionati offriranno un ritratto più sfumato e dettagliato di un candidato ideale e creeranno un'esperienza più personalizzata e semplice per chi cerca lavoro.
Il futuro dell'ATS sarà nel cloud, eliminando la necessità di manutenzione e gestione on-premise e sfruttando al contempo l'infrastruttura, la scalabilità e le funzionalità di sicurezza di terze parti. Gli ATS leader si integreranno anche con lo stack tecnologico più ampio, consentendo ai datori di lavoro di comprendere meglio come i processi di selezione del personale influiscono sull'azienda.
Non solo una forza lavoro diversificata e una cultura inclusiva rafforzano un'organizzazione, ma sono anche un'aspettativa per datori di lavoro e candidati. Un ATS utilizzerà dati e modelli di assunzione per identificare ed eliminare bias intrinsechi nel processo di assunzione, aprendo le aziende a un set più diversificato di candidati qualificati.
1 Linda Qu, “99% of Fortune 500 companies use applicant tracking systems (ATS),” Jobscan, 7 novembre 2019
2 Karen McCandless, “Recruitment strategies report: Invest in employee referrals and promote your brand better,” GetApp, 3 ottobre 2017.
3 McCandless, “Recruitment strategies report”